HCTP V/v Hướng Dẫn Nghiệp Vụ Hộ Tịch, Chứng Thực - Sở Tư Pháp

Qua triển khai thi hành Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28 tháng 5 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch và Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, tại địa phương có phát sinh một số vướng mắc nên Sở Tư pháp đã có các Công văn số 1362/STP-HCTP ngày 14/8/2020 và Công văn số 1450/STP-HCTP ngày 01/9/2020 xin ý kiến Bộ Tư pháp. Ngày 14/10/2020, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có Công văn số 1047/HTQTCT-CT hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch, chứng thực, trên cơ sở hướng dẫn của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, Sở Tư pháp hướng dẫn một số nghiệp vụ công tác hộ tịch, chứng thực như sau:

I. Lĩnh vực hộ tịch

1. Về việc đăng ký khai sinh

- Liên quan đến việc đặt tên cho trẻ, khoản 1 Điều 6 Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã quy định việc đặt tên cho trẻ phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam. Do đó, đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em lựa chọn tên (bao gồm cả chữ đệm, nếu có) cho trẻ có độ dài vừa phải, đủ để ghi trên các loại giấy tờ tùy thân, giấy tờ khác (trường hợp cha mẹ đặt tên cho con lấy cả họ cha, họ mẹ sau đó là tên con như: Trương Nguyễn Văn Trường Giang hoặc Trương Nguyễn Văn Trường Giang Sơn … có thể chấp nhận được), tránh việc đặt tên quá dài dẫn đến sau này phải thực hiện việc thay đổi tên như báo chí đã phản ánh.

- Trường hợp hai bên nam nữ đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, sau khi họ sinh con thì thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định tại khoản 1 Điều 35 Luật hộ tịch.

- Đối với cách ghi mục “Nơi cư trú” của cha, mẹ của người đăng ký lại khai sinh trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh nhưng cha, mẹ đã chết, đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại khoản 4 Điều 9 về việc xác minh thông tin quan hệ cha, mẹ, con, trường hợp không có thông tin thì cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

2. Về việc đăng ký khai tử cho người chết đã lâu

Khoản 1 Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể việc đăng ký khai tử cho người chết đã lâu không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử. Đối với trường hợp này, người yêu cầu phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận.... các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan quản lý liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật).

Trường hợp người yêu cầu cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, lập Biên bản xác minh thì cũng được là một trong những căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử.

3. Về bổ sung thông tin hộ tịch

Theo quy định tại khoản 13 Điều 4 Luật hộ tịch thì bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký. Do vậy, đối với trường hợp giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016, trong biểu mẫu hộ tịch (giấy tờ hộ tịch bản chính, Sổ đăng ký hộ tịch) có phần ghi về thông tin hộ tịch nhưng còn để trống thì cơ quan đăng ký hộ tịch giải quyết yêu cầu bổ sung thông tin hộ tịch cho người dân nếu có giấy tờ, tài liệu hợp lệ chứng minh (trừ trường hợp yêu cầu bổ sung thông tin quốc tịch Việt Nam).

Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 thì giấy tờ hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 75 Luật hộ tịch có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành. Do đó, đối với giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày 01/01/2016 mà không có phần ghi về một số thông tin hộ tịch so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành thì không có cơ sở để giải quyết yêu cầu bổ sung thông tin hộ tịch.

4. Về việc thay đổi họ, chữ đệm, tên mà không liên hệ được với người mẹ

Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha. Người con đã được đăng ký khai sinh, có phần họ, tên người mẹ (mang họ mẹ); phần họ, tên người cha để trống. Nay khi người cha đã đăng ký nhận con và muốn thay đổi họ cho trẻ em từ họ mẹ sang họ của cha mà người cha không liên hệ được với người mẹ thì cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh; nếu khẳng định việc người cha không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch.

5. Về cấp Giấy khai sinh (bản sao)

Việc cấp Giấy khai sinh (bản sao) nói riêng, cấp bản sao trích lục hộ tịch nói chung đều phải căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, là hoạt động khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch nên phải thực hiện việc thu phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch. Mức thu thống nhất là 8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký, các chi phí khác không có quy định thì không được thu.

II. Lĩnh vực chứng thực

1. Về giấy tờ được chứng thực bản sao từ bản chính

Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch quy định: “Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”.

Theo quy định này, các giấy tờ do cơ quan, tổ chức cấp hoặc xác nhận đúng theo thẩm quyền được pháp luật quy định đều được coi là bản chính và được chứng thực bản sao. Trường hợp hợp đồng được đóng dấu pháp nhân của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tham gia giao kết hợp đồng; các biên lai, giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước... đã được ban hành, ký, đóng dấu đầy đủ theo đúng mẫu thể thức và thẩm quyền quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật thì được coi là bản chính và được chứng thực bản sao. Các biên lai, giấy nộp tiền được ban hành nhưng không đúng mẫu quy định của pháp luật thì không được coi là bản chính và không được chứng thực bản sao từ bản chính.

2. Về mẫu lời chứng quy định tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP

Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã ban hành Phụ lục Mẫu lời chứng chứng thực. Cụ thể:

• Tại phần II Phụ lục quy định mẫu lời chứng chứng thực trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản thừa kế hoặc từ chối nhận di sản, áp dụng trong trường hợp người thực hiện chứng thực trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực.
• Tại phần III Phụ lục quy định toàn bộ mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông.

Như vậy, khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, nếu người thực hiện chứng thực trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực thì áp dụng mẫu lời chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại điểm 4 phần I Phụ lục của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và phần II Phụ lục của Thông tư số 01/2020/TT-BTP; nếu tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì áp dụng mẫu lời chứng tại phần III Phụ lục của Thông tư số 01/2020/TT-BTP.

3. Về chứng thực Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân

Điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư số 58/2020/TT-BCA quy định “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân có xác nhận công chứng hoặc chứng thực ...”. Việc chứng thực không được quy định cụ thể là chứng thực chữ ký hay hợp đồng và cũng không bắt buộc phải thực hiện tại UBND cấp xã như quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BCA trước đây. Vì vậy, khi bán, cho, tặng xe cá nhân, người dân có thể lựa chọn chứng thực chữ ký hoặc chứng thực hợp đồng tại cơ quan thực hiện chứng thực hoặc công chứng hợp đồng tại tổ chức hành nghề công chứng.

Sở Tư pháp đề nghị Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố Huế nghiên cứu thực hiện và triển khai đến Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn./.