Tạo Chữ Ký điện Tử Trong File Word, PDF Nhanh Chóng Nhất

Có thể bạn quan tâm

Trong thời đại số, chữ ký điện tử không chỉ tiện lợi mà còn thiết yếu. Dù bạn là doanh nhân, freelancer hay người dùng cá nhân, việc ký kết hợp đồng, văn bản trực tuyến đã trở thành điều không thể thiếu. Nhưng làm thế nào để tạo chữ ký điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả?

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 4 phương pháp đơn giản, phù hợp với mọi nhu cầu và tình huống. Tìm hiểu ngay để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn!

1. Cách tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word

Không chỉ được sử dụng rộng rãi để tạo nên văn bản, tài liệu cần ký kết, Microsoft Word còn có thể hỗ trợ người dùng tạo chữ ký điện tử. Sau khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có thể tạo mẫu chữ ký điện tử ngay trong file word chỉ với những bước đơn giản như sau:

Bước 1: Mở một file word trống, đưa con trỏ chuột vào vị trí cần ký và chọn Insert trên thanh công cụ.

Người dùng đặt con trỏ chuột vào vị trí cần tạo chữ ký và chọn Insert trên thanh công cụ — Người dùng đặt con trỏ chuột vào vị trí cần tạo chữ ký và chọn **Insert** trên thanh công cụ

Bước 2: Sau khi nhấn Insert, người dùng tiếp tục chọn Signature Line hoặc biểu tượng.

Trên thanh công cụ, người dùng chọn Signature Line hoặc biểu tượng như hình minh họa — Trên thanh công cụ, người dùng chọn **Signature Line** hoặc **biểu tượng** như hình minh họa

Bước 3: Sau khi nhấn vào Signature Line, màn hình Microsoft Word sẽ hiện lên cửa sổ Signature Setup như hình bên dưới.

Để tạo chữ ký điện tử, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tại cửa sổ Signature Setup — Để tạo chữ ký điện tử, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tại cửa sổ **Signature Setup**

Các thông tin cần điền bao gồm:

Suggested signer: họ tên người ký. (Ví dụ: Nguyễn Văn A).
Suggested signer’s title: chức vụ người ký. (Ví dụ: Quản lý hành chính nhân sự).
Suggested signer’s email address: tài khoản email người ký. (Ví dụ: nga.giakhang@gmail.com).

Sau khi người dùng nhập thông tin và nhấn OK, màn hình sẽ hiện ra kết quả như sau:

Hình ảnh minh họa mẫu chữ ký điện tử sau khi tạo

Khi đã hoàn thành mẫu chữ ký điện tử trên file Word, người dùng sẽ lưu file và gửi file mẫu chữ ký đến người cần thực hiện ký kết giấy tờ.

2. Cách tạo chữ ký điện tử trong Microsoft Excel

Cùng với Microsoft Word, Excel cũng là 1 phần mềm thường được người dùng sử dụng khi tạo các văn bản, tài liệu điện tử với nội dung chứa các số liệu cần tính toán. Để tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Excel, người dùng sẽ thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở file Excel và chọn Insert trên thanh công cụ.

Chọn Insert trên thanh công cụ của phần mềm Excel

Bước 2: Tại mục Text, người dùng chọn Signature Line và nhấn Microsoft Office Signature Line.

Nhấn chọn Signature Line tại mục Text — Nhấn chọn **Signature Line** tại mục **Text**

Tiếp tục chọn Microsoft Office Signature Line

Lưu ý: Sau khi nhấn Microsoft Office Signature Line, phần mềm Excel phiên bản 2007 và 2010 sẽ hiện ra 1 tab thông báo. Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn OK.

Bước 3: Trên cửa sổ Signature Setup hiện lên trên màn hình, người dùng sẽ tiến hành điền thông tin tại các mục tương tự như khi tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word. Sau đó, người dùng cần nhấn OK để lưu lại thông tin vừa nhập.

Điền đầy đủ thông tin tại các mục trong cửa sổ Signature Setup

Chữ ký điện tử sau khi được tạo bằng Microsoft Excel sẽ hiển thị như sau:

Hình ảnh chữ ký điện tử được tạo bằng phần mềm Excel

3. Cách tạo chữ ký điện tử trên PDF

Ngoài Word và Excel, người dùng còn có thể tạo chữ ký điện tử trên file PDF với sự hỗ trợ của phần mềm Foxit Reader. Với đặc trưng không thể chỉnh sửa, định dạng PDF thường được người dùng ưu tiên lựa chọn khi cần ký điện tử trong các văn bản, tài liệu quan trọng với độ chính xác và toàn vẹn ở mức cao.

Cách tạo chữ ký điện tử trong file PDF thực hiện theo quy trình các bước dưới đây.

Bước 1: Người dùng mở file PDF bằng phần mềm Foxit Reader. Tại tab Home trên thanh công cụ, chọn PDF Sign và nhấn Create Signature.

Bước 2: Sau khi chọn Create Signature, màn hình sẽ hiển thị 1 bảng gồm 3 kiểu tạo chữ ký điện tử: Draw Signature, From Clipboard và Import File.

Với Draw Signature, bạn có thể tạo chữ ký theo ý mình bằng cách bấm kéo chuột để tạo ra chữ ký. Tiếp theo nhấn nút OK và Save để áp dụng mẫu chữ ký.

Minh họa mẫu chữ ký điện tử theo kiểu Draw Signature

Với Import File, bạn có thể tạo chữ ký bằng hình ảnh bằng cách nhấn Browser… để tải lên ảnh trong máy tính. Cuối cùng nhấn OK và Save để áp dụng.

Minh họa mẫu chữ ký điện tử được tạo bằng cách Import File

Bước 3: Người dùng quay trở lại mục PDF Sign và chọn mẫu chữ ký điện tử vừa tạo để hiển thị tại vị trí cần ký trong văn bản.

Lựa chọn mua chữ ký số!