Cách Tạo Và Sử Dụng Mẫu Email Trong Outlook - EYEWATED.COM

Khi bạn nhận ra rằng bạn thường xuyên gửi các email rất giống nhau , đừng nhấp vào Gửi ngay lập tức. Lưu tin nhắn dưới dạng mẫu tin nhắn đầu tiên trong Outlook , và thành phần của tuần tiếp theo sẽ có nhiều swifter bắt đầu từ văn phòng phẩm đó (không được nhầm lẫn với văn phòng phẩm email, tất nhiên ...).

Tạo mẫu email (cho thư mới) trong Outlook

Để lưu thư dưới dạng mẫu cho các email trong Outlook trong tương lai:

1. Tạo một thư email mới trong Outlook.
   1. Đi tới Thư (nhấn Ctrl-1 , ví dụ).
   2. Nhấp vào Email mới trong phần Mới của băng nhà hoặc nhấn Ctrl-N .
2. Nhập một chủ đề nếu bạn muốn sử dụng một cho mẫu tin nhắn của bạn.
   • Bạn có thể lưu một mẫu email không có chủ đề mặc định trong Outlook, tất nhiên.
3. Bây giờ hãy nhập nội dung văn bản của mẫu email.
   1. Không xóa bất kỳ chữ ký nào nếu bạn đã thiết lập Outlook để tự động thêm chữ ký khi soạn.
4. Nhấp vào Tệp trong thanh công cụ của thư.
5. Chọn Save As trên trang tính đã xuất hiện.
   1. Trong Outlook 2007 trở về trước, chọn File | Lưu As từ trình đơn.
   2. Trong Outlook 2010, nhấp vào nút Office và chọn Save As .
6. Chọn Outlook Template trong Save as type: trong hộp thoại Save As .
   • Outlook sẽ tự động chọn thư mục "Mẫu" để lưu.
7. Nhập tên mẫu mong muốn (nếu khác với chủ đề email) trong Tên tệp:.
8. Nhấp vào Lưu .
9. Đóng cửa sổ soạn thảo email.
10. Nếu bị xúi giục:
    1. Nhấp vào Không trong Chúng tôi đã lưu bản nháp của tin nhắn này cho bạn. Muốn giữ nó? .

Tất nhiên, bạn cũng có thể gửi tin nhắn — sử dụng, theo cách này, mẫu cho lần đầu tiên — thay vì loại bỏ nó.

Soạn email bằng cách sử dụng mẫu trong Outlook

Để viết một tin nhắn mới (xem bên dưới để trả lời) bằng cách sử dụng mẫu tin nhắn trong Outlook:

1. Chuyển đến Thư trong Outlook.
   • Ví dụ: bạn có thể nhấn Ctrl-1 .
2. Đảm bảo rằng dải Home (hoặc HOME ) được chọn và mở rộng.
3. Nhấp vào Mục mới trong phần Mới .
4. Chọn thêm mục | Chọn Biểu mẫu… từ trình đơn đã xuất hiện.
   1. Trong Outlook 2007, chọn Công cụ | Biểu mẫu | Chọn Biểu mẫu… từ menu trong hộp thư đến Outlook của bạn.
5. Đảm bảo Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp được chọn trong Tìm trong:.
6. Bấm đúp vào mẫu thư email mong muốn.
7. Địa chỉ, thích nghi và cuối cùng gửi email.

Tạo mẫu email đơn giản để trả lời nhanh trong Outlook

Để thiết lập mẫu cho các câu trả lời cực nhanh trong Outlook:

1. Chuyển đến Thư trong Outlook.
2. Đảm bảo ruy-băng Trang chủ đang hoạt động và được mở rộng.
3. Chọn Tạo mới trong phần Các bước nhanh .
   • Bạn cũng có thể nhấp vào nút Quản lý các bước nhanh ở góc dưới bên phải của phần, nhấp vào Mới và chọn Tùy chỉnh .
4. Nhập tên viết tắt cho mẫu trả lời của bạn dưới Tên:.
   • Ví dụ: đối với mẫu để trả lời bằng mô tả sản phẩm và danh sách giá, bạn có thể sử dụng ví dụ như "Trả lời (Giá)".
5. Nhấp vào Chọn hành động trong Hành động .
6. Chọn Trả lời (trong phần Trả lời ) từ trình đơn đã xuất hiện.
   • Sử dụng Tin nhắn Mới (thay vì Trả lời ), bạn cũng có thể thiết lập mẫu đơn giản cho các tin nhắn mới, bao gồm cả người nhận mặc định.
7. Nhấp vào Hiển thị tùy chọn .
8. Nhập tin nhắn cho thư trả lời của bạn dưới Tiêu đề:.
   • Bao gồm chữ ký
9. Có thể, hãy chọn Tầm quan trọng: Bình thường để trả lời của bạn đi ra ngoài với tầm quan trọng bình thường bất kể cấp độ của thư gốc.
10. Tùy chọn, chọn Tự động gửi sau 1 phút trì hoãn. .
    • Điều này có nghĩa là bạn sẽ không nhận được để chỉnh sửa hoặc thậm chí xem trả lời theo mặc định trước khi Outlook cung cấp nó.
    • Trong 1 phút, thông báo sẽ nằm trong thư mục Hộp thư đi , tuy nhiên; bạn có thể xóa nó từ đó hoặc mở nó để chỉnh sửa để tránh trả lời nhanh.

1. Tùy chọn, thêm các hành động khác bằng cách sử dụng Thêm hành động .
   • Thêm một hành động để di chuyển thư gốc vào thư mục lưu trữ của bạn, ví dụ, hoặc phân loại nó bằng một màu nhất định để giúp bạn phát hiện các thư nhận được câu trả lời soạn sẵn.
2. Cũng có thể tùy chọn, chọn lối tắt bàn phím cho tác vụ bên dưới Phím tắt: để thực hiện hành động nhanh hơn.
3. Nhấp vào Kết thúc .

Trả lời email nhanh bằng cách sử dụng Mẫu trả lời nhanh trong Outlook

Để gửi trả lời với mẫu Bước Nhanh được xác định trước:

1. Đảm bảo rằng thư mà bạn muốn trả lời được chọn trong danh sách thư hoặc mở (trong ngăn đọc Outlook hoặc trong cửa sổ riêng của nó).
2. Đảm bảo ruy-băng Trang chủ (sử dụng danh sách thư hoặc ngăn đọc) hoặc ruy-băng Tin nhắn (có mở email trong cửa sổ riêng) được chọn và mở rộng.
3. Nhấp vào bước trả lời mong muốn trong phần Các bước nhanh .
   • Để xem tất cả các bước, hãy nhấp vào Thêm .
   • Nếu bạn đã xác định lối tắt bàn phím cho hành động, bạn cũng có thể nhấn phím tắt, tất nhiên.
4. Nếu bạn chưa thiết lập Bước Nhanh để tự động gửi thư, hãy điều chỉnh email khi cần và nhấp Gửi .

(Được thử nghiệm với Outlook 2013 và Outlook 2016)