Cách Xử Lý Chi Phí Không Có Hóa đơn đầu Vào

Hướng dẫn cách xử lý chi phí không có hóa đơn như: Chi phí mua hàng của người dân, chi phí vận chuyển, chi phí nhân công thuê ngoài, chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn đầu vào... Hồ sơ để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Thực tế rất nhiều DN phải đi mua hàng của người dân, thuê Tài sản, dịch vụ của cá nhân ... Nhưng để đưa khoản chi phí đó vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì không phải DN nào cũng biết. Bài viết này Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn xử lý chi phí không có hóa đơn chứng từ đầu vào.

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định: Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

"2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế."

------------------------------------------------------------------------------------------

NHƯ VẬY: Để đưa chi phí mua hàng không có hóa đơn vào chi phí hợp lý cần:

1. Nếu DN mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra (Những mặt hàng được liệt kê bên trên) không phân biệt trên hay dưới 100tr/năm thì cần:

- Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ...

- Chứng từ thanh toán (Tiền mặt cũng được, vì không có hóa đơn)

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ

- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN

Ví dụ: DN bạn đi mua hàng Nông sản của người dân trực tiếp sản xuất ra (Không phần biệt trên hay dưới 100tr/năm) thì cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TDN, biên bản bàn giao hàng hóa.

Tải về: Mẫu Bảng kê mua hàng không có hóa đơn 01/TNDN

(Lập khi thanh toán nhé, đi kèm với chứng từ thanh toán)

Mua hàng của cá nhân có phải chuyển khoản: - Theo Công văn số 37303/CT-TTHT ngày 4/6/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội: "Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty CP truyền thông VMG phát sinh hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra thì Công ty lập Bảng kê (theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) kèm theo chứng từ thanh toán để hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên. Trong quá trình thực hiện nếu còn vướng mắc, đề nghị đơn vị liên hệ với Phòng Kiểm tra thuế số 1 để được hướng dẫn cụ thể. Cục thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty CP truyền thông VMG được biết và thực hiện./."

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Nếu mua hàng, dịch vụ của của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên):

a. Nếu có mức doanh thu dưới100 triệu đồng/năm thì cần:

- Hợp đồng mua bán

- Chứng từ thanh toán (Tiền mặt cũng được, vì không có hóa đơn)

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ

- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN

=> Trường hợp này < 100tr/năm nên không phải nộp thuế -> Nên cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ.

b. Nếu có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì cần:

- Hợp đồng mua bán

- Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ

- Hóa đơn bán hàng (Mua của Chi cục Thuế)

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu hóa đơn từ 20tr trở lên)

Yêu cầu: Cá nhân, hộ kinh doanh lên Cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng viết cho DN => (Cụ thể Cá nhân, hộ kinh doanh sẽ phải nộp thuế môn bài, GTGT, TNCN sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng).

Về hóa đơn đối với hộ - Cá nhân kinh doanh như sau: Theo khoản 2 điều 6 thông tư 78/2021/TT-BTC "2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

a) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử; b) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh; c) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh."

Ví dụ: - DN bạn thuê hộ, cá nhân gia công hàng hóa - Hoặc thuê 1 đội xây dựng - Hoặc thuê cá nhân, đội lắp đặt điều hòa ... (Nếu là hộ, cá nhân kinh doanh)

- Nếu doanh thu là < 100tr/năm thì cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN, biên bản nghiệm thu (bàn giao hàng hóa ...)

- Nếu doanh thu là từ 100tr trở lên thì cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, Hóa đơn bán hàng (Cá nhân (đội xây dựng) lên Cơ quan thuế để mua), biên bản nghiệm thu (bàn giao hàng hóa ...)

