Đối Soát Là Gì? Làm Thế Nào để Việc đối Soát Trở Nên Dễ Dàng Hơn?

Đối với các cửa hàng bán online, vấn đề đối soát vấn đề vô cùng quan trọng vì chúng đảm bảo xác nhận giao hàng thành công đồng thời giúp doanh nghiệp thu tiền về. Khi nắm được cách đối soát vận chuyển này người chủ kinh doanh sẽ hạn chế tối đa rủi ro và quản lý đơn hàng dễ dàng hơn. Vậy đối soát là gì và làm thế nào để việc đối soát trở nên dễ dàng hơn? Cùng ATP.vn tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Đối soát là gì?

Đối soát được hiểu là quá trình thực hiện kết hợp đối chiếu và rà soát thông số các chi phí. Thông thường sẽ là đối chiếu, so sánh chi phí trong kinh doanh, đấu thầu, vận chuyển,… Đặc biệt là đối soát tiền thu hộ COD trong quá trình kinh doanh với các đơn hàng online.

Đối soát trong vận chuyển được hiểu là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán tiền thu hộ cho chủ cửa hàng sau khi đã trừ đi các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch.

Cách tính tiền trong đối soát là gì?

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản

Có thể bạn quan tâm:

• Giới thiệu top 5 plugin Affiliate cho WordPress hiệu quả nhất
• Làm thế nào để có thể SEO top Google hiệu quả?
• Sức mạnh của phương pháp marketing Word of Mouth

Những vấn đề gặp phải trong quá trình đối soát

Chậm trễ

Ship COD được xem là một trong những yếu tố mang lại lợi ích cũng như thuận lợi cho khách hàng. Tuy nhiên, điều này lại là nỗi lo của chủ kinh doanh bởi họ không thể kiểm soát được nguồn tiền này. Cùng với đó, chủ shop cũng phải mất một khoảng tiền (tiền hàng) cho đối tác vận chuyển giữ.

Nếu bán tại cửa hàng, bạn sẽ có thể chủ động thu và xoay vòng vốn thì với ship COD bạn sẽ phải tạm giữ hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi thực hiện quy trình đối soát chi phí thu hộ chủ shop mới được nhận lại tiền.

Đặc biệt, nếu quy trình đối soát của các đối tác vận chuyển chưa được tối ưu thì việc gây gián đoạn hay kéo dài thời gian đối soát là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này sẽ là một trong những gánh nặng không hề nhỏ đối với các cửa hàng, đặc biệt là cửa hàng nhỏ lẻ.

Sai sót

Đối với các cửa hàng có số lượng đơn hàng xuất đi lớn, từ vài chục đến vài trăm đơn mỗi ngày thì việc kiểm soát hết toàn bộ trạng thái đơn hàng cũng như tiền hàng thực sự vô cùng khó.

Đây là thời điểm mà việc tính nhầm hay tính thiếu do sai sót từ đơn vị vận chuyển có thể khiến bạn thất thoát tiền nếu như bạn quá bận hay chủ quan không kiểm tra lại.

Rủi ro

Vấn đề mà những chủ hàng online thường canh cánh trong lòng khi thực hiện đối soát vận chuyển là gì? Đó chính là mức độ rủi ro. Không ít trường hợp chủ kinh doanh giao hàng và khách hàng đã nhận được từ 1-2 tháng nhưng việc đối chiếu, rà soát vẫn còn bỏ ngỏ. Cùng với đó là các vấn đề như thất lạc hàng hóa, bị tráo hàng hay hư hỏng do quá trình vận chuyển,…khiến chủ kinh doanh mất đi một khoản không hề nhỏ.

Làm cách nào để đối soát trở nên nhanh chóng và hiệu quả?

Dịch vụ ship hàng thu hộ có mặt từ lâu nhưng nó rất ít khi sử dụng những thị trường tăng trưởng trên thế giới. Tuy nhiên ở Việt Nam dịch vụ này lại được ứng dụng khá phổ biến.

