Cách Viết Job Description Tuyển Dụng Mảng IT - IT Jobs In Vietnam

Bài này mình hướng tới các bạn chưa có kinh nghiệm viết Job Description (JD), và tuyển dụng trong mảng IT thôi.

Viết JD tuyển dụng cũng giống việc bạn viết quảng cáo. Tuỳ vào đối tượng người đọc, nơi đăng tuyển, etc mà có những cách biết, trình bày bố cuc, nội dung dài ngắn khác nhau, thậm chí cả “giật tít câu view” nếu cần.

Quy trình: Quy trình làm cái JD khác nhau theo từng công ty. Mình đại khái 1 quy trình thường thấy:

• Công ty A làm outsourcing, quy mô 60 mạng, nhận project mới, PM cần thêm 3 PHP developer cả junior lẫn senior.
• PM check với Team Leader: không đủ người
• PM request CEO, Cc HR và Team Leader, yêu cầu tuyển thêm. CEO duyệt
• Team Leader check với PM lần nữa để nắm thông tin về dự án, cân bằng resource, nắm được sẽ cần tuyển thêm 3 người như thế nào
• Team Leader ngồi viết JD bản thô gửi cho HR, bao gồm: Dev mới vô sẽ làm gì, cần kỹ năng gì cho vị trí đó
• HR làm viêc lại với Team Leader để hiểu sơ sơ về công viêc và yêu cầu, cái nào Must have, cái nào nice to have, etc. Xong chỉnh sửa lại cho đẹp. Xong gửi cho CEO duyệt, Cc PM và Team leader
• CEO duyệt, HR đi tuyển

(Còn thực tế thì CEO email kêu HR tuyển cho anh 3 PHP Dev, HR lên Vietnamworks, tìm cái JD nào đó xong sửa lại thành tên cty mình, xogn đi tuyển. That’s it)

Ngôn ngữ:

• Tuỳ vào tính chất công việc, đối tượng hướng tới và nơi mình đăng tuyển mà lựa chọn ngôn ngữ cho phù hợp.
• Thường thì JD nên viết ngôn ngữ nào ra ngôn ngữ đó, đừng nửa nọ nữa kia. Tuy nhiên, những từ chuyên ngành hay những từ thông dụng thì cứ để nguyên tiếng Anh cũng không sao.
• Mình không tuyển mảng tiếng Nhật nhiều nên không có ý kiến.

Viết tắt:

• Những từ ngữ thông dụng có thể viết tắt giúp title/JD ngắn gọn hơn.
• Những từ chuyên ngành được viết tắt cũng giúp “lọc” ứng viên, vì chỉ người trong ngành (hoặc ứng viên phù hợp) mới hiểu được
• Nhưng nếu lạm dụng viết tắt nhiều quá, hoặc viết tắt theo lối không thông dụng (chỉ công ty mình xài, các công ty khác không xài), thì có thể làm người đọc không hiểu, dẫn đế JD kém hiệu quả. Vì JD không chỉ dành cho ứng viên đọc, mà có thể người khác sẽ đọc, và họ “share” lại cho người quen của họ.
• Cần chú ý viết cho đúng 1 số từ chuyên ngành, iOS thay vì IOS, NodeJS thay vì NoteJS. Cũng không quan trọng lắm, nhưng nhìn hơi khó chịu.

Chú ý: JavaScript không có họ hàng gì với Java đâu nha

#1. Job title (tiêu đề) Job title là tên vị trí mình đang tuyển dụng. Cần ngắn gọn, thể hiện rõ vị trí cần tuyển. Có thể thêm một vài thông tin vào title để thu hút và giúp ứng viên viên xác định nhanh về thông tin job như salary, location, etc

Ví dụ: – NodeJS Back-End Developer – Junior PHP Developer (Sài Gòn) – Mobile Team Leader ($1500 – $2000) – Software Technical Architect ($2000, Hanoi) – Web Project Manager (French) – Kỹ sư cầu nối BrSE (N1)

