Flowchart Là Gì? Những điều Cần Biết Về Flowchart

Flowchart là thuật ngữ tiếng Anh, dịch ra tiếng Việt mang nghĩa lưu đồ hay sơ đồ. Cách thức trình bày chủ yếu bằng đồ họa trực quan hóa ngắn gọn nhưng mang tính logic rất cao.

Vậy cụ thể, Flowchart là gì? Flowchart được xây dựng như thế nào? Hỗ trợ trong công việc ra sao? Để hiểu thật đúng và chuẩn xác, mời bạn cùng Vuiapp.vn khám phá tất tần tật nội dung dưới đây.

Flowchart là gì?

Flowchart đơn giản là dạng lưu đồ sử dụng những hình khối đi kèm mũi tên chỉ dẫn. Cấu trúc bên trong sẽ bao gồm các bước, thứ tự giải quyết vấn đề của doanh nghiệp. Tùy vào mục đích, hướng thực hiện, biểu đồ được thiết kế sao cho phù hợp nhất.

Ví dụ minh họa về lưu đồ Flowchart

Trên thực tế, lý do tồn tại loại lưu đồ này bởi cách dùng từ của chúng ta không thống nhất. Đôi khi, chữ sử dụng quá nhiều, dài dòng khiến bên tiếp nhận lười đọc. Chính vì vậy, mọi văn bản được tóm gọn bằng hình ảnh đã mang lại ngôn ngữ điều hướng hiệu quả.

Nội dung lưu đồ biểu thị rất đa dạng, có thể là thuật toán, quy tắc, quy trình làm việc, bộ máy,...Tất cả phân thành từng tầng từ bao quát đến cụ thể, kết nối lại bằng mũi tên. Điều đó có nghĩa, các bước bên trong luôn liên hệ mật thiết cùng nhau.

Cách vẽ Flowchart tương tự như sơ đồ hình cây, nhưng được sáng tạo thêm màu sắc, không cứng nhắc. Đặc biệt, chúng khoa học, gọn gàng hơn, đủ để gây hứng thú với người dùng.

Lợi ích khi ứng dụng Flowchart trong doanh nghiệp

Khi bạn muốn đưa ra quyết định nào đó thì việc sử dụng Flowchart sẽ trở nên rất hữu ích. Thứ nhất, tất cả các thông tin trình bày dưới dạng lưu đồ vô cùng ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này giúp ích lớn trong việc truyền đạt hay hướng dẫn công việc.

Thay vì bạn sử dụng một loạt tài liệu A4 thể hiện quy trình, hãy học cách vẽ Flowchart. Cơ bản, ngôn ngữ hình ảnh luôn dễ ghi nhớ hơn các dạng văn bản chữ viết. Mọi việc tưởng chừng như phức tạp sẽ hồ biến thành từng bước, trình tự rõ ràng.

Người xem do đó chỉ cần dành thời gian ngắn để nắm rõ cả một quy trình. Đồng thời, họ cũng tiết kiệm được nhiều công sức tìm hiểu, ngâm cứu chữ nghĩa ở mỗi bước một.

Thứ hai, lưu đồ còn tăng tính đa dạng, sinh động cho nội dung diễn thuyết trước đám đông. Với những ai ngoài ngành khi nghe, lướt qua bằng Flowchart cũng giúp họ nắm nhanh thông tin chính.

Trong thực tế, một số trường hợp ứng dụng sơ đồ vô cùng hữu ích như:

• Nghiên cứu quá trình cải tiến.
• Lập kế hoạch dự án.
• Cần giao tiếp, phối hợp công việc giữa những thành viên trong cùng quy trình.
• Định hướng triển khai một công việc

Tất cả đều thể hiện rằng lưu đồ đóng vai trò cốt lõi, giúp giữ kết nối giao tiếp. Theo Chon.com, một tờ báo tại Houston cũng từng đưa ra nhận định tốt cho loại biểu đồ này. Cụ thể "Lợi ích chính của Flowchart là thu hẹp khoảng cách từ vựng giữa các nhóm khác nhau khi làm cùng nhau".

