ERP Là Gì? Quy Trình Triển Khai Enterprise Resource Planning Hiệu Quả

Lợi ích

Chi tiết

ERP giúp tăng năng suất làm việc lên cao

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhân viên phải lặp lại những quy trình đơn giản thường xuyên. Điều này khiến họ cảm thấy nhàm chán và mất thời gian từ đó làm giảm hiệu suất làm việc.

Thay vào đó, đầu tư hệ thống quản lý ERP những thao tác đơn giản này được hệ thống tự động giải quyết, nhân viên giảm được áp lực và tạo ra nhiều giá trị cho công ty hơn.

Quy trình vận hành và quản lý kinh doanh chặt chẽ

Nhờ vào phần mềm Enterprise Resource Planning, quy trình vận hành và quản lý doanh nghiệp được tổ chức chặt chẽ và liên kết với nhau hơn.

Sự tương tác và hỗ trợ các bộ phận được tiến hành kịp thời. Từ đó, công ty thích ứng với sự thay đổi của xã hội và thị trường dễ dàng. Đặc biệt là ở thời điểm dịch bệnh bùng phát hiện nay.

Hiệu quả kinh doanh tăng cao

Triển khai ERP, các SMEs có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau. Hệ thống quản lý mọi thứ từ hàng tồn khi cho đến những khoản cần thu và toàn bộ số liệu kế toán của công ty.

Hệ thống cũng xem xét những chi phí hoạt động hay phân đoạn hàng tồn kho hiện có. SME đạt trung bình 100% ROI khoảng 27 tháng.

Tự động hóa những hoạt động vận hành

Với việc triển khai nhiều mô đun, tất cả những quy trình làm việc, truyền đạt thông tin, báo cáo đều tự động hóa.

Sự trợ giúp từ ERP cho những quy trình kinh doanh, thông tin luôn cập nhật và sẵn sàng cho quy trình triển khai tiếp theo.

Chẳng hạn hàng tồn kho được duy trì tự động cho nguyên liệu sau khi mua hàng được thực hiện bằng cách dùng cài đặt Enterprise Resource Planning.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

ERP đi kèm với nhiều lợi ích cụ thể ở doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bởi nó giúp tiết kiệm khoản chi phí cho công ty.

Với Enterprise Resource Planning, nhà quản trị kiểm tra dễ dàng, theo dõi hoạt động của công ty bất cứ nơi nào.

Cho nên phần mềm này có thể tiết kiệm khá nhiều thời gian và nhà lãnh đạo có thể tận dụng lực này để mở rộng mối quan hệ hơn.

Đồng bộ dữ liệu và thông tin

Một trong những lợi ích của ERP với doanh nghiệp là đồng bộ dữ liệu ở một hệ thống. Sau khi triển khai xong hệ thống sẽ lưu thông tin vào một nơi bảo đảm không có sự trùng lặp.

Chưa hết, việc này cũng giúp giảm chi phí lưu trữ, giấy tờ thông tin nhận được là bản mới nhất và được cập nhật thường xuyên.

Báo cáo nhanh chóng

Hệ thống ERP đều được tích hợp với những loại báo cần thiết của doanh nghiệp. Tính năng này giúp công ty giảm chi phí nhân sự và gửi báo cáo, nhà lãnh đạo đưa ra quyết định dễ dàng hơn.

Báo cáo theo thời gian cũng là một trong những lợi ích khi sử dụng ERP. Nhờ phần mềm bất cứ vấn đề nào cũng được phát hiện kịp thời và xử lý.

Bảo mật thông tin doanh nghiệp

Hơn nữa, sử dụng phần mềm ERP giúp bảo mật thông tin và cung cấp khả năng truy cập đến từng người. Mỗi nhân viên trong công ty được phân quyền trong một nhiệm vụ nhất định.

Khi có sai sót hay lỗi phát sinh hệ thống cho phép truy xuất thông tin thao tác và cung cấp lịch sử chỉnh sửa.

Các bước

Chi tiết

Bước 1: Nhận xét ngân sách, quy trình quản lý công ty

ERP là phần mềm quản lý tổng thể cho nên mức chi phí đầu tư là không nhỏ. Công ty cần biết tổng mức chi phí đầu tư cho dự án này và xác định ngân sách có thể sắp xếp theo lộ trình triển khai ERP.

