PDF Searchable Và Chuẩn định Dạng Số Hoá PDF/A

Số hoá tài liệu đã ăn sâu vào mọi ngõ ngách của nền kinh tế. Chính phủ đã sẵn sàng cho chính quyền điện tử. Và người người số hoá, nhà nhà số hoá để bắt kịp xu thế chuyển đổi số. Bài viết sau sẽ giải thích rõ hơn cho bạn về khái niệm PDF Searchable và chuẩn định dạng số hoá PDF/A.

PDF 1 lớp, PDF 2 lớp là gì?

• PDF 1 lớp: File PDF tạo thành từ quá trình scan tài liệu bản cứng thành bản điện tử. Nó chỉ có 1 lớp là lớp hình ảnh và không thể tìm kiếm. 
• PDF 2 lớp: Hình ảnh file scan được xử lý qua các phần mềm như OCR để tạo thành 2 lớp: lớp trên là hình ảnh, lớp dưới là text để phục vụ tìm kiếm. Hai lớp này được đóng trùng khít vào nhau.

PDF 2 lớp hiện tại được coi là chuẩn định dạng số hoá tài liệu. 

Chuẩn định dạng PDF Searchable

PDF Searchable là một tiện ích có thuật toán tìm kiếm được phát triển đặc biệt cho các tài liệu PDF. Thời gian để tìm kiếm thông tin trong tài liệu PDF searchable sẽ rất nhanh chóng.

• Tìm kiếm nội dung bất kỳ trong 1 file cụ thể.
• Hoặc tìm kiếm 1 nội dung bất kỳ trong 1 folder chứa hàng ngàn file. Cách tìm kiếm này áp dụng khi bạn không nhớ rõ nội dung cần tìm ở file nào. 

PDF Searchable cũng được phân chia làm 2 loại:

• PDF 2 lớp: Như giải thích ở trên.
• PDF 1 lớp: Là file PDF chỉ có 1 lớp text có thể tìm kiếm. File PDF này được hình thành như từ việc Save as các file Word, Excel… hoặc từ quá trình nhập tay dữ liệu và tạo thành PDF bằng phần mềm.

Phần mềm hỗ trợ định dạng PDF Searchable

Với các phần mềm số hóa, đầu vào thường là PDF lớp hình ảnh (không thể tìm kiếm) và đầu ra là PDF searchable (PDF 2 lớp và PDF 1 lớp text)

Có nhiều loại máy scan hiện nay hỗ trợ OCR để tạo thành PDF 2 lớp. Đa số các phần mềm scan chỉ hỗ trợ OCR tiếng Anh và 1 số ngôn ngữ phổ biến. Các phần mềm phổ biến như Adobe Acrobat hay Foxit PDF Editor cũng chỉ hỗ trợ chuyển đổi OCR tiếng Anh và các ngôn ngữ phổ biến. Với tài liệu tiếng Việt thì không chỉ tìm kiếm được dưới dạng “tiếng Việt không dấu”. Ví dụ, để tìm kiếm nội dung liên quan “số hoá tài liệu“, bạn cần gõ “so hoa tai lieu“.

Để lưu file định dạng PDF Searchable và hỗ trợ OCR tiếng Việt, bạn cần sử dụng các phần mềm bản quyền, chuyên nghiệp dành cho số hóa.

iScan là đơn vị chuyên nghiệp, thực hiện các dự án số hóa tài liệu theo chuẩn số hóa. Các định dạng file hỗ trợ PDF Searchable và OCR tiếng Việt, giúp việc truy xuất dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng.

Chuẩn định dạng số hoá PDF/A

Điều tối kỵ đối với các doanh nghiệp: Các tài liệu được số hoá, nhưng ai đó có thể chỉnh sửa nội dung bên trong. Đó là lý do chuẩn định dạng PDF/A ra đời và trở thành chuẩn định dạng cho số hoá. Nó được mã hoá thông tin & không thể chỉnh sửa.

PDF/A hay viết đầy đủ là PDF – Archive là một tập hợp con của định dạng PDF. Nó được thiết kế đặc biệt cho việc lưu trữ lâu dài của tài liệu điện tử. PDF/A, xác nhận của ISO là tiêu chuẩn quốc tế ISO 19005-1:2005.

Sau này PDF/A được phát triển thêm nhiều định dạng mở rộng như PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3, PDF/A-4. Các phiên bản về sau được nâng cấp chuẩn bảo mật cao hơn và các tính năng nổi bật. Kể cả bạn có dùng phần mềm chuyên nghiệp như Adobe Acrobat hay Foxit PDF Editor (trước đây là Foxit Phantom), bạn cũng không thể chỉnh sửa nội dung. Một số phiên bản có thể cho phép chỉnh sửa, nhưng nó vẫn sẽ lưu lại dấu vết cũ (để chứng minh tài liệu đã bị chỉnh sửa nội dung so với bản gốc).

☼ Tham khảo:

• • Quy chuẩn và quy trình số hoá tài liệu
  • Công nghệ OCR và tầm quan trọng với số hóa tài liệu

iScan – đơn vị hàng đầu về dịch vụ máy văn phòng. Chúng tôi cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí văn phòng cho hàng chục ngàn doanh nghiệp tại Hà Nội và khu vực miền Bắc:

• Cho thuê máy in
• Cho thuê máy scan
• Cho thuê máy photocopy
• Cho thuê Laptop

☼ Hotline: 024 7303 1068 / 0971 491 492 / 089 6688  636

5/5 - (18 bình chọn) Views: 1.631