Một số job title thường thấy, nhưng thực sự không “thu hút” lắm: – Urgent hiring 03 Java developer <— Theo kinh nghiệm cá nhân, thì “urgent” hay “tuyển gấp” trong đại đa số các trường hợp đều không mang ý nghĩa hay lợi ích cụ thể gì cả. Và hầu hết các ứng viên cũng không quan tâm lắm đến chuyện này. – Tuyển gấp Quản lý dự án, đã ngộ tốt <— Tốt là tốt thế nào – Tuyển lập trình viên <— Có rất nhiều thể loại “lập trình viên”, ghi như thế này thì chung chung quá – TUYỂN DỤNG IOS DEVELOPERS (JUNIOR/SENIOR) <— Không nên viết hoa toàn bộ title (nếu không cần thiết) – [225] Senior Java Developer <== JobSeekers.vn bên mình hay sử dụng title thế này, 225 là ID giúp xác định job trên hệ thống nội bộ. Do headhunters thường tuyển nhiều job (và job giống nhau) nên có thể cần làm cách này. Nếu bạn tuyển nội bộ, không có quá nhiều job, thì không nên ghi, vì nhìn vào rất rối mắt

#2. Địa chỉ nơi làm việc / Job location (không phải company location)

• Cần phân biệt giữa job location (tức địa chỉ nơi ứng viên sẽ làm việc) và company address (địa chỉ công ty). Công ty ở quận 1, Sài Gòn, nhưng có thể có văn phòng ở quận 2 hoặc ở Hà Nội.
• Đã có nhiều trường hợp việc tuyển dụng không thành vì lý do “nhà xa”, đến từ cả ứng viên lẫn công ty.

#3. Tên công ty / Employer name Cái này thuộc về “employer branding”, tức thương hiệu nhà tuyển dụng.

Ví dụ: – Nên dùng JobSeeker.vn, thay vì Công ty TNHH MTV Người Tìm Việc – Người ta biết tới Vietnamworks (thương hiệu lớn), chứ không nhiều người biết tới Navigos, tức công ty sở hữu VNW – Lazada ai cũng biết, chẳng mấy ai quan tâm đến Công ty TNHH Recess

Sử dụng “thương hiệu”, thay vì “tên pháp lý” của công ty, giúp ứng viên nhân diên công ty bạn nhanh hơn, và cũng ngắn gọn hơn khi đăng tuyển. Còn nếu là công ty mới thành lập, chưa ai biết đến hoặc cần giấu tên employer (trường hợp các headhunter đăng tuyển), thì có thể ghi là:

– Gameloft (Pháp, làm game) – Công ty Nhật (web & mobile outsourcing)

#4. Employer information

• Nên chịu khó viết profile công ty, cung cấp những thông tin có lợi cho việc tuyển dụng (tức thông tin có ích cho ứng viên). Nên cho ứng viên biết là công ty làm về gì, outsource hay product, của nước nào, quy mô bao nhiêu và đã thành lập được bao lâu, văn phòng nơi nào, link tới website và facebook (nếu có)
• Còn nếu lười thì copy nguyên cái About US trên web rồi paste vào cũng được, nhưng mà ngắn thôi, dài quá không ai đọc

#5. Mức lương / Phúc lợi

Tuỳ vào chính sách của từng công ty mà có được phép công khai mức lương khi đăng tuyển hay không. – Up to $1500 (nghĩa là 1500$ là hết cỡ) – $1200 – $1600 (nghĩa là thoả thuận trong khoảng đó) – More than $500 (nghĩ là tối thiểu cho vị trí này là 500$ trở lên) – Negotiable (nghĩa là thoả thuận khi phỏng vấn)

• Rank lương này thường chỉ mang tính chất tương đối, giúp ứng viên xác định nhanh xem có phù hợp với thu nhập mong muốn của mình hay không
• Hầu hết các trường hợp ứng viên đều có thể thoả thuận mức lương mong muốn (cao hoặc thấp hơn) rank lương đăng tuyển, bao gồm cả thoả thuận lương NET hoặc GROSS
• Tuy nhiên, đối với 1 vài công ty thì rank lương đã đăng tuyển là “tuyệt đối”, ứng viên expect cao hơn 50$ họ cũng không chấp nhận. May mắn là những công ty như vậy không nhiều.
• Không nên đánh lừa ứng viên, ví nhu đăng tuyển vị trí Freelance Java Developer, thu nhập lên tới 50 triệu/tháng, bao gồm (khi phỏng vấn thì mới biết) lương cứng 5 triệu/tháng, bonus/hoa hồng nếu công ty ăn nên làm ra hoặc bán được sản phẩm là 45 triệu/tháng

Phúc lợi, thu hút – Nên ghi cụ thể, rõ ràng để thu hút ứng viên – 1 năm nghỉ lễ 12 ngày thì không cần ghi vì là mặc định rồi – 1 năm nghỉ lễ 15 ngày thì nên ghi, vì hơn mặc định tới 3 ngày – Với một số công ty IT, thì công ty có nhiều nhân viên nữ cũng là 1 lợi thế để thu hút developer ứng tuyển – Tương tự với những phúc lợi khác