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Chi tiết các bạn xem thêm 1 số Công văn dưới đây nhé: Theo Công văn 2355/TCT-DNNCN ngày 10/6/2019 của Tổng cục thuế - Trường hợp Công ty TNHH Manabox Việt Nam - TP Hà Nội (Công ty) ký hợp đồng lao động với cá nhân thì Công ty thực hiện các quy định về khấu trừ Thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và thực hiện quyết toán Thuế TNCN theo ủy quyền của cá nhân theo quy định, không phân biệt cá nhân là chủ hộ kinh doanh hay không phải là chủ hộ kinh doanh. - Trường hợp Công ty ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân đáp ứng tác điều kiện là thương nhân như: có đăng ký kinh doanh cùng ngành nghề hoặc có đăng ký thuế theo hình thức hộ kinh doanh cùng ngành nghề với hợp đồng dịch vụ, thì Công ty không khấu trừ thuế TNCN mà cá nhân (hộ kinh doanh) phải cấp hóa đơn (nếu thuộc diện được sử dụng hóa đơn) hoặc lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu số 01/TNDN (nếu không thuộc diện được sử dụng hóa đơn). - Trường hợp Công ty ký hợp đồng với cá nhân khác với trường hợp nêu trên thì Công ty thực hiện khấu trừ theo quy định về tiền lương, tiền công theo thuế suất 10% trước khi trả cho cá nhân. Đề nghị Công ty căn cứ hợp đồng thực tế ký với cá nhân và liên hệ với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn đúng theo quy định nêu trên.

----------------------------------------------------------------------------------------

1. Chi phí thuê nhân công ngoài lắp đặt, sửa chữa: Công văn số 56620/CT-TTHT ngày 21/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội: Xử lý chi phí thuê nhân công không có hóa đơn: - Trường hợp cá nhân đội trưởng đại diện cho một nhóm cá nhân lao động (theo ủy quyền) ký hợp đồng thi công lắp đặt hệ thống thoát nước với Công ty, nhận thu nhập từ Công ty mang tính chất tiền lương, tiền công thì Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN là 10% trước khi chi trả cho các cá nhân. Cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ trong trường hợp này. - Trường hợp cá nhân đội trưởng là cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, lắp đặt phù hợp với quy định của pháp luật, kê khai theo phương pháp khoán, không sử dụng hóa đơn, ký hợp đồng cung cấp dịch vụ xây dựng, lắp đặt với Công ty, nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ thì cơ quan thuế bán hóa đơn lẻ cho cá nhân kinh doanh theo từng lần phát sinh và không thu tiền. -> Tỷ lệ % thuế GTGT, TNCN, đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu là 5% và 2% theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 2 Thông tư số 92/2015/TT-BTC. Theo Công văn 2547/TCT-TNCN của Tổng cục thuế ngày 12/06/2017:

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Công ty TNHH MTV cấp nước và Môi trường đô thị Đồng Tháp (Công ty) ký hợp đồng với cá nhân không có đăng ký kinh doanh để thi công lắp đặt đường ống, duy tu, sửa chữa các công trình cấp thoát nước, chăm sóc cây xanh, xây dựng cầu đường ... thì thu nhập mà cá nhân nhận được thuộc diện chịu thuế theo quy định về tiền lương, tiền công. Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân, không phân biệt cá nhân là đại diện cho nhóm cá nhân. Cục Thuế không cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân đối với trường hợp này.

------------------------------------------------------------------------------------

2. Chi phí thuê lao động ngoài lắp đặt kèm vật tư để thực hiện dịch vụ thì: Trường hợp Công ty ký Hợp đồng dịch vụ giao khoán lắp đặt kèm vật tư với hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì Công ty của Độc giả đề nghị cá nhân liên hệ với Chi cục Thuế nơi cư trú để xem xét hướng dẫn lập hóa đơn lẻ giao cho Công ty và kê khai nộp thuế theo quy định. Nếu hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thuộc trường hợp không được bán hóa đơn thì để hạch toán chi phí tính thuế TNDN, Công ty thực hiện lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Trường hợp Công ty của Độc giả ký hợp đồng với các cá nhân không kinh doanh để thi công lắp đặt thì với mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên, Công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN với thuế suất 10% trên thu nhập trước khi trả tiền thù lao cho cá nhân trả. Cục Thuế không cấp hóa đơn lẻ cho trường hợp này.

http://www.mof.gov.vn

------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Chi phí thuê nhân công ngoài xây dựng:

