Dung Sai Trong Hợp đồng Ngoại Thương Là Gì? Có Vai Trò Ra Sao?

Trong hợp đồng mua bán ngoại thương hiện nay, để quy định điều khoản số lượng hàng hóa, người ta thường có hai cách chính là quy định chính xác và quy định phỏng chừng. Tuy nhiên, thực tế là không phải lúc nào người bán cũng giao được hàng đúng như quy định, do vậy người ta thường sử dụng thêm dung sai cho số lượng hàng hóa được giao.

Bài viết dưới đây của trung tâm đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu MASIMEX sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về dung sai trong mua bán hàng hóa quốc tế

Dung sai là gì trong hợp đồng ngoại thương?

Dung sai là những sai số, sai khác, sai biệt, sai lệch về dung trọng, thể tích, số lượng của hàng hóa trong quá trình giao nhận hàng. Nói cách khác, dung sai là sai số về số lượng. Dung sai là mức chênh lệch về số lượng (thấp hơn hoặc cao hơn so với quy định trong hợp đồng) mà người bán được cho phép khi thực hiện việc giao hàng.

Nguyên nhân phải sử dụng dung sai là:

• Để thuận tiện cho việc thu gom hàng
• Tạo thuận lợi cho việc thuê tàu
• Do khó tránh khỏi hao hụt tự nhiên trên đường vận chuyển
• Do sai số trong cân đo

Trong hợp đồng ngoại thương, dung sai thường được thể hiện bằng cách ghi chữ:

• Khoảng chừng (about)
• Xấp xỉ (approximately)
• Hơn hoặc kém (more or less)
• +/- (cộng trừ)
• Từ … đến …

Phạm vi của dung sai có thể được các bên xác định trong hợp đồng. Nếu không, nó được hiểu theo tập quán hiện hành đối với mặt hàng liên quan.

Hợp đồng cũng có thể quy định về người được quyền lựa chọn dung sai. Trong thương mại quốc tế, có 3 cách quy định:

• Dung sai do người bán chọn, vì người bán là người chuẩn bị hàng hóa
• Dung sai do người thuê tàu chọn
• Dung sai do người mua chọn

Ví dụ: Hợp đồng mua/bán quy định số lượng giao hàng là 100MTs +/- 5%. Có nghĩa là người bán được quyền giao từ 95 MTs đến 105 MTs đều được. Đương nhiên, khi người bán giao 98 MTs thì người mua thanh toán 98 MTs, giao 103 MTs thì thanh toán 103 MTs.

Dung sai bảo vệ được người bán trong trường hợp nào?

Trong trường hợp vì lý do khách quan, người bán không thể giao đủ số lượng như thỏa thuận ban đầu. Khi đó, việc quy định dung sai sẽ giúp người bán tránh được việc bị người mua yêu cầu đền bù thiệt hại do giao thiếu hàng (đương nhiên, số lượng hành thiếu vẫn phải trong mức cho phép).

Ngược lại, trong trường hợp người bán sản xuất ra số lượng hàng nhiều hơn ban đầu (nhưng vẫn nằm trong dung sai cho phép), lúc này người mua buộc phải lấy số hàng giao dư và không thể bắt người bán đền bù thiệt hại do giao thừa hàng ngoài dự kiến.

Dung sai bảo vệ được người mua trong trường hợp nào?

Tương tự, trong trường hợp nếu người bán giao hàng thiếu quá nhiều so với thỏa thuận ban đầu, khiến người mua không thể giao được hàng cho khách hàng của họ, (thậm chí phải đền bù hợp đồng). Do vậy, quy định dung sai khiến người bán thực hiện đúng/đủ trách nhiệm giao hàng của mình.

Cũng ngược lại, nếu người bán giao hàng thừa quá nhiều so với thỏa thuận, dẫn đến việc người mua rơi vào tình huống nhận hàng không mong muốn, chưa kể phát sinh các chi phí lưu kho, hoặc tệ hơn là không biết bán lượng hàng thừa đi đâu. Do vậy, quy định dung sai giúp người mua khống chế và kiểm soát được việc này.

Phân biệt dung sai và hao hụt

Cần phân biệt rõ dung sai và hao hụt tự nhiên của hàng hóa.

• Đối với dung sai, chỉ cần bạn giao hàng với tỷ lệ thiếu hụt hoặc dư thừa không vượt quá con số ghi trên hợp đồng, thì vẫn hợp lệ. Đương nhiên, bạn giao bao nhiêu hàng, thì bạn sẽ được thanh toán chừng đó.
• Đối với hao hụt, một số mặt hàng do bản chất tự nhiên của hàng hóa nên trong quá trình giao hàng sẽ bị hao hụt về trọng lượng, số lượng. Đối với những mặt hàng này, người mua và người bán có thể tự quy định một tỷ lệ miễn trừ. Miễn trừ (Franchise) là tỷ lệ hao hụt cho phép nếu bên bán giao hàng nằm trong tỷ lệ này sẽ được miễn trách. Những mặt hàng thường có tỷ lệ miễn trừ là: xăng dầu. bóng đèn, đồ tươi sống, …

Cùng xem xét ví dụ sau đây:

Điều khoản số lượng ghi:

“100MTs = 1,000 bags of rice per container x 25kg per bag = 04×20’DC. Tolerance: +/- 5%”

Số lượng hàng thực tế giao là 98 MTs, nằm trong tỷ lệ dung sai cho phép, vì vậy người bán sẽ không bị phạt vi phạm hợp đồng. Đương nhiên, người mua sẽ chỉ thanh toán cho người bán tiền hàng của 98 MTs gạo.

Một ví dụ khác, khi giao hàng hoa quả tươi, trong hợp đồng ghi rõ trọng lượng hàng được giao là 100 MTs và quy định thêm: “Quantity at loading port is final quantity.” hay “Shortage of 2% of weight is acceptable.” thì tại cảng đến, nếu trọng lượng hàng là 98 MTs, người bán sẽ được hưởng tỷ lệ miễn trừ này và đương nhiên vẫn được thanh toán toàn bộ tiền hàng như quy định trong hợp đồng

Bài viết trên của MASIMEX đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về dung sai trong mua bán hàng hóa quốc tế. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc.

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về ngành, hãy đăng ký ngay khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại MASIMEX, chắc chắn bạn sẽ có thêm cho mình rất nhiều kiến thức hữu ích, nhưng người thầy tận tâm và những đồng nghiệp tương lai thú vị.

Mạc Hữu Toàn

Giám đốc công ty cổ phẩn xuất nhập khẩu VnLogs với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành Xuất nhập khẩu & Logistics – CEO trung tâm đào tạo Masimex – Admin của group trên Facebook: Cộng đồng Xuất nhập khẩu và Logistics Việt Nam.

masimex.vn/