Cách Sắp Xếp Tên Theo Thứ Tự ABC Trong Excel đơn Giản, Dễ Thực Hiện

ĐỪNG BỎ LỠ 1 số Sạc dự phòng chất lượng đang giảm giá, số lượng có hạn tại TGDĐ: TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 12W PJ JP192 380.000₫ TRẢ CHẬM 3 THÁNG Xmobile 22.5W T121

Online giá rẻ quá

390.000₫ 800.000₫ -51% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 15W DS2107 400.000₫ Mazer Super Mini 22.5W V2 940.000₫ TRẢ CHẬM 3 THÁNG Innostyle PowerMag Switch 2in1 20W IA20PD 1.390.000₫ TRẢ CHẬM 3 THÁNG Baseus Comet 22.5W PPMD10 kèm cáp Lightning và Type C

Online giá rẻ quá

550.000₫ 1.100.000₫ -50% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 12W JP299 190.000₫ 380.000₫ -50% TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 15W JP399 500.000₫ TRẢ CHẬM 3 THÁNG AVA+ 12W DS266C 380.000₫ Xem thêm sản phẩm Sạc dự phòng

Trong lúc sắp xếp và tính toán trên Microsoft Excel, bạn có nhu cầu xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC nhưng không biết làm thế nào. Vậy hãy để bài viết hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất nhé!

Hướng dẫn sau được thực hiện trên laptop Asus X541U với phiên bản Microsoft Excel 2016.

Bạn có thể thực hiện các thao tác tương tự với phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, Excel 2020 trên máy tính, laptop của mình.

1. Vì sao cần sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái?

- Thao tác thực hiện xếp tên đơn giản, dễ thực hiện.

- Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái để dễ quản lý, theo dõi, tìm kiếm tên.

- Tạo được sự chuyên nghiệp khi làm việc với Excel, giúp người xem dễ dàng theo dõi dữ liệu, sắp xếp khoa học, đẹp mắt.

2. Sắp xếp khi Họ và Tên riêng hai cột

Hướng dẫn này thực hiện khi Họ và Tên ở hai cột riêng.

Nếu chưa biết cách tách trường Tên ra khỏi Họ và tên, bạn có thể tham khảo bài viết: Cách tách họ và tên thành cột riêng trong Excel đơn giản

Hướng dẫn nhanh

Bôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp > Chọn Data > Chọn Sort A to Z sau đó sắp xếp lại cột số thứ tự cho đúng bằng cách bôi đen cột số thứ tự > Chọn Fill Series.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại bảng Excel, bạn bôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp (ở đây là cột Tên) > Chọn thẻ Data > Chọn biểu tượng Sort A to Z.

Bôi đen cột tên, chọn Data rồi chọn Sort A to Z

Nếu chưa biết cách bôi đen dữ liệu trong Excel, bạn có thể tham khảo: Cách chọn vùng dữ liệu trong Excel, Google Sheets cực đơn giản

Lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự ABC, tuy nhiên cột số thứ tự cũng thay đổi theo và bị đảo lộn. Do đó bạn cần tiến hành sắp xếp lại cột số thứ tự này.

Cột tên được xếp theo thứ tự ABC nhưng số thứ tự bị đảo lộn

Bước 2: Điền số thứ tự ô đầu tiên trong danh sách tên là 1 > Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô thứ nhất sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng như hình.

Điền số thứ tự 1 cho ô đầu tiên và đưa con trỏ chuột tới góc dưới bên phải của ô

Bước 3: Bạn nhấn giữ và kéo thả chuột (hoặc click đúp chuột trái) để sao chép xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển thành 1.

Nhấn giữ và kéo thả chuột đến những ô còn lại

Bước 4: Click vào biểu tượng tùy chọn bên dưới > Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng trật tự.

Chọn Fill Series

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc sắp xếp tên theo bảng chữ cái ABC rồi đấy!

Kết quả

3. Sắp xếp khi Họ và Tên chung một cột

Về cơ bản Excel không có chức năng nào khiến bạn có thể ngay lập tức xếp một danh sách theo tên có thứ tự ABC cả.

Excel chỉ có chức năng Sort A to Z hoặc Sort Z to A, hai chức năng sẽ dựa vào chữ cái đầu dòng của ô để xếp cột đó theo thứ tự ABC.

Nhưng khác với phương Tây, tên người Việt Nam được ghi theo quy ước họ đứng trước tên, vậy nên nếu sử dụng Sort A to Z hay Sort Z to A thì danh sách sẽ được sắp xếp theo Họ chứ không phải theo Tên mà bạn mong muốn.

Vậy nên đối với bảng mà Họ và Tên ở chung một cột thì trước tiên ta phải tách Tên ra khỏi Họ rồi mới tiến hành sắp xếp Tên theo thứ tự ABC.

Hướng dẫn nhanh

- Thêm cột Tên:

Nhấn chuột phải vào cột bên phải cột Họ và tên > Chọn Insert > Đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên > Sao chép thông tin ở cột Họ và tên sang cột Tên > Bôi đen cột Tên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H > Nhập dấu "*" + dấu cách (Space) và chọn Replace All > Nhấn Close > Nhấn OK.

- Sắp xếp thứ tự cột Tên:

Bôi đen cột tên > Chọn ribbon Data > Chọn Sort AZ > Chỉnh cách Sort > Bôi đen cột số thứ tự > Nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series.

Hướng dẫn chi tiết

- Tách Tên ra khỏi Họ và Tên

Bước 1: Bôi đen rồi click chuột phải vào cột kế bên cột Họ và tên > Chọn Insert. Một cột trống được chèn thêm vào kế bên cột Họ và tên.

Chọn Insert để chèn thêm cột vào kế bên cột Họ và tên

Bước 2: Đặt tên cho cột vừa tạo là cột Tên > Sao chép toàn bộ nội dung ở cột Họ và tên sang cột Tên.

Đặt tên cho cột mới là

Bước 3: Bôi đen cột Tên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace > Tại phần Find what, bạn nhập * dấu cách > Chọn Replace All.

Thao tác với hộp thoại Find and Replace

Bước 4: Click chọn OK để xác nhận > Nhấn chọn Close để đóng cửa sổ Find and Replace.

Nhấn OK rồi chọn Close

Lúc này, bạn sẽ có bảng với cột Tên đã được tách riêng biệt.

Cột Tên được tách riêng

- Tách Họ và Tên lót

Bước 5: Tiếp tục chèn thêm một cột để tách phần họ và tên đệm: Bôi đen và nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và tên > Chọn Insert để chèn thêm một cột trống.

Chèn thêm một cột vào kế bên cột Họ và tên

Bước 6: Tại ô C2 (ô họ và tên lót), bạn nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)) > Nhấn Enter.

Trong đó:

• LEFT là hàm cắt chuỗi từ trái qua phải, cú pháp =LEFT (ô chứa chuỗi cần cắt từ trái qua, số ký tự sẽ cắt).
• LEN là hàm lấy độ dài của chuỗi, cú pháp =LEN (ô chứa chuỗi cần lấy độ dài).
• B2 là ô đầu tiên chứa họ và tên ban đầu.
• D2 là ô đầu tiên chứa tên vừa tách.

Nhập công thức tách họ và tên đệm

Lúc này bạn sẽ có kết quả là phần họ và tên đệm được tách riêng ra.

Bước 7: Đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô tên đệm vừa tách sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu + như hình dưới.

Đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô tên đệm vừa tách

Bước 8: Nhấn giữ và kéo thả chuột đến những ô còn lại để sao chép công thức. Vậy là bạn đã có cột họ đệm được tách riêng.

Nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại

Bước 9: Tới đây, để cho đẹp và thuận lợi cho việc trình bày thì bạn hãy bôi đen và nhấn chuột phải vào cột Họ và tên > Chọn Hide để ẩn cột này đi.

Lưu ý: Chỉ ẩn cột chứ không xóa cột vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến công thức tách tên mà bạn vừa làm khi nãy.

Ẩn cột Họ và tên

Lúc này, thao tác sắp xếp cũng như cách ở mục 1 bên trên.

- Sắp xếp tên theo thứ tự ABC

Bước 10: Bôi đen cột tên > Chọn thẻ Data > Chọn biểu tượng Sort A to Z.

