Hướng Dẫn áp Dụng Nguyên Tắc SMART Trong Lập Kế Hoạch

Thực tế trong công việc hay cuộc sống, bạn sẽ khó có thể đạt được những kết quả như mong muốn nếu không có một kế hoạch thực hiện phù hợp. Nguyên tắc SMART có thể được ứng dụng để giúp bạn thiết lập kế hoạch hiệu quả hơn. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch.

1. Nắm vững nguyên tắc SMART để áp dụng hiệu quả

SMART là nguyên tắc giúp thiết lập mục tiêu hiệu quả với 5 tiêu chí: Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).

Áp dụng SMART có thể giúp bạn thiết lập các mục tiêu cụ thể; gắn các yếu tố đo lường, định lượng để giám sát việc thực hiện mục tiêu.  Mục tiêu SMART cần nỗ lực cao độ nhưng luôn nằm trong ngưỡng khả thi, có thể đạt được. Các mục tiêu đề ra cũng luôn có sự liên quan, có tính cộng hưởng để giúp bạn đạt được các mục tiêu lớn hơn.

2. Hướng dẫn cách lập kế hoạch với nguyên tắc SMART

SMART có thể được vận dụng để giúp bạn lên một kế hoạch trong ngắn, trung thậm chí là dài hạn với nhiều mục tiêu khác nhau. Bạn có thể xem một số gợi ý dưới đây để lập kế hoạch thành công, hiệu quả với nguyên tắc SMART.

2.1. Viết kế hoạch ra một cách cụ thể

Một kế hoạch cụ thể cũng giống như một điểm rõ ràng trên bản đồ, giúp bạn biết rõ mình cần phải đi về đâu. 

Ví dụ như kế hoạch của bạn là đưa gia đình từ thành phố ra biển chơi vào dịp cuối tuần. Thông thường, bạn sẽ nhập địa chỉ muốn đến vào Google map để tìm đường đi. Ứng dụng chỉ đường của Google sẽ không thể đưa bạn đến đúng điểm bạn mong muốn nếu bạn không nhập vào ô tìm kiếm một địa chỉ cụ thể. Thay vì tìm “biển” bạn hãy nhập vào địa chỉ rất cụ thể, chẳng hạn như “bãi biển Đồ Sơn” chẳng hạn.

Nhìn rộng ra trong thực tế, mọi kế hoạch muốn thực hiện được thành công đều cần bắt đầu từ yếu tố cụ thể. Cụ thể ở đây là chính xác, chi tiết, không gây nhầm lẫn, không dẫn đến các cách hiểu khác nhau. 

Tuy nhiên khi ứng dụng nguyên tắc SMART để lập kế hoạch và nhấn mạnh đến yếu tố cụ thể, bạn cũng nên tránh tư duy đóng khung kế hoạch của mình vào một điểm cố định. 

Khi triển khai kế hoạch có rất nhiều yếu tố có thể tác động, ảnh hưởng và làm bạn phải điều chỉnh thậm chí thay đổi kế hoạch. Kế hoạch được lập ra không phải để răm rắp tuân thủ mà mục tiêu cuối cùng khi lập ra kế hoạch là để bạn đạt được một kết quả như mong muốn. Do đó, kế hoạch cụ thể nhưng cần có tính linh hoạt.

Bạn có thể tham khảo bộ câu hỏi 5W bên dưới để thiết lập kế hoạch cụ thể hơn:

• Who – Ai sẽ thực hiện điều này?
• What – Điều gì cần đạt được?
• When – Đạt được khi nào?
• Where – Ở đâu?
• Why – Tại sao cần đạt được?

Bạn nên tránh: Những ngôn từ chung chung, mơ hồ như “Kế hoạch tập luyện sắp tới sẽ giúp cải thiện đáng kể thể hình của tôi”. 

Thay vào đó: Hãy cụ thể hóa kế hoạch như sau “Tôi sẽ chạy bộ tối thiểu 30 phút mỗi ngày tại công viên Thống Nhất để giảm được tối thiểu 1kg trong tháng 12/2020”

Sau khi xác định được một bản kế hoạch cụ thể, bạn hãy viết ra giấy và treo lên tường hoặc ở những vị trí bạn thường thấy hàng ngày. Điều này sẽ giúp nhắc nhở bạn thực hiện kế hoạch đều đặn theo đúng lộ trình đã đề ra.

Cụ thể hóa kế hoạch là bước đầu tiên khi bạn áp dụng nguyên tắc SMART

2.2. Gắn kế hoạch với yếu tố đo lường, định lượng

Các yếu tố đo lường, định lượng sẽ giúp bạn biết được mình đã thực sự hoàn thành được kế hoạch hay chưa. Điều đó có nghĩa là kế hoạch của bạn luôn phải gắn với một con số nào đó rất cụ thể.

Ví dụ:

Kế hoạch tuyển dụng của công ty bạn trong quý IV-2020 là tuyển dụng được tối thiểu 10 nhân viên lập trình .NET cho team sản phẩm nhằm phát triển phần mềm hiệu quả trong cuối năm 2020 và năm 2021 sắp tới. Vậy nếu team tuyển dụng đến hết năm 2020 vẫn chỉ tuyển được 8 lập trình viên .NET thì có nghĩa là kế hoạch mới chỉ được hoàn thành 80%.

Khi gắn kế hoạch với yếu tố đo lường như trên, bạn dễ dàng biết được việc thực hiện kế hoạch đang ở mức nào, liệu có kịp hoàn thành không. 

Cụ thể:

Ở vai trò nhà quản trị, trường hợp đến hết tháng 11 mà team tuyển dụng mới tuyển được 60% kế hoạch thì nguy cơ cao là kế hoạch sẽ không thể hoàn thành đúng hạn, đúng mục tiêu đề ra. Lúc này chúng ta cần gia tăng các biện pháp thực hiện bổ sung để hỗ trợ tuyển dụng như đăng tin tuyển dụng ở vị trí nổi bật ngành; thưởng giới thiệu ứng viên; sử dụng dịch vụ headhunter…

Như vậy, yếu tố đo lường khi gắn với thực hiện kế hoạch không chỉ có giá trị trong việc đo lường mà còn hiệu quả trong việc giúp bạn dự báo tình hình triển khai kế hoạch và kịp thời có các điều chỉnh hợp lý.

2.3. Nghĩ lớn nhưng làm từng bước nhỏ, khả thi

Nhiều người trong chúng ta thường bắt đầu các kế hoạch với một tầm nhìn xa, nghĩ thật lớn. Điều đó thực ra cũng tốt. Bạn dám nghĩ lớn thì có thể sẽ đi được xa hơn. Nhưng nghĩ lớn cũng cần bắt đầu từ những bước đi nhỏ, trong khả năng và không quá khó khăn đến mức bất khả thi.

Một kinh nghiệm trong môn thể thao chạy bộ đường dài là bạn nên khởi động thật kỹ càng. Và trong 1 – 3km đầu tiên của quãng đường, bạn có thể chạy với tốc độ chậm hơn, sải chân ngắn hơn để giúp cơ thể quen dần với cường độ vận động. Khi cơ thể đã nóng dần lên, bạn mới tăng dần tốc độ chạy đến ngưỡng ổn định.

Trong lập kế hoạch, bạn cũng có thể tham khảo kinh nghiệm chạy bộ đường dài kể trên. Ở giai đoạn đầu thực hiện kế hoạch, bạn hãy thiết lập một số mục tiêu tương đối dễ, có thể đạt được kết quả ngay. Những chiến thắng nhỏ nhỏ ban đầu đó sẽ giúp bạn thêm tự tin, thêm “ấm người” để tăng tốc thực hiện kế hoạch trong các giai đoạn tiếp theo.

Khi áp dụng nguyên tắc SMART vào lập kế hoạch, bạn nên lưu ý SMART luôn đề ra các mục tiêu có thể đạt được. Việc bạn đề ra một kế hoạch hay mục tiêu quá tầm, quá rủi ro đến mức bất khả thi là đi ngược lại tinh thần SMART.

Bạn cũng nên lưu ý chúng ta thiết lập kế hoạch, mục tiêu có thể đạt được nhưng không có nghĩa là dễ dàng đạt được. Kế hoạch bạn đề ra vẫn cần phải đầu tư rất nhiều nỗ lực, công sức mới có thể chạm được đến kết quả mong muốn. Việc chúng ta luôn đạt được 100% các kế hoạch, mục tiêu dễ dàng thực ra cũng không đem đến cho bạn nhiều lợi ích hay sự tiến triển nào.

