Hướng Dẫn Cách Sử Dụng VLOOKUP Trong Google Sheets - Thủ Thuật

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets là một hàm cực kỳ hữu ích trong việc tra cứu dữ liệu. Dưới đây là cách dùng VLOOKUP trong Google Sheets dành cho tất cả mọi người.

Cách VLOOKUP hoạt động trong Google Sheets

VLOOKUP là 1 trong số những hàm dễ gây hiểu lầm nhất khi sử dụng trong Google Sheets. Nó cho phép người dùng tìm và liên kết 2 bộ dữ liệu trong bảng tính bằng một giá trị tìm kiếm duy nhất. Khác với cách dùng VLOOKUP trong Excel, VLOOKUP trong Google Sheets không cung cấp hướng dẫn dùng vì vậy chúng ta phải tự tay gõ công thức này.

Công thức cơ bản của hàm VLOOKUP

=VLOOKUP(Search_Key, Range, Index, Is_Sorted)

VLOOKUP mới nghe thì có vẻ khó hiểu nhưng thực tế cách dùng khá dễ dàng khi bạn biết cách hoạt động của nó. Một công thức dùng hàm VLOOKUP có 4 đối số.

• Search_Key: Đầu tiên là giá trị từ khóa tìm kiếm
• Range:  Thứ hai là phạm vi ô tìm kiếm (ví dụ: A1 tới D5). 
• Index: Đối số thứ ba là số chỉ mục cột từ phạm vi của bạn tới giá trị tìm kiếm - nơi cột đầu tiên trong phạm vi là số 1, tiếp theo là số 2 và cứ liên tục như vậy.
• Is_Sorted: Đối số thứ 4 là cột tìm kiếm đã được phân loại hay chưa.
  • Đối số cuối cùng chỉ quan trọng khi bạn tìm kiếm kết quả phù hợp nhất với giá trị từ khóa tìm kiếm. Nếu muốn trả về kết quả chính xác cho từ khóa tìm kiếm, bạn thiết lập đối số này sang FALSE.

Một điều cần lưu ý là hàm VLOOKUP không thể tìm kiếm thông qua dữ liệu bên trái số chỉ mục cột. Trong hầu hết trường hợp, chúng ta có thể phải bỏ qua dữ liệu trong các cột ở bên trái từ khóa tìm kiếm hoặc đặt dữ liệu tìm kiếm vào cột đầu tiên.

Dưới đây là ví dụ mình họa cách dùng VLOOKUP trong Googlesheet. 

Cách dùng VLOOKUP trên một bảng tính

Ví dụ, chúng ta có hai bảng dữ liệu trên một bảng tính như sau.  Bảng A đầu tiên là tên nhân viên, số ID và ngày sinh nhật.Chúng ta cần dựa vào bảng A để xuát kết quả sang bảng B.

Trong bảng thứ hai (bảng B) chúng ta cần dùng VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu sử dụng tiêu chí bất tìm kiếm từ bảng đầu tiên (tên, số ID hoặc ngày sinh). Trong ví dụ này, chúng mình dùng VLOOKUP để cung cấp ngày sinh cho một số ID nhân viên nào đó.

Công thức hàm VLOOKUP phù hợp là 

=VLOOKUP(F4, A3:D9, 4, FALSE).

Cụ thể giải thích công thức  VLOOKUP trên

• F4 (123) là giá trị tìm kiếm
• Phạm  vi tìm dữ liệu từ ô A3 tới D9. 
• Trả về kết quả từ cột số 4 trong phạm vi này (cột D - Birthday) 
• Vì muốn có kết quả chính xác nên đối số cuối cùng là FALSE.

Trong trường hợp cụ thể, với ID số 123, VLOOKUP sẽ trả về ngày sinh: 19/12/1971 (dùng định dạng DD/MM/YY). Chúng ta cũng có thể mở rộng dữ liệu này bằng cách thêm một cột vào bảng B cho tên họ. Điều này khiến nó liên kết ngày sinh nhật với người tương ứng.

Lúc này công thức VLOOKUP chỉ cần thay đổi cơ bản về cách lấy kết quả sẽ cho kết quả đúng như mong đợi  

=VLOOKUP(F4, A3:D9, 3, FALSE) tìm kiếm tên họ phù hợp với số ID 123.

Thay vì ngày sinh, nó trả về dữ liệu từ cột số 3 (Surname) khớp với giá trị ID nằm ở cột số 1 (ID).

Cách dùng VLOOKUP với nhiều bảng tính trong Google Sheet

Ngoài truy vấn cùng bảng dữ liệu chúng ta cũng có thể sử dụng VLOOKUP để truy xuất thông tin trên nhiều bảng tính khác nhau. Trong ví dụ này, thông tin từ bảng A giờ nằm trên sheet “Employees”, còn thông tin bảng B nằm ở sheet “Birthdays”.

Lúc này cách dùng VLOOKUP không có quá nhiều sự thay đổi .

• Công thức cũ : =VLOOKUP(F4, A3:D9, 4, FALSE).
• Công thức mới: =VLOOKUP(A4, Employees!A3:D9, 4, FALSE).
  • Trong đó Employees là tên sheet muốn truy vấn dữ liệu. 
  • Có thể thấy rằng đặt tên sheet lúc này trở nên quan trọng không kém.

