Cách Từ Chối Khéo Léo Trong Công Việc - Wiki Phununet

Thay vì nói không ngay lập tức, bạn nên học cách để nói có và trong mọi trường hợp, hãy cố gắng nói có trước đã. Sau đó, bạn có thể giải thích làm thế nào để điều người ta mong muốn trở thành hiện thực, phải thay đổi, bổ sung những gì hay phải chờ đợi để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

CÁCH TỪ CHỐI KHÉO LÉO TRONG CÔNG VIỆC

Nhiều người ở vào vị trí quản lý, khách hàng hay đối tác thỉnh thoảng vẫn đặt ra cho chúng ta những vấn đề mà chúng ta hiểu đó là những ý tưởng tồi, hoàn toàn lãng phí thời gian. Tuy nhiên, thật không dễ dàng khi chúng ta muốn họ hiểu ra điều đó, tất cả cần phải có nghệ thuật.

Diana Booher, tác giả cuốn sách "Cách trình bày vấn đề hợp lý" đã đưa ra lời khuyên về cách xử lý một yêu cầu hơi "có vấn đề" như sau:

- Bắt đầu với thái độ tích cực

Hãy nhớ giữ cho ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu lời nói phù hợp, trong tầm kiểm soát và đưa ra một ý tưởng mới để hỗ trợ khách hàng hoặc người đối diện. Đừng vội chê bai hay tỏ thái độ tiêu cực, khiến người khác cảm thấy bạn đang là một "ideal killer" thực sự. Bạn nên điềm tĩnh, cho mình chút thời gian để nghiền ngẫm những gì người ta nói và tính xem có cách nào giải quyết vấn đề tối ưu.

Nói "Không" cũng cần có nghệ thuật và bí quyết riêng để đối tác không cảm thấy quá khó chịu - (Ảnh minh họa)

- Học cách nói "có"

Thay vì nói không ngay lập tức, bạn nên học cách để nói có và trong mọi trường hợp, hãy cố gắng nói có trước đã. Sau đó, bạn có thể giải thích làm thế nào để điều người ta mong muốn trở thành hiện thực, phải thay đổi, bổ sung những gì hay phải chờ đợi để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đừng vội vàng bốp chát ngay là điều này không thể được, điều kia chẳng thể xong, mà nên nhẹ nhàng nhận lời rồi giải thích cho hợp tình hợp lý.

- Giải thích

Đây là lúc cần chú ý đến cử chỉ, điệu bộ của bạn sao cho thật tự nhiên và chân tình. Giải thích cho người khác hiểu không nên chỉ đưa ra lý do, cũng không nên chỉ tập trung vào việc thiếu thời gian hoặc khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Đôi khi, người ta có những yêu cầu không hợp lý bởi họ không nắm hết được số lượng công việc mà chỉ đi vào một số dự án mang tính tổng quan. Chỉ khi bắt tay vào cụ thể, họ mới thấy hết được công việc nhiều tới mức nào. Vì thế, giúp họ hiểu được các bước và thời gian, cách thức tham gia, nếu có, hãy cho người ta giải pháp để không ảnh hưởng đến công việc tổng thể.

- Cung cấp giải pháp thay thế

Đôi khi, người trong cuộc không thể thấy hết được vấn đề cũng như không có cách nhìn sáng suốt như người ngoài. Vì thế, bạn nên tập trung tìm ra những giải pháp giúp cho công việc của họ được xuôi chèo mát mái. Với việc hiểu rõ mục tiêu của đối tác, bạn sẽ đưa ra lựa chọn thay thế giúp cho chi phí hiệu quả hơn, kịp thời trong quản lý và giải quyết mọi việc. Bằng cách đưa ra những tùy chọn này, bạn cũng có thể được xem như là một nhân vật có uy tín đối cả trong và ngoài công ty.

- Kết thúc trong thiện chí

Dù ý kiến người ta đưa ra có nhiều vấn đề nhưng bạn vẫn nên cố gắng kết thúc buổi trò chuyện ấy với một thái độ tích cực, vạch ra cho họ thấy những gì bạn có thể làm được và các bước tiếp theo sẽ triển khai như thế nào. Nếu không có sự lựa chọn thay thế, hãy hẹn họ trong một buổi thảo luận ở tương lai gần, cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng là một đối tác trong dự án sắp tới.

Hầu như bất cứ ai, từ nhân viên cho tới nhà quản lý đều không dưới một lần rơi vào tình thế "khó nhằn" khi không đủ khả năng hoặc thời gian để thực hiện tốt một công việc nào đó. Đôi khi để "dĩ hòa vi quý", họ sẽ chấp nhận làm công việc đó, để rồi sau đó tự mình rơi vào vòng khó khăn, stress và dẫn tới kết quả "xôi hỏng bỏng không".

Nhiều khi sếp, khách hàng hay đối tác, thậm chí đồng nghiệp thỉnh thoảng vẫn đặt ra cho chúng ta những vấn đề mà thực tế đó là những ý tưởng tồi, hoàn toàn lãng phí thời gian. Tuy nhiên, thật không dễ dàng khi chúng ta muốn họ hiểu ra điều đó. Dianna Booher, tác giả cuốn sách "Tự tin trong giao tiếp: Nói khéo mọi lúc" đã đưa ra một vài gợi ý về cách xử lý các yêu cầu khó thực hiện như sau:

Nói "Được, nhưng…"

Thay vì nói "không" ngay lập tức, bạn nên học cách để nói "có" và trong mọi trường hợp, hãy cố gắng nói "có" trước đã. Sau đó, bạn có thể gợi ý điều chỉnh những điều bạn mong muốn trong công việc, những thay đổi, bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Luôn thận trọng, đừng vội vàng phản ứng ngay, mà nên nhẹ nhàng nhận lời rồi giải thích cho hợp tình hợp lý. Học cách nói "có" kèm điều kiện.

Xây dựng thái độ tích cực

Hãy nhớ giữ cho ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu lời nói phù hợp, trong tầm kiểm soát và đưa ra một ý tưởng mới để hỗ trợ khách hàng hoặc người đối diện. Đừng vội chê bai hay tỏ thái độ tiêu cực, khiến người khác cảm thấy bạn đang là một "ideal killer" – người luôn phản đối ý tưởng. Nhớ rằng đôi khi thái độ phê phán gay gắt bị hiểu lầm là cầu thị dẫn tới mọi công việc, ý tưởng sẽ được dồn vào tay bạn giải quyết. Bạn nên điềm tĩnh, cho mình chút thời gian để nghiền ngẫm những ý kiến của người khác và tính xem có cách nào giải quyết vấn đề tối ưu.

Ảnh minh họa

Sẵn sàng giải thích rõ ràng

Đôi khi, mọi người đặt ra những yêu cầu không hợp lý bởi họ không nắm hết được số lượng công việc mà chỉ đi vào một số dự án mang tính tổng quan. Chỉ khi bắt tay vào cụ thể, họ mới thấy hết được công việc nhiều tới mức nào. Vì thế, giúp họ hiểu được các bước và thời gian, cách thức tham gia, nếu có, hãy cho họ giải pháp để không ảnh hưởng đến công việc tổng thể. Đây là lúc cần chú ý đến cử chỉ, điệu bộ của bạn sao cho thật tự nhiên và chân tình. Giải thích cho người khác hiểu không nên chỉ đưa ra lý do, cũng không nên chỉ tập trung vào việc thiếu thời gian hoặc khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định.

Đề xuất giải pháp thay thế

Bạn nên tập trung tìm ra những giải pháp giúp cho công việc của họ được xuôi chèo mát mái. Với việc hiểu rõ mục tiêu của đối tác, bạn sẽ đưa ra lựa chọn thay thế giúp cho chi phí hiệu quả hơn, kịp thời trong quản lý và giải quyết mọi việc. Bằng cách đưa ra những tùy chọn này, bạn cũng có thể được xem như là một nhân vật có uy tín đối với cả trong và ngoài công ty. Bởi lẽ về bản chất, đôi khi người trong cuộc không thể đưa ra được hết các hướng giải quyết cũng như không có cách nhìn sáng suốt như người ngoài.

Kết thúc trong thiện chí

Dù ý kiến người khác đưa ra có nhiều vấn đề, nhưng bạn vẫn nên cố gắng kết thúc buổi trò chuyện ấy với một thái độ tích cực, vạch ra cho họ thấy những gì bạn có thể làm được và các bước tiếp theo sẽ triển khai như thế nào. Nếu không có sự lựa chọn thay thế, hãy hẹn họ trong một buổi thảo luận ở tương lai gần, cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng là một đối tác trong dự án sắp tới.

Trong công việc, không phải ai cũng dám từ chối vì sợ mất lòng hay ảnh hưởng xấu đến hình ảnh bản thân, và rất ít trong số đó biết cách xử lý hòa nhã nhất. Nói "không" cũng cần có nghệ thuật và bí quyết riêng để đối tác không cảm thấy quá khó chịu. Sau đó, bạn có thể giải thích làm thế nào để điều người khác mong muốn trở thành hiện thực, phải thay đổi, bổ sung những gì để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM: Khéo léo từ chối trước đề nghị thay đổi công việc

Trong công việc, đa số mọi người đều mong muốn được thăng tiến để đảm nhiệm một vị trí cao hơn hoặc thử thách bản thân ở những vị trí khác hẳn so với hiện tại. Từ chối một lời đề nghị đem lại lợi ích cho bản thân luôn là điều "khó nhằn" và mức độ khó xử tăng lên gấp bội khi người đề nghị là sếp.

Khéo léo từ chối trước đề nghị thay đổi công việc

Mỗi người trong mỗi tình huống đều sẽ có những cách giải quyết riêng và không ai giống ai, tuy nhiên quan điểm nói "Không" với cấp trên là điều tối kỵ thì hoàn toàn giống nhau. Hãy tham khảo những gợi ý dưới đây để có cách cư xử hợp lý khi gặp phải tình huống này: 1. Trao đổi thẳng thắn với cấp trên Bản thân mỗi người đều có lý do riêng để từ chối việc thăng tiến chẳng hạn như đối với đa số nữ giới, ưu tiên chăm lo gia đình luôn cần xem xét, hay đối với những người thạo chuyên môn họ muốn tiếp tục phát triển việc nghiên cứu hơn là chuyển sang làm nhà quản lý… Do đó, khi được đề bạt mà bản thân bạn không thực sự sẵn sàng hãy gặp gỡ để trao đổi với sếp. Trong cuộc nói chuyện, việc đầu tiên bạn cần làm đó là nói lời từ chối một cách chân thành và thẳng thắn, đừng vòng vo cũng như tỏ thái độ ỡm ờ. Nhớ là cần thể hiện sự trân trọng những đánh giá cao từ nhà quản lý khi suy nghĩ đến bạn. 2. Đưa lý do thích đáng Lý do thì có hàng tá, nhưng nhiều người do ngại ngùng, giữ quan hệ, lo lắng thái quá mà huyễn hoặc ra những lý do "khó chấp nhận" chẳng hạn như lo lắng không phối hợp với người khác, thời tiết tại nơi mới không phù hợp, gia đình có vấn đề không thể giải quyết nhanh… Thay vì tạo ra những lý do "hay" để rồi khi bị "lộ tẩy" lại đẩy bản thân vào tình huống khó xử hơn thì bạn nên sẵn sàng nói ra lý do thực sự khiến bạn không muốn đảm nhiệm trọng trách mới. Gợi ý nhỏ, đối với sếp nữ thì việc chăm lo cho con cái sẽ là sự đồng cảm đáng kể, còn đối với sếp nam thì họ đề cao việc cống hiến cho công việc hiện tại. 3. Chân thật Nhiều người không muốn được chuyển việc hoặc đảm nhiệm trọng trách khác bởi những lý do rất thực tế như điều kiện làm việc, lương thưởng mới… Hãy nói ra, nhà quản lý khi đã nhắm bạn cho vị trí mới tức là họ đang cần bạn, họ sẽ sẵn sàng xem xét lại các yêu cầu để có thể có được một "tướng giỏi". Điều này thể hiện bạn là người trưởng thành và có suy nghĩ chín chắn. 4. Tìm hiểu lý do thay đổi Đừng vội cười với gợi ý này, đúng là nếu được thăng chức thì tức là bản thân phải có điểm nổi trội rồi, nhưng mục đích của việc này là để giúp bạn xây dựng được niềm tin với cấp trên, việc tìm hiểu xem tại sao mình được đề bạt cũng đồng thời thể hiện thái độ cầu thị và sẵn sàng học hỏi. Không những thế, chính bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn bản thân khi thấy những điểm mạnh mà mình đang có để tiếp tục phát huy. 5. Cởi mở với đồng nghiệp và gia đình Tin tức được đề bạt hay chuyển công tác không bao giờ là bí mật, chắc chắn đồng nghiệp và gia đình sẽ sớm biết và quan tâm. Do vậy, quyết định đồng ý hay từ chối đều gây tò mò cho họ. Hãy sẵn sàng trả lời những lời "chất vấn" tích cực từ đồng nghiệp và gia đình. Ngoại trừ những thông tin nội bộ không tiết lộ được, thì việc cởi mở của bạn với người khác cũng là điểm cộng đáng kể. Riêng với gia đình, việc từ chối thăng chức có thể gây bất ngờ nhưng hãy chia sẻ với họ để họ thông cảm với quyết định của bạn. 6. Chấp nhận và không hối hận với quyết định đã đưa ra Thực tế, con người luôn có xu hướng tự xem xét lại, đánh giá lại những quyết định của mình sau một thời gian, có người hài lòng nhưng cũng có không ít người tỏ ra hối tiếc. Quyết định từ chối chuyển đổi công việc hay cơ hội thăng tiến mà bạn bỏ qua, chắc chắn sẽ có người khác nhận lấy vì vậy nếu thực sự đã suy nghĩ chín chắn thì đừng lưu luyến gì. Mọi sự "níu kéo" sẽ ảnh hưởng đến tinh thần và năng lực công việc sau này của bạn cũng như người xung quanh. Lời khuyên cho bạn là hãy cân nhắc thật kỹ trước khi thực sự đưa ra quyết định cuối cùng. Một số quyết định vội vã gây hậu quả khó khắc phục, thậm chí dẫn tới việc bạn phải từ bỏ công việc này. Quyết định từ chối hay chấp nhận có thể là bước ngoặt cuộc đời bạn, hãy phân tích dưới nhiều góc cạnh, sếp sẽ thông cảm với bạn.

