Cách Xây Dựng định Mức Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp - WEONE

Nhắc đến tài chính trong công ty cùng hàng tá giấy tờ, báo cáo định kỳ theo tuần, tháng, năm, chắc hẳn ta không thể bỏ qua yếu tố định mức chi phí quản lý doanh nghiệp. Đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển hoạt động nói chung của công ty cũng như tiến trình kinh doanh, nhưng thực tế chi phí quản lý gồm những gì? Cần định mức ra sao để đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất? Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn đọc giải đáp những câu hỏi này.

Giải đáp câu hỏi: “Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?”

Trong bất kỳ doanh nghiệp hay công ty nào, hoạt động chi trả cho các bộ phận quản lý sản xuất, điều phối nhân sự, quản lý hành chính hay vận hành quy trình sản xuất kinh doanh nói chung là việc bắt buộc để duy trì bộ máy nhân sự, đảm bảo con đường phát triển của tập thể đang đi đúng hướng và xây dựng hình ảnh vững chắc, giúp doanh nghiệp đủ sức trụ vững trước nhiều biến động trên thị trường kinh tế.

Lúc này, định mức chi phí quản lý doanh nghiệp xuất hiện như một giải pháp hoàn hảo giải quyết trọn vẹn vấn đề quy định các mức chi phí cần có và bắt buộc phải có khi quản lý DN. Có thể hiểu, đây chính là những quy tắc mà mỗi công ty tự mình đặt ra và tự mình xây dựng dựa theo quy mô, cấu trúc, loại hình hoạt động của mình cũng như thay đổi theo từng năm, linh hoạt phù hợp với thị trường mua bán và nhu cầu nhân lực.

Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?

Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố thiết yếu cần xây dựng cụ thể để đảm bảo tiến trình hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và trọn vẹn. Tất nhiên, để tạo dựng được một bản định mức hợp lý, tối ưu và hiệu quả, bộ phận kế toán và tài chính cần nắm rõ, phải có những gì trong chi phí quản lý DN.

Về cơ bản, những quy định về chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những ý sau:

• Chi phí dành cho vật liệu sản xuất: Nguồn chi này mặc định dành cho những đồ dùng, công cụ, vật liệu cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, phục vụ hoạt động làm việc, kinh doanh của nhân viên công ty hoặc chi trả cho việc sửa chữa đồ hỏng hóc
• Chi phí dành cho đồ dùng trong văn phòng: Các vật dụng thuộc văn phòng phẩm sẽ được quy định chi trả trong định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
• Chi phí dành cho hệ thống nhân viên quản lý: Toàn bộ chi phí cho bộ máy nhân sự sẽ được quy định tại phần này, từ lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay tiền phí cho công đoàn, quỹ công ty… của nhân viên và cấp bậc quản lý

• Chi phí dự phòng: Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp bắt buộc phải có phần dự phòng, thường được dùng để thanh toán những khoản nợ dự tính hoặc nguồn chi dôi ra khi thuê các dịch vụ bên ngoài, nhằm đẩy nhanh công việc theo đúng tiến độ đã cam kết
• Chi phí dành cho dịch vụ mua ngoài: Với những dự án và công việc kinh doanh cần áp dụng và sử dụng những sáng chế hoặc nghiên cứu kỹ thuật có tính bảo mật bên ngoài, nguồn phí này trong chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được dùng để mua những ý tưởng sáng chế, nghiên cứu đó
• Chi phí khấu hao tài sản có tính cố định: Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng quy định rõ những khoản phí phải trả theo thời gian cố định và mang tính bền vững cao như tiền thuê văn phòng làm việc, kho hàng…
• Thuế và lệ phí: Nguồn tiền dùng để chi trả theo những điều kiện bắt buộc của Nhà nước nhằm duy trì trạng thái hoạt động của doanh nghiệp như các loại thuế (thuế tài nguyên, thuế đất, thuế tiêu thụ…) cũng cần được đề cập trong bản định mức chi phí
• Chi phí khác: Nhằm phục vụ những sự kiện, hoạt động tiếp khách hay tổ chức hội nghị, một nguồn chi phí khác cũng được xây dựng và quản lý đầy đủ

Tầm quan trọng của xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp

Có thể khẳng định, với sự rõ ràng, đủ từng mục của các quy định trong định mức chi phí quản lý doanh nghiệp, những người lãnh đạo sẽ dễ dàng hóa quy trình kiểm soát vận hành kinh doanh công ty và đảm bảo nguồn thu, nguồn chi đi theo đúng định hướng, mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra ban đầu.

Cụ thể hơn, xác định định mức chi phí quản lý doanh nghiệp một cách thông minh, đúng đắn và hợp lý chính là yếu tố vàng, mang lại cho công ty những ưu thế trọng điểm trong khi hoạt động:

• Giúp người đứng đầu nhanh chóng kiểm tra và đánh giá hiệu quả vận hành của doanh nghiệp một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra những ý kiến và giải pháp giải quyết vấn đề kịp thời
• Là cơ sở giúp doanh nghiệp tính toán các chi phí hằng tháng, hằng quý cần chi trả (cho nhân công, cho nguyên vật liệu…), từ đó có sự thu xếp, định lượng hợp lý, vừa làm hài lòng nhân sự, vừa đảm bảo nguồn vốn, nguồn thu vào – bán ra các sản phẩm của công ty
• Điều hướng nhân viên sử dụng, tận dụng tài nguyên sẵn có một cách hợp lý, không phung phí hoặc tiêu quá hạn mức chi phí mà công ty đã đưa ra

Tất nhiên, nguồn chi phí quản lý doanh nghiệp cũng chỉ là một bản kế hoạch. Trong quá trình hoạt động và vận hành kinh doanh, đôi lúc sẽ có sự biến chuyển, tăng hoặc giảm trong nguồn thu – chi. 

Điều này cũng tác động và ảnh hưởng ít nhiều đến bản định mức ban đầu, buộc bộ phận kế toán phải thay đổi và tính toán lại sao cho các mức tiền, khoản chi không bị dôi ra quá nhiều, đồng thời kiểm soát chặt chẽ những trường hợp này để tránh tình trạng tham nhũng, biển thủ công quỹ, lợi dụng quỹ công ty để làm việc cá nhân.

Nói chung, định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là cuốn cẩm nang kinh tế bắt buộc phải tạo lập và xây dựng trong hành trình vận hành, đưa công ty từng bước phát triển đi lên. Tất nhiên, không có gì luôn diễn ra theo kế hoạch và mong đợi. Vì vậy, bản định mức cũng cần được chỉnh sửa linh hoạt, sao cho hợp lý và hiệu quả nhất với những biến động về thời cuộc và dự phòng các tình huống phát sinh.