Mô hình quản lý là cơ sở để xây dựng nên phần mềm hợp nhất với doanh nghiệp.

Để lập ra kế hoạch bạn cần nêu rõ một số thông tin quan trọng như sau:

- Ngân sách cần tri trả cho dự án đó.

- Hệ thống Enterprise Resource Planning mong muốn.

- Số lượng người tham.

- Bài toán cần phần mềm giải quyết.

- Những đầu việc cần xử lý.

- kế hoạch càng chi tiết, đầy đủ khi triển khai, doanh nghiệp sẽ càng vận hành trơn tru hơn.

- Nhiều thông tin khác cần giải quyết.

Bước 2: Phân tích đòi hỏi người dùng

Doanh nghiệp và nhà tư vấn khai triển cần phân tích những yếu tố khó khăn công ty đang gặp phải. Những yếu tố bản thân doanh nghiệp không thể xử lý, nhận xét được hy vọng doanh nghiệp ước muốn dùng ERP.

Đây được xem là yếu tố để công ty lựa chọn phần mềm dựng sẵn hay cần phần mềm tùy chỉnh theo đòi hỏi về chức năng cũng như quản lý riêng.

Bước 3: Cần xây dựng phương án cho hệ thống

Dựa trên những phân tích về yêu cầu của doanh nghiệp cho bộ máy ERP tiến hành xây dựng hệ thống theo công thức hoạt động sản xuất, bán hàng.

Tuy nhiên có một số trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi toàn bộ quy trình hoạt động trước đó. Để nó phù hợp với phương án hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 4: Thực hiện dự án vào công ty

Giai đoạn này nhà cung cấp chuyển giao tài khoản, công nghệ, tài liệu hướng dẫn dùng phần mềm ERP cho công ty.

Doanh nghiệp chọn ERP Customize thì đây là giai đoạn mà nhà cung cấp thiết kế, điều tiết phần mềm để phù hợp với nghiệp vụ đặc thù. Cũng như yêu cầu riêng của công ty để đi đến đích cuối cùng được hoạch định bước 1.

Trong bước này kéo dài khoảng 6 tháng đến vài năm tùy vào khả năng của nhà sản xuất phần mềm.

Đối với công ty chọn ERP đóng gói, bước này thực hiện khá nhanh. Nhà sản xuất phần mềm chỉ việc cấp tài khoản cho công ty và cho người huấn luyện dùng ứng dụng.

Bước 5: Đánh giá và nghiệm thu dự án khai triển phần mềm

Nếu những bước triển khai ban đầu và thử nghiệm thành công, công ty tiến hành nghiệm thu và đưa phần mềm vào vận hành, quản lý công việc sản xuất, kinh doanh.

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điều khi đánh giá dự án ERP như sau:

- Công dụng phù hợp với quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

- Mức độ tích hợp giữa các phân hệ không giống nhau của ERP.

- Sự linh động cũng như khả năng thích ứng.

- Phần mềm cần thân thiện với người sử dụng.

- Triển khai nhanh chóng: Thời gian thực hiện ngắn đồng nghĩa với nguy cơ dự án thấp và cơ hội thành công nhiều hơn.

- Năng lực hỗ trợ làm chủ cũng như hoạch định đa chiều.

- Cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật và an toàn.

- Tổng chi phí: License, bảo trì, đào tạo, sửa chữa(Customization)

triển khai và những yêu cầu về phần cứng.

Bước 6: Bảo trì và nâng cấp phần mềm Enterprise Resource Planning

Không những thế, bảo trì là việc liên quan đến việc sửa đổi lỗi phát sinh trong lúc vận hành ứng dụng. Thông thường những nhà sản xuất ERP sẽ bảo trì miễn phí những lỗi cho công ty của bạn. Trong khoảng thời gian từ 12 – 24 tháng kể từ ngày nghiệm thu vận hành bộ máy.

Sau thời gian này công ty phải đóng phí cho nhà sản xuất. Nâng cấp là việc cải tiến các công dụng đã có từ trước: Mở rộng thêm các chức năng mới, nâng cao phiên bản mới, công thức dùng, báo cáo mới, công dụng, thêm tiêu chí lọc, liên kết với phần mềm thứ 3….