Ứng xử khéo léo trong công việc

Bạn muốn không mất lòng sếp và đồng nghiệp? Bạn có tự trang bị cho mình kỹ năng mềm trong công sở. Bạn muốn trang bị kỹ năng làm việc theo nhóm cho mình. Hãy xem qua các cách ứng xử khéo léo trong công việc sau đây:

Bạn bị đồng nghiệp “hỏi cung” vì đã “tám chuyện” về anh/ cô ấy

Hãy tưởng tượng một tình huống sau đây: Một đồng nghiệp bất ngờ tiến lại chỗ bạn và hỏi thẳng rằng có phải bạn đã gọi anh/ cô ấy là người thiếu năng lực hay không. Bạn có thể phủ nhận điều này, nói rằng đó là chuyện tào lao, hiểu lầm. Nhưng nếu quả thực bạn đã nói như vậy thì sao, hãy thẳng thắn nói điều gì khiến bạn phát ngôn như vậy. Hãy nghĩ rằng việc bày tỏ quan điểm cá nhân sau lưng đồng nghiệp là điều vẫn chấp nhận được, miễn là bạn không nói dối hay tuyên truyền bí mật của người khác.

Bạn được đồng nghiệp tỏ tình

Bạn nên cân nhắc thật kỹ lưỡng trước khi quyết định từ chối hay chấp nhận một mối quan hệ lãng mạn tại công sở. Bạn đã được xem video phim hài ngắn mang tên Con thầy, vợ bạn, gái công ty. Mối quan hệ này có thể ảnh hưởng tới khả năng tập trung, dẫn tới sự thiên vị, bao che lỗi lầm cho nhau, bị những người khác soi mói…

Bạn muốn được tăng lương

Trước tiên, hãy tìm hiểu thời điểm sếp có tâm trạng tốt: vào buổi sáng sớm hay sau giờ ăn trưa? Bạn không nên đòi hỏi khi công ty đang gặp khó khăn về tài chính hay khi sếp đang bận rộn.

Bạn trễ deadline

Bạn trễ deadline 2 ngày. Trong trường hợp này, nhiều người thường chờ tới ngày đó và đưa ra bài giải thích dài rằng vì đồng nghiệp A không hoàn thành xong phần việc của họ đúng hạn, vì bạn mất nhiều thời gian làm việc này việc nọ… Phần lớn người quản lý sẽ không chấp nhận những lý do như vậy. Sếp có thể thông cảm nhưng sếp không bao giờ chấp nhận điều đó.

Thay vào đó, 1 ngày trước deadline, bạn nên yêu cầu kéo dài deadline và đưa ra kế hoạch chi tiết những bước bạn sẽ làm. “Hãy trung thực và thẳng thắn, trình bày với sếp rằng bạn sẽ làm những gì để nhanh chóng hoàn thành deadline”.

Bạn muốn góp ý cho cấp dưới có cách ăn mặc thiếu chuyên nghiệp

Nhân viên là đại diện hình ảnh cho công ty và trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay, các công ty đểu rất cẩn trọng với hình ảnh công ty cũng như nhân viên. Một nhân viên ăn mặc luộm thuộm, không chuyên nghiệp sẽ phần nào ảnh hưởng tới cái nhìn của khách hàng, đối tác về công ty. Nếu một nhân viên ăn mặc thiếu chuyên nghiệp, hãy gặp riêng anh/ cô ấy và góp ý một cách chân thành. Bạn nên nói rõ ràng về những điểm chưa được trong trang phục của anh/ cô ấy và gợi ý cách thay đổi.

Nếu vấn đề này vẫn tiếp diễn, hãy viết mail nhắc nhở gửi tới cả nhóm của bạn. Dù đây chỉ là lời góp ý không hướng tới một người cụ thể nào nhưng chắc chắn người mắc lỗi sẽ tự động hiểu và thay đổi.

Trên đây là những điều bạn cần lưu ý và hãy ứng xử thật khôn ngoan nếu như bạn gặp phải. Chúc bạn cư xử khéo léo trong công việc và thành công mĩ mãn. Nghệ thuật từ chối trong công việcCách trả lời thư mời nhận việc khôn ngoan nhấtNghệ thuật ứng xử với cấp trênCách từ chối khi bị xin số điện thoại khôn khéoNghệ thuật trả lời phỏng vấn khi xin việc

(ST)