Chứng Từ Điện Tử Là Gì?

Trong xu thế mở rộng công nghệ của thế giới, chứng từ kế toán điện tử được coi là một phần không thể thiếu trong thương mại điện tử. Vậy chứng từ điện tử là gì? Những quy định mới về chứng từ điện tử như thế nào? Chứng từ điện tử có vai trò quan trọng trong công tác kế toán, kiểm toán nội bộ và pháp lý của doanh nghiệp. Đặc biệt là khi các giao dịch điện tử được áp dụng tại doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, nắm được các quy định về loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ và quản lý dễ dàng hơn.

Vậy trong bài viết này, Megadoc xin làm rõ vấn đề liên quan đến Chứng từ điện tử.

1 Khái niệm chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực thuế, theo Thông tư 110/2015/TT-BTC, Điều 3, Khoản 2 và Điều 7, Khoản 1 hướng dẫn:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

2. Chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử để thực hiện các thủ tục đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế và tra cứu thông tin của người nộp thuế, thông báo của cơ quan thuế đối với người nộp thuế. Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy.

Điều 7. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử gồm:

a) Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

b) Chứng từ nộp thuế điện tử: giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng.

c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.

Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.”

Trong Luật quản lý thuế số 38/2019, đã tách riêng hóa đơn điện tử (Điều 89) và chứng từ điện tử (Điều 94). Về chứng từ điện tử, Điều 94 Khoản 1 quy định:

“1. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử khi thực hiện các thủ tục về thuế hoặc các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước và các loại chứng từ, biên lai điện tử khác.”

Căn cứ theo Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Như vậy, chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử.

2 Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Chứng từ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các yếu tố sau đây:

Thứ nhất: Tính pháp lý

Chứng từ được xem là đảm bảo tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan. Đây là biện pháp phòng ngừa các trường phát sinh tranh chấp giữa các bên.

Nếu có tranh chấp xảy ra thì chứng từ sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi được.

Thứ hai: Tính đúng pháp luật

Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hình thức nội dung theo đúng loại chứng từ.

Ví dụ chứng từ không có nội dung giao dịch, không ghi rõ giá tiền giao dịch thì chứng từ đó không được xem để tính chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp.

Thứ ba: Tính trung thực

Chứng từ phải ghi nhận sự kiện một cách khách quan, sự kiện phải có thật, không được bịa đặt là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, của doanh nghiệp.

Thứ tư: Tính rõ ràng

Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, không sử dụng các từ nhiều nghĩa tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có việc xét duyệt, sử dụng chứng từ.

Một số chú ý khi sử dụng chứng từ điện tử

Trong quá trình lập, lưu trữ, quản lý và sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý đến một số nội dung dưới đây để đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

– Chứng từ điện tử được lập dưới dạng dữ liệu và có đầy đủ nội dung cơ bản của một chứng từ kế toán;

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

– Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

3 Phân loại chứng từ

– Dựa vào hình thức thể hiện thì chứng từ có 2 loại là:

+ Chứng từ bằng giấy: chứng từ bằng giấy hợp lệ khi có nội dung thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc hoặc hướng dẫn.

+ Chứng từ điện tử: được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính hoặc trên các vật mang tin.

– Dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ thì chứng từ bao gồm:

+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ được Nhà nước quy định về mẫu, chỉ tiêu phản án và phương pháp lập.

+ Chứng từ hướng dẫn: là chứng từ được Nhà nước hướng dẫn một số nội dung, doanh nghiệp có thêm nội dung tùy theo đặc thù quản lý, tùy theo nhu cầu sử dụng.

Ngoài ra, việc phân loại chứng từ còn dựa trên nhiều căn cứ khác nhau như: dựa trên mức độ phản ánh trên chứng từ (chứng từ tổng hợp, chứng từ gốc), dựa trên địa điểm lập chứng từ (chứng từ trong, chứng từ ngoài).

Hãy đến với Megadoc, đội ngũ của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các loại hợp đồng phổ biến và có những tư vấn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT Ms Trang Anh (0964246266)