Hướng Dẫn Cách Lập Hóa đơn điện Tử Và Xuất Hóa đơn Nhanh

Nghiệp vụ lập và xuất hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử là nghiệp vụ cơ bản mà kế toán cần nắm được. Tuy nhiên, kế toán khi mới bắt đầu sử dụng không tránh khỏi sự lúng túng khi thực hiện. Vậy cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn trực tiếp trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice 2020 do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp.

1. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là một trong các phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất hiện nay và cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. E-invoice liên tục có những đổi mới và nâng cấp để phù hợp với sự phát triển của công nghệ đặc biệt đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Ngoài tính bảo mật cao, có thể tích hợp với nhiều phần mềm quản lý thì ưu điểm đặc biệt của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice phải kể đến đó là giao diện thân thiện với người sử dụng. Bất cứ kế toán nào cũng có thể sử dụng phần mềm một cách dễ dàng bởi thiết kế thông minh cũng như sự tương tác tuyệt vời.

Cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn nhanh chỉ trong vài phút giúp kế toán nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu tối đa các sai sót và đảm bảo thành công 100% khi xuất hóa đơn.

2. Cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn nhanh

Sau đây sẽ là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách lập hóa đơn và xuất hóa đơn nhanh trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

2.1 Cách lập hóa đơn điện tử

Cách lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm

Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã cài đặt trên máy.

Trong mục “Sử dụng hóa đơn” click chọn “1.1 Lập hóa đơn giá trị gia tăng”

Hoặc kế toán lựa chọn lập các loại hóa đơn điện tử khác như: lập hóa đơn bán hàng; hóa đơn phi thuế quan; lập phiếu xuất kho; lập hóa đơn điều chỉnh...

Trong mục sử dụng hóa đơn click chọn loại hóa đơn cần lập.

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn

Sau khi chọn mục “Lập hóa đơn giá trị gia tăng” hệ thống phần mềm sẽ hiện lên giao diện để kế toán nhập chi tiết các thông tin hóa đơn theo mẫu, và thông tin gửi hóa đơn.

- Tại mục “Thông tin chi tiết” hiện lên giao diện nhập thông tin hóa đơn như sau:

Nhập chi tiết các thông tin hóa đơn theo mẫu.

Nhập đầy đủ các thông tin về người mua hàng, ở bước này các bạn có thể nhập bằng cách gõ trực tiếp vào phần ô trống (thường áp dụng cho khách hàng lẻ) hoặc với những khách hàng thường xuyên bạn có thể nhập mã đơn vị hoặc mã số thuế các thông tin của khách hàng sẽ được tự động cập nhập.

Nhập các thông tin về ngày hóa đơn; mã số hóa đơn; đồng tiền thanh toán; hình thức thanh toán... Phần dưới sẽ nhập thông tin danh sách hàng hóa cho hóa đơn.

Cuối cùng chọn nút “Ghi” để lưu lại các thông tin.

- Tại mục “Thông tin gửi hóa đơn” hiện lên giao diện nhập thông tin gửi hóa đơn như sau:

Nhập chi tiết các thông tin gửi hóa đơn.

Khi bảng giao diện hiện ra kế toán nhập đầy đủ các thông tin gồm email nhận, số điện thoại nhận, nội dung SMS, ngày gửi. Cuối cùng chọn “Ghi” để lưu lại các thông tin.

Bước 3. Xem hóa đơn

Sau khi chọn “Ghi” ở mục thông tin chi tiết hóa đơn sẽ xuất hiện các lựa chọn mới. Chọn nút “Xem hóa đơn” để xem trước hóa đơn điện tử sẽ được xuất, quá trình lập hóa đơn điện tử được hoàn tất.

2.2 Cách xuất hóa đơn điện tử từ hóa đơn vừa tạo lập

Sau khi xem hóa đơn vừa mới tạo lập (Bước 3 mục 2.1) kế toán cần kiểm tra kỹ các mục xem đã đúng và đầy đủ chưa. Nếu không có sai sót gì sẽ thực hiện xuất hóa đơn. Lưu ý hóa đơn điện tử đã xuất không thể tự ý sửa, nếu phát hiện sai sót phải sử theo nghiệp vụ kế toán.

Bước 1: Nhấn chọn mục “Xuất hóa đơn” trong giao diện “Chi tiết hóa đơn”

Phần mềm sinh số hóa đơn chuyển sang giao diện ký số.

Bước 2: Thêm chữ ký số trong danh sách rồi nhập mã pin cho thiết bị

Bước 3: Nhấn chọn “OK” để hoàn tất.

Sau khi thực hiện xong các bước trên sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo xuất hóa đơn.

• Nếu thông báo xuất hóa đơn thành công, hóa đơn của bạn đã được gửi đến người nhận và tự động thông báo qua email hoặc SMS.
• Nếu thông báo xuất hóa đơn thất bại bạn cần kiểm tra nguyên nhân. Đặc biệt lưu ý dịch vụ chữ ký số chưa hết hạn, nết hết hạn cần liên hệ với nhà cung cấp để ra hạn thêm.

Như vậy qua bài viết “Hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn nhanh” hy vọng sẽ giúp các bạn kế toán thực hiện nghiệp vụ lập, xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice dễ dàng. Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm vui lòng liên hệ theo đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768 để được các chuyên viên hỗ trợ tốt nhất.

Các tin tức liên quan:

• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử và những lưu ý
• Các bước sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?
• Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành