Chuẩn Hoá Qui Trình (Standardized Work) Là Gì? - Diễn đàn ISO

Bất cứ doanh nghiệp nào muốn đạt hiệu quả sản xuất sản phẩm, dịch vụ thì việc chuẩn hóa quy trình bài bản. Chuẩn hoá quy trình (Standardized Work) là một phương pháp trong quản lý sản xuất và cải tiến liên tục Lean nhằm thiết lập và duy trì cách làm việc tốt nhất cho một công việc cụ thể. Bài viết này, diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn Chuẩn hoá qui trình (Standardized work) và ứng dụng của chúng.

Nội dung

• 1 CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀ GÌ ?
  • 1.1 Ví dụ đơn giản: Trong một dây chuyền lắp ráp:
• 2 NỘI DUNG CỦA CHUẨN HÓA QUY TRÌNH
  • 2.1 Ba yếu tố có liên quan trong việc chuẩn hóa qui trình :
  • 2.2 Thời gian thực hiện công việc tiêu chuẩn (takt time)
  • 2.3 Trình tự thực hiện công việc tiêu chuẩn
  • 2.4 Mức tồn kho tiêu chuẩn
• 3 NHỮNG CÔNG CỤ ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG CHUẨN HÓA QUI TRÌNH
  • 3.1 Bảng năng lực quy trình
  • 3.2 Bảng kết hợp công việc tiêu chuẩn hóa
  • 3.3 Biểu đồ công việc chuẩn hóa
  • 3.4 Bảng hướng dẫn công việc
• 4 LỢI ÍCH CỦA TIÊU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH (STANDARDIZED WORK)
• 5 HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG ÁP DỤNG CHUẨN HÓA QUY TRÌNH VÀO DOANH NGHIỆP
  • 5.1 1. Xác định công việc cần chuẩn hóa
  • 5.2 2. Thu thập và phân tích quy trình hiện tại
  • 5.3 3. Xác định phương pháp tốt nhất (Best Practice)
  • 5.4 4. Thiết lập Tài liệu Standardized Work
  • 5.5 5. Đào tạo và thử nghiệm
  • 5.6 6. Duy trì và cải tiến liên tục
  • 5.7 7. Điều kiện để áp dụng hiệu quả
• 6 CHUẨN HÓA QUY TRÌNH TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT
• 7 Kết Luận

CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀ GÌ ?

Standardized Work hay còn được hiểu là Chuẩn hóa qui trình, là một trong các công cụ và các phương pháp được áp dụng trong sản xuất tinh gọn Lean.

Standardized Work miêu tả chi tiết qui trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ hiệu quả nhất để đạt được chất lượng đầu ra như mong muốn trong doanh nghiệp. Các qui trình và hướng dẫn sản xuất được qui định rõ ràng, chi tiết và được truyền đạt đến cho mọi người để tránh sự thiếu nhất quán hoặc hiểu khác nhau về cách làm trong quá trình thực hiện các công việc.

Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, tránh những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các qui trình được chuẩn hoá. Ngoài ra còn:

• Giảm biến động trong công việc (ai làm cũng giống nhau).
• Tăng năng suất và chất lượng.
• Tạo nền tảng để cải tiến liên tục (Kaizen).
• Đào tạo nhân viên nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Ví dụ đơn giản: Trong một dây chuyền lắp ráp:

• Nếu công nhân A mất 45 giây để gắn một chi tiết, công nhân B mất 70 giây, sẽ gây mất cân bằng.
• Sau khi phân tích, quy trình chuẩn được thiết lập là 50 giây với các bước rõ ràng, công cụ hỗ trợ đúng vị trí → mọi người đều làm theo cách này → hiệu suất ổn định.

TƯ VẤN NGAY

NỘI DUNG CỦA CHUẨN HÓA QUY TRÌNH

Như trên đã nói thì việc chuẩn hóa quy trình chính là tên được đặt trong việc sản xuất tinh gọn nhằm ghi lại các bước của một nhiệm vụ công việc cũng như trình tự thực hiện công việc đó. Chuẩn hóa qui trình là xác định ai thực hiện nhiệm vụ, khi nào họ làm và cách họ thực hiện.

