Hạch Toán Kế Toán Sửa Chữa Lớn Tài Sản Cố định

Khi sử dụng tài sản cố định (TSCĐ), sau một thời gian hoạt động, tài sản thường gặp phải tình trạng hao mòn và hư hỏng, yêu cầu các doanh nghiệp cần thực hiện sửa chữa hoặc nâng cấp. Vậy làm thế nào để hạch toán kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định đúng các chi phí này nhằm đảm bảo tuân thủ quy định và tối ưu hóa hiệu quả kế toán? Bài viết Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy trình hạch toán chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định theo chuẩn mực kế toán hiện hành.

Việc phân loại chi phí sửa chữa là bước đầu tiên quan trọng để xác định cách hạch toán chính xác:

✅ Sửa chữa thường xuyên: Các hoạt động như bảo dưỡng định kỳ, thay thế bộ phận nhỏ nhằm duy trì khả năng hoạt động của TSCĐ mà không làm tăng nguyên giá.

✅ Sửa chữa lớn: Các hoạt động quy mô lớn, liên quan đến việc khôi phục hoặc nâng cấp tài sản cố định, có thể ảnh hưởng đến nguyên giá và thời gian sử dụng của tài sản.

XEM THÊM:

Chi phí sửa chữa thuê nhà xưởng có được khấu trừ thuế không?

Cách đối chiếu số liệu tài sản cố định ở phần mềm QLTS.VN và MISA Mimosa

1.Sửa chữa lớn tài sản cố định là gì?

Sửa chữa lớn tài sản cố định là các hoạt động sửa chữa có quy mô lớn nhằm khôi phục, cải tạo, hoặc nâng cấp tài sản cố định (TSCĐ) sau một thời gian dài sử dụng hoặc bị hư hỏng nghiêm trọng. Đây là những công việc không chỉ đơn thuần là bảo trì, mà còn có thể giúp cải thiện hiệu quả sử dụng hoặc kéo dài thời gian hoạt động của tài sản cố định.

Thế nào là sửa chữa lớn tài sản cố định?

– Mục đích: Sửa chữa lớn thường được thực hiện để khôi phục hoặc nâng cấp tình trạng tài sản cố định nhằm kéo dài thời gian sử dụng hoặc cải thiện hiệu suất hoạt động. Ví dụ, thay đổi hoặc cải tạo hệ thống lớn của máy móc, thiết bị, tòa nhà.

– Quy mô: Sửa chữa lớn có quy mô lớn hơn so với sửa chữa thường xuyên, có thể bao gồm thay đổi toàn bộ một phần lớn của tài sản cố định, hoặc thực hiện các công việc cải tạo lớn, với chi phí cao hơn.

Phân biệt giữa Sửa chữa tài sản cố định (thường xuyên) và Sửa chữa lớn tài sản cố định

Điểm khác biệt chính:

– Tính chất công việc: Sửa chữa thường xuyên là bảo trì nhỏ, còn sửa chữa lớn thường là các công việc có quy mô lớn hơn, nhằm cải thiện hoặc kéo dài thời gian sử dụng tài sản.

– Hạch toán: Sửa chữa thường xuyên ghi vào chi phí trong kỳ, trong khi sửa chữa lớn có thể ghi tăng nguyên giá tài sản nếu đủ điều kiện.

Vì vậy, mặc dù cả hai loại sửa chữa đều có mục đích duy trì tài sản cố định, nhưng sự khác biệt chủ yếu nằm ở quy mô và cách ghi nhận chi phí.

2. Quy định về sửa chữa lớn tài sản cố định

Theo Khoản 13 Điều 2 Thông tư 45/2013/TT-BTC:

Theo Khoản 14 Điều 2 Thông tư 45/2013/TT-BTC:

Theo Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC:

1️⃣ Các chi phí DN chi ra để đầu tư nâng cấp TSCĐ được phản ánh TĂNG NGUYÊN GIÁ của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

2️⃣ Các chi phí sửa chữa tài sản cố định KHÔNG ĐƯỢC TÍNH TĂNG NGUYÊN GIÁ TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm.

Đối với những TSCĐ mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì DN được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu số thực chi sửa chữa TSCĐ “lớn hơn” số trích theo dự toán thì DN được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này. Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.

3️⃣ Các chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau ghi nhận ban đầu được đánh giá một cách chắc chắn, làm tăng lợi ích kinh tế của TSCĐ vô hình so với mức hoạt động ban đầu, thì được phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ. Các chi phí khác liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau ghi nhận ban đầu được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh.

