Excel Là Gì? Những điều Cơ Bản Về ứng Dụng Xử Lý Bảng Tính Của ...

Excel là gì? Những điều cơ bản về ứng dụng xử lý bảng tính của Microsoft

Được biết đến là một công cụ xử lý bảng tính và số liệu đến từ nhà phát triển Microsoft. Excel luôn là một lựa chọn cho những phần mềm tính toán số liệu từ đơn giản đến phức tạp. Tuy nhiên đối với những người mới bắt đầu làm quen với Microsoft Office và đặc biệt là Excel thì chưa hiểu rõ thật sự ứng dụng này là gì? Sua đây hãy cùng ThuthuatOffice khám phá Excel là gì. Bắt đầu thôi.

Nội Dung Bài Viết

• 1 Excel là gì?
• 2 Những tính năng nổi bật của Excel là gì?
• 3 Ưu và nhược điểm của Excel là gì?
  • 3.1 Ưu điểm của Excel là gì?
  • 3.2 Nhược điểm của Excel là gì?
• 4 Những nền tảng hỗ trợ Excel là gì?
• 5 Cách tạo bảng tính Excel cơ bản cho người mới bắt đầu

Excel là gì?

Đầu tiên hãy cùng tìm hiểu Excel là gì? Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính có trong bộ ứng dụng Microsoft Office. Nó được sử dụng để theo dõi dữ liệu, hiển thị nó ở định dạng bảng, thực hiện các phép tính và tạo thống kê. Bảng từ Excel cung cấp hình ảnh trực quan. Bảng tính Excel thường có một số ô được tạo bởi các hàng và cột, cũng như các công thức tính toán và nhập dữ liệu. Mặt khác, Excel có rất nhiều tính năng tuyệt vời và rất thân thiện với người dùng.

Với các phương pháp xem xét và tìm kiếm, thế mạnh của Excel được kết hợp sâu vào các lập trình viên. Đặc biệt là khi nói đến các công cụ liên quan đến Facebook. Với sự phát triển không ngừng mạnh mẽ của Facebook, cũng như quảng cáo trên Facebook, nhiều người quan tâm đến tính năng lọc danh sách dựa trên các tiêu chí và xuất ra tệp Excel.

Không chỉ vậy, nhiều lập trình viên coi Excel là một phương pháp tuyệt vời. Có nghĩa là không có tính năng nào của nó biết khi nào chúng sẽ được sử dụng hoàn toàn. Excel cũng là tùy chọn đầu tiên khi xuất bất kỳ tệp nào để đánh giá với bất kỳ chương trình nào khác vì tính hiệu quả của nó.

Những tính năng nổi bật của Excel là gì?

Ngoài những tính năng đã nói qua về Excel ở phần đầu tiên, dưới đây là 5 tính năng nổi bật của Excel mà bạn không thể bỏ qua:

• Đầu tiên là bảng tổng hợp hay còn gọi là PivotTables

PivotTables tóm tắt một lượng lớn dữ liệu Excel từ cơ sở dữ liệu được định dạng trong đó hàng đầu tiên chứa tiêu đề và các hàng khác chứa danh mục hoặc giá trị. Cách dữ liệu được tóm tắt rất linh hoạt nhưng thường thì Bảng Pivot sẽ chứa các giá trị được tổng hợp trên một số hoặc tất cả các danh mục.

• Tiếp đến là định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện, như tên gọi của nó cho thấy, thay đổi định dạng của một ô phụ thuộc vào nội dung của ô, hoặc một dải ô, hoặc một ô khác hoặc các ô trong sổ làm việc. Định dạng có điều kiện giúp người dùng nhanh chóng tập trung vào các khía cạnh quan trọng của bảng tính hoặc để đánh dấu các lỗi và xác định các mẫu quan trọng trong dữ liệu.

Các định dạng có điều kiện có thể áp dụng định dạng phông chữ và ô cơ bản như định dạng số, màu phông chữ và các thuộc tính phông chữ khác, đường viền ô và màu tô ô. Ngoài ra, có một loạt các định dạng đồ họa có điều kiện giúp trực quan hóa dữ liệu bằng cách sử dụng các bộ biểu tượng, thang màu hoặc thanh dữ liệu.

• Tính năng sắp xếp và lọc

Bảng tính Excel giúp chúng ta hiểu được lượng lớn dữ liệu. Để dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần, bạn có thể sắp xếp lại thứ tự dữ liệu hoặc chỉ chọn dữ liệu bạn cần, dựa trên các tham số bạn đã đặt trong Excel. Sắp xếp và lọc dữ liệu của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm cho bảng tính của bạn hiệu quả hơn.

