Hóa đơn điện Tử Là Gì? 16 điều Doanh Nghiệp CẦN PHẢI BIẾT

Trước đây khái niệm về “hóa đơn” mà mọi người thường biết đến là “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Nghị định 123, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ KD phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Vậy, hóa đơn điện tử là gì? Bài viết hôm nay MISA meInvoice sẽ tổng hợp và gửi tới Quý bạn đọc tất cả các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử: Định nghĩa, tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử… Kính mời bạn đọc cùng theo dõi.

Mục Lục Ẩn 1. Tổng quan về hóa đơn điện tử 1.1. Hóa đơn điện tử là gì? 1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay 1.3. Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử 2. Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ 2.1. Quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 2.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử 2.3. Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử 3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử 4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy 5. Giải đáp 10 thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử 5.1. HĐĐT có liên không? 5.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử 5.3. Khách hàng có thể nhận HĐĐT bằng những hình thức nào? 5.4. Người mua có phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không? 5.5. Doanh nghiệp gửi Mẫu 04 SS-HĐĐT NĐ70 thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế khi nào? 5.6. Trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng thì xử lý như thế nào? 5.7. Lập hóa đơn điều chỉnh đối với chiết khấu thương mại như thế nào? 5.8. Doanh nghiệp xác định thời điểm kê khai khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế như thế nào? 5.9. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? 5.10. Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp MISA meInvoice – Phần mềm HĐĐT được Tổng Cục Thuế lựa chọn

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP định nghĩa khái niệm hóa đơn điện tử như sau:

 Hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định.

1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Căn cứ theo điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử bao gồm các loại:

✅	Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
✅	Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

1.3. Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Khái niệm hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử gốc: Là hóa đơn được lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
• Bản thể hiện hóa đơn điện tử: Là hóa đơn điện tử được xuất dưới dạng PDF, HTML hoặc in ra giấy giúp người đọc dễ dàng kiểm tra, tra cứu thông tin trên HĐĐT.

Dưới đây là bảng so sánh điểm khác biệt của hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử bạn có thể tham khảo:

Tiêu chí	Hóa đơn điện tử gốc	Bản thể hiện hóa đơn điện tử
Định dạng dữ liệu	XML	PDF, HTML hoặc in ra giấy
Ký hiệu riêng	Không có	Phải có dòng thêm chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
Giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý được sử dụng làm căn cứ để: Giao dịch, thanh toán Hạch toán, thanh tra, kiểm tra…	Không có giá trị pháp lý chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

2. Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ

2.1. Quy định doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 

Căn cứ theo quy định tại Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

Theo đó, pháp luật quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc là ngày 01/07/2022.

Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.

2.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
• Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2.3. Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về các nội dung trên hóa đơn gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
• Các nội dung khác trên hóa đơn.

3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

• Bước 1: Đăng ký hóa đơn điện tử

Điểm a Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1 điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Như vậy, doanh nghiệp hay hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Đọc thêm: Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử đúng chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Ngoài ra, căn cứ theo Điểm c Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi khoản 12 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

12. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho người bán và người mua; tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

• Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua hàng hóa, dịch vụ

Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

• Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

• • Trường hợp 1: Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

Căn cứ tại Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp này người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

• • Trường hợp 2: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Căn cứ theo mục b điểm 1 Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót.

• • Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót được cơ quan Thuế phát hiện

Căn cứ điểm 2 khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp này cơ quan thuế thực hiện thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB (kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để người bán kiểm tra nội dung sai.

• • Trường hợp 4: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót

Căn cứ điểm 3 khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Chi tiết: [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ tại điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

5. Giải đáp 10 thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

5.1. HĐĐT có liên không?

HĐĐT không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

5.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

>> Đọc chi tiết: [Cập nhật] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới nhất

5.3. Khách hàng có thể nhận HĐĐT bằng những hình thức nào?

• Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
• Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT

5.4. Người mua có phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không?

Căn cứ tại khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

b) Đối với hóa đơn điện tử: Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.

Dẫn chiếu theo quy định tại khoản 14 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm d Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua như sau:

• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

• Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Đối với hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua.

5.5. Doanh nghiệp gửi Mẫu 04 SS-HĐĐT NĐ70 thông báo hóa đơn sai sót lên cơ quan thuế khi nào?

Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai mới nhất được ban hành theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được thay thế cho mẫu Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Căn cứ khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sử đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Như vậy, khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về hóa đơn điện tử đã lập sai.

>> Đọc chi tiết: Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai

5.6. Trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng thì xử lý như thế nào?

Căn cứ theo khoản 13 điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Như vậy, trường hợp nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng thì doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót đó, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai.

5.7. Lập hóa đơn điều chỉnh đối với chiết khấu thương mại như thế nào?

Căn cứ theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

b) Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

>> Đọc chi tiết: Cách xuất hóa đơn điều chỉnh CHUẨN Nghị định 70/2025

5.8. Doanh nghiệp xác định thời điểm kê khai khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế như thế nào?

Căn cứ theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điểm b khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Trường hợp khi bị sai thông tin cơ bản như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách – chất lượng hàng hóa: Doanh nghiệp thực hiện kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc.

Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Đối với trường hợp có thay đổi do thực tế thanh toán, quyết toán, trả hàng, chiết khấu, hoàn phí…: Doanh nghiệp kê khai vào kỳ lập/nhận hóa đơn điều chỉnh.
• Người bán thực hiện kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh và người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

>> Đọc chi tiết: Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế khác kỳ CHUẨN quy định

5.9. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

• Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

• • Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
  • Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
• Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

• • Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
  • Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
  • Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

5.10. Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Tra cứu hóa đơn điện tử tổng cục thuế được sử dụng trong các trường hợp sau.

• Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
• Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp. cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

MISA meInvoice – Phần mềm HĐĐT được Tổng Cục Thuế lựa chọn

Hiện nay, mặc dù có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường, nhưng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vẫn luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp & hộ kinh doanh bởi những lý do sau:

• Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định 123/2020, Nghị định số 70/2025 và Thông tư 32/2025 mới nhất
• Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
• Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
• Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
• Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
• Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây: