Chữ Ký Số Là Gì? Tại Sao Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Chữ Ký Số?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một thiết bị đã mã hóa tất cả dữ liệu và thông tin của một cá nhân/doanh nghiệp bằng khóa riêng của chủ sở hữu, dùng để ký trên các loại văn bản và tài liệu trực tuyến, nhằm đảm bảo cho người nhận có thể định danh và xác thực đúng nguồn gốc, tính toàn vẹn của dữ liệu nhận được.

Khi sử dụng “chữ ký số”, bạn cần quan tâm tới hai loại khóa sau đây – cùng được tạo ra từ thiết bị tạo khóa (USB Token, HSM,…) và cùng do nhà cung cấp dịch vụ CA cấp, nhưng có vai trò khác nhau:

• Khóa bí mật (private-key): Dùng để mã hóa dữ liệu nhằm tạo ra chữ ký số, chỉ có duy nhất chủ sở hữu là bạn biết. Ký số là khi bạn đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào văn bản trực tuyến.
• Khóa công khai (public-key): Do bạn tạo ra và công khai cho người nhận để họ có thể giải mã và xác thực chữ ký số (kiểm tra chữ ký số xem có đúng do bạn gửi cho họ hay không).

Tại Việt Nam, chữ ký số đã được thừa nhận về mặt pháp lý – có giá trị pháp lý tương đương và có thể sử dụng thay thế cho chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đỏ của doanh nghiệp. Các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA –  Certifying Authority) đều là tên tuổi có uy tín như VNPT-CA, CA2, BKAV-CA, VIETTEL-CA, FPT-CA, NEWTEL-CA, SAFE-CA, EFY-CA,…

2. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử: Doanh nghiệp nên sử dụng loại nào?

Chữ ký điện tử (electronic signature) là dạng chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu. Mục đích chính của chữ ký điện tử là để người phê duyệt xác định được người chủ của dữ liệu trên các văn bản điện tử.

Chữ ký số (digital signature) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: nguồn gốc của thông điệp dữ liệu, và sự toàn vẹn nội dung của nó.

Như vậy, chữ ký số là một tệp con của chữ ký điện tử, đã được xác thực thông qua bên thứ ba là các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Cả hai loại trên đều có thể hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên, bạn nên cân nhắc khi sử dụng chữ ký điện tử không có CA (Certificate Authority) bởi những rủi ro có thể phát sinh:

• Ký điện tử không có giá trị pháp lý, chưa được chấp nhận bởi cơ quan Nhà nước như chữ ký số CA.
• Trên một văn bản đã được ký duyệt, chữ ký điện tử hoàn toàn có thể bị chèn thêm, xóa đi hoặc chỉnh sửa các thông tin như ngày ký. Trong những trường hợp này, các đơn vị cung cấp phần mềm sẽ không đứng ra bảo vệ pháp lý cho doanh nghiệp.

3. Lợi ích của chữ ký số trong việc đăng ký thành lập doanh nghiệp

Chữ ký số đã đảm bảo tính pháp lý, nên doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ hầu hết các chứng từ, tài liệu trong quá trình hoạt động như:

• Phát hành và ký hóa đơn điện tử
• Khai báo hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, kê khai nộp thuế trực tuyến, nộp hồ sơ gửi lên cơ quan nhà nước
• Xác thực trong mua bán, đấu thầu qua mạng
• Ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác,… và chứng thực tính nguyên vẹn của hợp đồng
• Ký duyệt ban hành các tài liệu, công văn, quyết định,… trong nội bộ doanh nghiệp

Ưu điểm nổi bật của việc sử dụng chữ ký số:

a. Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử: Chữ ký số có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử cũng như xác định danh tính của người ký, là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên các văn bản và nội dung đã ký. Đây được đánh giá là phương thức duy nhất để xác định tính pháp lý của văn bản điện tử hiện nay.

b. Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin: Quá trình ký số được thực hiện dựa trên công nghệ mã hóa công khai có tính bảo mật cao, chỉ người có mật khẩu mới có khả năng ký. Việc giả mạo chữ ký số gần như là bất khả thi, trong khi khả năng giả mạo chữ ký tay có thể lên đến 55-70%. Chữ ký số còn có thể sử dụng hàm đặc biệt, đảm bảo chỉ người nhận mới có khả năng mở đọc văn bản đã ký số.

c. Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp: Chữ ký số giúp giảm thời gian và công sức xử lý giấy tờ cho tất cả nhân sự trong doanh nghiệp. Thay vì phải in tài liệu, lưu trữ và ký tay từng văn bản, người dùng hoàn toàn có thể ký từ xa hàng loạt văn bản điện tử và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng,… Thế mạnh của ký số được phát huy tối đa trong bối cảnh làm việc từ xa (remote work) như hiện nay.

d. Tiện lợi cho lịch trình làm việc của CEO và các cấp quản lý: Nhờ có chữ ký số, việc ký kết có thể diễn ra ở bất kỳ đâu trong bất kỳ thời gian nào, trên cả PC và các thiết bị di động như laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại. Yếu tố này đặc biệt hữu ích với các CEO, lãnh đạo doanh nghiệp – những người cần ký duyệt nhiều nhưng thường xuyên bận việc hoặc làm việc ngoài văn phòng.

5/5 - (1 bình chọn)