TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN ...

Tải bản đầy đủ (.pdf) (30 trang)

1. Trang chủ
>>
2. Thể loại khác
>>
3. Tài liệu khác

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH - TDOFFICE (Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.37 MB, 30 trang )

CSJnTÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGaDHỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀĐIỀU HÀNH - TDOFFICEnaT(Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeMỤC LỤCI. ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH ...............................................................................31. Địa chỉ truy cập........................................................................................................32. Giao diện Trang chủ ................................................................................................ 33. Chức năng Quản trị..................................................................................................3II. QUẢN TRỊ NGƯỜI SỬ DỤNG ................................................................................41. Người sử dụng .........................................................................................................41.1. Tạo người sử dụng mới ....................................................................................41.2. Đặt mật khẩu .....................................................................................................61.3. Sửa, xoá người sử dụng có sẵn .........................................................................71.4. Tìm kiếm người sử dụng ..................................................................................81.5. Quyền sử dụng ..................................................................................................82. Nhóm người sử dụng ............................................................................................. 132.1. Tạo mới nhóm ................................................................................................ 132.2. Sửa, xóa nhóm có sẵn ..................................................................................... 132.3. Quyền sử dụng ................................................................................................ 143. Reset mật khẩu cho người sử dụng........................................................................15III. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG ......................................................................................... 161. Thông tin hệ thống .................................................................................................162. Thiết lập lại tham số hệ thống khi kết thúc một năm làm việc.............................. 213. Thông tin tra cứu dữ liệu ....................................................................................... 224. Thiếp lập hòm thư công ......................................................................................... 235. Quản trị banner ......................................................................................................246. Quản trị nội dung form đăng nhập ........................................................................257. Quản trị các module tích hợp ................................................................................26IV. CÔNG CỤ HỆ THỐNG .......................................................................................... 271. Tạo index cho hệ thống ......................................................................................... 272. Kết thúc xử lý văn bản đến quá hạn ......................................................................283. Sửa dữ liệu đang xử lý ........................................................................................... 284. Kết thúc xử lý văn bản ........................................................................................... 295. Làm mới dữ liệu ....................................................................................................296. Hiệu chỉnh dữ liệu .................................................................................................297. Hiệu chỉnh DL hỗ trợ tìm kiếm .............................................................................30CSJnnaTaDTrang 2 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeI. ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH1. Địa chỉ truy cậpĐể sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Chrome, Cốc cốc,… truy cập vào địachỉ:http://qlvb...Giao diện đăng nhập chương trình hiển thị:Tại hộp thoại Đăng nhập người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mậtCSJnkhẩu đã được cấp.Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theonhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp.aDSử dụng font UNICODE làm việc với chương trình.2. Giao diện Trang chủnaT3. Chức năng Quản trịTrang 3 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeGiao diện Quản trị hệ thống:II. QUẢN TRỊ NGƯỜI SỬ DỤNGCSJnTrong phần Quản trị người sử dụng có hai nhóm chức năng chính: Quản trị ngườisử dụng và Quản trị nhóm người sử dụng.Quản trị Người sử dụng: là danh sách các cán bộ trong cơ quan, được phân theocác đơn vị và tham gia sử dụng chương trình.Quản trị Nhóm người sử dụng: Là nơi khai báo các nhóm người sử dụng trongaDchương trình với các quyền khai báo cho từng nhóm. Khi khai báo người sử dụng, nếunaTchọn thuộc nhóm người sử dụng nào thì có luôn những quyền mặc định của nhómngười sử dụng đó.1. Người sử dụng1.1. Tạo người sử dụng mớiĐể tạo mới người sử dụng, quản trị chương trình chọn vào chức năng “Quản trịngười sử dụng/ Người sử dụng” và nháy chuột vào nút “Nhập mới”. Sau đó nhậpcác thông tin người sử dụng và phân quyền cho người sử dụng đó. Nhấn nút “Lưu” đểghi lại các thay đổi. Sau khi Lưu, nhấn nút Đăng ký tài khoản/ đổi mật khẩu để đặtmật khẩu và tạo tài khoản cho người dùng trong Domino.Trang 4 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeMột số thông tin cần chú ý khi thêm người sử dụng mới:➢ Tên đăng nhập: Phần này cho phép chọn từ danh sách có sẵn. Việc khaibáo này xác định tên đăng nhập (login) vào chương trình của người sửdụng.Trường hợp hệ thống sử dụng ldap hoặc active directory thì danhsách và tên đăng nhập này là chọn từ ldap hoặc active directory.CSJn➢ Tên đầy đủ: Họ tên của người sử dụng. Tên đầy đủ này sẽ được dùng làtên hiển thị của người sử dụng trong toàn bộ Module.aD➢ Tên tắt: Tên tắt phục vụ việc nhập dữ liệu nhanh. Ở tất cả các phầntrong chương trình cần nhập tên người thì chỉ cần gõ tên tắt này, sau đónhấn phím tắt (đã được khai báo) thì tên đầy đủ của người đó sẽ hiển thịtại ô nhập dự liệu thay thế cho tên tắt vừa nhập.naT➢ Điện thoại: Điện thoại của người sử dụng được khai báo.➢ Giới tính: Giới tính của người sử dụng được khai báo.➢ Thuộc đơn vị nội bộ cấp I: Việc khai báo một người sử dụng thuộc đơnvị nào là rất cần thiết. Các đơn vị ở đây là những đơn vị nội bộ đã đượckhai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộcấp I” và trong phần khai báo này thì có thể được chọn từ listbox.➢ Thuộc đơn vị nội bộ cấp II: Khi chọn đơn vị nội bộ cấp I, thì các phòngban thuộc đơn vị đó sẽ được lọc ở đây. Và các phòng ban cũng đã đượckhai báo trong phần “Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộcấp II”.➢ Cấp lãnh đạo: Nếu người sử dụng này thuộc cấp lãnh đạo nào thì chọntrong listbox nhóm lãnh đạo đó. Nếu không thuộc thì chọn Không.Trang 5 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice➢ Quyền ký văn bản: Nếu được phép ký phát hành văn bản thì chọnquyền Có, nếu không được phép ký phát hành văn bản thì chọn Không.➢ Chức vụ: Nhập chức vụ tương ứng của người sử dụng. Tại các phầnnhập dữ liệu tại Văn bản đến, Văn bản đi, nếu nhập tên người sử dụng,chương trình sẽ tự động tìm kiếm ở phần này, xác định chức vụ tươngứng của người sử dụng và sẽ tự động cập nhật vào ô cần nhập chức vụ.Danh sách chức vụ cũng được khai báo sẵn tại “Quản trị danh mục/Danh sách chức vụ”➢ Ưu tiên hiển thị: Cho phép đặt mức độ ưu tiên hiển thị (Lãnh đạo cơquan được xếp trên cùng, Độ ưu tiên hiển thị = 0 là không được ưu tiên,Độ ưu tiên = 1 là lớn nhất).