Giả sử bạn có một danh sách hàng trăm bản ghi bao gồm ngày, tuổi, tên, thành phố, v.v. Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp dữ liệu để phù hợp nhất với nhu cầu của mình bằng cách sử dụng các tính năng sắp xếp và lọc của Excel.

• Các phép toán cơ bản

Trọng tâm của bất kỳ bảng tính Excel nào là các con số trong dữ liệu. Sử dụng các hàm toán học cơ bản để thao tác với những con số đó là một trong những tính năng làm cho Excel trở nên mạnh mẽ.

Các phép tính đơn giản có thể được nhập vào thanh công thức trong Excel giống như chúng sẽ được viết trên giấy. Như với tất cả các công thức trong Excel, hãy bắt đầu một phép tính bằng dấu =. Bạn có thể nhập phép tính bạn muốn thực hiện trực tiếp vào ô hoặc thanh công thức và khi bạn nhấn Enter, câu trả lời sẽ hiển thị trong ô.

• Cuối cùng là các biểu đồ hỗn hợp

Loại hỗn hợp hoặc biểu đồ kết hợp (kết hợp) kết hợp hai kiểu biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ cột và biểu đồ đường của Excel. Định dạng này có thể hữu ích để hiển thị hai loại thông tin khác nhau hoặc một loạt các giá trị khác nhau rất nhiều.

Ưu và nhược điểm của Excel là gì?

Ưu điểm của Excel là gì?

Tiếp đến là tìm hiểu về ưu và nhược điểm của Excel là gì. Liệu một công cụ đã được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới rồi liệu nó có những tính năng ưu việt nào hoặc những điểm chưa tốt nào hay không, chúng ta cùng tìm hiểu. Đầu tiên là về ưu điểm:

• Quản lý dữ liệu một cách vô cùng hiệu quả

Một trong những lợi ích lớn nhất của Excel là chức năng chính của nó: Khả năng sắp xếp một lượng lớn dữ liệu thành các bảng tính và biểu đồ có trật tự, hợp lý. Với dữ liệu được tổ chức, việc phân tích và tiêu hóa dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt là khi được sử dụng để tạo đồ thị và các biểu diễn dữ liệu trực quan khác.

• Khả năng sử dụng công thức và tính toàn một cách logic, hiệu quả

Excel xử lý các con số gần như ngay lập tức, giúp tính toán hàng loạt dễ dàng hơn nhiều so với việc tự giải quyết mọi việc bằng máy tính. Tùy thuộc vào sự hiểu biết và kỹ năng của bạn với Excel, các công thức và phương trình được sử dụng để nhanh chóng tính cả các phương trình đơn giản và phức tạp bằng cách sử dụng một lượng lớn dữ liệu.

• Được sự hỗ trợ của bên thứ 3

Về cơ bản, Excel được coi là tiêu chuẩn cho phần mềm bảng tính và như vậy được hỗ trợ đáng kể trên một số nền tảng, bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng. Hầu hết các chương trình bảng tính khác cũng hỗ trợ nhập trang tính Excel sang định dạng gốc của chúng và xuất bảng tính của riêng chúng dưới dạng tệp Excel.

• Được tích hợp trong hầu hết các phiên bản Microsoft

Là một phần của bộ Office của Microsoft, Excel hoạt động với hầu hết mọi phần mềm khác trong Office. Có thể dễ dàng thêm bảng tính Excel vào tài liệu Word và bản trình bày PowerPoint để tạo báo cáo hoặc bản trình bày trực quan hơn.

Nhược điểm của Excel là gì?

Vậy còn về phần nhược điểm của Excel là gì?

• Rất khó để làm quen và thuần thục

Mặc dù hầu như ai cũng có thể chọn Excel và bắt đầu điền vào các bảng, nhưng để có được lợi ích đầy đủ của các tính năng của nó thì cần phải thực hành rất nhiều. Người dùng không quen với cú pháp Excel cũng có thể thấy việc nhập các phép tính và gọi các hàm khác hơi khó chịu cho đến khi họ hiểu rõ.

• Lỗi tính toàn

Mặc dù các chức năng tính toán tự động của Excel giúp cho hầu hết các tính toán hàng loạt quy mô lớn trở nên dễ dàng, nhưng nó không phải là điều dễ hiểu. Excel không có phương tiện kiểm tra lỗi của con người trong quá trình nhập dữ liệu, có nghĩa là thông tin sai có thể làm sai lệch tất cả các kết quả

• Tốn thời gian

Việc nhập dữ liệu vào Excel theo cách thủ công có thể mất rất nhiều thời gian – đặc biệt nếu bạn có nhiều dữ liệu cần nhập. Khoảng thời gian cần thiết để nhập dữ liệu theo cách thủ công có thể cực kỳ kém hiệu quả và còn có thể coi là quá nhàm chán.

