Hóa đơn đầu Vào Là Gì? Như Thế Nào được Gọi Là ... - MISA MeInvoice

Hóa đơn đầu vào đóng vai trò thiết yếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp, hỗ trợ kiểm soát chi phí và tuân thủ quy định về thuế. Vậy hóa đơn đầu vào là gì? Quy định về hóa đơn đầu vào hợp lệ như thế nào? Xem ngay nội dung sau để hiểu rõ.

Mục Lục Ẩn 1. Hóa đơn đầu vào là gì? Các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào 1.1. Hóa đơn đầu vào là gì? 1.2. Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào 2. Phân biệt hóa đơn đầu vào và đầu ra 3. Quy định về hóa đơn đầu vào 3.1. Nội dung trên hóa đơn đầu vào 3.2. Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào 4. Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào 4.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn hợp lệ trên website Tổng cục Thuế 4.2. Kiểm tra hóa đơn đầu vào trên MISA meInvoice 5. Làm mất hóa đơn đầu vào bị phạt như thế nào? 6. Có được xuất hóa đơn đầu ra khi không có hóa đơn đầu vào không? 7. Cách quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào 8. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn đầu vào Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không? Không kê khai hóa đơn đầu vào có bị phạt không? MISA meInvoice – Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả

1. Hóa đơn đầu vào là gì? Các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào

1.1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn do nhà cung cấp phát hành khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

Hóa đơn đầu vào có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp. Cụ thể nó là:

• Chứng từ hợp pháp để ghi nhận chi phí, hạch toán kế toán.
• Căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và quản lý tài chính minh bạch.

1.2. Chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào

Các chứng từ đi kèm hóa đơn đầu vào có vai trò quan trọng khi thực hiện hạch toán chi phí, giảm trừ thuế, quyết toán thuế và giải quyết các tranh chấp, khiếu nại khi mua bán hàng hóa. Cụ thể dưới đây là một số chứng từ phổ biến.

Hợp đồng mua bán hàng hóa	Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, sác mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào.
Phiếu nhập kho	Với hàng hóa mua vào.
Phiếu thu, biên lai	Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
Biên bản thanh thanh lý hợp đồng mua bán

2. Phân biệt hóa đơn đầu vào và đầu ra

Đối lập với hóa đơn đầu vào là hóa đơn đầu ra. Đây là hai loại hóa đơn có vai trò và ý nghĩa khác nhau trong hoạt động kinh doanh và các vấn đề về thuế. Do vậy, kế toán và các nhà quản trị doanh nghiệp cần hiểu rõ và tận dụng để ra quyết định phù hợp

Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau của hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra bạn có thể tham khảo.

Tiêu chí	Hóa đơn đầu vào	Hóa đơn đầu ra
Nguồn gốc	Hóa đơn doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định từ bên bán.	Hóa đơn doanh nghiệp xuất cho bên mua khi bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định.
Ý nghĩa về Thuế	Là cơ sở để hạch toán chi phí, giảm trừ thuế, và quyết toán thuế với cơ quan Thuế.	Là cơ sở để hạch toán doanh thu, tính toán tiền thuế, và nộp thuế cho cơ quan Thuế.
Ý nghĩa với hoạt động kinh doanh	Căn cứ chi phí đầu vào để ra các quyết định tài chính, giá bán, thúc đẩy,..	Căn cứ xác định doanh thu để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, ra quyết định chiến lược.
Chứng từ đi kèm	Hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho, phiếu thu, biên lai, biên bản thanh lý hợp đồng.	Hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn, biên bản thanh lý hợp đồng.

3. Quy định về hóa đơn đầu vào

3.1. Nội dung trên hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung hóa đơn đầu vào cần có đầy đủ nhưng nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản (nếu chuyển khoản cần ghi rõ số tài khoản)
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký người mua và người bán (Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền)
• Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Mã của cơ quan thuế (Đối với hóa đơn điện tử)

*Lưu ý: Việc lập hóa đơn không ghi đủ các nội dung theo quy định sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng

3.2. Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào

Căn cứ Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập và xuất hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) thì thời điểm lập và xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập và xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
• Đối với hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

*Lưu ý: Hóa đơn xuất sai thời điểm bên bán sẽ phải chịu phạt theo quy định:

Mức phạt	Hành vi vi phạm
Cảnh cáo	Lập xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
500.000 đồng – 1.500.000 đồng	Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật
3.000.000 đồng – 5.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế trừ các trường hợp tại điểm a khoản 1 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng	Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật trừ các trường hợp được quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Kết luận: Hóa đơn đầu vào hợp lệ phải là hóa đơn có nội dung, tiêu thức ghi trên hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn đúng theo quy định chính phủ như trên. Bất cứ hình thức sai sót nào vi phạm những quy định đó sẽ được coi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ.

Có thể bạn quan tâm? Hóa đơn đầu vào được kê khai trong thời gian bao lâu? Hướng dẫn cách kê khai thiếu hóa đơn đầu vào, hóa đơn bỏ sót

4. Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào

4.1. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn hợp lệ trên website Tổng cục Thuế

• Bước 1: Truy cập website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế theo địa chỉ:

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

• Bước 2: Lựa chọn hình thức tra cứu

Doanh nghiệp chọn hình thức tra cứu hóa đơn: Tra cứu 1 hóa đơn hoặc tra cứu nhiều hóa đơn

*Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chọn “Tra cứu nhiều hóa đơn” thì hãy chuẩn bị một file excel thông tin hóa đơn cần tra cứu.

