Đẩy Mạnh ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Phục Vụ ...

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, hiệu quả; đồng thời, tạo sự tương tác phản hồi nhanh giữa đơn vị cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu.

Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT), truyền thông cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm thay đổi lớn đến đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của thế giới. Hiện, CNTT đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và mang lại hiệu quả cao.

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu gốc, xác thực, có vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của đất nước. Vì vậy, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay là rất cần thiết.

1. Lợi ích của việc ứng dụng CNTT đối với công tác khai thác sử dụng tài liệu

Khác với nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống như: Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ mang lại nhiều lợi ích trên các phương diện, như:

Đối với độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận lợi; giúp độc giả chủ động, linh hoạt về địa điểm, thời gian tra tìm tài liệu từ đó tiết kiệm được tối ưu về thời gian, chi phí đi lại so với các hình thức khai thác truyền thống.

- Có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ theo nhiều chiều, đối với nhiều loại hình, nhiều phông tài liệu khác nhau; không giới hạn về số lượng tài liệu cần khai thác, sử dụng.

- Hình thức thanh toán đơn giản, nhanh chóng, thuận lợi.

- Tạo sự tương tác phản hồi nhanh giữa đơn vị cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu.

Đối với các Lưu trữ Lịch sử:

- Giảm số lượng biên chế phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Có thể phục vụ đồng thời nhiều độc giả tại cùng một thời điểm.

- Việc quản lý quá trình khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả được chặt chẽ, dễ dàng, thuận lợi.

- Việc báo cáo, thống kê về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, thuận lợi; số liệu báo cáo, thống kê có độ chính xác cao.

Vì vậy, các Lưu trữ Lịch sử cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao được vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, cũng như phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ.

2. Những thuận lợi, khó khăn trong việc ứng dụng CNTT đối với công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ Lịch sử hiện nay

2.1. Thuận lợi

- Về cơ sở pháp lý:

Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 01/01/2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01/3/2013 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP) và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào và các yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử (Thông tư số 02/2019/TT-BNV) đã giải quyết được một số vấn đề như: tiêu chuẩn thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử, nguyên tắc, yêu cầu đối với việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Đây là nền tảng cơ sở pháp lý quan trọng để Lưu trữ Lịch sử các cấp, các ngành triển khai thực hiện các đề án, dự án về quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số hiện nay.

Bên cạnh đó, ngày 03/4 /2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020 – 2005 (Quyết định số 458/QĐ-TTg), trong đó có yêu cầu các Lưu trữ Lịch sử: Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử; Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử; Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước trên cơ sở tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.

Đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng để các Lưu trữ Lịch sử tiến hành triển khai đồng bộ việc đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT phục vụ cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số trong thời gian tới.

- Về nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trong việc ứng dụng CNTT vào công tác VTLT:

Ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước là chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước từ Trung ương đến địa phương đã được triển khai quán triệt tại rất nhiều các hội nghị, hội thảo; từ đó, lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức có được nhận thức cơ bản về sự cần thiết của việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính nhà nước nói chung và công tác VTLT nói riêng. Bên cạnh đó, việc quan tâm chỉ đạo thường xuyên của các cơ quan, lãnh đạo cấp trên cũng giúp cho việc nhận thức chung của các cấp, các ngành, các đơn vị về việc đầu tư cho ứng dụng và phát triển CNTT đối với công tác lưu trữ ngày càng được nâng cao…

2.2. Khó khăn

- Về hành lang pháp lý:

Mặc dù cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện nay đã có, tuy nhiên hành lang pháp lý liên quan đến vấn đề này vẫn chưa được đầy đủ, còn thiếu những quy định cụ thể về xây dựng Kho Lưu trữ số; về quy trình thu thập, giao nộp, chỉnh lý, tiêu hủy tài liệu điện tử; về quy trình xây dựng phòng đọc trực tuyến… Vì vậy, đây chính là một trong những khó khăn, rào cản lớn trong việc triển khai ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng tại các Lưu trữ Lịch sử hiện nay.

- Về nguồn lực nhân sự tại các Lưu trữ Lịch sử:

Nguồn nhân lực làm việc trong các Lưu trữ Lịch sử hiện nay chủ yếu được đào tạo về công tác lưu trữ truyền thống, mà chưa được đào tạo, bồi dưỡng về công tác lưu trữ số. Công chức, viên chức chuyên trách về CNTT còn thiếu và chủ yếu là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng rất lớn đến công tác triển khai ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Hiện nay, các cơ quan quản lý nhà nước chưa có cơ chế, chính sách thu hút người giỏi về CNTT vào làm việc trong các Lưu trữ Lịch sử, nên công tác tham mưu, đề xuất các giải pháp ứng dụng và phát triển CNTT cho công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế.

- Về cơ sở hạ tầng CNTT:

Hiện nay, cơ sở hạ tầng CNTT phục vụ cho công tác quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ số phần lớn chưa đáp ứng được yêu cầu thực tiễn. Mặt khác, việc đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT cho công tác này vẫn chưa được triển khai kịp thời, đồng bộ. Vì vậy, việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến hầu như chưa được thực hiện tại các Lưu trữ Lịch sử. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do như đã nêu ở trên, hiện nay hành lang pháp lý về công tác lưu trữ vẫn chưa đầy đủ, còn thiếu các văn bản hướng dẫn cụ thể về việc triển khai xây dựng kho Lưu trữ số (Hệ thống quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số); về quy trình xây dựng phòng đọc trực tuyến... Tại các Lưu trữ Lịch sử, nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn sâu về công nghệ thông tin và am hiểu về công tác lưu trữ vẫn còn thiếu. Đặc biệt, nguồn kinh phí đầu tư cho công tác này là rất lớn, đòi hỏi Lưu trữ Lịch sử các cấp phải xây dựng được đề án, dự án trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và việc cấp kinh phí cũng cần phải có lộ trình.

- Về cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:

Hiện nay, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên mạng diện rộng. Trong thực tế, số lượng tài liệu giấy tại các Lưu trữ lịch sử là rất lớn, tuy nhiên số lượng tài liệu giấy được số hóa còn rất thấp, trong khi việc tạo lập và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Tài liệu điện tử hình thành từ các ứng dụng chưa được quản lý chặt chẽ, khoa học nên hầu hết Lưu trữ cơ quan tại các địa phương cũng như các bộ, ngành chưa thực hiện quy trình chỉnh lý khoa học và giao nộp tài liệu điện tử vào Lưu trữ Lịch sử. Lưu trữ lịch sử các cấp vẫn chưa phối hợp thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg. Vì vậy, nguy cơ hình thành tài liệu điện tử tích đống, chưa lập hồ sơ và khả năng rủi ro mất dữ liệu là rất lớn.

3. Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh, nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác phục vụ độc giả tại các Lưu trữ lịch sử

Thứ nhất, cần hoàn thiện cơ sở pháp lý và quy trình, nghiệp vụ về quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số

Muốn ứng dụng CNTT đạt hiệu quả cao đòi hỏi hành lang pháp lý về quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử phải ổn định, đầy đủ, chặt chẽ, thống nhất, dễ triển khai áp dụng vào thực tiễn. Vì vậy, thực tiễn hiện nay đòi hỏi các cơ quan có thẩm quyền cần sớm xây dựng và ban hành một số văn bản sau:

- Văn bản hướng dẫn về xây dựng kho lưu trữ số với các nội dung cụ thể như: tiêu chí thành lập Kho; yêu cầu về hạ tầng công nghệ; yêu cầu về nghiệp vụ (thu thập và nộp lưu tài liệu lưu trữ số, tổ chức khoa học tài liệu trong Kho Lưu trữ số); bảo mật và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử lâu dài; yêu cầu vận hành Kho bảo đảm tính chân thực và toàn vẹn của tài liệu lưu trữ điện tử, việc sử dụng Kho Lưu trữ số của doanh nghiệp trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước.