Ba yếu tố có liên quan trong việc chuẩn hóa qui trình :

• Takt time
• Trình tự làm việc
• Hàng tồn kho trong quá trình

Thời gian thực hiện công việc tiêu chuẩn (takt time)

Takt time chính là thời gian cần thiết mà một hoặc nhiều chi tiết của sản phẩm đó đã được làm ra. Những nhà sản xuất đó cần phải nắm rõ được thời gian thực hiện các công việc trong cả một qui trình sản xuất nhằm chủ động điều phối cũng như kiểm soát sao cho quá trình diễn ra liên tục và giảm tối đa thời gian chờ đợi.

Trình tự thực hiện công việc tiêu chuẩn

Đây là một trình tự các bước để thực hiện một công việc của một người công nhân cần tuân thủ theo để hoàn thành công việc của họ.  Thông qua việc chuẩn hóa qui trình thì việc mô tả rõ ràng, chi tiết trình tự thực hiện các công việc sẽ giúp các công nhân thực hiện công việc thống nhất, hạn chế các khác biệt có thể gây ra những phế phẩm.

Mức tồn kho tiêu chuẩn

Đó là lượng chi tiết, nguyên liệu tối thiểu cần có trên dây chuyền để hoạt động sản xuất diễn ra bình thường, không gây ra sự đình trệ cho qui trình do thiếu nguyên liệu.

Ba hình thức cơ bản (thể hiện trong hình minh họa bên dưới) thường được sử dụng để tạo ra tác phẩm tiêu chuẩn hóa. Chúng được sử dụng bởi các kỹ sư và người giám sát tuyến đầu để thiết kế quy trình và các nhà điều hành để thực hiện các cải tiến trong công việc của chính họ.

>>> Những giải pháp để giảm hàng tồn kho sản xuất

NHỮNG CÔNG CỤ ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG CHUẨN HÓA QUI TRÌNH

Trong khi thực hiện việc chuẩn hóa qui trình bạn cần được thực hiện và triển khai bằng một số công cụ. Chúng ta cùng điểm qua những công cụ đó như sau:

• Bảng năng lực quy trình

Công cụ này là dạng biểu mẫu được sử dụng để giúp tính toán công suất của từng máy trong một tập hợp với các quy trình được liên kết nhằm xác nhận năng lực thực sự và xác định cũng như loại bỏ các nút thắt cổ chai. Những biểu mẫu này giúp xác định các yếu tố như thời gian làm việc thủ công, thời gian chu kỳ máy và khoảng thời gian thiết lập.

• Bảng kết hợp công việc tiêu chuẩn hóa

Đây là một dạng biểu mẫu thể hiện rõ giữa thời gian làm việc thủ công, cùng với thời gian đi bộ và thời gian xử lý máy móc cho từng người vận hành trong một trình tự sản xuất. Biểu mẫu này cung cấp nhiều chi tiết hơn và là một công cụ thiết kế những quy trình chính xác hơn so với biểu đồ cân bằng của người vận hành.

• Biểu đồ công việc chuẩn hóa

Biểu mẫu này cho thấy chuyển động của người vận hành và vị trí vật liệu liên quan đến máy và bố trí quy trình tổng thể. Biểu mẫu phải thể hiện ba yếu tố cấu thành công việc được tiêu chuẩn hóa: thời gian xác định hiện tại (và thời gian chu kỳ) cho công việc, trình tự công việc và lượng hàng tồn kho tiêu chuẩn trong quy trình cần thiết để đảm bảo hoạt động trơn tru. Biểu đồ công việc chuẩn hóa thường được hiển thị tại các máy trạm như một công cụ để quản lý trực quan và kaizen. Chúng liên tục được xem xét và cập nhật khi tình trạng của địa điểm làm việc thay đổi hoặc cải thiện.