Bước 3: Điền chi tiết các thông tin của hóa đơn cần tìm kiếm, gồm:

• Mã số thuế
• Ký hiệu hóa đơn
• Mẫu số
• Số hóa đơn
• Mã xác thực
• Sau đó Click “Tìm kiếm”

4.2. Kiểm tra hóa đơn đầu vào trên MISA meInvoice

Hiện nay, MISA phát triển giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào điện tử nhằm giúp kiểm tra tự động tính hợp lệ hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Kết quả kiểm tra hóa đơn sẽ được hiển thị như sau:

Kế toán thực hiện như sau để kiểm tra hóa đơn:

• Bước 1: Truy cập vào trang website meInvoice: https://www.meinvoice.vn/
• Bước 2: Vào phần “Kiểm tra tính hợp lệ”

• Bước 3: Thực hiện “Tải hóa đơn”

• Bước 4: Đọc kết quả kiểm tra

Chi tiết: Các cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào điện tử

5. Làm mất hóa đơn đầu vào bị phạt như thế nào?

Căn cứ Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định làm mất hóa đơn đầu vào có thể bị xử phạt từ 3 – 10 triệu đồng, tùy vào hậu quả. Cụ thể:

• Phạt 3 – 5 triệu đồng: Làm mất liên hóa đơn giao khách hàng, đã khai thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp người mua làm mất: phải có biên bản xác nhận hai bên.
• Phạt 4 – 8 triệu đồng: Các bên phải lập biên bản xác nhận sự việc.
  • Làm mất hóa đơn chưa lập.
  • Làm mất liên giao khách hàng, đã khai thuế.
  • Làm mất hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.
• Phạt 5 – 10 triệu đồng: Làm mất hóa đơn đã lập, đã khai thuế, trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ, không có tình tiết giảm nhẹ.

Do đó, kế toán cần quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào cẩn thận để tránh rủi ro pháp lý và thuế.

6. Có được xuất hóa đơn đầu ra khi không có hóa đơn đầu vào không?

Căn cứ theo Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1, khoản 2 điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về thời điểm lập hóa đơn (đã nêu tại mục 3.2 của bài viết), các cơ sở kinh doanh không được xuất hóa đơn đầu ra khi không có hóa đơn đầu vào. Việc chưa có hóa đơn đầu vào mà doanh nghiệp lại xuất hóa đơn đầu ra khi bán hàng là một trong những hành vi vi phạm pháp luật về thời điểm lập hóa đơn.

Ngoài ra, nếu bán hàng và xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hoặc gặp các rủi ro về thuế, cụ thể như:

• Không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa sẽ bị nghi ngờ mua hàng trôi nổi, gian lận thuế.
• Không có hóa đơn đầu vào để hợp thức hóa chi phí, giảm lợi nhuận, tăng số thuế phải nộp.
• Khi cơ quan thuế thanh kiểm tra, thiếu hồ sơ chứng minh đầu vào có thể bị ấn định thuế hoặc truy thu.

7. Cách quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định hóa đơn, chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ đảm bảo:

• Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán
• Hóa đơn đầu vào điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

*Lưu ý: Trường hợp trong quá trình bảo quản, lưu trữ doanh nghiệp làm mất, hỏng hóa đơn sẽ bị sử phạt theo quy định tại điều 1 nghị định 102/2021/NĐ-CP như sau:

Mức phạt	Hành vi vi phạm
4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập. Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.
5.000.000 đồng – 10.000.000 đồng	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ trừ các trường hợp tại khoản 3 Điều này.

Hóa đơn đầu vào cần lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành. Đối với các hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thế thực hiện lữu trữ theo các cách sau:

• In hóa đơn ra giấy rồi lưu trữ
• Lập một email chuyên lưu trữ hóa đơn
• Lữu trữ hóa đơn trên ổ cứng máy tính
• Lưu trữ hóa đơn trên các dịch vụ đám mây: google drive, dropbox,…
• Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Chi tiết: 5 Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả kế toán nên biết

8. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn đầu vào

Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào trong tất cả các trường hợp, nhưng nên có để đảm bảo minh bạch, tránh rủi ro thuế và phục vụ hạch toán chi phí hợp lệ. Cụ thể:

• Không bắt buộc có hóa đơn đầu vào: Nếu không phát sinh hoạt động mua bán.
• Cần hóa đơn đầu vào: Nếu có giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ để:
  • Ghi nhận chi phí, chứng minh tính hợp lệ của hoạt động mua bán.
  • Khấu trừ thuế GTGT (nếu có)
  • Làm cơ sở khi bị kiểm tra, quyết toán thuế

Cụ thể, căn cứ theo quy định tại khoản 4, điều 5 Thông tư 40/2021/TT-BTC:

4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ. Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực, ngành nghề có căn cứ xác định được doanh thu theo xác nhận của cơ quan chức năng thì không phải thực hiện chế độ kế toán.

Do vậy, trường hợp hộ kinh doanh với quy mô lớn thì áp dụng phương pháp kê khai thì khi nộp thuế phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ và phải thực hiện nghiêm chỉnh đầy đủ hóa đơn đầu vào như quy định của pháp luật.

Có thể bạn quan tâm? Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào, có xuất hóa đơn khi bán ra không?

Không kê khai hóa đơn đầu vào có bị phạt không?

Kê khai hóa đơn đầu vào là quyền của doanh nghiệp, do vậy không kê khai hóa đơn đầu vào sẽ không bị xử phạt do không trực tiếp vi phạm pháp luật nhưng sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, gây ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp. Đồng thời, việc không kê khai hóa đơn đầu vào cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro và có thể bị xử phạt vi phạm do làm mất hóa đơn hoặc trốn thuế.

MISA meInvoice – Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả

Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice được phát triển cung cấp 5 tính năng vượt trội dưới đây:

>>> Xem ngay Video Giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng ĐĂNG KÝ tại form dưới đây: