Chứng Thực Các Văn Bản, Giấy Tờ Có Tiếng Nước Ngoài ở đâu?

Hiện nay, do thời buổi hội nhập xã hội phát triển không ngừng, những vấn đề liên quan đến giấy tờ trao đổi giữa các nước, thủ tục hợp thức hóa luôn là điểm thắc mắc cho nhiều người dân. Họ luôn vướng mắc khi đi làm thủ tục giấy tờ, thậm chí rất tốn chi phí khi không biết để hợp thức hóa, làm chứng thực văn bản có tiếng nước ngoài ở tại nước Việt Nam được hay không? Hay phải làm ở tại nơi có tiếng nước ngoài đó. Để giảm bớt những lo ngại trên, chúng tôi tóm tắt hướng dẫn ở bài viết dưới, với mong muốn giúp người đọc tiếp nhận được thông tin mình cần một cách ngắn gọn và dễ thực hiện nhất.

Những trường hợp thường gặp như: khi chúng ta cầm văn bản bằng tiếng nước ngoài về Việt Nam đã hợp pháp hóa lãnh sự nhưng muốn về Việt Nam dịch ra tiếng Việt thì cơ quan nào sẽ chứng thực được chữ ký cho người dịch văn bản này? Hay văn bản bằng tiếng Việt của Việt Nam như giấy khai sinh… muốn đem sang nước ngoài để sử dụng, cần dịch sang tiếng nước họ, văn bản dịch này cơ quan nào của Việt Nam có thể chứng thực được?

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

Với cơ quan này, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Công chứng viên cũng có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc như chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

Căn cứ thêm quy định tại khoản 6 Việc chứng thực bản sao từ bản chính Công văn 1352/HTQTCT-CT năm 2015 thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành: Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Tới đây, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ phối hợp với Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao xác định cụ thể danh mục các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sẽ thông báo cho các địa phương

Ví dụ: Bạn A đi du học thạc sĩ ở nước ngoài, cụ thể là nước Nhật Bản từ năm 2019 đến năm 2021 về, bạn A mang bằng tốt nghiệp đã hợp pháp hóa lãnh sự qua cơ quan tương ứng với Cục lãnh sự của Việt Nam tại Nhật bản và Đại sứ quán của Việt Nam đặt tại Nhật Bản để làm thủ tục hợp thức hóa giấy tờ. Nhưng về đến Việt Nam bạn A phát sinh vấn đề, do hồ sơ bạn A đi xin việc yêu cầu một bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp từ nước Nhật này, căn cứ theo quy định trên cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao đó là phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc ra văn phòng công chứng công chứng viên cũng có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp này.

Ngoài ra, Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

Ví dụ 1: Chị B sang Iran sinh sống và kết hôn với người Iran, năm 2019 chị B về Việt Nam sinh sống, chị đã mang hết giấy tờ của con chị đi hợp pháp hóa lãnh sự từ nước Iran để về Việt Nam thuận tiện sử dụng. Về Việt Nam, do giấy khai sinh của cháu đều là chữ Iran, do đó chị cần phải đem đến phòng dịch thuật tại Việt Nam để dịch. Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong bản dịch đó là phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Ví dụ 2: Chị C sang nước ngoài để kết hôn với người Mỹ, chị C đã đem bản giấy khai sinh của mình đi dịch thuật tại một công ty dịch thuật tại Việt Nam, cơ quan nào xác nhận chứng thực chữ ký của người dịch cho văn bản dịch thuật giấy khai sinh của chị C? Theo quy định trên cơ quan Chứng thực chữ ký của người dịch trong giấy khai sinh dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh là phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Lưu ý: Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Thông tư 20/2015/TT-BTP Về tiêu chuẩn, điều kiện người dịch và ngôn ngữ phổ biến: Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A tốt nghiệp thạc sỹ luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung thì ông A đủ tiêu chuẩn để được dịch tiếng Trung Quốc; ông Nguyễn Văn B tốt nghiệp cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh thì ông B chỉ đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh (không được dịch tiếng Nhật Bản).

Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha. Những ngôn ngữ không phổ biến là loại ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và có ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Ả Rập, tiếng Ấn Độ, tiếng Mông Cổ…

Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) (Ví dụ cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài như: Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ…) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

+ Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Ví dụ: Công ty D trụ sở đặt ở Mỹ chuyên kinh doanh về mỹ phẩm, công ty D muốn bán sản phẩm cho một công ty tại Việt Nam, để xuất khẩu được sản phẩm sang Việt Nam công ty D cần chuẩn bị và hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS). Công ty D đã xin giấy CFS tại cơ quan chức năng ở Mỹ xong, để sử dụng được văn bản này tại Việt Nam, công ty D cần cầm văn bản đó đến Đại sứ quán của Việt Nam tại Mỹ để chứng thực. Viên chức đại diện  Đại sứ quán của Việt Nam tại Mỹ (hay còn gọi là Đại diện ngoại giao của Việt Nam ở Mỹ) có trách nhiệm ký chứng thực và đóng dấu của Đại sứ quán lên văn bản CFS đó. Lúc này mới hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa và công ty D có thể chuyển văn bản cho công ty nhập khẩu của Việt Nam để làm một số thủ tục cần thiết phục vụ việc nhập khẩu mỹ phẩm như Công bố mỹ phẩm.

Như vậy, Phòng Tư pháp và UBND xã, phường đều có thẩm quyền như nhau trong việc “Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản”. Và theo hướng dẫn tại Công văn số 1352/HTQTCT-CT ngày 10/3/2015 của Bộ Tư pháp về việc triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì đối với thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Công văn số 1352/HTQTCT-CT của Bộ Tư pháp thì UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng VIệt, tiếng nước ngoài, văn bản song ngữ. Trước đây theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Theo quy định tại Điều 8 của Thông tư 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì:

“Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch.”

Và tại Khoản 5 Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì người thực hiện chứng thực có quyền: Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực. (Chứng thực chữ ký hay chứng thực chữ ký người dịch trong giấy tờ song ngữ)