Định Dạng PDF / A: Nó Là Gì, Tính Năng Và Lợi Thế So Với PDF | ITIGIC

Đó là lý do tại sao hôm nay chúng ta sẽ nói về định dạng hơi đặc biệt này. Mặc dù nó dựa trên các tệp PDF mà chúng ta biết, nhưng nó cũng có một số khía cạnh khác biệt, vì chúng được thiết kế để phục vụ như một phương tiện lưu trữ lâu dài, để chúng ta có thể lưu dữ liệu trong nhiều thập kỷ mà nó không bị hỏng.

Điều này là do thực tế là, mặc dù các tệp không bị hư hỏng theo thời gian, nhưng có thể tại một thời điểm nào đó chúng tôi không có phần mềm cần thiết để có thể truy cập nội dung của chúng, do kiểu lưu trữ dữ liệu này. loại tệp. Do đó, với việc vận hành và quản lý dữ liệu mà các tệp PDF thông thường thực hiện trong nội bộ, điều đó có thể xảy ra với chúng tôi trong tương lai.

Định dạng PDF / A là gì

Khi chúng ta nói về PDF / A, chúng ta đề cập đến một biến thể của định dạng PDF, đảm bảo rằng tài liệu có thể được mở theo cùng một cách bất kể chúng ta đang sử dụng phần mềm nào. Bằng cách này, tất cả thông tin cần thiết để hiển thị tài liệu và các phần tử của nó được nhúng theo cùng một cách trong tệp, giúp tài liệu của chúng ta có thể an toàn và có thể truy cập được về lâu dài. Và việc tái tạo chính xác nội dung được đảm bảo trong 25 năm tới hoặc hơn , vì vậy chúng tôi có thể mở tài liệu trong thời gian đó với nội dung không thay đổi.

Các tài liệu ở định dạng PDF / A hoàn toàn độc lập. Điều này có nghĩa là cả nội dung của nó, chẳng hạn như thông tin màu, văn bản, hình ảnh, âm thanh, phông chữ và các yếu tố khác được nhúng trong chính tệp đó , vì vậy nó không thể chứa thông tin từ nguồn bên ngoài. Các thuộc tính nâng cao các loại tệp này như một lợi ích về khả năng chơi. Khi các tệp được sao chép, nó sẽ chứa các yếu tố giống như bản gốc, vì nó không cho phép thay đổi hoặc sửa đổi tiếp theo, đảm bảo tính nguyên bản của nội dung.

Ngoài ra, loại định dạng này không hỗ trợ nội dung thực thi, URL, tính minh bạch, JavaScript và nén LZW không giống như các tài liệu PDF truyền thống. Chúng tôi có thể tìm thấy tất cả thông tin, công cụ và tài liệu từ liên kết này đến trang web chính thức của nó .

Chúng ta có thể tìm thấy những loại nào

Với sự phát triển của định dạng PDF trong những năm gần đây, các chương trình có khả năng đọc, tạo hoặc sửa đổi chúng cũng đã đạt được sự phát triển này. Vì lý do này, tiêu chuẩn PDF / A đã được sửa đổi với các cấp độ mới, mỗi cấp độ có các đặc điểm và mục tiêu khác nhau. Do đó, chúng ta có thể tìm thấy ba phương thức như PDF / A-1, PDF / A-2 và PDF / A-3 .

Điều này không có nghĩa là một con số cao hơn ngụ ý một mức độ nâng cao hơn của tiêu chuẩn, đó là lý do tại sao những cái mới không thay thế tiêu chuẩn trước đó. Điều này là do mỗi cấp phù hợp hơn với nhu cầu của tệp.

Mỗi cấp độ này lần lượt chứa hai hoặc ba cấp độ lại:

• Cấp độ B (cơ bản): là loại đáp ứng tất cả các yêu cầu và thông số kỹ thuật của tiêu chuẩn.
• Cấp độ lại U - Đây chỉ là tuân thủ cơ bản. Nó được coi là một yêu cầu bổ sung rằng các văn bản PDF luôn phải có mã hóa Unicode tương đương để đảm bảo việc lập chỉ mục và đọc các văn bản phù hợp.
• Cấp lại A (có thể truy cập): đây là những nội dung, ngoài nội dung B và U, tuân thủ cấu trúc nội dung và được dán nhãn theo cách mô tả cả thứ tự và thứ bậc của bài đọc.