3. Bộ hồ sơ sửa chữa lớn tài sản cố định

(1) Quyết định sửa chữa lớn TSCĐ

Bản Quyết định từ ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền phê duyệt việc sửa chữa lớn tài sản cố định. Quyết định này phải ghi rõ nguyên nhân, mục đích, phạm vi công việc, và thời gian dự kiến thực hiện sửa chữa.

(2) Biên bản ghi nhận trạng thái thiệt hại của tài sản

Biên bản này đánh giá chi tiết tình trạng của tài sản trước khi sửa chữa, ghi rõ mức độ hư hỏng, hao mòn và sự cần thiết phải sửa chữa lớn. Biên bản có thể do bộ phận kỹ thuật hoặc bảo trì của công ty lập.

(3) Bản dự toán chi tiết về chi phí sửa chữa

Nội dung bao gồm:

– Chi phí vật liệu.

– Chi phí nhân công.

– Chi phí quản lý dự án (nếu có).

– Các chi phí phát sinh khác.

Kế hoạch chi tiết mô tả quá trình sửa chữa, thời gian thực hiện, và các nguồn lực cần thiết.

(4) Thư mời các đơn vị báo giá

Thư mời hoặc thông báo gửi đến các nhà thầu tiềm năng để yêu cầu báo giá cho việc sửa chữa. Hồ sơ cần lưu trữ các bản báo giá nhận được từ các đơn vị để làm cơ sở lựa chọn nhà thầu.

(5) Hợp đồng thi công sửa chữa

Hợp đồng ký kết giữa doanh nghiệp và đơn vị sửa chữa sau khi lựa chọn nhà thầu. Hợp đồng cần có các điều khoản cụ thể về phạm vi công việc, tiến độ thực hiện, chi phí và trách nhiệm của các bên. Đừng quên lưu trữ cả hợp đồng và các phụ lục đi kèm (nếu có).

(6) Biên bản nghiệm thu sau khi sửa chữa

Sau khi hoàn thành công việc sửa chữa, cần có biên bản nghiệm thu để xác nhận rằng các hạng mục sửa chữa đã được thực hiện đúng theo yêu cầu. Biên bản này phải có chữ ký của các bên liên quan: đơn vị thi công, giám sát và đại diện doanh nghiệp.

(7) Thanh lý hợp đồng sửa chữa

Sau khi công việc hoàn thành và được nghiệm thu, việc thanh lý hợp đồng cần được lập thành văn bản, xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thanh toán, cam kết bảo hành và trách nhiệm của các bên sau khi sửa chữa.

(8) Chứng từ thanh toán

Các chứng từ thanh toán cho nhà thầu bao gồm:

– Hóa đơn VAT từ đơn vị sửa chữa.

– Phiếu chi, chuyển khoản ngân hàng và các chứng từ liên quan đến thanh toán.

(9) Hạch toán chi phí sửa chữa

Hồ sơ cuối cùng là các tài liệu liên quan đến hạch toán chi phí sửa chữa. Tùy theo trường hợp sửa chữa có làm tăng giá trị hay không, chi phí này có thể được tính vào nguyên giá của tài sản cố định hoặc phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, không quá 3 năm.

(10) Biên bản kết thúc và báo cáo hoàn thành sửa chữa

Báo cáo tổng kết toàn bộ quá trình sửa chữa, nêu rõ các hạng mục đã thực hiện, so sánh chi phí thực tế với dự toán ban đầu, và tình trạng của tài sản sau sửa chữa.

Với hồ sơ chi tiết này, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về kế toán và tài chính, đồng thời quản lý tốt tài sản cố định. Việc lưu trữ đầy đủ và cẩn thận các tài liệu trong quá trình sửa chữa cũng giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và kiểm toán sau này.

4. Trích trước sửa chữa lớn tài sản cố định

Trích trước sửa chữa lớn tài sản cố định là quá trình doanh nghiệp tính toán và dự phòng một khoản chi phí sửa chữa lớn cho tài sản cố định trước khi sửa chữa thực tế được thực hiện. Việc này giúp doanh nghiệp có nguồn lực tài chính để chuẩn bị cho việc bảo trì, nâng cấp hoặc khôi phục tài sản cố định, đồng thời giảm tác động đến lợi nhuận của một kỳ kế toán cụ thể.

Quy định trích trước sửa chữa lớn tài sản cố định

Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và các quy định liên quan:

Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Khi thực hiện sửa chữa lớn, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh khoản trích trước này theo số chi phí thực tế phát sinh. Nếu chi phí sửa chữa lớn vượt quá số đã trích trước, phần chênh lệch sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích, phần chênh lệch sẽ được ghi giảm chi phí.

Lưu ý khi trích trước chi phí sửa chữa lớn

– Cần xác định rõ chu kỳ sửa chữa và lập dự toán chi tiết.

– Phải có biên bản dự toán và phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

– Trích trước cần phải được điều chỉnh khi chi phí thực tế khác với dự toán, đảm bảo hạch toán chính xác chi phí vào từng kỳ kế toán.

→ Việc trích trước sửa chữa lớn tài sản cố định là một công cụ quản lý tài chính hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm áp lực chi phí và đảm bảo sự liên tục trong hoạt động bảo trì, bảo dưỡng tài sản.

5. Hạch toán kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định

5.1 Nếu doanh nghiệp có kế hoạch

Nếu DN có kế hoạch sửa chữa lớn ngay từ đầu năm thì doanh nghiệp có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch:

a. Hàng kỳ, trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch, kế toán ghi:

Nợ TK 627, 641, 642

            Có TK 335- Chi phí phải trả

b. Chi phí sửa chữa lớn (SCL) thực tế phát sinh kế toán ghi:

Nợ TK 2413- Sửa chữa lớn TSCĐ

            Có TK 111, 152, 153, 214, 334, 338…

c. Khi công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 335- Chi phí phải trả

            Có TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

d. Kế toán tiến hành xử lý số chênh lệch giữa số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh so với số được trích trước theo kế hoạch (nếu có), kế toán ghi:

– Nếu số thực tế phát sinh lớn hơn số trích trước thì sẽ trích bổ sung, ghi:

Nợ TK 627, 641, 642,…

            Có TK 335 – Chi phí phải trả

– Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước thì ghi giảm chi phí hoặc ghi tăng thu nhập khác, kế toán ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

            Có TK 627, 641,…

Hoặc Có TK 711- Thu nhập khác

5.2 Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch trích trước

Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch trích trước thì DN sẽ phân bổ dần chi phí sửa chữa lớn vào các đối tượng có liên quan:

a. Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi:

Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

            Có TK 111, 112, 331,…

b. Khi công trình SCL hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn để phân bổ dần, kế toán ghi:

Nợ TK 142, 242

            Có TK 2413- Sửa chữa lớn TSCĐ

c. Phân bổ chi phí từng kỳ vào các đối tượng sử dụng có liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 627, 641, 642

            Có TK 142, 242

6. Hạch toán kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định chỉ mang tính chất nâng cấp, cải tạo

Sửa chữa lớn mang tính chất nâng cấp, cải tạo làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó:

a. Khi phát sinh chi phí SCL mang tính chất nâng cấp, cải tạo TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu, kế toán ghi:

Nợ TK 241- XDCB dở dang

Có TK 111, 152, 331, 334…

b. Khi công việc SCL hoàn thành đưa TSCĐ vào sử dụng:

 – Những chi phí phát sinh không thoả mãn tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình, kế toán ghi:

Nợ TK 627,641, 642 (Nếu chí phí sửa chữa nhỏ)

Nợ TK 142, 242 (Nếu chí phí sửa chữa lớn)

Có TK 241 – XDCB dở dang

– Những chi phí phát sinh thoả mãn tiêu chuẩn ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình, kế toán ghi:

Nợ TK 211- TSCĐ hữu hình

Có TK 241 – XDCB dở dang

7. Ảnh hưởng của sửa chữa lớn tài sản cố định đến báo cáo tài chính năm

Thời điểm ghi nhận chi phí sửa chữa lớn trong chi phí nâng cấp tài sản cố định:

– Chi phí nâng cấp (cải tạo, sửa chữa lớn) tài sản cố định chỉ được ghi nhận vào nguyên giá của tài sản khi công việc sửa chữa đã hoàn thành và chi phí đã được nghiệm thu.

– Các khoản chi phí nâng cấp sẽ được phân bổ dần thông qua khấu hao tài sản cố định theo thời gian sử dụng còn lại sau khi nâng cấp. Điều này đảm bảo rằng chỉ khi tài sản đã được cải thiện hoặc gia tăng thời gian sử dụng, thì chi phí mới được ghi nhận.

Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định có thể ảnh hưởng đến nhiều mặt của báo cáo tài chính, bao gồm lợi nhuận, dòng tiền và giá trị tài sản. Do đó, việc quản lý, lập kế hoạch và hạch toán đúng đắn các khoản chi phí này là rất quan trọng đối với sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán. Đừng quên theo dõi Fanpage Kế Toán Việt Hưng cập nhật các ưu đãi giảm học phí cho tất cả khóa học kế toán tổng hợp – thuế.