2.4. Hãy hành động ý nghĩa thay vì chỉ hành động

Bạn hãy hình dung mình là một bác sĩ đang lên phác đồ điều trị cho bệnh nhân. Ở vị trí này, mọi hành động, mọi biện pháp điều trị tác động đến bệnh nhân đều cần phải có ý nghĩa. Bạn sẽ luôn phải đặt ra câu hỏi: Liệu cách làm này đã phải là tốt nhất cho bệnh nhân của mình hay chưa? Nếu mình làm như vậy có giúp bệnh nhân khỏi bệnh, khỏe hơn không?

Áp dụng nguyên tắc SMART vào lập kế hoạch cũng cần thận trọng như một bác sĩ điều trị cho bệnh nhân vậy. Mọi hành động đề ra đều cần có ý nghĩa, có sự liên quan, giúp giải quyết một vấn đề lớn hơn nào đó thay vì đơn thuần hành động chỉ là hành động.

Kế hoạch của bạn cần được đặt trong một bức tranh chung tổng thể. Khi đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra cũng sẽ giúp tạo tiền đề cho bạn thực hiện tiếp các kế hoạch giai đoạn sau. Chỉ có như vậy kế hoạch của bạn mới thực sự SMART.

Bạn hãy lên kế hoạch SMART có ý nghĩa, có sự liên quan như một bác sĩ thận trọng lên phác đồ điều trị cho bệnh nhân của mình.

2.5. Đặt kế hoạch trong một khung thời gian thực hiện giới hạn

Khung thời gian thực hiện kế hoạch sẽ giúp tạo thêm áp lực để bạn thực hiện kế hoạch nghiêm túc, kỷ luật hơn. Yếu tố thời gian thực hiện rất quan trọng. Bạn thường sẽ khó hoàn thành được một kế hoạch mà không gắn với một thời gian cụ thể hoặc thời gian đặt ra quá dài cũng khiến bạn xao nhãng, giảm hiệu suất công việc.

Một mẹo nhỏ là nếu bạn có một kế hoạch trong 1 năm thì khung thời gian thực hiện các mục tiêu của kế hoạch nên được giới hạn theo quý. Còn nếu kế hoạch theo quý thì các mục tiêu của kế hoạch nên được giới hạn theo tháng.

Chúng ta cùng xem xét cách thiết lập thời gian ở kế hoạch dưới đây:

• Kế hoạch năm 2021: Thực hiện hành trình đạp xe xuyên Việt từ Hà Nội tới Cà Mau trong năm 2021.
• Mục tiêu 1: Quý I-2021, nghiên cứu về lộ trình, dinh dưỡng, trang thiết bị, các điểm nghỉ ngơi, du lịch trên hành trình.
• Mục tiêu 2: Quý II-2020, sẵn sàng cho nguồn tài chính và sắp xếp công việc trong thời gian đạp xe xuyên Việt.
• Mục tiêu 3: Quý III-2020, hoàn thành đủ khối lượng tập luyện và các bài tập bổ trợ cho hành trình đạp xe xuyên Việt.
• Mục tiêu 4: Quý IV-2020, đạp xe xuyên Việt từ Hà Nội tới Cà Mau.

Khi đặt các kế hoạch, mục tiêu trong một khung thời gian hạn định như trên, chúng ta đã sắp xếp được trình tự các bước thực hiện phù hợp, khoa học hơn. Điều gì cần thực hiện trước, điều gì cần thực hiện sau, nhằm tránh quá tải, mất tập trung trong quá trình thực hiện kế hoạch.

2.6. Tham vấn những người đã thành công

Để lập được một kế hoạch SMART hiệu quả, bạn có thể tham vấn thêm ý kiến từ những người đã từng thực hiện kế hoạch tương tự và thành công. Tất nhiên, mỗi người có mỗi hoàn cảnh, điều kiện riêng khác nhau nhưng bạn cũng có thể tham khảo được nhiều ý tưởng hay từ các kế hoạch đã được thực hiện thành công.

Sự sáng tạo và hiệu quả trong thiết lập, thực hiện kế hoạch SMART nhiều khi không cần bắt buộc phải bắt đầu từ những điều hoàn toàn mới mà có thể tham khảo những điều đã có và điều chỉnh phù hợp với hoàn cảnh cụ thể.

