Hướng Dẫn Tạo Nhãn Và Bộ Lọc Tìm Kiếm Email Khoa Học Trong Gmail

Tại sao bạn cần phải sắp xếp Gmail sao cho khoa học? Trong hàng ngàn email trong hòm thư gmail của bạn tích lũy từ năm này qua năm khác chỉ có 02 loại mail: Mail đã đọc và Mail chưa đọc.

Và đó là nguyên nhân khiến bạn rất khó khăn thậm chí rơi vào trạng thái hỗn loạn khi cần tìm và tra cứu các email đã gửi đi và nhận của 1 đối tác nào đó, hoặc email có liên quan đến 1 thông tin 1 tài liệu nào đó trong quá khứ mà bạn không thể có manh mối nào để tìm lại trong hàng ngàn email hiện tại.

Để tiết kiệm thời gian, bí mật là Gmail có công cụ tuyệt vời để gán “nhãn” cho từng nhóm email. Để sau này, bạn chỉ cần tìm lại các email có chung 1 nhãn, thậm chí trong “nhãn lớn” có chứa các “nhãn con”, rất khoa học, giúp bạn làm chủ Hòm thư (inbox) một cách đơn giản, dễ dàng,

Dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp một hộp thư đến một cách khoa học cho email của bạn. Nó sẽ giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn và bạn có thể tìm kiếm dễ dàng. Quản lý email bằng nhãn và bộ lọc và chuyển email ra khỏi hộp thư đến của bạn.

Tạo “nhãn” (Label) cho các nhóm email giống như tạo thư mục trong Máy tính của bạn.

Bạn có thể đã lưu trữ email trong các thư mục khác nhau. Trong Gmail, để phân loại các loại email khác nhau bạn có thể dùng nhãn. Các nhãn giống như các thư mục, nhưng có sự thay đổi — bạn có thể áp dụng một số nhãn cho một email, sau đó tìm email bằng cách nhấp vào bất kỳ nhãn nào của nó từ bảng điều khiển bên trái.

Bạn cũng có thể:

• Mở một nhãn trong thanh bên trái để xem tất cả email có nhãn đó.
• Nhãn lồng trong nhãn.
• Tìm kiếm tất cả email có nhãn.
• Thiết lập hộp thư đến của bạn theo ý muốn:

• Xem nhãn trên email trong hộp thư đến của bạn để nhanh chóng xác định các loại email khác nhau.
• Tự động lưu trữ email để định tuyến nó khỏi hộp thư đến của bạn, như bạn đã làm với các quy tắc và thư mục.

Cách tạo “nhãn” cho các nhóm email cùng chung 1 đặc tính.

Tạo nhãn:

1. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt)See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt)
2. Nhấp vào tab Labels (Nhãn).
3. Cuộn đến phần Nhãn và nhấp vào Create new label (Tạo nhãn mới).
4. Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).

Bạn cũng có thể tạo các nhãn lồng nhau, giống như các thư mục con.

Tạo nhãn từ email:

1. Từ một email, nhấp vào Labels (Nhãn) Create new label (Tạo mới).
2. Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).
3. (Tùy chọn) Nhấp vào nhãn Nest label under (Nhãn xếp lồng trong) và chọn một nhãn hiện có để đặt nó bên dưới.

Nhãn mới tự động áp dụng cho email của bạn.

Áp dụng nhãn cho 1 email bất kỳ

Áp dụng nhãn cho email:

1. Trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp bên cạnh email mà bạn muốn gắn nhãn.
2. Nhấp vào Labels (Nhãn) .
3. Chọn các hộp bên cạnh nhãn bạn muốn thêm và nhấp vào Apply (Áp dụng).

Áp dụng màu cho nhãn:

1. Trong bảng điều khiển bên trái, hãy trỏ đến một nhãn và nhấp vào Thêm .
2. Trỏ vào Label color (Màu nhãn) và chọn một màu. Hoặc, nhấp vào Add custom color (Thêm màu tùy chỉnh).

Thay đổi ngay lập tức áp dụng cho tất cả email có nhãn đó.

3. (Tùy chọn) Để xóa màu nhãn, hãy trỏ chuột vào Label color (Màu nhãn) và nhấp vào Remove color (Xóa màu).
4. (Tùy chọn) Để xem tất cả email có một nhãn cụ thể, trong bảng điều khiển bên trái, hãy nhấp vào tên của nhãn đó.

Chuyển email từ hộp thư đến của bạn sang một nhãn:

1. Trong hộp thư đến của bạn, chọn các hộp bên cạnh email bạn muốn chuyển vào nhãn.
2. Nhấp vào Di chuyển tới .
3. Nhấp vào nhãn bạn muốn chuyển email của mình đến.

Thêm bộ lọc

Tự động quản lý email đến của bạn với các bộ lọc của Gmail.

1. Trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, nhấp vào Mũi tên xuống .
2. Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn.
3. Ở cuối cửa sổ tìm kiếm, nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc) .
4. Chọn hộp Send template (Gửi mẫu) và chọn một mẫu.
5. Nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc).

Gắn dấu sao email quan trọng

Bạn muốn gắn dấu sao cho một email quan trọng? Nhấp vào Dấu sao bên cạnh email trong hộp thư đến của bạn hoặc email trong cuộc trò chuyện.

Để xem tất cả email được gắn dấu sao của bạn, trong thanh bên trái, hãy nhấp vào Starred (Có gắn dấu sao).

Cách để Tạm ẩn Video Email trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Hãy hoãn email đến một ngày hoặc giờ trong tương lai thuận tiện hơn cho bạn.

1. Mở Gmail và trỏ tới một email.
2. Ở bên phải, nhấp vào Tạm ẩn .
3. Trong Snooze until (Tạm ẩn cho đến), hãy chọn một thời gian.

Email tự động báo lại và chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ nhận được lời nhắc về email được báo lại sau thời gian được chỉ định.

4. (Tùy chọn) Để xem tất cả email đã tạm ẩn, hãy nhấp vàoSnoozed (Đã tạm ẩn) ở thanh bên trái.

Lưu trữ hoặc xóa email

Email đã lưu trữ sẽ di chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn nhưng vẫn ở trong All mail (Tất cả thư) để bạn có thể tìm thấy chúng sau này.

Email đã xóa sẽ được chuyển vào Trash (Thùng rác) và bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.

Để lưu trữ hoặc xóa email, chọn một hoặc nhiều email. Ở trên cùng, nhấp vào Archive (Lưu trữ) hoặc Delete (Xóa) . Hoặc, bạn có thể trỏ đến một email và nhấp vào Archive (Lưu trữ) hoặc Delete (Xóa) .

Mọi thứ khi quá lộn xộn nhưng được sắp xếp hợp lý thì mọi công việc sẽ thật dễ dàng. Việc tạo nhãn khác nhau hay biết cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm những email quan trọng là bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

 

Đánh giá post