Công Việc Kế Toán Nguyên Vật Liệu Trong Doanh Nghiệp Sản Xuất

Nguyên liệu vật liệu trong sản xuất được phân thành nhiều loại như : nguyên liệu vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật tư thay thế, vật liệu và thiết bị sản xuất… Mỗi loại đều đóng vai trò quan trọng khác nhau để tạo nên thành phẩm chất lượng, vì thế bạn cần có quy trình, phương pháp ghi sổ kế toán khác nhau.

2.1 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Có 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là: ghi thẻ song song, ghi số dư và sổ đối chiếu luân chuyển số liệu.

a) Phương pháp ghi thẻ song song

Đây là phương pháp theo dõi số lượng sử dụng của nguyên liệu thông qua thẻ kho bằng việc dựa vào các phiếu nhập, xuất kho và ghi vào các thẻ kho theo số lượng hằng ngày, sau đó tổng hợp, tính số lượng tồn trên thẻ vào cuối ngày để theo dõi số lượng. 

Để thực hiện được phương pháp này thẻ kho phải được dành cho từng mặt hàng và đăng ký tại phòng kế toán để đảm bảo theo dõi được số lượng tồn kho nhất quán, khoa học và hiệu quả. 

Phòng kế toán hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập xuất kho do thủ kho gửi đến, kế toán kiểm tra và ghi sổ chi tiết hàng hoá vật tư theo từng mặt hàng về số lượng, giá trị tiền.

Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu.

Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

Phạm vi áp dụng: phù hợp các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, số lượng các nghiệp vụ nhập-xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

b) Phương pháp theo dõi số dư

Đây là phương pháp theo dõi nguyên liệu dựa vào việc ghi thẻ kho và số lượng nguyên vật liệu tồn kho, số lượng phải được ghi cả ở “Thẻ kho” và “Sổ số dư”. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần. 

Ưu điểm: Tính chính xác cao, không trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, giảm khối lượng ghi chép công việc cho kế toán, cung cấp số liệu giúp việc kiểm tra ghi chép của thủ kho được tiến hành thường xuyên, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác và kịp thời.

Nhược điểm: Kế toán không xem được số lượng tồn kho, phải kiểm tra trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.

Phạm vi áp dụng: Phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ xuất - nhập (chứng từ nhập xuất) nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán là tương đối cao.

c) Phương pháp đối chiếu luân chuyển số liệu

Là phương pháp giúp kế toán thực hiện việc ghi chép để theo dõi, đối chiếu tình hình nhập – xuất – tồn kho của nguyên liệu cả năm trên thẻ kho của thủ kho, công việc ghi chép được thực hiện mỗi tháng. 

Để thực hiện được sổ luân chuyển số liệu, kế toán và thủ kho cần có bảng kê chung để thực hiện việc theo dõi về nhập – xuất giữa chứng từ và số lượng thực tế. 

Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

Ưu điểm: dễ thực hiện, giảm bớt được khối lượng ghi chép cho kế toán.

Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng tiến hành vào cuối tháng nên cũng gặp nhiều hạn chế.

Phạm vi áp dụng: phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện ghi chép theo dõi hàng ngày.

2.2 Chứng từ kế toán nguyên vật liệu

Chứng từ kế toán nguyên vật liệu và tài khoản kế toán cần sử dụng gồm:

a) Chứng từ kế toán nguyên liệu

• Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)
• Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT)
• Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hoá (Mẫu số 08 - VT)
• Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - BH)
• Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu số 03 - BH)
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05 - VT)
• Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04 - VT)
• Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT)

b) Tài khoản kế toán

• TK 1521- Nguyên vật liệu chính
• TK 1522- Nguyên vật liệu phụ
• TK 1523- Nhiên liệu
• TK 1524- Phụ tùng thay thế
• TK 1526- Thiết bị xây dựng cơ bản
• TK 1528- Vật liệu khác