➢ Địa chỉ nhận văn bản qua mail – in: Địa chỉ nhận văn bản➢ Ý kiến thường dùng: Tạo lập sẵn danh sách ý kiến để lựa chọn khichuyển xử lý văn bản.CSJn➢ Thuộc nhóm sử dụng: Phần này được tổ chức thành các nhóm do ngườiQuản trị khai báo (trong chức năng Nhóm người sử dụng). Mỗi mộtnhóm có những quyền sử dụng riêng được định nghĩa trong chương trình.Mỗi một người sử dụng chỉ được thuộc vào một trong các nhóm đã đượcaDđịnh nghĩa hoặc không thuộc nhóm nào cả. Tuy nhiên có thể thêm bớtquyền hạn cho người sử dụng bằng cách chọn thêm những quyền sửnaTdụng được cụ thể hóa ở phần dưới.➢ Quyền sử dụng: Tên các quyền sử dụng đã phản ánh rõ quyền hạn củangười sử dụng trong các chức năng trong chương trình. Tùy theo nhu cầucủa người sử dụng mà người quản trị sẽ cấp thêm quyền cho nhữngngười này.1.2. Đặt mật khẩuSau khi điền thông tin người dùng và phân quyền, nhấn nút Đăng ký tài khoản/đổi mật khẩu để đặt mật khẩu cho người dùng.Trang 6 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeGiao diện cho phép gõ mật khẩuCSJnaDSau khi đặt mật khẩu, quản trị cung cấp lại cho người sử dụng.naT1.3. Sửa, xoá người sử dụng có sẵn➢ Sửa người sử dụngBước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuộtvào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”.Nháy chuột vào bất ký người sử dụng nào muốn Sửa:Bước 2: Giao diện của người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho sửa. Sửa nhữngthông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới.– Xoá một hay nhiều người sử dụngTrang 7 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeĐánh dấu vào người sử dụng cần xoá và nháy chuột vào nút Xoá (Alt+X).1.4. Tìm kiếm người sử dụngGõ tên người dùng và ấn Enter.CSJn1.5. Quyền sử dụngĐể giúp cho người sử dụng thao tác dễ dàng với chương trình theo đúng nghiệp vụvà chuyên môn của mình, thì người quản trị phải biết cách phân quyền cho mỗi ngườisử dụng một cách hợp lý. Sau đây là ý nghĩa của mỗi quyền sử dụng khi người sử dụngđược cấp:aD➢ Quản trị hệ thống: Quyền này cho phép thay đổi thông tin tại phầnQuản trị người dùng và Quản trị hệ thống trong chương trình (Thêm mới,chỉnh sửa, xoá, phân quyền cho người sử dụng, thiết đặt thông tin và cáctham số hệ thống). (Quyền này được cấp cho người Quản trị chươngtrình)naT➢ Quản trị danh mục hệ thống: Quyền này co phép cập nhật, tổ chức cácthông tin trong phần Danh mục (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá) tạo sự thuậntiện trong quá trình cập nhật, xử lý và lưu trữ thông tin của văn bản và hồsơ. (Quyền này được cấp cho Người quản trị chương trình và Văn thư)➢ Xem tất cả hồ sơ công việc toàn cơ quan: Quyền này cho phép ngườisử dụng xem toàn bộ hồ sơ đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của người khác)trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của cơ quan. (Quyền này đượccấp cho Lãnh đạo cơ quan).➢ Xem tất cả hồ sơ công việc của đơn vị:Quyền này cho phép người sửdụng xem toàn bộ hồ sơ của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ củangười khác) trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của đơn vị (NgườiTrang 8 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficesử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ hồ sơ của đơn vị đó).(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).➢ Xem tất cả văn bản đi, đến, dự thảo, hồ sơ công việc có tính mật củacơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn bộ văn bản đi,đến, dự thảo, hồ sơ có tính mật của cơ quan đã được lưu trữ (kể cả vănbản và hồ sơ mật của người khác) trong hệ thống. (Quyền này được cấpcho Lãnh đạo cơ quan).➢ Xem tất cả văn bản đi toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sửdụng được quyền xem toàn bộ văn bản đi của cơ quan đã được lưu trữ(trừ các văn bản mật, quan trọng) trong hệ thống. (Quyền này được cấpcho Lãnh đạo cơ quan)➢ Xem tất cả văn bản đi của đơn vị: Quyền này cho phép người sử dụngxem toàn bộ văn bản đi của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đi củangười khác) trong hệ thống trừ các văn bản đi có tính mật của đơn vị(Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đi củađơn vị đó). (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).CSJn➢ Xem tất cả văn bản đến toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sửdụng được quyền xem toàn bộ văn bản đến của cơ quan đã được lưu trữ(trừ các văn bản mật, quan trọng) trong hệ thống. (Quyền này được cấpcho Lãnh đạo cơ quan).naTaD➢ Xem tất cả văn bản đến của đơn vị:Quyền này cho phép người sử dụngxem toàn bộ văn bản đến của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đếncủa người khác) trong hệ thống trừ các văn bản đến có tính mật của đơnvị (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đếncủa đơn vị đó). (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).