Giới Thiệu Về Phần Mềm QLVB&ĐH - Quản Lý Văn Bản

I. Giới thiệu chung

I.1. Mục tiêu và các chức năng chính của phần mềm

“Phần mềm hỗ trợ Quản lý Điều hành tác nghiệp - TDOffice” được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tác nghiệp của một cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.

Các chức năng chính của phần mềm bao gồm:

1.Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ...

2.Quản lý toàn bộ các giấy tờ phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, tờ trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản, ...

3.Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản.

4.Gửi nhận dữ liệu văn bản điện tử giữa các đơn vị cùng tham gia vào hệ thống trên mạng diện rộng

5.Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

6.Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan.

7.Quản lý lịch họp của Lãnh đạo.

8.Quản lý lịch công tác của cá nhân, của phòng ban, của cơ quan.

9.Quản lý các mẫu biểu sử dụng trong mọi hoạt động tác nghiệp điều hành của cơ quan, tổ chức.

10. Quản lý đăng ký gặp Lãnh đạo, đăng ký phòng họp.

11. Quản lý Đăng ký mượn tài sản, mượn xe.

12. Quản trị nội dung, các tin bài được biên tập, trình duyệt, phát hành tin tức.

13. Quản lý hệ thống các diễn đàn trao đổi thông tin giữa các thành viên của hệ thống.

14. Trao đổi thông tin thông qua hệ thống Email giữa các đơn vị tham gia trên mạng diện rộng (WAN) hoặc qua Internet.

15. Trao đổi thông tin nội bộ thông qua các hình thức chat nội bộ, gửi tin nhắn SMS.

16. Quản lý và hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ, cung cấp công cụ tra cứu khai thác các tài liệu lưu trữ.

17. Quản lý, lưu trữ và cung cấp công cụ hỗ trợ tra cứu khai thác các văn bản pháp quy và các tài liệu công báo (đối với các cơ quan hành chính nhà nước).

Phần mềm TDOffice bao gồm các phân hệ (module) có thể được cài đặt độc lập hoặc tích hợp thành một sản phẩm thống nhất đáp ứng các yêu cầu khác nhau của khách hàng.

I.2. Phạm vi ứng dụng và các đối tượng phục vụ của phần mềm

Đối tượng phục vụ của TDOffice này là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ; các tổ chức, cơ quan có tổ chức quản lý phân cấp được cung cấp các công cụ mạnh trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp tại cơ quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ (thông tin) với các cơ quan trong cùng cấp, cấp cao hơn về quản lý trên mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).

Trong phạm vi của một cơ quan/doanh nghiệp thì các nhóm đối tượng phần mềm phục vụ bao gồm:

- Lãnh đạo cơ quan/đơn vị

- Lãnh đạo phòng Hành chính/Văn phòng

- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn

- Bộ phận Hành chính - Văn thư (phòng Hành chính/Văn phòng).

- Cán bộ nghiệp vụ / Chuyên viên (chuyên môn thuộc phòng/ban)

- Cán bộ Quản trị hệ thống.