- Văn bản hướng dẫn về quy trình thu thập, giao nộp tài liệu điện tử vào Lưu trữ Lịch sử; chỉnh lý, xác định giá trị, tiêu hủy tài liệu điện tử.

- Văn bản quy định về việc xây dựng phòng đọc trực tuyến, trong đó tập trung vào các nội dung như: Quy trình xây dựng Phòng đọc trực tuyến; Các tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng danh mục tài liệu cho phép phục vụ trên mạng diện rộng; Thiết kế cổng thông tin điện tử của Phòng đọc trực tuyến; Các quy định về sử dụng Phòng đọc trực tuyến (dựa trên các nguyên tắc giống với khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc truyền thống).

- Hoàn thiện các quy định sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm, cần xác định loại tài liệu lưu trữ nào là tài liệu quý, hiếm; quý hiếm về nội dung hay vật mang tin, từ đó Lưu trữ lịch sử mới đề xuất được các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ thích hợp vừa đảm bảo an toàn, vừa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Hoàn thiện quy trình giải mật tài liệu lưu trữ để những tài liệu đã hết độ mật có thể đưa ra sử dụng rộng rãi. Những tài liệu còn trong tình trạng mật thì các quy định đưa ra cần chặt chẽ và rõ ràng để trong những trường hợp cụ thể vì lợi ích công vụ vẫn được phép tiếp cận.

- Hoàn thiện quy định về tài liệu lưu trữ cá nhân, cần đưa ra quy định loại tài liệu lưu trữ cá nhân nào được phép tiếp cận và loại tài liệu nào không được phép tiếp cận, đồng thời quy định thủ tục tiếp cận tài liệu lưu trữ cá nhân để các Lưu trữ lịch sử có cơ sở tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân.

Thứ hai, cần đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ về Lưu trữ số, về CNTT cho công chức, viên chức trong các Lưu trữ Lịch sử

Nâng cao trình độ về lưu trữ số và CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ là một trong những giải pháp rất cần thiết để đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào công tác phục vụ độc giả tại các Lưu trữ Lịch sử hiện nay. Khi công chức, viên chức lưu trữ sử dụng, vận hành thành thạo các trang thiết bị về CNTT và các chức năng trong phần mềm quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, thì việc quản lý tài liệu lưu trữ số mới được đảm bảo, từ đó công tác phục vụ độc giả sẽ được kịp thời, hiệu quả. Bên cạnh đó, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ, nếu được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn sâu về công nghệ thông tin, hiểu biết về lưu trữ số sẽ dễ dàng kiểm tra, phát hiện được các lỗi, hay những hạn chế của các chức năng trong phần mềm hệ thống về quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, họ có thể đưa ra được các biện pháp nâng cấp, khắc phục một cách phù hợp, hiệu quả. Vì vậy, để nâng cao trình độ, chuyên môn về lưu trữ số và CNTT cho công chức, viên chức trong các Lưu trữ Lịch sử cần có các biện pháp như:

- Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách về CNTT làm việc trong Lưu trữ Lịch sử: Đội ngũ cán bộ chuyên trách là điều kiện để đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được ổn định và cải tiến thường xuyên. Chỉ khi có một đội ngũ cán bộ chuyên trách có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ tin học mới có thể đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ được ổn định và phát triển lâu dài. Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự cho CNTT trong cơ quan nhà nước nói chung và nhân sự cho lĩnh vực lưu trữ nói riêng hiện nay rất khó. Nguyên nhân là do chính sách đãi ngộ và tiền lương trong các cơ quan nhà nước còn rất thấp so với thị trường CNTT bên ngoài. Vì vậy, để thực hiện biện pháp này cần phải:

+ Xây dựng chính sách đạo tạo đội ngũ cán bộ chuyên trách phát triển các ứng dụng CNTT cho đơn vị: Ưu tiên đào tạo cho cán bộ quản lý CNTT chuyên trách và đội ngũ sẵn có, tạo điều kiện cho các công chức, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về VTLT được tham gia học tập các lớp đào tạo dài hạn, chuyên sâu về CNTT, về lưu trữ số.