➢ Xem văn bản gửi nhận nội bộ: Quyền này cho phép người sử dụngxem toàn bộ văn bản gửi nhận trong nội bộ của cơ quan, đơn vị đã đượclưu trữ trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan,lãnh đạo đơn vị(Lãnh đạo đơn vị nào thì xem được văn bản nội bộ củađơn vị đó)).➢ Xem tất cả văn bản dự thảo và phiếu trình: Quyền này cho phépngười sử dụng xem toàn bộ các loại văn bản dự thảo và toàn phiếu trìnhđã được lưu trữ (kể cả văn bản dự thảo và phiếu trình của người khác)trong hệ thống. (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan)Trang 9 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice➢ Cập nhật văn bản đến của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin củacác loại văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theođường mạng (văn bản điện tử). (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặcngười có quyền vào sổ các văn bản đến của cơ quan).➢ Cập nhật văn bản đến của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin củacác loại văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theođường mạng (văn bản điện tử). (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặcngười có quyền vào sổ các văn bản đến của đơn vị).➢ Cập nhật văn bản đi của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin củacác loại văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theođường mạng (văn bản điện tử). (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặcngười có quyền vào sổ các văn bản đi của cơ quan).➢ Cập nhật văn bản đi của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin của cácloại văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo đườngmạng (văn bản điện tử). (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc ngườicó quyền vào sổ các văn bản đi của đơn vị).CSJn➢ Tạo mới văn bản dự thảo: Cho phép người sử dụng tự tạo mới văn bảndự thảo (Quyền này thông thường được cấp cho các cán bộ, chuyên viênchuyên soạn thảo văn bản).aD➢ Tạo mới hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng tự lập (tạo mới) hồnaTsơ công việc (Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên chuyêntrách ).➢ Phân phối văn bản đến của cơ quan: Khi văn bản đến cơ quan, văn thưcơ quan có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phânphối văn bản của cơ quan để phân phối đến các đơn vị hay phòng ban, cánhân giải quyết. Trong chương trình, người đó sẽ được cấp quyền này(Thông thường quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng (Chánhvăn phòng) có quyền phân phối văn bản của cơ quan)➢ Phân công xử lý văn bản đến cho đơn vị: Cho phép lãnh đạo cơ quancó thể phân công cho đơn vị nào đó thực hiện xử lý văn bản đến. (Quyềnnày thông thường được cấp cho Lãnh đạo cơ quan).➢ Phân phối văn bản đến của đơn vị: Khi văn bản đến đơn vị, văn thưđơn vị có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phânphối văn bản của đơn vị để phân phối đến các phòng ban, cá nhân giảiquyết. Trong chương trình, người đó sẽ được cấp quyền này (ThôngTrang 10 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficethường quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng của đơn vị cóquyền phân phối văn bản của đơn vị)➢ Cho ý kiến chỉ đạo và phân công xử lý văn bản đến của đơn vị: Khilãnh đạo đơn vị nhận được văn bản đến của đơn vị thì lãnh đạo có thểcho ý kiến chỉ đạo và phân công cho phòng ban hay cá nhân nào đó thựchiện xử lý văn bản đến. (Quyền này thông thường được cấp cho Lãnhđạo đơn vị).