Nếu không muốn gõ công thức bạn có thể chuyển qua sheet Employees để xác định khoảng tìm kiếm như thông thường.

Dùng ký tự đại diện bằng VLOOKUP

Ngoài tìm kiếm chính xác VLOOKUP còn hỗ trợ tìm kiếm theo ký tự đại diện nữa đấy. Ví dụ thay vì tìm kiếm tên nhân viên chính xác là NAM thì VLOOKUP cõ thể hỗ trợ tìm kiếm tên nhân viên bắt đầu bằng N. 

Ở ví dụ bên dưới chúng ta sẽ sử dụng "Chr*" là giá trị tìm kiếm trong hàm VLOOKUP.

Hàm VLOOKUP tìm họ theo một phần tên là

 =VLOOKUP(B12, A3:D9, 2, FALSE);

Tìm kiếm trùng khớp nhất bằng VLOOKUP.

Chúng ta cũng có thể dùng đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP để tìm kiếm kết hợp chính xác hoặc gần nhất với giá trị từ khóa tìm kiếm. Ở ví dụ đầu tiên chúng ta tìm kết quả chính xác nên đặt giá trị cuối là FALSE.

Nếu muốn tìm kết quả gần nhất với giá trị cần tìm kiếm bạn chỉ cần thay đổi đối số cuối cùng của VLOOKUP sang TRUE. Thế nhưng điều kiện dể kết quả chính xác đó là phạm vi tìm kiếm cần sắp xếp theo thứ tự từ A- Z nếu không kết quả sẽ không chính xác. 

Xét ví dụ sau:

Bảng bên dưới là danh sách các mặt hàng cần mua (từ A3 tới B9) cùng với tên và giá tương ứng. Chúng đã được phân loại theo giá từ thấp tới cao . Tổng ngân sách chi cho một hàng hóa là 17USD (ô D4). Chúng ta sẽ dùng công thức VLOOKUP để tìm sản phẩm hợp lí nhất trong danh sách này.

Công thức VLOOK phù hợp cho ví dụ này là =VLOOKUP(D4, A4:B9, 2, TRUE). Do thiết lập hàm VLOOKUP để tìm giá trị gần nhất, thấp hơn giá trị tìm kiếm nên nó chỉ có thể tìm các mặt hàng rẻ hơn 17USD.

Trong ví dụ này, sản phẩm rẻ nhất dưới 17USD là túi xách (15USD). Như bạn thấy, kết quả trả về ở ô D5.

Lấy dữ liệu từ bảng tham chiếu bằng VLOOKUP

Ví dụ này chúng ta sẽ tạo một bảng tham chiếu mức điểm số theo chữ cái bằng hàm VLOOKUP trên Google Sheets. Để làm việc này, chúng ta chỉ cần đảm bảo có một bảng tham chiếu được thiết lập cho tất cả thang điểm chữ (A, B, C, D, F).

Để tra cứu thang điểm chữ chính xác trong ô C2, chỉ cần chọn ô và loại:

=VLOOKUP(B2,$E$1:$F$6,2,TRUE)

Trong đó:

• B2: Tra cứu các tham chiếu thang điểm kiểm tra bằng số.
• $E$1:$F$6: Đây là bảng thang điểm chữ, với các ký hiệu đô la để giữ cho phạm vi không thay đổi ngay cả khi bạn điền dữ liệu vào phần còn lại của cột.
• 2: Tham chiếu cột thứ 2 của bảng tra cứu - Thang điểm chữ.
• TRUE: Nói cho hàm VLOOKUP biết rằng điểm trong bảng tra cứu đã được phân loại.

Bây giờ bạn chỉ cần điền vào phần còn lại của cột C và bạn sẽ thấy thang điểm chữ chính xác được áp dụng.

Mẹo dùng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Để đảm bảo công thức VLOOKUP cho đúng kết quả, hãy nhớ những mẹo sau:

• Tìm kiếm dạng text phải luôn đặt trong các dấu ngoặc kép. Nếu không, Google Sheets sẽ cho rằng nó là một phạm vi được đặt tên và cho kết quả lỗi nếu không thể tìm thấy nó.
• Nếu sao chép & dán một công thức, các quy tắc thông thường khi cập nhật giá trị phạm vi ô vẫn được áp dụng. Nói cách khác, nếu bạn có một danh sách dữ liệu cố định hãy đảm bảo neo phạm vi ô bằng ký hiệu đô la (ví dụ: $A$2:$B$8 thay vì A2:B8). Nếu không, công thức sẽ có khoảng thừa trống tùy thuộc vào vị trí bạn dán chúng.
• Nếu phân loại danh sách, nhớ xem lại các tra cứu trong dữ liệu đã phân loại lại. Việc xáo trộn hàng có thể cho bạn kết quả bất ngờ nếu đặt trạng thái công thức được phân loại là TRUE.

Lời kết.

Trên đây là cách dùng VLOOKUP trong Google Sheets một cách chi tiết từ cơ bản đến nâng cao. Nếu có gì thắc mắc hay chưa hiểu các bạn hãy comment bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công.