+ Thay đổi chính sách đãi ngộ đối với đội ngũ CNTT chuyên trách nói chung. Kết hợp tạo điều kiện tăng thu nhập của nhóm nhân sự này thông qua việc đẩy mạnh phát triển các ứng dụng dưới dạng các đề tài hoặc các hợp đồng nghiên cứu khoa học bên ngoài.

- Thường xuyên cử công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao nhận thức về VTLT điện tử (lợi ích, hạn chế và xu hướng quốc tế, trong bối cảnh Chính phủ điện tử); các lớp bồi dưỡng về kỹ năng văn thư điện tử, lưu trữ số và CNTT cho công chức, viên chức VTLT.

- Có chính sách liên kết đào tạo chuyên gia Lưu trữ số ngắn hạn với nước ngoài và doanh nghiệp.

Thứ ba, cần đẩy mạnh đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT đồng bộ, phù hợp, hiện đại, làm nền tảng quản lý, tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu trong các Lưu trữ Lịch sử.

Quyết định số 458/QĐ-CP ra đời là cơ sở, đòn bẩy quan trọng giúp cho các cơ quan nói chung và các Lưu trữ Lịch sử nói riêng tiến hành triển khai đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số. Theo lộ trình quy định trong Quyết định số 458/QĐ-TTg, năm 2025 toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ Lịch sử các cấp, Lưu trữ chuyên ngành phải được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước. Vì vậy, việc đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT cho việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ số cần được quan tâm triển khai khẩn trương, nhanh chóng và đồng bộ. Có như vậy, việc đầu tư về cơ sở hạ tầng CNTT vào công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số mới có hiệu quả, tránh sự lãng phí không cần thiết.

Hệ thống hạ tầng CNTT bao gồm các thiết bị: máy chủ, máy chạm; thiết bị lưu trữ, sao lưu, kết nối; thiết bị hỗ trợ quá trình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ số; hệ thống nền tảng, phần mềm quản lý và điều hành; hệ thống an toàn mạng, an ninh thông tin…

Khi đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng CNTT phải đảm bảo được 3 hệ thống đó là:

- Hệ thống hạ tầng chính: Hệ thống hạ tầng chính là Trung tâm Dữ liệu (Data Center - DC), nơi vận hành và quản lý máy chủ, có chức năng lưu trữ, xử lý toàn bộ dữ liệu và các hệ điều hành, các thiết bị.

- Hệ thống dự phòng: Hệ thống dự phòng là giải pháp chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ quan trọng và sao lưu hệ thống dữ liệu nhằm bảo đảm phục hồi và hoạt động liên tục của Hệ thống hạ tầng chính trong trường hợp bị tấn công (mạng, vật lý) hoặc khi xảy ra thảm họa do thiên nhiên hoặc con người.

- Hệ thống bảo hiểm: Hệ thống bảo hiểm là giải pháp chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ quan trọng và sao lưu hệ thống dữ liệu nhằm bảo đảm an toàn, an ninh dữ liệu trong trường hợp hệ thống hạ tầng chính và hệ thống dự phòng bị tấn công (mạng, vật lý) hoặc khi xảy ra thảm họa do thiên nhiên hoặc con người.

Thứ tư, cần phải chú trọng đến nội dung thiết kế, xây dựng phân hệ Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến khi xây dựng Hệ thống phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ

Khi xây dựng hệ thống phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt phải chú ý đến thiết kế, xây dựng phân hệ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến. Phân hệ này phải có các module chức năng bảo đảm phù hợp với quy định hiện hành và đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ điện tử, giúp người sử dụng được dễ dàng, thuận lợi, cụ thể:

- Bảo đảm quản lý quyền truy cập và sử dụng tài liệu, dữ liệu trong hệ thống.

- Bảo đảm thực hiện các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số 24/7.

- Bảo đảm tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ được quản lý trong hệ thống theo từ khóa xuất hiện trong nội dung tài liệu, dữ liệu, trên các trường thông tin mô tả hồ sơ, tài liệu.

- Xác định và phân biệt các đối tượng độc giả khác nhau (trong nước, nước ngoài, nội bộ, bên ngoài).

- Cho phép người sử dụng và độc giả kết xuất kết quả tìm kiếm theo yêu cầu và theo định dạng quy định.

- Có khả năng gửi thông báo đến thư điện tử, điện thoại của độc giả.

- Có khả năng chứng thực tài liệu lưu trữ số.

- Có khả năng gửi phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng, chứng thực tài liệu lưu trữ (đối với những tài liệu không được phép công khai trên mạng diện rộng).

- Có khả năng tự thanh toán phí khai thác qua hệ thống ứng dụng trên phần mềm.

- Có khả năng báo cáo, thống kê số lượng độc giả truy cập; số lượng tài liệu đã truy cập; số lượng tài liệu số đã chứng thực.

Lưu ý: Khi thiết kế xây dựng phân hệ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến cần phải chú ý thiết lập các ứng dụng đơn giản và thân thiện với người sử dụng. Giao diện càng thân thiện, sẽ càng dễ sử dụng và dễ phổ biến đối với tất cả mọi người và được chấp nhận nhanh chóng.

Thứ năm, cần xây dựng, bổ sung, hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ trước khi đưa lên khai thác trên mạng diện rộng

Hiện nay cơ sở dữ liệu liên quan đến tài liệu số hóa vẫn đang bảo quản độc lập tại các Lưu trữ Lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành. Đối với tài liệu điện tử hầu hết vẫn đang được quản lý tại Hệ thống quản lý văn bản đi - đến của các cơ quan. Vì vậy, có thể nói, tính đến thời điểm hiện tại cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả tra cứu trực tuyến hầu như là chưa có. Để đảm bảo hệ thống cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ có thể đưa lên phục vụ khai thác trực tuyến cần phải thực hiện các biện pháp sau:

- Đối với tài liệu giấy có giá trị vĩnh viễn tại các Lưu trữ lịch sử cần được chỉnh lý khoa học; tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa những tài liệu có tần suất sử dụng cao, đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.

- Đối với tài liệu điện tử phải đảm bảo các khâu:

+ Lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan: Đây là khâu then chốt, quyết định chất lượng, thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi cơ quan, đơn vị và ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các khâu còn lại. Vì vậy, cần thực hiện tốt tổng thể các giải pháp về công nghệ, hành chính, kỷ luật, để quán triệt cán bộ công chức lập hồ sơ trên môi trường mạng.

+ Giao nộp tài liệu điện tử vào Lưu trữ Lịch sử: Tài liệu lưu trữ điện tử sau khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đến thời hạn phải giao nộp vào Lưu trữ Lịch sử cần phải đánh giá, xác định lại giá trị tài liệu trước khi thực hiện giao nộp vào Lưu trữ Lịch sử theo quy định. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan để tiến hành giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử. Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất theo Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển…

- Lựa chọn danh mục tài liệu được phép công khai trên mạng diện rộng: Căn cứ vào các quy định của pháp luật liên quan đến tài liệu mật, tài liệu quý, hiếm, tài liệu cá nhân, bảo mật và an toàn thông tin… Lưu trữ lịch sử tiến hành lựa chọn danh mục tài liệu được phép công khai lên mạng diện rộng để độc giả có thể tiếp cận, khai thác, sử dụng có hiệu quả.

