Điều Khoản Bảo Mật Thông Tin Trong Hợp đồng

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, một vấn đề các doanh nghiệp luôn quan tâm chú trọng là bảo mật các thông tin có giá trị của doanh nghiệp, đặc biệt đối với một số ngành nghề đặc thù (pháp lý, ngân hàng, CNTT, quảng cáo,...), bảo mật thông tin là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Vì thế, trong các loại hợp đồng thường có thêm các Điều khoản bảo mật thông tin hợp đồng

Trong bài viết này, Megadoc xin làm rõ vấn đề liên quan đến Điều khoản bảo mật thông tin hợp đồng

1 Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng là gì? Tại sao phải có điều khoản bảo mật trong hợp đồng

Điều khoản bảo mật trong hợp đồng là một phần nghĩa vụ cần triển khai theo hợp đồng hoặc nội dung công việc triển khai.

Các nội dung trong điều khoản bảo mật trong hợp đồng có thể liên quan đến dữ liệu, công nghệ, bí quyết, ý tưởng, thiết kế, hình chụp, phương án, phác thảo, quy cách, bản vẽ, sơ đồ, báo cáo, vật mẫu, sách hướng dẫn, bí mật thương mại, logo công ty, nhãn hiệu hàng hóa, các nguồn và mã đối tượng, các thông tin kinh doanh và tiếp thị và mọi thông tin độc quyền dưới mọi hình thức dù bằng văn bản hoặc lời nói.

Mục đích chính của việc đặt ra những quy định, điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng nhằm tạo ra ràng buộc để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý độc lập của các bên tham gia. Khi thực hiện cam kết sẽ có những giới hạn về thời gian, phạm vi bảo mật kế hoạch kinh doanh, bí mật công nghệ, mức bồi thường khi vi phạm điều khoản bảo mật thông tin.

Trong quá trình đàm phán khi nhận được thông tin bí mật của bên kia, bên nhận thông tin có nghĩa vụ bảo mật các thông tin đó và không được phép sử dụng cho các mục đích khác ngoài việc giao kết hợp đồng, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.

2. Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng

Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng lao động

Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng lao động là loại điều khoản thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng lao động mà theo đó người lao động (NLĐ) đưa ra cam kết tuân thủ những giới hạn về việc tìm việc làm mới trong một giới hạn về thời gian, không gian, lĩnh vực để bảo vệ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh cho người sử dụng lao động (NSDLĐ) và dự kiến những hậu quả pháp lý trong trường hợp NLĐ vi phạm cam kết này.

Tại khoản 2 Điều 23 Bộ luật lao động 2012 quy định các bên ký kết hợp đồng lao động thỏa thuận một điều khoản giữ gìn bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh:

“Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật, thì NSDLĐ có quyền thỏa thuận bằng văn bản với NLĐ về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp NLĐ vi phạm”.

Theo đó, NLĐ cam kết không tiết lộ các bí mật, thông tin kinh doanh của doanh nghiệp với bất kỳ ai nếu không được sự đồng ý của NSDLĐ.

Đây là điều khoản được xây dựng với mục đích ngăn ngừa, hạn chế sự cạnh tranh không lành mạnh giữa NLĐ đã thôi không làm việc cho NSDLĐ, bảo vệ NSDLĐ cùng những lợi ích hợp pháp của họ.

Căn cứ Khoản 2 Điều 23 bộ Luật lao động 2012 cho phép NSDLĐ và NLĐ được ký các thỏa thuận về bảo mật thông tin khi NLĐ làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

Về hình thức, NLĐ và NSDLĐ có quyền lựa chọn các hình thức thỏa thuận bảo mật thông tin sao cho phù hợp với tính chất của công việc, mức độ chi tiết của thỏa thuận. Thỏa thuận bảo mật thông tin có thể dưới hình thức là một điều khoản trong hợp đồng hoặc là một thỏa thuận về bảo mật thông tin riêng biệt như:

- Ghi nhận tại hợp đồng lao động hoặc các phụ lục hợp đồng lao động. Trường hợp này, các bên thỏa thuận về điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng ngay từ khi bắt đầu quan hệ lao động hoặc trong quá trình làm việc các bên phát sinh nhu cầu cần thỏa thuận về bảo mật thông tin thì lúc này thỏa thuận của các bên được ghi nhận trong phụ lục của hợp đồng.

- Thiết lập một thỏa thuận hoặc cam kết độc lập.

- Thỏa thuận điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng chỉ được lập khi có sự tồn tại của quan hệ lao động (Không lập trước khi ký kết hợp đồng lao động hoặc sau khi chấm dứt hợp đồng lao động).

Về nội dung: Khi hợp đồng lao động chấm dứt là lúc NLĐ phải thực hiện những nghĩa vụ đã thỏa thuận với NSDLĐ về bảo mật thông tin. Nội dung của thỏa thuận về bảo mật thông tin bao gồm:

- Phạm vi thông tin bảo mật, các tiêu chí để xác định các thông tin cần bảo mật.

- Thời gian, không gian cam kết bảo mật: Tùy từng trường hợp cụ thể để xác định thời gian, không gian tuân thủ phù hợp. Việc đánh giá thực hiện sẽ dựa trên sự cân bằng lợi ích của 2 bên, đủ khả năng bảo vệ các thông tin, lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo quyền của NLĐ.

- Cam kết và trách nhiệm bồi thường của NLĐ để cân nhắc đến nguyên tắc bồi thường giá trị tương xứng với thiệt hại, bên cạnh đó là phương thức phòng ngừa và xử lý đối với bên thứ ba khi cam kết bị vi phạm.

- Nghĩa vụ đối ứng của doanh nghiệp nhằm cân nhắc đến lợi ích của NLĐ khi ký kết, thực hiện thỏa thuận hạn bảo mật thông tin. NLĐ được nhận những lợi ích tương xứng với cam kết của họ là cơ sở tăng cường sự tuân thủ thỏa thuận.

Để điều khoản bảo mật được áp dụng vào thực tiễn, cụ thể là trong hợp đồng lao động giữa NLĐ và NSDLĐ thì cần phải bổ sung thêm các nội dung sau:

- NSDLĐ cần xây dựng điều khoản cam kết bảo mật một cách chi tiết, khoa học và đầy đủ thông tin, những quy định riêng biệt. Trong điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng cần có các quy định cụ thể về các loại thông tin như thế nào thì cần được bảo mật, phương thức lưu giữ thông tin, phạm vi sử dụng thông tin, thời hạn bảo mật, quyền và nghĩa vụ chi tiết của các bên, các hành vi như thế nào sẽ vi phạm thỏa thuận, chế tài đủ tính răn đe phù hợp với từng hành vi vi phạm. NSDLĐ cũng cần liệt kê đầy đủ các tài liệu, thông tin được xem là “bí mật công nghệ”, “bí mật kinh doanh” trong điều khoản bảo mật. Trường hợp NSDLĐ không thể liệt kê hết được phạm vi thông tin cần bảo mật thì có thể đưa ra những tiêu chí để xác định thông tin cần bảo mật.

+ Quy định cụ thể về thời gian và phạm vi địa lý có hiệu lực của điều khoản bảo mật tùy vào mỗi vụ việc, mỗi ngành nghề kinh doanh, vị trí chức vụ của nhân viên.

+ Quy định về các trường hợp điều khoản bảo mật trong hợp đồng bị vô hiệu. Việc NLĐ ký kết điều khoản bảo mật đồng nghĩa với việc họ chịu hạn chế không nhỏ trong việc tìm kiếm việc làm mới cho mình, NSDLĐ cần có quy định về khoản đền bù tài chính để dự trù trường hợp NLĐ nếu không tìm được việc làm trong khoảng thời gian thi hành điều khoản bảo mật sẽ có chi phí trang trải cuộc sống. 2 bên sẽ quy định mức để bù phụ thuộc vào từng loại chấm dứt hợp đồng lao động.

+ Quy định chế tài vi phạm và cơ quan giải quyết tranh chấp liên quan đến các điều khoản bảo mật trong hợp đồng lao động.

3. Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng ký bằng phương thức điện tử

Khi doanh nghiệp sử dụng hợp đồng điện tử các điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng (đối với các loại hợp đồng trong nhiều lĩnh vực):

- Về nội dung, các điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng điện tử nó sẽ được thể hiện giống với nội dung hình thức hợp đồng truyền thống (đã được nêu trên).

- Về hình thức của điều khoản thỏa thuận bảo mật trong hợp đồng, nó có thể là một điều khoản trong hợp đồng điện tử hoặc cam kết bảo mật thông tin độc lập.. hoặc cam kết đính kèm theo được gửi lên hệ thống.

Nhìn chung các nội dung, điều khoản và giá trị pháp lý của điều khoản bảo mật trong hợp đồng sẽ tương tự với hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, việc sử dụng hợp đồng điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích tối ưu hơn rất nhiều.

Hãy đến với Megadoc, đội ngũ của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về các loại hợp đồng phổ biến và có những tư vấn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT Ms Trang Anh (0964246266)