Ví dụ như bạn là một nhân viên mới vào làm việc tại công ty thì bạn có thể tham vấn ý kiến của trưởng phòng hoặc các lãnh đạo team về kế hoạch công việc phù hợp nên thực hiện trong thời gian tới. Các ý kiến gợi mở sẽ giúp bạn thiết lập được kế hoạch SMART đúng hướng hơn.

3. 5+ Ví dụ lập kế hoạch siêu chuẩn với nguyên tắc SMART

Nguyên tắc SMART có thể áp dụng cho nhiều kế hoạch khác nhau từ kế hoạch công việc, phát triển cá nhân đến các kế hoạch tài chính, tập luyện thể chất…

Ví dụ 1 – Kế hoạch xuất bản sách

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn xuất bản một cuốn sách
• M – Measurable (Tính đo lường): Khoảng 300 trang về lĩnh vực quản trị nhân sự
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng nghiên cứu và sắp xếp thời gian trong năm 2021, tôi muốn xuất bản một cuốn sách khoảng 300 trang về lĩnh vực quản trị nhân sự
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm chia sẻ những hiểu biết của tôi trong lĩnh vực này
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần hoàn thành trước ngày 31/12/2021

Ví dụ 2 – Kế hoạch chạy bộ

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn chạy bộ
• M – Measurable (Tính đo lường): 5km mỗi ngày
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng tập luyện và sắp xếp thời gian hiện nay, tôi muốn chạy bộ 5km mỗi ngày
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm giảm được ít nhất 0,5kg trọng lượng cơ thể mỗi tháng, tránh nguy cơ bị béo phì, mỡ máu
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ 1/1/2021 và kết thúc vào 31/12/2021 với kết quả giảm được tối thiểu 6kg trọng lượng cơ thể

Ví dụ 3 – Kế hoạch tuyển dụng

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn đảm bảo công tác tuyển dụng cho công ty
• M – Measurable (Tính đo lường): Với 100% vị trí cần tuyển hoàn thành trong thời gian cho phép
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng của team tuyển dụng và tài chính, chính sách tuyển dụng của công ty hiện nay, tôi muốn đảm bảo 100% vị trí cần tuyển dụng đều hoàn thành trong thời gian cho phép
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân sự cho các phòng ban, bộ phận của công ty
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện ngay từ 1/12/2020

Ví dụ 4 – Kế hoạch tổ chức hoạt động teambuilding

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn tổ chức hoạt động teambuilding cho công ty
• M – Measurable (Tính đo lường): Với tối thiểu 1 hoạt động mỗi quý
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng của team truyền thông và hành chính – nhân sự cùng kinh phí, chính sách phúc lợi của công ty hiện nay, tôi muốn tổ chức hoạt động teambuilding toàn công ty tối thiểu mỗi quý 1 lần
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện ngay từ quý I-2021

Ví dụ 5 – Kế hoạch đạt doanh số ký hợp đồng

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn đạt doanh số ký hợp đồng
• M – Measurable (Tính đo lường): Ở mức tối thiểu 1 tỷ đồng mỗi năm
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng của team kinh doanh cùng chất lượng, tính năng sản phẩm hiện nay, tôi muốn mỗi nhân viên kinh doanh đạt được doanh số ký hợp đồng tối thiểu 1 tỷ đồng mỗi năm
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm giúp đảm bảo cân đối nguồn thu – chi, giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn sau dịch bệnh
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện từ năm 2021

Ví dụ 6 – Kế hoạch tăng thu nhập thụ động

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn tăng nguồn thu nhập thụ động
• M – Measurable (Tính đo lường): Lên tối thiểu 2 nguồn thu nhập thụ động định kỳ hàng tháng
• A – Attainable (Tính khả thi): Với nguồn vốn và khả năng đầu tư hiện nay, tôi muốn tăng lên tối thiểu 2 nguồn thu nhập thụ động định kỳ hàng tháng
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm giúp đảm bảo nguồn thu nhập ổn định hàng tháng cho gia đình
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần đạt được vào 31/3/2021

Lời kết,

Lập kế hoạch chuẩn xác sẽ giúp bạn và team có những bước đi cụ thể, dự phòng, giảm thiểu được các rủi ro trong triển khai thực hiện mục tiêu. VNOKRs chúc bạn áp dụng nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch một cách hiệu quả, chuẩn xác.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.