- Lưu trữ Lịch sử các cấp cần phối hợp thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ các Lưu trữ Lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo quy định tại Quyết định 458/QĐ-TTg.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần được quản lý theo những nguyên tắc sau:

+ Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số (bản gốc) phải được sao lưu để quản lý và lưu trữ thành ba bộ: Bộ chính được quản lý, lưu trữ và sử dụng tại Hệ thống hạ tầng chính của Lưu trữ Lịch sử; Bộ dự phòng được quản lý và lưu trữ tại Hệ thống dự phòng và thiết bị độc lập, kết nối liên thông với Hệ thống Lưu trữ số của Lưu trữ Lịch sử nhằm bảo đảm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu số thường xuyên, liên tục; Bộ bảo hiểm được quản lý và lưu trữ tại Hệ thống bảo hiểm ngoại tuyến, không kết nối với Hệ thống Lưu trữ số, Hệ thống Lưu trữ dự phòng của Lưu trữ Lịch sử và mạng Internet.

+ Cơ sở dữ liệu bảo hiểm phải được lưu trữ vật lý cách xa nơi lưu trữ và vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số (bản gốc) của cơ quan, tổ chức, tối thiểu là 50 km.

+ Các Hệ thống Lưu trữ số bảo đảm tuân thủ cấp độ an toàn, an ninh thông tin theo quy định của Chính phủ.

Thứ sáu, cần đẩy mạnh công tác thông tin tuyên truyền về việc ứng dụng CNTT trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Cần tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo chuyên đề về việc tăng cường triển khai ứng dụng CNTT trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tuyên truyền trên các thông tin đại chúng về tầm quan trọng cũng như những hiệu quả mà việc ứng dụng CNTT mang lại cho công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Hướng dẫn, tuyên truyền, khuyến khích các độc giả khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến bằng cách:

+ Giảm chi phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến cho độc giả.

+ Thường xuyên đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị các nội dung như: hướng dẫn các chức năng cơ bản của phần mềm phục vụ công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; các thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử để độc giả được biết rộng rãi.

+ Xây dựng và cập nhật trên các phương tiện truyền thông Danh mục tài liệu lưu trữ được được phép công khai trên mạng diện rộng để độc giả tiện theo dõi, tra cứu.

Ngoài các giải pháp trên, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan quản lý trực tiếp về công tác VTLT đối với các bộ, ngành địa phương nên có cơ chế kiểm tra thường xuyên, cũng như có chế độ khen thưởng, khích lệ kịp thời đối với các Lưu trữ Lịch sử thực hiện tốt việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Với những lợi ích mang lại từ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng, đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các Lưu trữ Lịch sử cần tích cực triển khai áp dụng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp độc giả có thể nhanh chóng tiếp cận với nguồn sử liệu quý này. Đây là một trong những biện pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ tạo sự tương tác, phản hồi một cách liên tục, nhanh chóng của các đối tượng khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ trên mạng diện rộng cũng là cơ sở quan trọng giúp cho các cơ quan nhà nước sửa đổi, hoàn thiện hệ thống chính sách và quy trình nghiệp vụ cho công tác VTLT trong bối cảnh Chính phủ điện tử. Đồng thời, cũng là cơ sở để tiến hành đào tạo, chuẩn hóa môi trường làm việc trong lĩnh vực lưu trữ số và nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ phù hợp với xu thế chung của toàn xã hội./.

Tài liệu tham khảo:

1. Luật Lưu trữ năm 2011.

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01/3/2013 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ .

3. Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào và các yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử.

4. Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ đã ban hành phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020 - 2005.

5. Dự thảo lần 1 Thông tư quy định về tiêu chuẩn xây dựng Kho Lưu trữ số.

ThS. Trần Danh Đại - ThS. Lã Thị Mai (Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử)

Theo: https://luutru.gov.vn/