Quy tắc chuẩn để vẽ Flowchart hiệu quả

Từ những nội dung trên, có thể bạn sẽ mường tượng vẽ Flowchart thật đơn giản, dễ biến tấu. Tuy nhiên, một lưu đồ đúng nghĩa quý khách phải thực hiện theo tiêu chuẩn được quốc tế công nhận. Cụ thể, quy tắc cần tuân thủ đúng như 5 điều bất di bất dịch sau:

Sử dụng nhất quán các thành phần trong Flowchart

Yếu tố đầu tiên chính là tính nhất quán từ hình khối, đường dẫn, văn bản. Trong đó:

Flowchart với màu sắc bắt mắt, tiện theo dõi

• Hình elip: Thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình.
• Hình chữ nhật: Các bước hay hành động triển khai do cá nhân đảm nhiệm.
• Hình thoi: Dùng khi có quyết định hoặc phê chuẩn cần lựa chọn.
• Đường dẫn mũi tên chỉ hướng của dòng chảy các bước.

Các ký hiệu Flowchart đều có cùng kích thước, khoảng cách bằng nhau. Việc sử dụng có quy tắc sẽ loại bỏ những can thiệp không cần thiết. Đặc biệt, chúng làm cho luồng dữ liệu rất thuận mắt, dễ theo dõi.

Đôi khi màu sắc thêm vào hình cũng giúp tăng hiệu ứng trên, người dùng cân nhắc áp dụng vào. Chẳng hạn như với bước ra quyết định có thể dùng một màu, phân biệt với hộp elip bắt đầu. Trong trường hợp, bạn cần bổ sung một vài ký tự, nhớ thông báo để mọi người nắm ý nghĩa quy ước.

Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học trên một trang

Quý khách muốn thực hành tốt vẽ lưu đồ cần đảm bảo việc thể hiện chỉ trên một trang duy nhất. Đây cũng là quy tắc cần tuân thủ cho dù bạn vẽ Flowchart trong Word, Online hay bằng phần mềm.

Khi biểu đồ có kích thước lớn, người dùng có thể thiết kế nó theo một số mẹo như sau:

• Cách cố gắng làm cho lưu đồ nhỏ hơn. Phông chữ đi kèm lúc này cần hiệu chỉnh to lên để bù đắp việc giảm tỷ lệ trên. Tổng quan về phần nhìn bạn dễ nhận thấy giao diện không bị quá bé.
• Tùy theo số lượng bước, người dùng có thể sắp xếp đường dẫn từ trái sang phải. Sau đó, những trình tự còn lại sẽ hạ xuống dòng dưới thực hiện tiếp.
• Ngoài ra, một cách xử lý khác là chia Flowchart lớn ra thành các tập hợp nhỏ. Đầu tiên, bạn hãy vẽ lưu đồ miêu tả tổng quan các bước hoàn chỉnh của quy trình. Trong mỗi bản chính này sẽ chứa một siêu liên kết đến các sơ đồ riêng biệt hiển thị chi tiết bước đó.

Tuy quy tắc vẽ Flowchart trên có chút kỹ thuật nhưng khi nắm chắc rất dễ tạo điều hướng tốt. Mục đích cuối cùng và cách vẽ đúng sẽ giúp những người liên quan hiểu được lưu đồ. Vì thế, bạn hãy mạnh dạn ứng dụng chúng vào công việc sớm nhất.

Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ

Quy tắc còn lại trong vẽ Flowchart đó chính là đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ luồng. Thực tế, chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên theo tuần tự. Do đó, mọi dòng trả ngược về trước cần đặt bên dưới.

Hình ảnh minh họa các dòng trả về trong Flowchart

Trong trường hợp xuất hiện 2 dòng cần trả về tuyệt đối không được trùng nhau.

Công cụ dùng để vẽ Flowchart

Chúng ta có thể sử dụng các công cụ có sẵn như giấy bút, Excel hay PowerPoint để vẽ Flowchart đơn giản. Đối với những lưu đồ phức tạp bạn nên ứng dụng phần mềm thể hiện.

Công cụ	Chi tiết
Vẽ trên giấy	Đây là cách đơn giản nhất với chỉ một mảnh giấy, cây bút đã tạo ra bản cứng lưu đồ. Quý khách có thể dùng thêm thước kẻ để sản phẩm thủ công này trông bắt mắt, trang trọng hơn. Sau khi hoàn thiện, bạn chụp ảnh lưu vào bộ nhớ, tiến hành in ấn và phân phát chúng. Tuy nhiên bằng cách này có vẻ không áp dụng được lâu dài trên số lượng nhân sự liên quan lớn. Vì thế, hiện đại nhất, người dùng nên cân nhắc thực hiện theo những cách khác dưới đây.
Vẽ Flowchart trên Excel	Bước vẽ đầu tiên chính là thiết lập các hình khối trong Flowchart bằng tính năng Shapes. Trong cửa sổ vô vàn các hình khối, bạn chọn loại phù hợp với quy tắc trên và nhấn Insert. Sau khi lựa chọn đủ bộ sưu tập hình cho mỗi bước, quý khách tiến hành viết văn bản vào trong. Cuối cùng là bổ sung các đường kết nối, mũi tên chỉ dẫn tại tab Format. Lúc này con trỏ hiển thị ra ngoài ở dạng biểu tượng dấu cộng. Người dùng cứ thế di chuyển chuột kéo đến hộp cần nối. Ngoài ra, trên hệ thống phần mềm văn phòng Microsoft, bạn có thể vẽ Flowchart trong Word. Cách sử dụng không khác gì với Excel trên, vô cùng thuận lợi khi thiết kế lưu đồ.
Vẽ bằng phần mềm Microsoft Visio	Ngoại trừ 2 phương tiện vẽ trên, người dùng còn được hỗ trợ bằng phần mềm chuyên dụng - Microsoft Visio. Theo đánh giá, sản phẩm này tuy sở hữu kỹ thuật đa dạng nhưng không thể chạy thử. Do đó, khi chúng được áp dụng vào công việc chuyên môn lại ít được ưa chuộng.
Vẽ bằng Crocodile Clips ICT	Trong khi nhược điểm Microsoft Visio là không chạy thử Flowchart, riêng với Crocodile Clip ICT hoàn toàn ngược lại. Đây là công cụ ngoài hỗ trợ vẽ lưu đồ còn chứa nhiều tính năng khác nữa. Vì thế, phần mềm này chủ yếu áp dụng để xây dựng sơ đồ quá trình học của học viên lập trình.
Vẽ bằng Lucidchart	Lucidchart là một website vẽ Flowchart Online với hệ thống các kiểu tạo sẵn vô cùng phong phú. Công cụ sẽ tự động tìm kiếm loại lưu đồ phù hợp với lĩnh vực của bạn. Hoặc trường hợp khác đưa ra những gợi ý sao cho người dùng làm việc tốt nhất. Tất cả các mẫu đáp ứng đủ cấp bậc từ cơ bản đến nâng cao, rất thuận tiện sử dụng.

Ứng dụng Flowchart trong thực tế công việc

Flowchart ứng dụng phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Nhằm để người dùng dễ hình dung lưu đồ đưa vào thực tế ra sao, sau đây là vài ví dụ cụ thể:

Thiết lập quy trình onboarding cho nhân viên mới

Mọi nhân viên khi đầu quân một công ty đều trải qua thời gian làm quen công việc, văn hóa mới. Do đó, quy trình Onboarding vô cùng thực tế trong trường hợp này, cần được thiết lập triển khai.

Flowchart onboarding nhân viên mới

Tùy vào mỗi công ty sẽ có một lưu đồ khác nhau nhưng cơ bản dựa theo các bước sau:

• Nhân viên mới nộp đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu.
• Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra, nếu cần bổ sung hay chỉnh sửa thông báo ngay cho người mới biết.
• Nhân viên HR giới thiệu cấu trúc, quy trình của công ty.
• Cuối cùng, bàn giao trang thiết bị làm việc, đồng phục, mã chấm công, email,...

Quý khách cân nhắc dùng luôn các trình tự trên hoặc linh động bổ sung theo quy định của cơ quan. Mục đích cuối cùng hướng đến việc nhân sự triển khai thực hiện chính xác, không bỏ sót công việc.

Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn, giấy tờ

Trên thực tế, mỗi ngày các bộ phận công ty đều phát sinh vài công văn cần sự phê duyệt. Trong quá trình luân chuyển sẽ xảy ra việc sai sót cần chỉnh sửa hay nhầm lẫn, bỏ quên.

Flowchart xét duyệt công văn, giấy tờ

Vì thế, nội dung công việc này cũng cần có một lưu đồ chi tiết để triển khai đúng hướng. Cụ thể bao gồm các bước sau:

• Công văn gửi đi.
• Nếu chúng không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ. Trường hợp ngược lại, người làm công văn sẽ tiến hành chỉnh sửa.
• Lưu trữ công văn cuối cùng trong một thư mục được quy định trước.
• Gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn để hoàn tất quy trình.

Hy vọng với những thông tin trên đây sẽ giúp quý khách hàng hiểu nhiều hơn về Flowchart. Ngoài ra, bạn đừng quên truy cập vào Vuiapp.vn để tham khảo thêm vô số bài viết liên quan cùng chủ đề nhé!