Hướng Dẫn Cách Sử Dụng VLOOKUP Trong Google Sheets - Tip.Com

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets là một hàm vô cùng hữu ích trong việc tra cứu hay tìm kiếm dữ liệu. Dưới đây tip.com.vn sẽ chia sẻ cách dùng VLOOKUP trong Google Sheets dành cho tất cả mọi người.

Cách VLOOKUP hoạt động trong Google Sheets

VLOOKUP là 1 trong số các hàm dễ gây nhầm lẫn nhất khi sử dụng trong Google Sheets. Hàm này cho phép người dùng tìm kiếm và liên kết 2 bộ dữ liệu trong bảng tính bằng một giá trị tìm kiếm duy nhất. Điểm khác của VLOOKUP trong Google Sheets so với cách dùng VLOOKUP trong Excel là không cung cấp hướng dẫn sử dụng, vì vậy, buộc người dùng phải tự tay gõ công thức này.

Công thức cơ bản của hàm VLOOKUP

=VLOOKUP(Search_Key, Range, Index, Is_Sorted)

VLOOKUP mới nhìn thì có vẻ khó hiểu nhưng thực tế cách dùng khá đơn giản khi bạn hiểu cách hoạt động của nó. Một công thức dùng hàm VLOOKUP gồm có 4 đối số sau:

• Search_Key: Là giá trị từ khóa tìm kiếm
• Range: Là phạm vi ô tìm kiếm (ví dụ: A1 tới D5).
• Index: Là số chỉ thứ tự cột từ phạm vi của bạn tới giá trị tìm kiếm - nơi cột đầu tiên trong phạm vi là số 1, tiếp theo là số 2 và cứ liên tục như vậy.
• Is_Sorted: Là cột tìm kiếm đã được phân loại hay chưa.
  • Đối số này cùng chỉ quan trọng khi bạn tìm kiếm kết quả phù hợp nhất với giá trị từ khóa tìm kiếm. Nếu muốn trả về kết quả chính xác cho từ khóa tìm kiếm, thì bạn thiết lập đối số này sang FALSE.

Một điều cần chú ý là hàm VLOOKUP không thể tìm kiếm thông tin qua dữ liệu bên trái số chỉ mục cột. Trong nhiều trường hợp, chúng ta có thể phải bỏ qua dữ liệu trong các cột ở bên trái từ khóa tìm kiếm hoặc đặt dữ liệu tìm kiếm vào cột đầu tiên.

Dưới đây là ví dụ mình họa cách dùng hàm VLOOKUP trong Googlesheet.

Cách dùng VLOOKUP trên một bảng tính

Ví dụ, có hai bảng dữ liệu trên một bảng tính như sau: Bảng A bao gồm các cột là tên nhân viên, số ID và ngày sinh nhật. Việc mà chúng ta cần làm là dựa vào bảng A để xuất kết quả sang bảng B.

Trong bảng B, chúng ta cần dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm dữ liệu sử dụng tiêu chí bất kỳ tìm kiếm từ bảng A (tên, số ID hoặc ngày sinh). Trong ví dụ này, chúng ta sử dụng hàm VLOOKUP để cung cấp ngày sinh cho một số ID nhân viên nào đó.

Công thức hàm VLOOKUP phù hợp là:

=VLOOKUP(F4, A3:D9, 4, FALSE).

Cụ thể, công thức hàm VLOOKUP trên có nghĩa như sau:

• F4 (123): Là giá trị tìm kiếm
• A3:D9: Là phạm vi tìm dữ liệu từ ô A3 tới D9.
• 4: Trả về kết quả từ cột số 4 trong phạm vi này (cột D - Birthday)
• FALSE: Vì muốn có kết quả chính xác nên đối số cuối cùng là FALSE.

Trong trường hợp cụ thể, với ID số 123, VLOOKUP sẽ trả về kết quả ngày sinh: 19/12/1971 (dùng định dạng DD/MM/YY). Chúng ta có thể mở rộng dữ liệu này bằng cách thêm một cột họ tên vào bảng B. Điều này giúp nó liên kết ngày sinh nhật với người tương ứng.

Lúc này, công thức VLOOKUP chỉ cần thay đổi cơ bản về cách lấy kết quả thì kết quả nhận được đúng như mong đợi.

=VLOOKUP(F4, A3:D9, 3, FALSE) tìm kiếm tên họ phù hợp với số ID 123.

Thay vì ngày sinh, hàm trả về dữ liệu từ cột số 3 (Surname) khớp với giá trị ID nằm ở cột số 1 (ID).