Theo Công văn 10132/CT-TTHT của Cục thuế TP. Hồ chí Minh ngày 16/10/2017: Căn cứ công văn số 2547/TCT-TNCN ngày 12/6/2017 của Tổng cục Thuế về chính sách thuế TNCN đối với hợp đồng nhân công thuê ngoài; - Trường hợp của Công ty theo trình bày, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nhận thầu thi công các hạng mục công trình cho khách hàng. Một số phần công việc thi công Công ty giao khoán cho cá nhân không đăng ký kinh doanh thực hiện theo hợp đồng ký kết giao khoán nhân công (không bao thầu nguyên vật liệu và Công ty chịu thuế TNCN) thì khoản chi phí này (bao gồm số thuế TNCN Công ty nộp thay cá nhân là 10% trên giá trị hợp đồng) Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC).

------------------------------------------------------------------------------------------------

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo thêm 1 số cách sau:

VD: Trường hợp thuê xe ôm, vận chuyển ... có giá trị. Các bạn có thể chuyển sang sang chi phí tiền lương, bằng cách: Ký hợp đồng thử việc, khoán việc...

- Nếu trả < 2.000.000/lần ký hợp đồng hoặc tháng thì cần: Hợp đồng lao động khoán việc, CCCD phô tô, chứng từ thanh toán (phiếu chi lương có chữ ký), bảng thanh toán tiền lương...

- Nếu trả từ 2.000.000/ lần hoặc tháng trở lên thì cần: Hợp đồng lao động khoán việc, CCCD phô tô, chứng từ thanh toán (phiếu chi lương có chữ ký), bảng thanh toán tiền lương, và phải khấu trừ 10% thuế TNCN

+ Nếu không muốn khấu trừ 10% thì đăng ký MST cá nhân và làm Cam kết 08.

Chi tiết: Hướng dẫn tính thuế TNCN thử việc, khoán việc

------------------------------------------------------------------------------------------------------

CHÚ Ý: Riêng Khoản Chi phí thuê nhà của cá nhân và thuê xe ô tô của cá nhân:

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định: Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

"2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

- Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

- Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

- Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì DN được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân."

Trường hợp Công ty thuê tài sản (xe ô tô) của ông Y là cá nhân không kinh doanh với số tiền trên 100 triệu đồng/ năm mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và Công ty nộp thuế thay cho cá nhân thì được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân. -> Công ty liên hệ với Chi cục Thuế nơi cá nhân có tài sản cho thuê để kê khai, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản theo quy định. - Công ty căn cứ vào hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC nêu trên. (Theo Công văn 15335/CT-TTHT ngày 05/04/2019 của Cục thuế TP Hà Nội)

Như vậy: Nếu DN đi thuê tài sản của cá nhân (Thuê nhà, thuê xe ô tô) thì cần:

- Hợp đồng thuê tài sản

- Chứng từ trả tiền thuê tài sản (Chứng từ thanh toán)

- Tờ khai và chứng từ nộp tiền thuế thay (Nếu trường hợp trên hợp động ghi DN sẽ nộp thay chủ nhả)

Cách tính thuế cho thuê nhà:

Theo điều 4 Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định:

"a) Cá nhân cho thuê tài sản là cá nhân có phát sinh doanh thu từ cho thuê tài sản bao gồm: cho thuê nhà, mặt bằng, cửa hàng, nhà xưởng, kho bãi không bao gồm dịch vụ lưu trú; cho thuê phương tiện vận tải, máy móc thiết bị không kèm theo người điều khiển; cho thuê tài sản khác không kèm theo dịch vụ."

- Nếu tổng tiền thuê nhà < 100tr/năm: Thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN

- Nếu tổng tiền thuê nhà từ 100tr/năm trở lên: Sẽ phải nộp thuế môn bài, GTGT, TNCN (Và cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán hàng trong trường hợp này nữa. DN chỉ cần chuẩn bị các hồ sơ như trên là được đưa vào chi phí).

Xem thêm:: Cách xác định thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công!

Các bạn muốn học thực hành kế toán thực tế, thực hành kê khai thuế, quyết toán thuế, hoàn thiện sổ sách, lập Báo cáo tài chính thực tế có thể tham gia: Lớp học kế toán thực hành

----------------------------------------------------------------