Tạo Mẫu Thư Email - Microsoft Support

Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin thường xuyên thay đổi từ thư này sang thư khác. Compose và lưu thư dưới dạng mẫu rồi sử dụng lại thư khi bạn muốn. Thông tin mới có thể được thêm vào trước khi mẫu được gửi dưới dạng thư email.

Trong Outlook Mới, Outlook Cổ điển và Outlook trên Web, có hai cách để lưu mẫu, tùy thuộc vào mục đích và loại nội dung của mẫu: sử dụng tính năng tích hợp sẵn Mẫu Thư hoặc phần bổ trợ Mẫu của Tôi.

Tính năng tích hợp sẵn của Mẫu Thư	Phần bổ trợ Mẫu của Tôi
Mục đích	Tính năng này sẽ lưu toàn bộ email, bao gồm người nhận, chủ đề, nội dung, định dạng và tệp đính kèm.	Ứng dụng này chỉ lưu trữ các đoạn văn bản ngắn để chèn nhanh vào email.
Hỗ trợ Định & Media	Ứng dụng này hỗ trợ định dạng phong phú, hình ảnh, bảng và tệp đính kèm.	Nó chỉ hỗ trợ văn bản thuần có kiểu cơ bản (đậm, nghiêng, gạch dưới).
Trường hợp Sử dụng	Lý tưởng cho các email hoàn chỉnh, có thể lặp lại như bản tin hoặc thông báo.	Tốt nhất để chỉ chèn các cụm từ có thể sử dụng lại như trả lời tiêu chuẩn.

Outlook MớiOutlook Cổ điểnOutlook trên web

Quan trọng: Cả tính năng tích hợp sẵn Mẫu Thư và phần bổ trợ Mẫu của Tôi đều sẵn dùng cho các tài khoản Microsoft Exchange.

Tạo mẫu bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn của Mẫu Thư

1. Từ dải băng Trang đầu, chọn > Thư. Trong bản nháp email, hãy thêm bất kỳ nội dung nào bạn muốn lưu trong mẫu, bao gồm người nhận, chủ đề và tệp đính kèm.

2. Từ dải băng Thư, chọn Mẫu > Lưu email dưới dạng mẫu.

3. Trong hộp thoại Lưu email dưới dạng mẫu, nhập tên cho mẫu của bạn, rồi chọn Lưu.

4. Để xem các mẫu đã lưu của bạn, hãy mở Trang Cài đặt, chọn tab Thư, rồi chọn tab Mẫu. Các mẫu được liệt kê theo tài khoản. 

Lưu ý: 

• Các mẫu bạn tạo trong Outlook mới trên Windows sử dụng tính năng tích hợp sẵn Mẫu Thư sẽ được lưu vào tài khoản mà bạn đang soạn thảo email từ đó. Bạn cũng có thể truy nhập các mẫu này từ hộp thư của tài khoản đó Outlook trên web.

• Để biết thêm thông tin về cách gửi thư email bằng mẫu, xem mục Gửi thư email dựa trên mẫu.

Tạo mẫu với phần bổ trợ Mẫu của Tôi

1. Từ dải băng Trang đầu, chọn > Thư.

2. Từ tab Thư của dải băng, chọn Mẫu của Tôi. Thao tác này sẽ mở ngăn tác vụ.

   Mẹo: Nếu bạn không có Mẫu của Tôi được liệt kê , tổ chức của bạn có thể đã tắt phần bổ trợ. Để được hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.

3. Trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi, chọn +Mẫu.

4. Trong trường Tiêu đề, hãy nhập tên cho mẫu mới.

5. Trong trường kế tiếp, nhập thông báo mẫu.

6. Chọn Lưu. Mẫu đã lưu giờ đây sẽ xuất hiện trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi.

   Lưu ý: Các mẫu bạn tạo trong Outlook trên Windows mới bằng phần bổ trợ Mẫu của Tôi sẽ được lưu vào hộp thư chính của bạn. Sau đó, bạn có thể truy nhập các mẫu này từ hộp thư chính của mình trong các nền tảng khác, chẳng hạn như Outlook trên web, trên Windows (cổ điển) hoặc trên máy Mac.