Mặc dù dịch vụ này mang lại nhiều tác dụng cho người tiêu dùng nhưng lại là nổi lo lắng của người tận dụng dịch vụ vì chưa kiểm soát được chi phí từ dịch vụ này.

Như các bạn thấy mua bán hàng trực tuyến trên các trang mạng xã hội ngày càng phát triển tại VN. Với mô hình này, người sử dụng rất có thể dễ dàng và đơn giản, thoải mái sự chọn lựa hàng hóa yêu thích, phù hợp với mình thông qua mạng internet và hầu hết người tận dụng đều chọn lựa dịch vụ giao hàng thu tiền hộ (COD) cho các đơn hàng đã mua.

Việc dùng dịch vụ này một phần cũng do bị ảnh hưởng bởi văn hóa của người Đông Nam Á nói chung và người VN nói riêng. Bởi chúng ta ai cũng có thói quen ra chợ hay bất cứ nơi đâu mua hàng cũng đều giải pháp lựa chọn vừa ý thì mới trả tiền trực tiếp. Vì thế nên khi mua hàng online nhiều khách hàng vẫn muốn kiểm tra hàng hóa trước ưng ý thì mới trả tiền. Chính vì điều này mà dịch vụ ship hàng thu tiền hộ mới ngày càng phát triển.

Một số lưu ý khi thực hiện đối soát

Hãy lưu trữ file gốc

Có file riêng để lưu trữ tất cả vận đơn cũng như thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo việc đối soát một cách chính xác nhất. Bởi bạn không thể đảm bảo rằng thông tin mà bạn nhận được phía đối tác vận chuyển là chính xác hoàn toàn mà đầy rủi ro như đã đề cập bên trên.

File ở đây được hiểu là tất cả các danh sách thông tin, trạng thái đơn hàng chi tiết đã được gửi cho đơn vị vận chuyển. Đối với các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ đơn hàng và đẩy đơn vận chuyển thì những thông tin này đã được lưu tự động và cửa hàng của bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian đi tổng hợp, thống kê và lưu trữ ngay cả khi lượng đơn hàng lên tới hàng chục, hàng trăm đơn mỗi ngày.

Còn đối với các cửa hàng đang quản lý theo cách truyền thống thì bạn có thể thống kê trên 1 file excel, tuy nhiên hãy thật cẩn thận, chi tiết và chính xác để đảm bảo không xảy ra bất kỳ vấn đề nào trong quá trình đối soát.

Luôn kiểm tra file gửi lại của đơn vị vận chuyển

Đây là bước bắt buộc mà mọi cửa hàng đều cần lưu ý để đảm bảo đơn hàng chính xác cũng như cơ sở để đối chiếu sau này. Đây là hoạt động diễn ra sau khi bưu tá đã xác nhận đủ đơn và cho hàng đi, phía vận chuyển sẽ mail lại danh sách đơn hàng kèm mã bill của từng đơn trong file.

Việc của chủ shop là check lại thật kỹ từng đơn hàng để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác. Đây là cơ sở để bạn có thể đảm bảo quá trình giao nhận cũng như đối soát sau này.

Tổng kết 

Bên cạnh tính tiện lợi mà đối soát mang lại thì các chủ hàng online cũng nên cân nhắc kỹ lưỡng và thường xuyên kiểm tra hàng hóa vận chuyển của mình để tránh được những rủi ro không đáng có. Qua bài viết trên chúng tôi hy vọng bạn đọc đã nắm được khái niệm đối soát là gì cũng như cách để tránh được những rủi ro không đáng có.

Tổng hợp: Tiên Kiều

Nguồn: sapo.vn, atpsoftware.vn

Tags: cách thu tiền đối soát là gìđối soát là gìkhó khăn khi đối soát là gìphí đối soát là gì