➢ Phân công xử lý văn bản đến của phòng: Lãnh đạo phòng có tráchnhiệm phân công cho một hoặc vài cá nhân trong phòng thực hiện xử lývăn bản đến (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng hoặc người cóquyền phân công công việc trong phòng ban)➢ Duyệt văn bản dự thảo: Quyền này cho phép người sử dụng có thểduyệt được tất cả văn bản dự thảo của cơ quan (Quyền này được cấp choLãnh đạo cơ quan).CSJn➢ Duyệt văn bản dự thảo của toàn đơn vị:Quyền này cho phép người sửdụng có thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của toàn đơn vị (Người sửdụng thuộc đơn vị nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của đơn vịđó). (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị)aD➢ Duyệt văn bản dự thảo của phòng: Quyền này cho phép người sử dụngcó thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của phòng (Người sử dụngnaTthuộc phòng nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của phòng đó).(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng).➢ Xử lý văn bản đến và hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng có thểxử lý được văn bản đến và hồ sơ công việc nếu người sử dụng nhận đượcvăn bản hay hồ sơ (Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên )➢ Gửi nhận văn bản điện tử: Cho phép gửi nhận văn bản trên mạng diệnrộng với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác nếu các cơ quan, tổ chức,các nhân đó có cùng một hệ thống và địa chỉ gửi nhận văn bản. (Quyềnnày là quyền mở rộng được cấp cho văn thư)➢ Quyền lập báo cáo và in sổ văn bản: Có quyền in sổ văn bản đến, vănbản đi theo các loại tiêu thức để dễ dàng lưu trữ theo cả cách thủ công(trên giấy tờ) hay tin học hoá (kho dữ liệu điện tử), và thuận tiện cho quátrình báo cáo đột xuất hay định kỳ (Người sử dụng thuộc đơn vị nào thìlập báo cáo và in sổ văn bản của đơn vị đó). (Quyền này được cấp chovăn thư cơ quan và văn thư đơn vị)Trang 11 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice➢ Quyền sao y: Cho phép người sử dụng sao y các văn bản đến để chuyểnđi các đơn vị bên ngoài cơ quan, hoặc đi đến các cơ quan khác. (Quyềnnày là quyền mở rộng được cấp cho người có quyền Sao y văn bản trongcơ quan, đơn vị (Người đó có thể là Văn thư hoặc người Đóng dấu Sao y,ký Sao y )➢ Quyền sửa hạn & tình trạng xử lý văn bản: Mỗi loại văn bản đều cókhoảng thời gian xử lý nhất định, nhưng tuỳ vào tính chất văn bản màthời hạn đó được thay đổi (rút ngắn hoặc kéo dài thời gian xử lý), thờihạn này cũng do Lãnh đạo phân công xử lý văn bản xác định, vì thế mỗivăn bản khi cần thay đổi thời gian thì người được cấp quyền này sẽ thayđổi được thời gian xử lý văn bản đó. (Thông thường quyền này được cấpcho người Lãnh đạo phân phối xử lý văn bản, Lãnh đạo phân công xử lývăn bản)➢ Quyền phân xử lý thay lãnh đạo: Trong trường hợp người lãnh đạophân xử lý văn bản không tham gia vào hệ thống mà chỉ tham gia chỉđạo, phân xử lý văn bản theo cách thông thường (thủ công), thì quyềnnày được phân cho người được giao trách nhiệm phân xử lý thay lãnhđạo trên hệ thống, người này sẽ cập nhật thông tin phân xử lý của lãnhđạo vào hệ thống thay cho lãnh đạo (Quyền này là quyền mở rộng thôngthường cấp cho người Văn thư để cập nhật thông tin, ý kiến phân xử lýCSJnaDcủa Lãnh đạo phân xử lý và chuyển cho người tiếp nhận xử lý tiếp theohoặc thư ký lãnh đạo).naT➢ Quyền xoá toàn bộ văn bản đến: Có quyền xoá toàn bộ văn bản đếnmà không cần thiết trong chương trình, tránh tình trạng dữ liệu thừa,không thống nhất và đồng bộ, làm ảnh hưởng đến kho dữ liệu và cả tốcđộ của chương trình. (Quyền này được cấp cho người có quyền Xoá vănbản và hồ sơ, phải lưu ý khi đã xoá văn bản và hồ sơ nào thì các thôngtin về văn bản và hồ sơ đó sẽ không còn, nên quyền này thông thườngcấp cho người Quản trị hoặc văn thư và những người này được chỉ thịcủa lãnh đạo thì mới được phép Xoá, hoặc do Văn thư nhập nhầm hay cónhững văn bản “rác” (Văn bản nhập thử) thì có thể Xoá).➢ Quyền xoá toàn bộ văn bản đi: Tương tự như Quyền xoá toàn bộ vănbản đến.➢ Quyền xoá toàn bộ hồ sơ công việc, văn bản dự thảo và phiếu trình:Tương tự như Quyền xoá toàn bộ văn bản đến và văn bản đi. (Quyền nàythông thường chỉ cấp cho Người Quản trị).Trang 12 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice2. Nhóm người sử dụng2.1. Tạo mới nhómVào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào chức năng“Quản trị người dùng/ Nhóm người sử dụng”.Nháy chuột vào nút "Nhập mới" và nhập các thông tin Nhóm người sử dụng vàphân quyền cho nhóm người sử dụng đó. Các quyền sử dụng được trình bày phầnNgười sử dụng bên trên. Sau đó nháy chuột vào nút Lưu (Alt+L) để ghi lại thông tinmới cập nhật.Muốn ghi lại thông tin vừa cập nhật và thêm mới nhóm khác thì nháy chuột vào nútTiếp mới (Alt+T) (Nút chức năng này vừa ghi lại thông tin vừa mở ra giao diện nhậpliệu mới).Sau khi Lưu, giao diện hiển thị ở trạng thái cho sửa, do đó nếu muốn sửa thông tinngười sử dụng có thể sửa luôn trực tiếp và nhấn chuột vào nút Lưu để ghi lại thông tinmới vừa sửa. Nếu muốn thêm người sử dụng khác nháy chuột vào nút “Tiếp mới”.CSJn2.2. Sửa, xóa nhóm có sẵn➢ Sửa nhóm người sử dụngBước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vàochức năng “Quản trị người sử dụng/ Nhóm người sử dụng”.aDNháy chuột vào bất ký nhóm người sử dụng nào muốn Sửa:naTBước 2: Giao diện của nhóm người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho Sửa. Sửanhững thông tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới.– Xoá một hay nhiều nhóm người sử dụngTrang 13 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeĐánh dấu vào nhóm người sử dụng cần Xoá và nháy chuột vào nút Xoá(Alt+X).2.3. Quyền sử dụngKhi tạo mới người sử dụng, cho người sử dụng vào trong nhóm người sử dụng(Một người sử dụng có thể thuộc nhiều nhóm), khi đó người sử dụng sẽ được cácquyền mặc định của nhóm người sử dụng. Tại giao diện thông tin của người sử dụngđó, các quyền mặc định của nhóm sẽ mờ đi, không thay đổi được, các quyền khôngmặc định cho nhóm vẫn hiển thị để có thể thêm quyền cho người sử dụng đó.CSJnnaTaDTrang 14 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeGhi chú: Với đối tượng sử dụng là văn thư và máy tính có kết nối với máy scan,người dùng tích chọn cho nhóm văn thư quyền Quét văn bảnLưu ý người dùng chỉ đánh dấu chức năng này đối với Văn thư có sử dụng máytính cá nhân kết nối với máy scan. Đối với người dùng là văn thư nhưng máy tínhkhông có kết nối với máy scan thì không đánh dấu chức năng này để hạn chế làmchậm tốc độ sử dụng chương trình.3. Reset mật khẩu cho người sử dụngChức năng này dùng trong trường hợp người sử dụng quên mật khẩu, Quản trị vàothực hiện cấp lại mật khẩu cho người sử dụng.CSJnBước 1: Mở thông tin người sử dụng cần cấp lại mật khẩunaTaDBước 2: Ấn nút Đăng ký tài khoản/ đổi mật khẩuBước 3: Gõ mật khẩu mới và nhấn OK. Sau đó cung cấp cho người sử dụng mật khẩumới.Trang 15 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeIII. QUẢN TRỊ HỆ THỐNGTrong phần Quản trị hệ thống có các chức năng: Thông tin hệ thống, Thông tintra cứu dữ liệu, Thiếp lập hòm thư công, Thiếp lập lại tham số hệ thống, Quản trịbanner, Quản trị nội dung forms đăng nhập, Quản trị các module tích hợp, Quảntrị thiết lập trang chủCSJnnaTaD➢ Thông tin hệ thống: Bao gồm thông tin cơ bản cho biết tên máy chủ,đường dẫn đến các thư mục chứa cơ sở dữ liệu, địa chỉ nhận văn bản vàthông tin về các phím tắt cho phép thiết đặt các phím tắt sử dụng trongchương trình giúp người sử dụng nhập liệu và xử lý nhanh hơn.➢ Thiết lập lại tham số hệ thống: Cho phép thiết đặt lại các thông số nhưSố của văn bản đến và số thứ tự của văn bản đi trong năm mới về số 1.Chức năng này chỉ thực hiện một lần vào ngày làm việc đầu tiên củanăm mới.1. Thông tin hệ thống1.1. Thông tin chungBao gồm các thông tin cơ bản cho biết tên máy chủ, đường dẫn đến các thư mụcchứa cơ sở dữ liệu, địa chỉ gửi nhận văn bản, vị trí hiển thị các thư mục.Muốn thay đổi các thông tin này, ấn nút Hiệu chỉnh.Trang 16 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeSau khi thay đổi các thông số cần thiết, nháy chuột vào nút Ghi lại để lưu lại cácthông số vừa thay đổi.1.2. Thông số hệ thốngCSJnnaTaDGiải thích các thông số:➢ Mô hình đơn vị: Người dùng đánh dấu chọn thông số phù hợp với mô hìnhsử dụng của đơn vị:• Một cấp: Khi sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản & HSCV cho riêngđơn vị mình• Hai cấp: Khi sử dụng hệ thống Quản lý văn bản & HSCV tại các cơquan có nhiều đơn vị trực thuộc➢ Kiểm trùng văn bảnđến : Là chức năng cho phép người dùng kiểm tratrùng văn bản khi vào sổ văn bản đến.• Kiểm trùng văn bản đến: Cho phép kiểm tra và báo trùng văn bản đếnkhi vào sổ văn bản dựa trên 3 thông tin văn bản là Ký hiệu văn bản,Ngày ban hành, Cơ quan ban hànhTrang 17 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice• Không kiểm trùng: Không bắt trùng văn bản khi vào sổ văn bản đến➢ Kiểm trùng văn bản đi: Cho phép kiểm tra trùng khi vào sổ văn bản đi với• Kiểm trùng văn bản đi: Cho phép kiểm tra và báo trùng văn bản khivào sổ văn bản đi dựa trên thông tin về Ký hiêụ văn bản bà Ngày banhành văn bản• Không kiểm trùng: Không bắt trùng văn bản khi vào sổ văn bản đi➢ Quyền xem văn bản: Cho phép bắt chặt quyền xem văn bản với lựa chọn:• Giới hạn quyền xem: Cho phép bắt chặt quyền xem văn bản. Ngườidùng chỉ có thể xem được những văn bản do mình xử lý hoặc phốihợp xử lý mà không có quyền xem những văn bản do người khác xửlý• Mở rộng quyền xem:Không bắt chặt quyền xem văn bản của ngườidùng➢ Chọn Menu trái: Chọn danh mục chức năng bên trái hiển thị theo 3 loại:CSJnnaTaD➢ Tích hợp với các hệ thống khác: Thông tin tích hợp với các hệ thống khác.1.3. Cấu hình VB đếnHiển thị các thông tin để cấu hình cho thư mục Văn bản đến. Cho phép ẩn, hiện cáctrường dữ liệu khi sử dụngTrang 18 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeGiải thích các thông sốGiải thích các Cấu hình hiển thị menu:➢ Văn bản đến:• Hiển thị văn bản chuyển: Cho phép hiển thị Văn bản chuyển tại danhmục chức năng Văn bản đếnCSJn• Hiển thị hòm thư công: Cho phép hiển thị Hòm thư công tại danhmục chức năng Văn bản đến• Hiển thị Toàn bộ văn bản: Cho phép hiển thị Toàn bộ văn bản tạiaDdanh mục chức năng Văn bản đến• Hiển thị Văn bản sao y: Cho phép hiển thị Văn bản sao y tại danhmục chức năng Văn bản đếnnaT• Hiển thị Văn bản đến qua đường mạng: Cho phép hiển thị Văn bảnđến qua đường mạng tại danh mục chức năng Văn bản đến1.4. Cấu hình VB điHiển thị các thông tin để cấu hình cho thư mục Văn bản đến. Cho phép ẩn, hiện cáctrường dữ liệu khi sử dụngTrang 19 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeGiải thích các thông số:• Hiển thị toàn bộ văn bản: Cho phép hiển thị Toàn bộ văn bản tạidanh mục chức năng Văn bản đi• Hiển thị Gửi văn bản qua mạng: Cho phép hiển thị chức năng Gửivăn bản qua mạng tại danh mục chức năng Văn bản điCSJn• Chức năng xác nhận không hoàn thành: Cho phép hiển thị chứ năngXác nhận không hoàn thành tại danh mục chức năng Văn bản đi• Hiển thị văn bản qua mạng: Cho phép hiển thị danh sách Văn bảnqua mạng tại danh mục chức năng Văn bản điaD• Cập nhật văn bản dự thảo đã duyệt: Cho phép hiển thị chức năngCập nhật văn bản dự thảo đã duyệt tại danh mục chức năng Văn bảnđinaT1.5. Cấu hình HSCVTrang 20 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOffice• Sử dụng phiếu yêu cầu: Cho phép hiển thị và sử dụng phiếu yêu cầu.Người dùng có thể lựa chọn hiển thị hoặc ẩn hiển thị phiếu yêu cầutuỳ vào mục đích và nhu cầu sử dụng của đơn vị• Sử dụng Hồ sơ công việc: Cho phép hiển thị và sử dụng Hồ sơ côngviệc. Người dùng có thể lựa chọn hiển thị hoặc ẩn hiển thị tuỳ vàomục đích và nhu cầu sử dụng của đơn vị1.6. Cấu hình khácCho phép cấu hình chức năng quét văn bản, nhắc việc qua SMS, EmailCSJnaD2. Thiết lập lại tham số hệ thống khi kết thúc một năm làm việcnaTChức năng này cho phép đưa số thứ tự của các loại sổ về 1, để người sử dụng cóthể nhập văn bản của năm tiếp theo.Bước 1: Tại phần Quản trị hệ thống/ Đặt lại tham số hệ thống, người Quản trịnháy chuột vào dòng chữ màu đỏ tại giao diện làm việc “Nhấn chuột vào đây để thựchiện chức năng này!”Bước 2: Nhấn chuột vào liên kết Nhấn chuột vào đây để thực hiện chức năng này ! đểthực hiện thiết đặt lại tham số hệ thống. Sau khi thực hiện, chương trình hiển thị thông báođể xác nhận người sử dụng có thực hiện thao tác này hay khôngTrang 21 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeBước 3: Nếu huỷ bỏ thao tác này thì nháy chuột vào nút “Cancel”, nếu muốn thaotác tiếp, nháy chuột vào nút “OK”Sau khi nháy chuột vào nút OK thì chương trình sẽ tự động cập nhật các thamsố, khi thực hiện xong sẽ hiển thị thông báo Đã thực hiện xong trên giao diện làmviệc.3. Thông tin tra cứu dữ liệuChức năng này giúp người dùng tra cứu được dữ liệu của các năm cũ. Để tra cứuđược quản trị chương trình sẽ thực hiện cấu hình như sau:Vào phần danh mục, menu bên trái, mục thông tin tra cứu dữ liệu.CSJnnaTaDBấm nút nhập mới để thực hiện cấu hình.Lưu ý: chỉ có acount quản trị mới có quyền sử dụng nút “Nhập mới” này. Cácaccount khác chỉ vào phần này để tra cứu dữ liệu, không nhìn thấy nút “Nhập mới”trên giao diện.Sau khi nhấn nút “Nhập mới”, giao diện chương trình sẽ hiển thị như sau:Trang 22 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeGiao diện cho phép khai báo các thông tin về đường dẫn tới các CSDL cần tra cứu,chú ý khai báo đúng và đầy đủ đường dẫn cần thiết Sau khi khai báo xong nhấn nútnust “Ghi” để lưu lại các thông số đã khai báo.Phần “Tra cứu dữ liệu” đã để mặc định các mục có thể truy cập để tra cứu dữ liệu.Người dùng có thể sử dụng mục này để tra cứu thông tin phục vụ cho công việc củamình.aD4. Thiếp lập hòm thư côngnaTCSJnChức năng này giúp người dùng thêm mới, sửa xoá hòm thư nhận văn bản.Để thêm hòm thư đến, người dùng click nút “Nhập mới” trên danh sách hòm thư đến.Chương trình sẽ hiển thị form nhập mới hòm thư đến.Trang 23 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeCSJnNgười dùng nhập các thông tin cho hòm thư đến: Tên hòm thư, máy chủ POP3,Cổng kết nối đến mày chủ POP3, Tài khoản email, mật khẩu truy cập, ghi chú… SauaDđó click nút “Ghi lại” để ghi lại thông tin, hoặc click vào nút “Tiếp mới” ghi lại thôngtin và chuyển đến trang nhập mới để nhập tiếp.Để xóa hòm thư đến người sử dụng click chọn hòm thư cần xóa trên danh sáchhòm thư để hiển thị thông tin chi tiết hòm thư, sau đó click vào nút “Xóa”. Hoặcngười dùng tick vào các hòm thư cần xóa trên danh sách hòm thư, sau đó click vào nút“Xóa”.Để hiệu chỉnh hòm thư đến, người dùng click chọn hòm thư trên danh sách hòmthư để hiển thị thông tin chi tiết. sau đó click nút “Hiệu chỉnh”. Chương trình sẽ mở raform hiệu chỉnh thông tin hòm thư, người dùng thay đổi các thông tin xong click nút“Ghi lại” để lưu lại thông tin, hoặc click nút “Tiếp mới” để ghi lại thông tin và nhậpnaTmới hòm thư.5. Quản trị bannerChức năng quản trị banner cho phép người dùng thay đổi banner trong chươngtrình. Để thay đổi người dùng thực hiện các bước sau:Bước 1: Lựa chọn chức năng Quản trị/ Quản trị banner tại danh mục chức năngbên trái màn hình.Trang 24 /30Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - TDOfficeBước 2: Nhấn nút chức năng Nhập mới, giao diện làm việc như sau:CSJnnaTaDBước 3: Cập nhật thông tin cho banner, sau đó nhấn nút Ghi để lưu lại các thông tinvừa nhập.6. Quản trị nội dung form đăng nhậpCho phép tạo phần giới thiệu ở trang Đăng nhậpGiao diện nhập:Trang 25 /30

Tài liệu liên quan

• Hướng dẫn sử dụng photoshop CS5 phần 12 tạo hiệu ứng light và glow
  • 9
  • 716
  • 6
• Tài liệu Hướng dẫn sử dụng cài đặt phần mềm diệt virus Kaspersky docx
  • 27
  • 922
  • 0
• Tài liệu HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH docx
  • 28
  • 882
  • 3
• hướng dẫn sử dụng ngân hàng đề thi quản trị doanh nghiêp vừa và nhỏ
  • 3
  • 1
  • 3
• hướng dẫn sử dụng ngân hàng đề thi quản trị mạng máy tính khóa 3
  • 3
  • 1
  • 3
• hướng dẫn sử dụng ngân hàng đề thi quản trị cơ sở dữ liệu khóa 2
  • 3
  • 929
  • 1
• hướng dẫn sử dụng ngân hàng đề thi quản trị cơ sở dữ liệu khóa 3
  • 3
  • 652
  • 0
• hướng dẫn sử dụng ngân hàng đề thi quản trị nhà hàng khóa 3
  • 2
  • 804
  • 1
• Xây dựng hệ phần mềm xử lý số liệu thuỷ văn vùng sông ảnh hưởng thuỷ triều HYDTID1 0 hưỡng dẫn sử dụng chương trình phần mềm hydtid1 0
  • 142
  • 572
  • 1
• Hướng dẫn sử dụng Photoshop CS5 Phần 24: Cài đặt, chia sẻ và sử dụng Photoshop ppt
  • 5
  • 335
  • 0

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về

(1.37 MB - 30 trang) - TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH - TDOFFICE (Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống) Tải bản đầy đủ ngay ×