Tính sẵn dùng của mẫu trong hộp thư chung

Khi sử dụng hộp thư chung trong Outlook trên Windows mới, tính sẵn dùng của các mẫu mà bạn tạo với phần bổ trợ Mẫu của Tôi có thể khác nhau tùy thuộc vào việc bạn có tăng cấp hộp thư chung thành tài khoản đầy đủ hay không (để tìm hiểu thêm, xem mục Quản lý thiết đặt hộp thư chung trong Outlook mới).

Nếu bạn truy nhập hộp thư chung chưa được tăng cấp thành tài khoản đầy đủ, các mẫu bạn tạo chỉ sẵn dùng cho tài khoản của bạn. Những người dùng khác có quyền truy nhập vào hộp thư chung sẽ không thể xem hoặc chỉnh sửa các mẫu mà bạn tạo.Tuy nhiên, nếu bạn truy nhập hộp thư chung đã được tăng cấp thành tài khoản đầy đủ, bất kỳ ai có quyền truy nhập vào hộp thư chung cũng có thể xem và chỉnh sửa các mẫu mà bạn tạo ở đó, miễn là họ cũng mở hộp thư chung trong Outlook mới trên Windows và tăng cấp hộp thư thành tài khoản đầy đủ. Các mẫu này không sẵn dùng nếu hộp thư chung được truy nhập trên các nền tảng khác hoặc trong Outlook mới trên Windows dưới dạng tài khoản không được tăng cấp, ngay cả khi bạn đã tạo mẫu.

Tạo mẫu bằng các điều khiển tích hợp sẵn

1. Trên menu Trang đầu, chọn Email Mới. 

   Lưu ý: Để tạo thư email bằng phím tắt, hãy nhấn Ctrl + Shift + M.

2. Trong nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.

3. Trong cửa sổ thư, chọn Tệp >Lưu Như.

4. Trong hộp thoại Lưu Như, trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn Mẫu Outlook.

5. Trong hộp Tên tệp , nhập tên cho mẫu của bạn, rồi chọn Lưu.

Theo mẫu mặc định được lưu ở vị trí sau đây:

c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

Lưu ý: Để biết thêm thông tin về cách gửi thư email bằng mẫu, xem mục Gửi thư email dựa trên mẫu.

Tạo mẫu với phần bổ trợ Mẫu của Tôi

1. Từ dải băng, chọn Email Mới.

2. Từ tab Thư của dải băng, chọn Xem Mẫu. Thao tác này sẽ mở ngăn tác vụ.

   Mẹo: Nếu bạn không có Mẫu của Tôi được liệt kê , tổ chức của bạn có thể đã tắt phần bổ trợ. Để được hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.

3. Trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi, chọn +Mẫu.

4. Trong trường Tiêu đề, hãy nhập tên cho mẫu mới.

5. Trong trường kế tiếp, nhập thông báo mẫu.

6. Chọn Lưu. Mẫu đã lưu giờ đây sẽ xuất hiện trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi.

   Lưu ý: 

   • Mẫu bạn tạo trong Outlook trên Windows cổ điển sẽ được lưu vào hộp thư chính của bạn. Sau đó, bạn có thể truy nhập các mẫu này từ hộp thư chính của mình trong các nền tảng khác, chẳng hạn như Outlook trên web, trên Windows (mới) hoặc trên máy Mac.

   • Mặc dù bạn đang ở trong ngữ cảnh của hộp thư chung trong Outlook for Windows cổ điển, các mẫu được tạo bằng phần bổ trợ Mẫu của Tôi từ hộp thư chung chỉ sẵn dùng cho tài khoản của bạn. Những người dùng khác có quyền truy nhập vào hộp thư chung sẽ không thể xem hoặc sửa các mẫu mà bạn tạo. Nếu bạn muốn tạo mẫu có thể được sử dụng và chỉnh sửa bởi bất kỳ ai có quyền truy nhập vào hộp thư chung , hãy xem mục Mẫu sẵn dùng trong hộp thư chung của tab Outlook trên web.

Quan trọng: Cả tính năng tích hợp sẵn Mẫu Thư và phần bổ trợ Mẫu của Tôi đều sẵn dùng cho các tài khoản Microsoft Exchange.

