Hướng Dẫn 6 Bước Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001 ...

Là một tiêu chuẩn cơ bản được doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất hiện nay, không phân biệt ngành nghề, quy mô,… Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa.

ISO 9001 không phải là một tiêu chuẩn dành cho sản phẩm. Áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sẽ giúp doanh nghiệp bạn tạo ra môi trường làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí phát sinh từ các lỗi sai, mang lại cải tiến trong chất lượng sản phẩm, nâng cao giá trị thương hiệu.

Vậy xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 như thế nào và áp dụng nó vào doanh nghiệp ra sao để đạt hiệu quả?

Nhưng trước khi tìm trả lời cho câu hỏi trên, chúng ta cùng điểm qua những lợi ích tiêu biển mà ISO 9001 mang lại cho doanh nghiệp nhé!

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001

Theo thống kê của Bộ Công Thương, 91% doanh nghiệp đánh giá việc áp dụng ISO 9001 đem lại hiệu quả rất đáng chú ý:

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

• Giấy chứng nhận ISO 9001 xác nhận rằng bạn đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng và đang áp dụng hiệu quả tại doanh nghiệp của mình.
• Áp dụng ISO 9001 doanh nghiệp được quản lý theo khuôn khổ hệ thống quản lý chất lượng, giúp cải thiện năng suất hoạt động, giảm thiểu sự sai sót, ngăn ngừa rủi ro, đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao mức thỏa mãn của khách hàng đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu.
• Tăng cơ hội gia nhập thị trường xuất khẩu cho các sản phẩm của doanh nghiệp
• Đem lại một cách tiếp cận có tính quá trình và tính hệ thống trong việc xử lý công việc;
• Tạo điều kiện thuận lợi cho tiến trình xin cấp các loại giấp phép và là nền tảng để tích hợp các tiêu chuẩn liên quan khác để nâng cao kết quả hoạt động.

06 bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Bước 1: Xác định nhu cầu ra quyết định thực hiện

Trước hết bạn cần xem xét đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của công ty có thể thỏa mãn được mọi yêu cầu của tiêu chuẩn hay không. Xác định vấn đề cần giải quyết, hoạt động nào cần phải thỏa mãn theo yêu cầu của ISO 9001, đòi hỏi sự ra quyết định phù hợp.

Từ kết quả xem xét trên, chúng ta sẽ có cơ sở để lập kế hoạch chi tiết về xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001.

Bước 2: Bổ nhiệm ban lãnh đạo thực hiện dự án (Ban ISO)

Sau khi đã có quyết định thực hiện, lãnh đạo công ty sẽ chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự tham gia triển khai xây dựng và chỉ đạo thực hiện áp dụng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về các hoạt động của ban  ISO.

Đây còn là người thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ ISO 9001 định kỳ hàng tháng.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch thực hiện

Sau khi xem xét các điều khoản và yêu cầu của ISO 9001, và theo tình hình thực tế của công ty, bạn sẽ trả lời cho những câu hỏi sau:

• Kiểm tra xem hiện tại công ty mình có thể đáp ứng những yêu cầu nào?
• Chưa thể đáp ứng những điều khoản nào?
• Cần thực hiện thay đổi gì để đáp ứng điều khoản đó hay không?
• Nếu có thể thì cần phải làm những việc làm gì?
• Khối lượng công việc ra sao?
• Ai sẽ phụ trách?

Đó được gọi là xây dựng kế hoạch thực hiện. Có được kế hoạch thực hiện rồi, bạn cũng dễ dàng xác định được thời gian đánh giá chứng nhận.

Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Bước 4: Thực hiện và áp dụng theo hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập

Ban ISO có nhiệm vụ phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy định của hệ thống quản lý chất lượng đến các phòng ban, bộ phận có liên quan.

Toàn thể nhân viên công ty đều có thể tham gia khóa đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn ISO 9001.

Ban ISO sẽ tham gia thêm khóa đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ.

Tổ chức rà soát, đánh giá nội bộ để cải tiến, hoàn thiện hệ thống.

Bước 5: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

Mục đích của công tác đánh giá nội bộ nhằm xác định xem hệ thống của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa, trong quá trình áp dụng có đem lại hiệu quả không. Xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục trước khi thực hiện đánh giá chính thức.

Đánh giá chứng nhận sẽ do bên thứ ba thực hiện đó là Tổ chức chứng nhận. Sau đánh giá, bạn sẽ phải thực hiện các hành động khắc phục theo yêu cầu (nếu có lỗi). Tổ chức chứng nhận cũng sẽ là đơn vị cấp giấy chứng nhận ISO 9001.

Bước 6: Duy trì chứng nhận ISO 9001

Sau chứng nhận, việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình vận hành xuyên suốt trong hoạt động hằng ngày của tổ chức để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tạo ra cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm.

Hằng năm Tổ chức chứng nhận sẽ đến đánh giá giám sát tại doanh nghiệp (không quá 12 tháng/1 lần). Công tác đánh giá giám sát tương tự như đánh giá chứng nhận lần đầu.

Hy vọng bài viết đã giúp các bạn hiểu thêm về cách xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 như thế nào để đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.