• Bảng hướng dẫn công việc

Bảng hướng dẫn công việc hay còn được gọi là bảng phân tích công việc hoặc bảng thành phần công việc – được sử dụng để đào tạo những người vận hành mới. Tờ này liệt kê các bước của công việc, nêu chi tiết bất kỳ sở trường đặc biệt nào có thể được yêu cầu để thực hiện công việc một cách an toàn với chất lượng và hiệu quả cao nhất.

LỢI ÍCH CỦA TIÊU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH (STANDARDIZED WORK)

Bất kì doanh nghiệp nào cũng cần được chuẩn hóa quy trình làm việc một cách thuận tiện và rõ ràng. Những người thực hiện sẽ nắm được rõ ràng công việc và trách nhiệm của mình trong đó. Với những quy trình công việc chưa được chuẩn hóa rõ ràng, người thực hiện thường tự suy diễn và áp dụng các cách làm khác nhau, dẫn đến sự sai lệch trong kết quả so với mong đợi ban đầu.

Chuẩn hóa quy trình (Standardized Work) đóng vai trò then chốt trong việc thống nhất các hoạt động sản xuất, trừ những trường hợp cần điều chỉnh có chủ đích do yêu cầu kỹ thuật hoặc thay đổi sản phẩm. Những lợi ích có thể kể đến như:

• Việc áp dụng quy trình chuẩn giúp tổ chức kiểm soát tốt hơn toàn bộ quá trình sản xuất, từ năng suất, chất lượng, chi phí, thời gian, cho đến an toàn và môi trường. Đồng thời, nó góp phần loại bỏ các thao tác thừa, những công việc không mang lại giá trị.
• Standardized Work cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá thực trạng vận hành, xác định các vấn đề tồn tại và theo dõi các bước quan trọng trong quy trình một cách rõ ràng. Đây là nền tảng không thể thiếu cho các hoạt động cải tiến liên tục (Kaizen) và hỗ trợ hiệu quả trong việc đào tạo nhân viên mới.

Tuy nhiên, quy trình tiêu chuẩn chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi môi trường làm việc ổn định, không bị gián đoạn bởi các sự cố. Những yếu tố như chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo, thiết bị hỏng hóc, thiếu phụ kiện, điều kiện làm việc chưa đầy đủ hoặc các vấn đề an toàn (như khu vực làm việc trơn trượt, bố trí không hợp lý) đều có thể gây tắc nghẽn, làm gián đoạn dòng công việc và khiến việc tuân thủ tiêu chuẩn trở nên khó khăn.

TƯ VẤN NGAY

HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG ÁP DỤNG CHUẨN HÓA QUY TRÌNH VÀO DOANH NGHIỆP

Có thể thấy được xu hướng các doanh nghiệp hiện nay đều sẽ chuẩn hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình của mình nhằm mục tiêu hoạt động hiệu quả hơn. Trong bài viết này chúng tôi xin hướng dẫn các bước để xây dựng và áp dụng Chuẩn hóa Quy trình (Standardized Work) trong doanh nghiệp một cách hiệu quả:

1. Xác định công việc cần chuẩn hóa

• Chọn công việc lặp đi lặp lại có ảnh hưởng lớn đến chất lượng, năng suất hoặc chi phí.
• Ưu tiên các công đoạn có nhiều biến động hoặc chênh lệch giữa các nhân viên.

2. Thu thập và phân tích quy trình hiện tại

• Quan sát trực tiếp nhân viên thực hiện công việc.
• Ghi lại chi tiết các bước thao tác, thời gian thực hiện, vị trí, dụng cụ sử dụng, và tồn kho tại chỗ (nếu có).
• Ghi nhận sự khác biệt giữa người này với người khác (nếu có).

3. Xác định phương pháp tốt nhất (Best Practice)

Phân tích và chọn ra cách làm hiệu quả nhất về:

• Thời gian thao tác
• Số bước tối ưu
• An toàn, chất lượng

Kết hợp ý kiến từ nhân viên giàu kinh nghiệm và trưởng bộ phận để xác nhận phương pháp tiêu chuẩn.

4. Thiết lập Tài liệu Standardized Work

Bao gồm:

• Trình tự công việc tiêu chuẩn
• Thời gian chuẩn cho từng bước
• Tồn kho tại chỗ tối thiểu cần thiết
• Hình ảnh hoặc sơ đồ minh họa
• Tài liệu phải rõ ràng, dễ hiểu và dễ áp dụng.

5. Đào tạo và thử nghiệm

• Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên của mình tiến hành thực hiện theo tài liệu chuẩn.
• Giám sát thực hiện, thu thập phản hồi.
• Định kì hiệu chỉnh tài liệu nếu cần.

6. Duy trì và cải tiến liên tục

• Kiểm tra định kỳ mức độ tuân thủ của nhân viên của bạn.
• Thu thập ý kiến phản hồi để phát hiện các điểm chưa phù hợp.
• Cập nhật tiêu chuẩn khi có cải tiến hợp lý → Standardized Work không phải là cố định mãi mãi, mà luôn được cải tiến.

7. Điều kiện để áp dụng hiệu quả

• Đảm bảo môi trường làm việc ổn định: đầy đủ nguyên vật liệu, công cụ, thiết bị hoạt động tốt, bố trí hợp lý.
• Xử lý các “nút thắt cổ chai” như thiếu linh kiện, máy móc trục trặc, thao tác không an toàn… trước khi áp dụng chuẩn hóa.

CHUẨN HÓA QUY TRÌNH TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT

Hiện nay tại Việt Nam số lượng các doanh nghiệp xây dựng được quy trình chuẩn ngày càng nhiều. Bên cạnh đó còn có nhiều luồng ý kiến về việc lo ngại thiết lập các quy trình chuẩn về sản xuất sẽ dẫn đến sự cứng nhắc, thiếu linh hoạt.

Trong Lean Manufacturing, dù các quy trình chuẩn đòi hỏi mức độ chi tiết cao, chúng không nên là tài liệu cố định. Ngược lại, việc cập nhật hướng dẫn công việc chuẩn một cách thường xuyên là cần thiết để đồng bộ với các cải tiến liên tục trong quy trình sản xuất. Doanh nghiệp được khuyến khích đẩy mạnh tốc độ cải tiến, đồng nghĩa với việc các tài liệu hướng dẫn cần được điều chỉnh linh hoạt và kịp thời.

Quy trình chuẩn không chỉ mô tả cách làm tối ưu mà còn bao gồm hướng dẫn rõ ràng để xử lý tình huống bất thường, giúp công nhân phản ứng linh hoạt hơn trong thực tế.

Để duy trì hiệu quả, cần phân công rõ ràng trách nhiệm soạn thảo, cập nhật và phổ biến tài liệu. Mọi thay đổi phải được truyền đạt cụ thể từ cấp quản lý đến người thực hiện. Các công ty như Toyota là minh chứng tiêu biểu, nhờ khả năng cải tiến nhanh và linh hoạt trong sản xuất, họ có thể thích ứng hiệu quả trước biến động nhu cầu thị trường.

NHẬN BỘ TÀI LIỆU

Kết Luận

Chuẩn hóa quy trình là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, ổn định và phát triển bền vững. Khi các công việc được thực hiện theo một tiêu chuẩn thống nhất, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt chất lượng, tối ưu hóa nguồn lực và dễ dàng phát hiện, khắc phục sai lệch. Hơn thế nữa, chuẩn hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo nhân sự mới, thúc đẩy cải tiến liên tục và nâng cao năng suất tổng thể. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc xây dựng và áp dụng chuẩn hóa quy trình không chỉ là một lựa chọn mà là yêu cầu tất yếu để đảm bảo doanh nghiệp duy trì lợi thế và thích ứng linh hoạt với thay đổi của thị trường.