Bôi đen cột tên, chọn Data rồi chọn Sort A to Z

Bước 11: Cột tên đã được xếp theo thứ tự ABC, tuy nhiên cột số thứ tự cũng thay đổi theo và bị đảo lộn. Bạn cần tiến hành sắp xếp lại cột số thứ tự này.

Cột tên được xếp nhưng cột số thứ tự bị đảo lộn

Bước 12: Điền số thứ tự ô đầu tiên trong danh sách tên là 1 > Đưa con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô thứ nhất sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng như hình bên dưới.

Điền 1 vào ô đầu tiên và đưa con trỏ chuột tới góc dưới bên phải

Bước 13: Bạn nhấn giữ và kéo thả chuột (hoặc click đúp chuột trái) để dán xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển thành 1.

Nhấn giữ và kéo thả chuột xuống những ô còn lại

Bước 14: Click vào biểu tượng tùy chọn bên dưới > Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng trật tự.

Chọn vào tùy chọn Fill Series

Sau khi hoàn tất, cột tên đã được sắp xếp tên theo bảng chữ cái ABC.

Kết quả tên đã được sắp xếp

XEM NGAY các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, các mã giảm giá, mã khuyến mãi HOT tại Thế Giới Di Động:

• Tổng hợp khuyến mãi hấp dẫn dành cho tất cả ngành hàng
• Tổng hợp tất cả mã giảm giá, mã khuyến mãi tại TGDĐ

4. Tạo bộ lọc sắp xếp nhanh

Hướng dẫn nhanh

Chọn Data > Chọn Sort & Filter > Chọn Filter > Chọn biểu tượng mũi tên > Chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A > Chọn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại bảng Excel, bạn nhấn chọn thẻ Data > Chọn Filter.

Chọn thẻ Data và chọn Filter

Bước 2: Click vào biểu tượng mũi tên ở ô Tên > Chọn Sort A to Z để sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái ABC > Nhấn chọn OK.

Sắp xếp tên theo chữ cái ABC

Sau khi hoàn tất, cột tên đã được sắp xếp theo chữ cái ABC bằng cách tạo bộ lọc sắp xếp nhanh.

Sắp xếp tên theo chữ cái ABC

Một số mẫu laptop giúp bạn thao tác với Microsoft Excel tốt hơn: Dell Inspiron 15 3520 i5 1235U (N5I5052W1) 16.990.000₫ HP 15 fd0234TU i5 1334U (9Q969PA) 19.790.000₫ Lenovo Ideapad Slim 3 15IAH8 i5 12450H (83ER000EVN)

Online giá rẻ quá

15.690.000₫ 15.990.000₫ Giá rẻ quá Asus Vivobook Go 15 E1504FA R5 7520U (NJ776W) 12.490.000₫ 14.490.000₫ -13%

Quà 100.000₫

Acer Aspire 3 A315 44P R9W8 R7 5700U (NX.KSJSV.002) 12.990.000₫ MUA TRẢ CHẬM MacBook Air 13 inch M1

Online giá rẻ quá

18.990.000₫ 19.990.000₫ -5% HP 15 fc0085AU R5 7430U (A6VV8PA) 15.190.000₫ Acer Aspire Lite 14 51M 59BN i5 1235U (NX.KTXSV.001) 14.990.000₫ Lenovo Ideapad 1 15ALC7 R7 5700U (82R400C1VN) 14.490.000₫ Xem thêm sản phẩm Laptop

XEM NGAY các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, các mã giảm giá, mã khuyến mãi HOT tại Thế Giới Di Động trong tháng 7:

• Tổng hợp khuyến mãi hấp dẫn tháng 7/2022 dành cho tất cả ngành hàng
• Tổng hợp tất cả mã giảm giá, mã khuyến mãi T07/2022 tại TGDĐ

Xem thêm:

• 3 cách xóa toàn bộ dòng trống trong Excel nhanh, hiệu quả
• 3 cách chèn ảnh vào Excel trên máy tính, điện thoại siêu nhanh
• Cách chia cột trong Word đều và điều chỉnh khoảng cách cột dễ dàng

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!