Đó là lý do tại sao mỗi tùy chọn quan tâm đến việc cung cấp các mức độ tuân thủ khác nhau, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu giữ các phần tử khác nhau trong tệp kỹ thuật số của bạn và hỗ trợ các phần tử khác như hiệu ứng và lớp.

Ưu điểm và nhược điểm so với PDF

Việc sử dụng PDF / A có một số lợi thế so với những cái truyền thống, vì khi nói đến việc lưu trữ dữ liệu, chúng được lưu dựa trên những giới hạn chính thức đối với những cái thông thường. Bằng cách này, chúng ta có thể sử dụng nó để lưu thông tin dài hạn, mục tiêu chính của nó. Vì vậy, chúng tôi có thể đọc và hiểu chúng, ngay cả khi phần mềm thay đổi.

Trong trường hợp chúng tôi làm việc với tệp PDF / A thay vì định dạng Adobe thông thường, thông thường người đọc các tệp này sẽ chỉ ra chúng, vì hình thức ban đầu của nội dung sẽ giống với mắt thường. Điều này có nghĩa là, trong trường hợp những gì chúng ta cần là tạo ra các tài liệu với tất cả các loại nội dung, không chỉ là văn bản, thì định dạng Adobe phổ biến là một giải pháp được sử dụng rộng rãi. Nhưng trong trường hợp chúng ta cần tệp có thể truy cập được theo thời gian, việc sử dụng PDF / A sẽ luôn được khuyến khích hơn.

Tuy nhiên, chúng ta cũng phải tính đến hạn chế khi sử dụng nó, như một tài liệu PDF có thể chứa các liên kết, nút, trường biểu mẫu, âm thanh và video. Nó cũng có thể bao gồm siêu dữ liệu, chú thích và các tệp nhúng. Ngoài ra, chúng cho phép bạn ký điện tử bằng chứng chỉ kỹ thuật số và mã hóa để giữ nội dung của bạn an toàn trước các bên thứ ba. PDF / A thiếu tất cả những điều này, vì vậy điều quan trọng là phải tính đến nó khi lựa chọn giữa cái này hay cái kia.

Chuyển PDF sang PDF / A

Nếu chúng tôi bị thuyết phục và muốn chuyển đổi tài liệu PDF sang PDF / A, chúng tôi có thể sử dụng phần mềm mạnh mẽ như Nitro Pro, chuyên nghiệp Công cụ quản lý PDF cho Windows. Nếu chúng tôi muốn dùng thử, chúng tôi có thể tải xuống phiên bản dùng thử miễn phí từ liên kết này trên trang chính của nó . Nó là một ứng dụng hoàn chỉnh mà bạn có thể tạo, chuyển đổi, chỉnh sửa, ký và chia sẻ các tệp PDF. Trong số các chức năng của nó là khả năng chuyển đổi bất kỳ tệp PDF nào sang PDF / A 1 và 2.

Sau khi cài đặt, chúng tôi thực thi nó và nhấp vào nút “Mở” để thêm tài liệu mới. Sau khi tải, hãy nhấp vào "Đổi" và nhấp vào tùy chọn To PDF / A mà chúng tôi tìm thấy trên thanh công cụ. Sau đó, chúng tôi chọn mức độ tuân thủ mà chúng tôi muốn áp dụng (1b, 2b hoặc 2u). Nếu tài liệu có chứa hình ảnh, chúng tôi có thể chọn PDF / A-2b để đảm bảo lưu giữ hình ảnh lâu dài. Sau đó một cửa sổ hiện ra để chúng ta chọn nơi lưu file. Sau khi hoàn tất, quá trình chuyển đổi sẽ được xử lý và chúng tôi sẽ nhận được thông báo xác nhận thông báo về việc chuyển đổi sang định dạng mới, tuân thủ các tiêu chuẩn đã thiết lập.