Cải Tiến Quy Trình Với Mô Hình PDCA Trong Hệ Thống Quản Lý Chất ...

Mô hình PDCA hay Chu trình PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming. Mô hình PDCA được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.

PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

Cụm trừ P-D-C-A là viết tắt của:

• Plan – Lập kế hoạch. • Do – Thực hiện kế hoạch đã lập. • Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. • Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

Một ví dụ cho quy trình PDCA đó là khi bạn lựa chọn sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ viễn thông không dây:

• Đầu tiên bạn Lập kế hoạch (Plan) là sẽ không xảy ra các cuộc gọi bị rớt mạng nào; • Thực hiện kế hoạch (Do) là khi bắt đầu sử dụng dịch vụ thoại của nhà cung cấp; • Kiểm tra (Check) là việc bạn sẽ giám sát quá trình hiệu quả thực và phát sinh xảy ra một vài cuộc gọi bị rớt mạng; • Thực hiện điều chỉnh (Act) chính là việc bạn quyết định cái phải thực hiện điều chỉnh – cụ thể là, chấp nhận có môt số lượng các cuộc gọi bị rớt mạng, liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ để cố gắng sửa chữa vấn đề, hoặc chuyển sang sử dụng dịch vụ của đơn vị viễn thông khác.

Đây là mô hình cho sự cải thiện được duy trì liên tục, thích hợp hơn là việc chỉ sửa chữa nhanh chóng một lần, và đó là lý do chúng được đưa vào trong tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã, đang là mục tiêu chính,của việc cải tiến liên tục trong Hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.

Các giai đoạn của mô hình PDCA

Để thực hiện cải tiến quy trình kiểm thử cho dự án, Test Manager/ Quản lý có thể follow theo mô hình PDCA. PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một phương pháp quản lý bốn bước được sử dụng để kiểm soát và liên tục cải tiến quy trình.

Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)

Thường được chia làm 3 bước:

1. Xác định vấn đề: Hoạt động đầu tiên của quá trình cải tiến kiểm thử là xác định những vấn đề xảy ra trong dự án hiện tại. Vì các vấn đề trong dự án này có thể xảy ra trong dự án khác nên việc giải quyết các vấn đề và tìm ra các giải pháp để tránh các vấn đề đó trong tương lai là mục tiêu chính của cải tiến kiểm thử.

2. Xác định mục tiêu: Hiểu được các vấn đề xảy ra trong dự án, bạn sẽ xác định được cần cải tiến những gì và nên tập trung vào giai đoạn kiểm thử nào. Giả sử bạn đã xác định được giai đoạn execute test mất quá nhiều thời gian và chi phí để hoàn thành. Vậy có thể kiểm thử một cách nhanh hơn và rẻ hơn không? Đó là một trong những mục tiêu.

3. Xác định các hành động để cải tiến: Dựa trên mục tiêu đã đặt ra, các hành động cải tiến sẽ được xác định. Những hành động này nên được thực hiện dần dần, từng chút một vì không dễ dàng để thay đổi mọi thứ ngay lập tức. Ví dụ: để việc testing nhanh hơn và rẻ hơn, chúng tôi đề xuất một số hành động như sau:

Trong ví dụ trên, để việc kiểm thử nhanh hơn và rẻ hơn, bạn nên chọn option A (sử dụng automation tool) và B (cải thiện kỹ năng của tester bằng cách tự training). Option C (lựa chọn tester nhiều kinh nghiệm) có thể làm cho việc kiểm thử nhanh hơn, nhưng sẽ tốn nhiều tiền hơn bởi vì bạn phải trả thêm lương cho tester có kinh nghiệm.

Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch đề ra)

Bạn đã xác định được các điểm cần cải tiến. Hãy lập kế hoạch để thực hiện chúng. Trong kế hoạch này, bạn phải trả lời những câu hỏi sau:

• Điểm cải tiến nào cần được thực hiện? • Khi nào hoàn thành kế hoạch? • Cần làm những bước gì để hoàn thành kế hoạch? Thực hiện các hoạt động cải tiến Một khi kế hoạch được thiết lập, nó cần phải được thực hiện. Các hoạt động cải tiến có thể ảnh hưởng đến tiến độ kiểm thử hiện tại. Test Manager phải lưu ý đến các hoạt động này để tránh những hậu quả không mong muốn. Xem xét các kịch bản sau đây: Trong dự án của bạn, để kiểm thử nhanh hơn và rẻ hơn, bạn đã quyết định sử dụng automation test thay vì manual test. Điều này giúp cho năng suất tăng lên đáng kể.

Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch)

Trong bước này, bạn cần phải:

• Đánh giá hiệu quả của các hoạt động cải thiện kiểm thử • Đánh giá hiệu quả của các giải pháp • Phân tích liệu các giải pháp đó có thể được cải thiện bằng bất cứ cách nào khác không. Giai đoạn này, mục đích là để kiểm tra xem các hoạt động cải tiến có được thực hiện thành công hay không, từ đó đánh giá các mục tiêu có đạt kết quả như mong muốn hay không. Cách tốt nhất để thực hiện việc đánh giá là sử dụng metric (số liệu). Test Manager thu thập dữ liệu và sử dụng chúng để đo các tham số như năng suất, chất lượng … vv Ví dụ, trước khi áp dụng automation test, năng suất của thử nghiệm là 10TCs/man-hour. Sau khi áp dụng thì năng suất đạt 20TCs/man-hour. • Nhưng một vấn đề không mong đợi đã xảy ra: Automation đã làm gia tăng tỷ lệ lack lỗi. Trong trường hợp này, việc áp dụng automation test giúp bạn tăng năng suất, nhưng chất lượng kiểm thử giảm. Vì vậy, hành động cải tiến này có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Như vậy, bạn cần phải chọn công cụ kiểm thử cẩn thận hơn.

Bước 4: Act (Thực hiện điều chỉnh)

Khi các hành động cải tiến được thực hiện thành công cũng như mục tiêu đã đạt được, Test Manager phải thực hiện các thao tác sau:

• Review: Xem lại các hoạt động cải tiến và rút ra kinh nghiệm • Standardize: Chuẩn hóa điểm cải tiến trong quá trình quản lý • Update: Cập nhật các document theo đúng chuẩn • Determine: Xác định những thay đổi để áp dụng vào dự án tiếp theo

Bằng việc áp dụng mô hình PDCA sẽ giúp doan nghiệp tập trung các quá trình và mục tiêu của QMS hướng tới sự cải tiến mong muốn này, dẫn tới việc tối ưu được thời gian và chi phí tránh lãng phí các nguồn lực trên.

Với việc dùng cải thiện năng suất chất lượng làm mục tiêu thì việc tăng giá trị và bền bỉ hơn trong kinh doanh là điều nằm trong tầm tay doanh nghiệp.

Nguồn: https://vnresource.vn/