Cách Sắp Xếp Thứ Tự Bảng Chữ Cái Trong Excel

Khi bạn muốn sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel , cho dù đó là sắp xếp một cột hay một hàng, quá trình này thường rất đơn giản. Tuy nhiên, khi nói đến việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái nhiều hàng hoặc cột hoặc xử lý các chữ cái và số, quy trình này có thể yêu cầu thêm một số bước.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái dữ liệu của bạn trong bảng tính Excel .

Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel

Phương pháp bạn sử dụng để sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel tùy thuộc vào số lượng cột hoặc hàng chứa dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.

Sắp xếp một cột dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái là dễ dàng nhất. Nếu bạn có nhiều cột và muốn đảm bảo tất cả các dữ liệu đều thẳng hàng với cột được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, thì có một vài bước bổ sung.

Cuối cùng, có những cân nhắc đặc biệt cần lưu ý nếu bạn muốn sắp xếp nhiều cột và dữ liệu có hàng tiêu đề hay không.

Chung

Phương pháp đơn giản nhất để sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel là nếu bạn có một cột dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn có một cột với danh sách tên. 

1. Chọn cột dữ liệu.

2. Chọn menu Chính(Home) và chọn menu thả xuống Sắp xếp & Lọc(Sort & Filter) trong nhóm Chỉnh sửa(Editing) trên ruy-băng.

3. Chọn Sắp xếp A đến Z(Sort A to Z) hoặc Sắp xếp Z thành A(Sort Z to A) tùy thuộc vào cách bạn muốn tổ chức dữ liệu(organize the data) .

Bây giờ, khi bạn nhìn lại cột bạn đã đánh dấu, bạn sẽ thấy rằng dữ liệu ở đó đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo phương pháp bạn đã chọn.

Điều gì sẽ xảy ra nếu dữ liệu của bạn có số? Ví dụ: giả sử bạn có cột thứ hai với tuổi của mỗi người.

Bạn muốn sắp xếp cột đó, vì vậy bạn làm theo quy trình tương tự như trên và chọn cột dữ liệu.

Lần này, khi bạn chọn Sắp xếp(Sort) & Lọc(Filter) trên ruy-băng, bạn sẽ thấy rằng các lựa chọn về cách sắp xếp đã thay đổi.

Các tùy chọn này sẽ sắp xếp các số từ số nhỏ nhất đến số lớn nhất hoặc ngược lại.

Sắp xếp nhiều cột

Có một vấn đề với việc sắp xếp các cột riêng lẻ trong một bảng chứa nhiều cột(that contains multiple columns) dữ liệu. 

Nếu bạn chỉ chọn một cột và sắp xếp nó, các cột khác vẫn giữ nguyên vị trí. Điều này có nghĩa là bảng tính của bạn sẽ bị trộn lẫn và dữ liệu sẽ không còn ý nghĩa nữa. Câu trả lời cho điều này là sắp xếp tất cả các cột cùng một lúc.

Hãy làm điều này một lần nữa với bảng tính ví dụ tên và tuổi.

1. Lần này, thay vì chọn một cột duy nhất, hãy chọn toàn bộ bảng.

2. Trong menu Chính(Home) , chọn Sắp xếp & Lọc(Sort & Filter) , và giống như trước đó, chọn tùy chọn sắp xếp của bạn.

Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng không chỉ các tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong bảng tính Excel của bạn , mà cả các độ tuổi liên quan từ cột thứ hai cũng được sắp xếp cùng với chúng. Những thời đại đó ở lại với tên chính xác.

Điều này không chỉ hoạt động với bảng tính hai cột trong Excel , mà nó sẽ hoạt động bất kể bảng tính của bạn lớn như thế nào, miễn là bạn chọn tất cả dữ liệu trong trang tính trước khi sắp xếp.

Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể sắp xếp nhiều cột thành một(sort multiple columns into one) và sau đó sắp xếp cột đơn đó thay thế.

Sắp xếp tùy chỉnh

Bạn sẽ nhận thấy một tùy chọn khác trong trình đơn thả xuống Sắp xếp(Sort) & Lọc là (Filter)Sắp xếp tùy chỉnh(Custom Sort) .

Để xem cách này hoạt động như thế nào, hãy lấy một bảng tính lớn hơn nhiều làm ví dụ. Bảng tính trong ví dụ này là danh sách điểm SAT của các trường trung học ở bang New York . 

1. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu trong bảng tính, chọn menu Trang chủ(Home) , chọn Sắp xếp & Lọc(Sort & Filter) , rồi chọn Sắp xếp tùy chỉnh(Custom Sort) .

2. Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên mới xuất hiện, nơi bạn có thể chọn cách sắp xếp cụ thể từng cột. Chọn cột bạn muốn sắp xếp, chọn cách bạn muốn sắp xếp, sau đó chọn cách bạn muốn sắp xếp (A đến Z, Z thành A hoặc Tùy chỉnh(Custom) ).

Bạn sẽ nhận thấy có một số lựa chọn Sắp xếp(Sort On) theo thú vị . Đó là:

• Giá trị ô(Cell Values) : Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo chữ số, từ thấp đến cao hoặc cao xuống thấp
• Màu ô(Cell Color) : Tổ chức dữ liệu được nhóm theo màu ô
• Màu phông chữ(Font Color) : Sắp xếp dữ liệu được nhóm theo màu phông chữ
• Biểu tượng định dạng có điều kiện(Conditional Formatting Icon) : Tổ chức dữ liệu theo biểu tượng trong ô từ logic định dạng có điều kiện của nó

Thao tác này sẽ sắp xếp toàn bộ bảng dữ liệu theo cột đầu tiên bạn đã chọn. Nhưng bạn cũng có thể thực hiện sắp xếp thứ cấp (khi cột được chọn đầu tiên được sắp xếp).

Chỉ cần chọn Thêm cấp độ(Add Level) . Từ các trường mới xuất hiện, hãy chọn lại danh sách thả xuống Cột(Column) , Sắp xếp(Sort) và Thứ tự(Order) như mong muốn.

Chọn OK và bạn sẽ thấy toàn bộ bảng của mình hiện đã được sắp xếp theo nhiều cột. 

Nó sẽ sắp xếp đầu tiên theo cột ban đầu bạn đã chọn, sau đó đến cột thứ hai, thứ ba, v.v.

Lưu ý(Note) : Bạn có thể nhận thấy rằng các tùy chọn sắp xếp cột trong menu thả xuống ở trên bao gồm tên tiêu đề thay vì các chữ cái. Điều này là do hộp kiểm bên cạnh Dữ liệu của tôi có tiêu đề(My data has headers) trong cửa sổ sắp xếp được chọn. Nếu bảng tính của bạn có tiêu đề, hãy đảm bảo chọn tiêu đề này.

Thứ tự bảng chữ cái trong Excel với bộ lọc

Trong khi sử dụng menu thả xuống Sắp xếp(Sort) & Bộ lọc(Filter) trong menu Trang chủ(Home) , bạn có thể nhận thấy cũng có tùy chọn Bộ lọc(Filter) .

Nếu bạn chọn mục này, bạn sẽ nhận thấy các mũi tên thả xuống xuất hiện ở đầu mỗi cột. Khi bạn chọn một trong các mũi tên ở đầu bất kỳ cột nào trong số đó, bạn sẽ thấy một danh sách dài các tùy chọn.

Đây là cách hoạt động của từng tùy chọn này:

• Sắp xếp A đến Z(Sort A to Z) hoặc Sắp xếp Z thành A(Sort Z to A) : Sắp xếp trang tính bằng cách sử dụng cột này theo thứ tự bảng chữ cái theo một trong hai hướng.
• Sắp xếp theo màu(Sort by Color) : Thao tác này sẽ hiển thị cửa sổ sắp xếp nhiều cột giống như trong phần cuối cùng ở trên.

Các tùy chọn lọc khác ở dưới cùng sẽ không giúp bạn sắp xếp thứ tự bảng chữ cái trong Excel , nhưng có rất nhiều tùy chọn để lọc ra dữ liệu mà bạn không quan tâm. Khi bạn chọn Bộ lọc văn bản(Text Filters) , bạn có thể chọn chỉ hiển thị dữ liệu trong trang tính:

• Bằng(Equals) một giá trị cụ thể
• Không bằng(Does Not Equal) một giá trị cụ thể
• Bắt đầu bằng(Begins With) một từ hoặc số
• Kết thúc bằng(Ends With) một từ hoặc số
• Chứa(Contains) một từ hoặc số
• Không chứa(Does Not Contain) từ hoặc số
• Bộ lọc Tùy chỉnh(Custom Filter) cho phép bạn kết hợp bất kỳ bộ lọc nào ở trên để sử dụng nhiều bộ lọc

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều cách để sắp xếp thứ tự bảng chữ cái (hoặc số thứ tự) trong Excel . Tùy chọn bạn chọn thực sự phụ thuộc vào lượng dữ liệu bạn muốn sắp xếp, độ lớn của bảng mà bạn muốn sắp xếp và liệu bạn chỉ muốn sắp xếp theo một cột hay hàng hay nhiều hàng hay không.

Tìm hiểu thêm về các mẹo và thủ thuật khác nhau dành cho Excel(tips and tricks for Excel) , đồng thời chia sẻ bất kỳ kỹ thuật nào khác mà bạn biết để sắp xếp các hàng và cột của mình trong Excel .