Tạo mẫu bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn của Mẫu Thư

1. Từ dải băng Trang đầu, chọn > Thư. Trong bản nháp email, hãy thêm bất kỳ nội dung nào bạn muốn lưu trong mẫu, bao gồm người nhận, chủ đề và tệp đính kèm.

2. Từ dải băng Thư, chọn Mẫu > Lưu email dưới dạng mẫu.

3. Trong hộp thoại Lưu email dưới dạng mẫu, nhập tên cho mẫu của bạn, rồi chọn Lưu.

4. Để xem các mẫu đã lưu của bạn, hãy mở Trang Cài đặt, chọn tab Thư, rồi chọn tab Mẫu. Các mẫu được liệt kê theo tài khoản. 

Lưu ý: 

• Các mẫu bạn tạo trong Outlook trên web sử dụng tính năng tích hợp sẵn Mẫu Thư sẽ được lưu vào tài khoản mà bạn đang soạn thảo email nháp. Bạn cũng có thể truy nhập các mẫu này từ hộp thư tài khoản đó trong Outlook mới trên Windows.

• Để biết thêm thông tin về cách gửi thư email bằng mẫu, xem mục Gửi thư email dựa trên mẫu.

Tạo mẫu với phần bổ trợ Mẫu của Tôi

1. Từ dải băng, chọn Hộp > Thư.

2. Từ tab Thư của dải băng, chọn Mẫu của Tôi. Thao tác này sẽ mở ngăn tác vụ.

   Mẹo: Nếu bạn không có Mẫu của Tôi được liệt kê , tổ chức của bạn có thể đã tắt phần bổ trợ. Để được hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.

3. Trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi, chọn +Mẫu.

4. Trong trường Tiêu đề, hãy nhập tên cho mẫu mới.

5. Trong trường kế tiếp, nhập thông báo mẫu.

6. Chọn Lưu. Mẫu đã lưu giờ đây sẽ xuất hiện trong ngăn tác vụ Mẫu của Tôi.

   Lưu ý: Các mẫu bạn tạo trong Outlook trên web sử dụng phần bổ trợ Mẫu của Tôi sẽ được lưu vào hộp thư chính của bạn. Sau đó, bạn có thể truy nhập các mẫu này từ hộp thư chính của mình trong các nền tảng khác, chẳng hạn như Outlook trên Windows (mới và cổ điển) hoặc trên máy Mac. 

Tính sẵn dùng của mẫu trong hộp thư chung

Trong khi sử dụng hộp thư chung trong Outlook trên web, tính sẵn dùng của mẫu bạn tạo với phần bổ trợ Mẫu của Tôi có thể khác nhau tùy thuộc vào cách bạn truy nhập hộp thư.

Nếu bạn truy nhập hộp thư chung trong cùng tab hoặc cửa sổ với hộp thư chính của mình, các mẫu bạn tạo chỉ sẵn dùng cho tài khoản của bạn. Những người dùng khác có quyền truy nhập vào hộp thư chung sẽ không thể xem hoặc chỉnh sửa các mẫu mà bạn tạo.Tuy nhiên, nếu bạn truy nhập hộp thư chung từ một tab hoặc cửa sổ riêng bằng tùy chọn Mở hộp thư khác, bất kỳ ai có quyền truy nhập vào hộp thư chung cũng có thể xem và chỉnh sửa các mẫu mà bạn tạo ở đó, miễn là họ cũng mở hộp thư chung bằng tùy chọn Mở hộp thư khác. Các mẫu này không sẵn dùng nếu hộp thư chung được truy nhập trên các nền tảng khác hoặc trong Outlook trên web từ cùng tab hoặc cửa sổ với hộp thư chính của bạn, ngay cả khi bạn đã tạo mẫu.

Lưu ý: Mẫu được tạo trong hộp thư chính của bạn không sẵn dùng từ hộp thư chung được mở trong tab hoặc cửa sổ mới. Để tránh điều này, hãy mở hộp thư chung trong cùng một tab hoặc cửa sổ với hộp thư chính của bạn trong Outlook trên web hoặc trên Windows (mới hoặc cổ điển).