Email Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Thư Hỏi ...

Mỗi email được gửi đi tương đương với một lần doanh nghiệp của bạn được tiếp xúc và quảng cáo đến các đối tác, khách hàng, vì trên đó sẽ có những dấu ấn thương hiệu của công ty bạn.

Với con số 98% email tiếng Anh thương mại thường bị xóa được thống kê bởi Hiệp hội các nhà nhập khẩu Hoa Kỳ khiến cho việc soạn thảo email đúng cách và chuyên nghiệp ngày càng đáng quan tâm.

Vì thế, để tránh trường hợp này, tiếp nối phần 1, hôm nay hãy cùng luyện viết tiếp các phần còn lại của email tiếng Anh xuất nhập khẩu – thư hỏi hàng qua bài viết sau đây của Edu2Review nhé.

Bảng xếp hạng trung tâmTiếng Anh tại Việt Nam

Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin chính

1/Hỏi thông tin về chất liệu, xin mẫu mã sản phẩm:

Để hỏi thông tin về chất liệu, hàng mẫu hay khuôn mẫu của sản phẩm. Các bạn hãy thử tham khảo các mẫu câu viết email sau đây:

Please could you send me a leaflet (brochure…) of this electronic apparatus and tell me how much it would cost.

Bạn có thể gửi cho tôi một tờ rơi quảng cáo chiếc máy điện tử này và cho tôi biết nó sẽ tốn bao nhiêu tiền.

We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality.

Chúng tôi cũng sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể gửi một số mẫu vật liệu để chúng tôi có thể kiểm tra kết cấu và chất lượng.

We are pleased if you send us the latest catalogue and the current price list for the above mentioned products.

Chúng tôi rất mừng nếu các ngài gửi cho chúng tôi ca-ta-log mới nhất và bảng giá hiện hành cho những mặt hàng nói trên.

Would you please send us sample of the goods and details about prices and terms of payment?

Đề nghị các ngài gửi mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán?

2/ Hỏi về các điều khoản, cách thức thanh toán hay giảm giá:

Khi mua hàng các bạn thường phải thảo luận về nhiều vấn đề trước khi tiến hành mua sản phẩm. Do đó, biết được các mẫu câu thường dùng để thương lượng khi mua hàng là rất cần thiết. Đây là mẫu câu đề nghị các điều khoản, cách thức thanh toán và giảm giá:

Please would you send me as up-to-date price list, quoting your most competitive prices for your building materials.

Đề nghị các ngài gửi cho chúng tôi bảng giá cập nhật niêm yết giá cạnh tranh nhất cho các loại vật liệu xây dựng của các ngài.

Please give us by return your lowest quotation for “Suomi 205” electric heater for delivery within four weeks from receipt of order.

Xin vui lòng cho chúng tôi bằng cách trả lại thấp nhất của bạn báo giá cho "Suomi 205" máy sưởi điện để giao hàng trong vòng bốn tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng.

We intend to place a substantial order and would like therefore like to know what quantity discount you allow.

Chúng tôi dự định đặt một đơn hàng với số lượng lớn và do đó muốn biết mức chiết khấu theo số lượng mà các ngài cho phép.

We usually deal on a 30% trade discount for orders over 1000 units.

Chúng tôi thường giao dịch theo mức chiết khấu thương mại 30% với những đơn hàng lớn hơn 1000 chiếc.

We also like to point out that we usually settle our accounts on documents against acceptance basic with payment by 30-day bill of exchange.

Chúng tôi thường thực hiện theo điều kiện D/A với thời hạn sau khi ký hối phiếu là 30 ngày.

>> Tiếng Anh cho người đi làm TPHCM: Top các trung tâm không thể bỏ lỡ!

Đặc biệt, đối với các sản phẩm mới thì các nhà bán sỉ và bán lẻ muốn biết sản phẩm có bán được hay không. Do đó, họ thường yêu cầu nhà cung cấp kí gửi hàng hóa để bán thử. Tức là nếu hàng bán không được thì nhà bán sỉ và bán lẻ được quyền trả hàng về cho nhà cung cấp.

We would only consider placing an order provided it was on the usual basis of sale or return. If this is acceptable we will send you our official order.

Chúng tôi sẽ chỉ xem xét việc đặt hàng miễn là đơn hàng đó được trả lại hàng khi không bán được. Nếu điều này được chấp nhận, chúng tôi sẽ gửi cho bạn lệnh chính thức của chúng tôi.

Phần Kết (Closing) nội dung chính

Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh, cũng như là đừng quên lời cảm ơn cuối thư.

Các câu kết thúc thư hỏi hàng:

Mẫu câu	Dịch nghĩa
We hope to hear from you in the near future.	Chúng tôi hy vọng nhận được thư hồi âm của các ngài trong tương lai gần.
If the price quoted are competitive and the quality up to standard, we will order on a regular basic.	Nếu giá niêm yết cạnh tranh, chất lượng đạt tiêu chuẩn, chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.
If you can offer to the concession we have asked for, we will place a substantial order.	Nếu các ngài đồng ý giảm giá theo yêu cầu của chúng tôi, chúng tôi sẽ đặt hàng mua số lượng lớn.
Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover. We would therefore need your assurance that you could meet all delivery date.	Chúng tôi cần giao hàng nhanh vì chúng tôi có sự luân chuyển hàng liên tục. Do đó chúng tôi cần các ngài đảm bảo là lúc nào cúng giao đúng hạn.
If the product is satisfactory we will place further orders with you in the future.	Nếu sản phẩm đó tốt chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều hơn nữa trong tương lai.
Provided you can offer favorable quotations and guarantee delivery within four weeks from receipt of order, we will place regular orders with you.	Miễn là các ngài báo giá hợp lý và đảm bảo giao hàng trong vòng 4 tuần sau khi nhận được đơn đặt hàng chúng tôi sẽ đặt hàng thường xuyên.

Mẫu thư hỏi hàng tham khảo

To, Jackson Brothers. 3487 23rd Street New York, NY 120009 September 23, 2010. Dear Kenneth, With reference to our telephonic conversation, we are writing to enquire whether your company can send us the catalogue for the latest types of slab casting machines. We would like to see which type will suite our organization. If we found any specific machines design and features then we are looking forward to purchase the same from you. We have some outdated slab casting machines at our factory side which are still in working position can you give us some discount in replacement of this machines. On the receipt of the information we would place order for your machines. Please send your representative at our factory side to check out the place where these machines would be placed & to check out the out dated machines. Please send us the detailed catalogue of the machines with the price list. We hope to hear from you soon. Yours Sincerely Max A. Webster. (Marketing Manager)

Với những chia sẻ về cách viết email tiếng Anh xuất nhập khẩu tập trung chủ yếu vào loại thư hỏi hàng trong kinh doanh quốc tế trên đây, Edu2Review hy vọng bạn sẽ có thể tự tin hơn khi tự mình soạn thảo email trong quá trình làm việc.

Trần Tuyền (Tổng hợp)

Nguồn ảnh cover: gettyimages