Định Biên Nhân Sự Là Gì? Nguyên Tắc Và điều Kiện định Biên - Vinapad

Định biên nhân sự là gì? Với những ai đã và đang làm quản lý nhà hàng, khách sạn chắc hẳn đều đã nghe qua thuật ngữ này. Đó là một đề tài thú vị, rất quen thuộc nhưng cũng không dễ để hiểu một cách rõ ràng. Anh/chị đã biết gì về định biên nhân sự và các nguyên tắc định biên? Hãy cũng Vinapad tìm hiểu rõ hơn về thuộc ngữ này trong bài viết!

1. Định biên nhân sự là gì?

1.1. Định biên nhân sự trong tiếng Việt

Định biên nhân sự là khái niệm được sử dụng nhiều trong khối ngành kinh tế kế hoạch và nhà nước. Là một đề tài rất quen thuộc nhưng cũng không dễ để hiểu nó một cách rõ ràng, tường tận.

Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là: việc xác định một số lượng con người với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và tri thức để có thể đáp ứng những khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể trong tương lai.

Trong khách sạn, định biên nhân sự là việc xác định cơ cấu nguồn nhân sự (số lượng – chất lượng nhân sự) cần cho quá trình hoạt động, vận hành khách sạn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong công tác quản trị nhân sự của mỗi khách sạn, định biên nhân sự là yếu tố quyết định đến chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực của khách sạn đó.

1.2. Định biên nhân sự tiếng anh là gì?

Vậy ở nước ngoài Định biên nhân sự là gì? Anh/chị đã bao giờ search từ “Human resource planning-HR Planning” hoặc “Strategy of Human resource management”?

Cụm từ “Strategy of Human resource management-HR Strategy” mang ý nghĩa rộng hơn rất nhiều so với “Human resource planning”. Nó không đơn thuần chỉ xác định số lượng nhân sự cần thiết mà là xác định đường lối cho toàn bộ hoạt động Quản trị nguồn nhân lực trong đó có HR planning. HR Strategy cũng được chia làm các thời kỳ: 3-5 năm, 1-3 năm và dưới 1 năm. Cách chia này cũng chỉ tương đối và phụ thuộc vào từng tổ chức.

2. Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Mặc dù định biên nhân sự thường không có công thức nhất quán để tính nhưng nó được xác định dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản đó là:

Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu

Ví dụ: Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%

Bối cảnh áp dụng: Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao

Nguyên tắc: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp

Ví dụ: Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% – 85%

Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm

Nguyên tắc: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp

Ví dụ: Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% – 78%

Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động trong định biên nhân sự là gì?

Nguyên tắc: Theo khối lượng

Ví dụ:

• 30 sản phẩm/ca/người
• 100 sản phẩm/ca/dây chuyền (nhóm)
• 15 khách hàng phục vụ/ngày
• Làm sạch 800 m2 sàn/ca

Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện

Nguyên tắc: Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất

Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm

Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh

Nguyên tắc: Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp

Ví dụ về nguyên tắc theo thông lệ thao tác nghê nghiệp trong định biên nhân sự là gì? Đó là:

• Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
• Số lượng giao dịch thực hiện/ngày.

Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Nguyên tắc: Theo đối tượng phục vụ

Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty

Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ

Ví dụ:

• Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ là:
• Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày.
• Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo.
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày.
• Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày.

Bối cảnh áp dụng:

• Thường áp dụng cho khối gián tiếp
• Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

3. Điều kiện để định biên nhân sự

Đối với cấp công ty:

• Cần có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng
• Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách và các kịch bản thay đổi

Đối với cấp bộ phận:

• Xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc.
• Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối.
• Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí.
• Nắm rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.

Bài viết trên đã phần nào giúp cho anh/chị có cái nhìn tổng quát về định biên nhân sự là gì, các điều kiện và nguyên tắc để tính định biên nhân sự mà anh/chị có thể tham khảo, áp dụng. Hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ hữu ích đối với anh/chị trong công tác hoạch định và quản trị nhân sự của mình.

>>> Xem thêm: Lương OT và những điều cần biết!

Công Ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vinapad Việt Nam

Factory: Mặt đường KCN Bình Phú, Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội

VP: Thôn Yên Lạc 1, Cần Kiệm, Thạch Thất, Hà Nội

Email: kinhdoanh@vinapad.com

Hotline: 091.468.2106

VINAPAD – CÙNG NHAU PHÁT

https://twitter.com/HMA_Agency

https://www.pinterest.com/hmaagency/

HMA Agency – Đơn vị cung cấp marketing thuê ngoài chất lượng uy tín

Dịch vụ phòng Marketing thuê ngoài HMA Agency có gì đặc biệt?