Cách Xây Dựng Nội Quy Văn Phòng Khoa Học Và Hiệu Quả

Có thể bạn quan tâm

Nội quy văn phòng làm việc giúp thể hiện sự chuyên nghiệp, tính kỷ luật của các công ty, tổ chức và doanh nghiệp. Để đáp ứng phần lớn nhu các doanh nghiệp hiện nay, trong bài viết này Intracom Riverside sẽ chia sẻ cách xây dựng nội quy văn phòng khoa học và hiệu quả nhất!

Mục lục

Vì sao phải xây dựng nội quy văn phòng?
Cách xây dựng nội quy khoa học và hiệu quả

Vì sao phải xây dựng nội quy văn phòng?

Nội quy văn phòng có thể hiểu là những quy định chung, được ban hành dưới dạng văn bản để thống nhất hành vi ứng xử tại văn phòng làm việc. Xây dựng nội quy là công việc quan trọng để giúp nâng cao hiệu suất làm việc, thể hiện sự chuyên nghiệp và văn hóa nội bộ trong doanh nghiệp.

nội quy văn phòng

Nếu một doanh nghiệp không xây dựng nội quy cụ thể thì doanh nghiệp đó sẽ không tạo nên được văn hóa làm việc nơi công sở. Mọi người ai làm việc mình, tự do đi muộn về sớm, nghỉ làm không lý do… Những điều này sẽ không thể tạo nên tính chuyên nghiệp cho một doanh nghiệp hay tổ chức. Chưa kể đến việc, thiếu đi nội quy sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng công việc. Bởi các nhân viên sẽ dành thời gian làm việc cá nhân, những công việc riêng lẻ không mang tính chất tập thể.

Xây dựng được nội quy hoàn chỉnh thì doanh nghiệp sẽ thống nhất được hành vi và cách ứng xử, tránh tối đa những xung đột về cả văn hóa và lợi ích công ty. Mỗi một hành vi của nhân viên văn phòng đều thể hiện nét văn hóa chung của doanh nghiệp. Do vậy, các nhân viên chấp hành nội quy nghiêm chỉnh, tự giác vô hình chung sẽ tạo thiện cảm với khách hàng và các quý đối tác.

Cách xây dựng nội quy khoa học và hiệu quả

Để xây dựng được nội quy rõ ràng, cụ thể và khoa học cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng về đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, số lượng nhân viên và tham khảo những cách xây dựng nội quy của các công ty, doanh nghiệp đã đạt được thành công trong việc này. Ngoài ra, xây dựng nội quy văn phòng là việc làm, là chức năng của văn phòng nhưng cũng nên đưa ra bàn bạc tạo được sự đồng thuận chung, vừa phải khích lệ nhân viên hài lòng và chấp hành thực hiện. Sau đây là 3 bước để xây dựng được nội quy văn phòng.

Văn Phòng Đóng Là gì? Văn Phòng Kín Phù Hợp Với Công Ty Nào?Xem thêm

Bước thứ nhất, xây dựng các điều khoản về nghĩa vụ của nhân viên. Đó là các điều khoản như: Tác phong làm việc nơi công sở, quy định thời gian làm việc, các quy tắc về an toàn lao động, văn hóa ứng xử tại nơi làm việc, trách nhiệm quản lý tài sản…

Cụ thể, về thời gian làm việc 8 tiếng/ ngày, làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, bắt đầu từ 8h sáng, kết thúc lúc 5h30p chiều, nghỉ trưa 1 tiếng …. Nếu nhân viên không có mặt trong giờ làm việc phải được sự cho phép của cấp trên hoặc người quản lý. Về quy tắc an toàn lao động như: tuân thủ các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy, không hút thuốc, không rượu bia, không sử dụng chất cấm, không tổ chức bài bạc trong văn phòng…

Về trách nhiệm quản lý tài sản: các quy định về mượn, trả và bàn giao tài sản; luôn có ý thức giữ gìn tài sản chung, văn hóa tiết kiệm điện, nước nơi làm việc; thực hiện tắt điện, nước khi không có nhu cầu sử dụng …. Về tác phong và văn hóa ứng xử tại nơi làm việc: không làm việc cá nhân trong giờ làm, tuân thủ yêu cầu về các ngày quy định mặc đồng phục, thái độ trung thực, tác phong nhanh nhẹn và có tinh thần trách nhiệm làm việc cao…

Bước thứ hai, xây dựng điều khoản về khen thưởng. Trong nội quy văn phòng phải có các quy định về khen thưởng cá nhân, nhóm hay tập thể làm tốt những yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Các quy định về khen thưởng theo quy định lao động cụ thể là: mức lương, phụ cấp, khen thưởng chuyên cần, thâm niên, phúc lợi… Khen thưởng các dịp lễ, tết như: Tết nguyên đán, tết dương lịch, ngày quốc tế phụ nữ, ngày quốc tế thiếu nhi, kỉ niệm ngày thành lập công ty, ngày quốc tế lao động, dịp sinh nhật…

Đồng thời ban hành các quy chế về thăng tiến trong công việc rõ ràng khi nhân viên đạt đủ hiệu quả và thời gian thâm niên gắn bó với công ty. Cần tổ chức các khóa đào tạo, các kỳ thi xếp hạng tăng lương cần được tổ chức theo định kỳ cho tất cả các nhân viên.

5 thách thức thường gặp nhất với doanh nghiệp khởi nghiệpXem thêm

Bước thứ ba là xây dựng điều khoản về xử phạt. Việc xử phạt cũng cần có trong nội quy văn phòng làm việc để giúp mỗi người luôn đặt cao tính tập thể và tinh thần trách nhiệm chung. Ngoài ra việc xử phạt sẽ kịp thời chấn chỉnh các hành vi không tuân thủ nội quy và hạn chế tối đa sai phạm lặp lại từ cá nhân người mắc lỗi và tất cả các cán bộ, nhân viên khác.

Các điều khoản về xử phạt bao gồm: Nhắc nhở, khiển trách đối với hành vi vi phạm lần đầu. Lập biên bản công khai hoặc khiển trách công khai đối với những người nhiều lần vi phạm. Các hành vi nặng hơn có thể áp dựng cắt thưởng, trừ lương. Thậm chí là kỷ luật hoặc buộc chấp dứt công việc.

Nội quy văn phòng làm việc là một cách tổ chức và quản lý nhân viên hiệu quả. Thực hiện nội quy sẽ tạo được tính kỷ luật trong nội bộ tổ chức. Đồng thời giúp xây dựng thương hiệu, văn hóa công ty. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp những thông tin hữu ích cho các bạn!

5/5 - (1 bình chọn)Share: