Excel Là Gì? Các Công Dụng Của Excel? Làm Văn Phòng Có Cần Phải ...

Mục lục

1. Excel là gì?

Excel là một phần mềm nằm trong bộ tin học Office của Microsoft, dùng để quản lý dữ liệu trong hầu hết các ngành nghề hiện nay. Là một tập hợp các hàng và cột được kết hợp để tạo ra một bảng tính lớn. Các hàng thường là ký hiệu bằng các chữ cái như A, B, C, D, E, … và các cột được ký hiệu bằng các số từ 1, 2, 3 đến n …. Một cột và một hàng ghép lại với nhau trở thành một tính ô. Địa chỉ của ô sẽ được xác định bởi ký tự đại diện cho cột và số đại diện cho hàng.

Với Excel bạn có thể quản lý và tính toán số liệu rất đơn giản, ứng dụng trong mọi ngành nghề như kế toán – tài chính – ngân hàng, … đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ chưa có điều kiện mua phần mềm quản lý chuyên dụng.

Hiện có một ứng dụng Excel trực tuyến dựa trên web, đó là ứng dụng [Google Trang tính]. Ứng dụng này có đầy đủ các công cụ trong Excel như: Hỗ trợ lưới dữ liệu lưới, hỗ trợ công thức tính toán, đặc biệt nó là phần bên phải nên an toàn hơn khi gửi trực tuyến trên internet.

Dữ liệu lưu trên file Excel trong bảng, hỗ trợ nhiều công thức giúp tính toán nhanh và chính xác hơn. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng số tiền, chỉ cần sử dụng hàm SUM và Excel sẽ tự hiển thị kết quả mong muốn. Tại Việt Nam, hầu hết mọi công ty đều bắt buộc nhân viên văn phòng phải có kiến ​​thức về Excel để đáp ứng công việc hàng ngày. Nếu chưa quen thì nên học ngay, đó là một điểm cộng khi đi xin việc.

Các phiên bản Excel:

Phiên bản Excel 2003 – Tải xuống tại Tải xuống Excel 2003 Phiên bản Excel 2007 – Tải xuống tại Tải xuống Excel 2007 Phiên bản Excel 2010 – Tải xuống ngay Tải xuống Excel 2010 Phiên bản Excel 2013 – Tải xuống tại Tải xuống Excel 2013 Phiên bản Excel 2016 – Tải xuống tại Tải xuống Excel 2016 Phiên bản Excel 2019 – Tải xuống tại Tải xuống Excel 2019

2. Những tính năng Excel bạn nên biết

Dưới đây là một số tính năng mà Excel hỗ trợ bạn cần biết.

• Cho phép nhập dữ liệu bảng: Bản chất Excel lưu trữ dữ liệu trong các ô.
• Hỗ trợ các công thức tính toán từ đơn giản đến phức tạp.
• Hỗ trợ vẽ biểu đồ
• Hỗ trợ nhiều công cụ như trong Word
• Cho phép người dùng tự lập trình theo các vấn đề khác nhau
• Có thể tạo nhiều bảng tính và liên kết
• Có thể liên kết với VBA để tạo các ứng dụng khác nhau
• Hỗ trợ bảo mật tốt

Cấu trúc của bảng tính Excel

• Bảng tính – Trang tính: Trang tính là một bảng tính trong Excel. Mỗi bảng tính có hơn 4 triệu ô dữ liệu, người dùng có thể thoải mái sử dụng để tính toán, biểu mẫu, phân tích dữ liệu …
• Workbook: một workbook thường có 1-255 trang tính riêng biệt. Workbook thường được sử dụng để tập hợp các loại bảng tính, đồ thị … xen kẽ. Excel không giới hạn số lượng Sổ làm việc, nhưng bạn mở bao nhiêu Sổ làm việc sẽ phụ thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
• Cột: Cột là tập hợp các ô được tính theo chiều dọc. Chiều rộng mặc định của mỗi cột là 9 ký tự (giá trị này có thể được thay đổi từ 0 đến 255 ký tự). Một bảng tính Excel có tối đa 256 cột, mỗi cột có một chữ cái khác nhau: A, B, C, E, F, G, H, I …
• Dòng – Hàng: Dòng là tập hợp các ô được tính toán theo chiều ngang. Chiều cao mặc định của dòng là 12,75 chấm (giá trị này có thể được thay đổi từ 0 đến 409). Một bảng tính Excel có ít nhất 16384 dòng, mỗi dòng có một chữ số được gán là: 1, 2, 3, 4, 5, 6 …).
• Ô: Ô là giao điểm của dòng và cột. Tọa độ của một ô được xác định bởi ký hiệu số thứ tự của dòng và ký tự ký hiệu của cột.
• Phạm vi: Vùng thường là tập hợp của nhiều ô liền kề, thường được xác định bởi tọa độ ô trên cùng và tọa độ ô cuối. Vùng có thể là một ô, một nhóm ô hoặc toàn bộ bảng tính. Với Excel, bạn có thể làm việc với nhiều vùng khác nhau cùng một lúc.

3. Excel được áp dụng cho những ngành nào?

Những ngành sau đây là những người sử dụng Excel nhiều nhất:

• Ngành kế toán thuế: Tính toán, báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính …
• Hành chính: Giám sát thời gian làm việc của nhân viên, quản lý tài sản và các loại hình văn phòng …
• NHÂN SỰ: Lập danh sách nhân sự, tính lương – thưởng cho nhân viên công ty …
• Giáo viên: Hát cho điểm học sinh, lập danh sách học sinh đi thi …
• Kỹ sư: Tính toán các số liệu kỹ thuật liên quan đến thiết kế và thi công các công trình xây dựng, dự án ..

=> Nói chung là sử dụng Excel khi bạn không có công cụ khác hỗ trợ tốt hơn. Bài đầu tiên này mình chỉ muốn giới thiệu cho các bạn hiểu một chút về Excel, các bài tiếp theo sẽ đi sâu và lần lượt tìm hiểu các tính năng trong Excel giúp các bạn có thẻ tự học excel qua loạt bài này.