#6. Job details

• Cung cấp thông tin về công việc, giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công việc mà họ sắp ứng tuyển, họ sẽ làm gì khi được tuyển
• Nên gạch đầu dòng cho ngắn gọn và dễ đọc, giúp ứng viên nắm bắt thông tin nhan hơn, thay vì viết một đoạn dài mà chưa chắc người ta đọc hết.
• Thông tin nên bao quát và cụ thể thành từng mảng (phần) nhiệm vụ (duty), nhưng đừng đi quá sâu vào chi tiết công việc (details).
• Nếu phần việc nào quan trọng và cần nhấn mạnh, có thể ghi chi tiết hơn các phần khác.

#7. Job Requirements

• Như job details, job requirements cũng nên viết ngắn gọn, gạch đầu dòng vào từng yêu cầu cụ thể
• Ứng viên thường có nhận xét “yêu cầu cao mà lương thì bèo” khi đọc JD, vì họ thường không hiểu hết được cái nào là “nice to have” khi xem requirements. Nên hãy dùng những từ ngữ bình dân và dễ hiểu khi diễn đạt yêu cầu.
• Cần phải nắm rõ, yêu cầu nào là “Must Have” (tức phải đáp ứng được thì mới đủ điều kiện ứng tuyển) và yêu cầu nào là “Nice to Have” (tức có thì tốt, không có thì chả sao, có thể training khi vào làm)
• Nếu được, hãy chia yêu cầu thành những phần riêng biệt như Must have, Nice to have, Soft skills & Attitude để ứng viên dễ phân biệt
• Cá nhân mình thấy cái Soft skills & Attitude thì công ty rất chú trọng, đòi hỏi rất nhiều (và thực tế nó có ảnh hưởng tới công việc) nhưng đa phần ứng viên chả quan tâm, vì những thứ đó không cân đong đo đếm được, phỏng vấn cũng chưa chắc biết được.
• Và cái “yêu cầu” phải hợp lý với vị trí cần tuyển. Ví dụ tuyển developer ở level junior hay fresher, thì đừng đòi hỏi phải có leadership hay khả năng coaching. Tuyển PHP Developer có 2 năm kinh nghiệm thì đừng cái gì cũng Excellent at …, Very good at …, Expert at …. skill gì đó
• Nếu công ty có những yêu cầu “đặc biệt” nào khác, thì nên ghi rõ trong JD, như cách thức gửi CV, ngôn ngữ CV, link tới portfolio hay gitHub, tiêu đề email khi apply viết theo nguyên tắc nào, phải điền form nào khi apply. Thực tế thì những yêu cầu này giúp ích nhiều cho HR trong việc nhận hồ sơ, vì không phải mất thời gian sắp xếp hay liên hệ lại với ứng viên để lấy những thông tin căn bản. Tuy nhiên, nhiều ứng viên thấy rằng rườm rà quá, và lười gửi CV (họ có lý trong nhiều trường hợp, ngày nay là “đi tìm việc”, chứ không còn là “đi xin việc” nữa, nên các HR chịu khó năng động, đừng lười)

#8. Thông tin liên hệ

• Một trong những lỗi căn bản mà recruiter hay mắc phải, là đăng tuyển là không có thông tin liên lạc (phone, email)
• Nếu là đăng tuyển lên job portal như Vietnamworks, ITviec hay JobSeekers.vn, thì không cần để thông tin liên lạc, vì nhấn nút “Apply” là hệ thống sẽ chuyển CV sang cho employers.
• Nhưng nếu đăng tuyển trên forums hay mạng xã hội, thì cần có thông tin để ứng viên liên lạc (mặc dù ứng viên có thể liên lạc qua inbox diễn đàn, nhưng nếu họ không có account trên diễn đàn thì sao)
• Public thông tin liên lạc lên internet, đồng nghĩa với việc bạn ký vào thoả thuận “tui đồng ý nhận tin nhắn rác và thư quản cáo các khoá học” (Ví dụ như bên AROMA Tiếng Anh cho Người đi làm cái méo gì đó, mình có đăng ký bao giờ đâu, mà cứ gửi email spam hoài, nhấn Unsubscribe mấy chục lần mà vẫn cứ gửi như thường. Marketing lừa đảo quá)

Anh chị HR nào có ý kiến bổ sung, vui lòng gửi email về: khuyen.le-minh@jobseeker.vn Rất cảm ơn! khuyen