• Chi phí cho phần mềm bản quyền

Mặc dù có một số lựa chọn thay thế thấp hoặc miễn phí, nhưng việc tải Microsoft Excel chính hãng không phải là miễn phí chút nào. Gọi sử dụng Microsoft Office 365 cho cá nhân đã có giá lên đến 1.299.000 VNĐ cho 1 năm sử dụng.

Những nền tảng hỗ trợ Excel là gì?

Cũng giống như bao phần mềm Office khác, Excel được rất nhiều nền tảng hỗ trợ. Từ máy tính Windows (Điều đương nhiên) cho đến các dòng máy Mac (Tuy không được tương thích tốt cho lắm). Rồi đến các dòng điện thoại hiện nay như iOS vả Android. Đặt biệt đối với các dòng Note của Samsung rất phù hợp nếu như bạn nào có nhu cầu sử dụng Excel trên điện thoại.

Ngoài ra bạn cũng có thể truy cập vào trang web của Microsoft Office để sử dụng phần mềm này online và không cần phải trả bất kỳ chi phí nào. Vô cùng hữu ích và tiện dụng.

Cách tạo bảng tính Excel cơ bản cho người mới bắt đầu

Và cuối cùng là cách tạo bảng tính Excel cơ bản cho người mới bắt đầu. Vì là hướng dẫn cho những người mới bắt đầu nên chúng mình chỉ hướng dẫn một cách cơ bản nhất vể cách sử dụng Excel thôi. Các bạn chú ý nhé:

Đầu tiên hãy làm quen với thanh công cụ trong Excel. Đây là nơi chứa các công cụ giúp bạn chỉnh sửa cũng như tính toán trong quá trình xử lý số liệu trong Excel. Trong thanh công cụ này bạn sẽ bắt đầu làm quen với các tab như Home, Insert, Page Layout, Formulas,…

• Home: Tab Home dùng để định dạng các thành phần như chữ, số, định dạng trang tính,…
• Insert: Là nơi chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng vào trang tính
• Page Layout: Là nơi chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của trang tính.
• Formulas: Là nơi chứa các hàm và công thức phục vụ cho việc giải quyết số liệu
• Data: Chứa các lệnh làm việc với dữ liệu như sắp xếp, lọc,…
• Review: Chứa các lệnh liên quan đến kiểm tra ngữ pháp, tạo ghi chú hay bảo mật cho trang tính
• View: Chứa các lệnh liên quan đến hiển thị trang tính. Phóng to, thu nhỏ,…

Tiếp đến là quản lý Sheet của mình. Như được biết thì bạn sẽ làm việc với rất nhiều sheet trong Excel. Bạn có thể quản lý, tùy chỉnh trang tính (sheet) theo ý muốn của mình như đổi tên, thay đổi thứ tự,…

Tiếp đến là làm quen với khu vực làm việc, nơi xử lý thông tin chính trong Excel. Bạn có thể nhận biết nó một cách rõ ràng trong hình minh họa bên dưới. Nó được tạo thành từ nhiều ô và cột. Nếu muốn nhập dữ liệu thì nháy đúp chuột vào một ô bất kỳ và nhập dữ liệu vào thôi.

Tiến đến với phần cốt lõi nhất của Excel đó chính là các công thức tính toán. Mỗi phép toán sử dụng trong Excel đều bắt đầu bằng dấu “=”.

Lấy vị dụ như trong trường hợp dưới đây. Khi bạn click vào ô được chọn và nhập =3+4 rồi Enter thì ngay lập tức giá trị ô đó nhận được sẽ là 7. Các công thức và phép tính dù đơn giản hay phức tạp đều theo quy tắc đó.

Hoặc nếu các ô trong bảng đều đã có giá trị riêng. thì việc bạn chỉ cần làm là điền địa chỉ của ô đó trong công thức. Ví dụ: =C3+E3

Sau khi lập bảng và tính toán xong, các bạn hãy lưu và thoát khỏi trang tính bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc vào File chọn Save để lưu. Alt + F4 để tắt trang tính.

Và trên đây là những chia sẻ của chúng mình về Excel là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào bạn có thể bình luận bên dưới để chúng ta cùng thảo luận. Hoặc có thể tham khảo các bài viết khác về Excel dưới đây:

• Cách khóa giá trị trong Excel đơn giản chỉ với 1 phím bấm
• Cách chèn file Excel vào Word trong tích tắc
• Hướng dẫn chuyển đổi file Excel sang PDF đơn giản

Mong rằng những chia sẻ của chúng mình về Excel là gì có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có được những thông tin mới mẻ về Excel và phần mềm Office nhé.

Là gì -

• Word là gì? Giới thiệu những điều cơ bản về Word cho những người mới bắt đầu tiếp xúc