Cách dùng VLOOKUP với nhiều bảng tính trong Google Sheet

Ngoài truy vấn cùng bảng dữ liệu chúng ta cũng có thể sử dụng hàm VLOOKUP để truy xuất thông tin trên nhiều bảng tính khác nhau. Trong ví dụ dới đây, thông tin từ bảng A giờ nằm trên sheet “Employees”, còn thông tin bảng B nằm ở sheet “Birthdays”.

Lúc này cách dùng hàm VLOOKUP không có quá nhiều sự thay đổi .

• Công thức cũ : =VLOOKUP(F4, A3:D9, 4, FALSE).
• Công thức mới: =VLOOKUP(A4, Employees!A3:D9, 4, FALSE).
  • Trong đó, Employees là tên sheet muốn truy vấn dữ liệu.
  • Có thể thấy rằng việc đặt tên sheet trở nên quan trọng không kém.

Nếu không muốn gõ công thức, bạn hoàn toàn có thể chuyển sang sheet Employees để xác định khoảng tìm kiếm như thông thường.

Dùng ký tự đại diện bằng VLOOKUP

Ngoài tìm kiếm dữ liệu chính xác, hàm VLOOKUP còn hỗ trợ tìm kiếm theo ký tự đại diện. Ví dụ, thay vì tìm kiếm tên nhân viên chính xác là NAM thì VLOOKUP có thể hỗ trợ tìm kiếm tên nhân viên bắt đầu bằng N.

Ở ví dụ bên dưới, chúng ta sẽ sử dụng "Chr*" là giá trị tìm kiếm trong hàm VLOOKUP.

Hàm VLOOKUP tìm họ theo một phần tên là:

=VLOOKUP(B12, A3:D9, 2, FALSE);

Tìm kiếm trùng khớp nhất bằng VLOOKUP.

Các bạn cũng có thể dùng đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP để tìm kiếm kết hợp chính xác hoặc gần giống nhất với giá trị từ khóa tìm kiếm. Ở ví dụ đầu tiên, chúng ta muốn tìm kết quả chính xác nên đặt giá trị cuối cùng là FALSE.

Nếu muốn tìm kết quả gần giống nhất với giá trị cần tìm kiếm, bạn chỉ cần thay đổi đối số cuối cùng của hàm VLOOKUP sang TRUE. Tuy nhiên, điều kiện để kết quả chính xác đó là phạm vi tìm kiếm cần sắp xếp theo thứ tự từ A- Z nếu không kết quả trả về sẽ không chính xác.

Xét ví dụ sau:

Bảng dưới đây là danh sách các mặt hàng cần mua (vùng A3:B9) cùng với tên và giá tương ứng. Các mặt hàng đã được phân loại theo giá từ thấp tới cao. Tổng ngân sách chi trả cho một hàng hóa là 17USD (ô D4). Như vậy, chúng ta sẽ dùng công thức VLOOKUP để tìm sản phẩm hợp lý nhất trong danh sách này.

Công thức phù hợp cho ví dụ này là =VLOOKUP(D4, A4:B9, 2, TRUE). Do thiết lập hàm VLOOKUP để tìm giá trị gần nhất, thấp hơn giá trị tìm kiếm nên hàm chỉ có thể tìm các mặt hàng rẻ hơn 17USD.

Trong ví dụ này, sản phẩm rẻ nhất dưới 17USD là túi xách (15USD). Như các bạn thấy, kết quả trả về ở ô D5.

Lấy dữ liệu từ bảng tham chiếu bằng VLOOKUP

Ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ tạo một bảng tham chiếu mức điểm theo chữ cái bằng hàm VLOOKUP trên Google Sheets. Để làm được điều này, chúng ta cần đảm bảo có một bảng tham chiếu được thiết lập cho tất cả thang điểm chữ (A, B, C, D, F).

Để tra cứu thang điểm chữ chính xác trong ô C2, chỉ cần chọn ô và nhập:

=VLOOKUP(B2,$E$1:$F$6,2,TRUE)

Trong đó:

• B2: Được hiểu là tra cứu các tham chiếu thang điểm kiểm tra bằng số.
• $E$1:$F$6: Đây là bảng thang điểm chữ, với các ký hiệu đô la để cố định phạm vi không thay đổi ngay cả khi bạn điền dữ liệu vào phần còn lại của cột.
• 2: Tham chiếu cột thứ 2 của bảng tra cứu - Thang điểm chữ.
• TRUE: Hàm VLOOKUP hiểu rằng điểm trong bảng tra cứu đã được phân loại.

Bây giờ, chỉ cần điền vào phần còn lại của cột C bạn sẽ thấy thang điểm chữ chính xác được áp dụng.

Mẹo dùng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Để đảm bảo công thức hàm VLOOKUP cho ra kết quả đúng, hãy nhớ những mẹo sau:

• Tìm kiếm dạng text thì luôn đặt trong dấu ngoặc kép. Nếu không, Google Sheets sẽ cho rằng nó là một phạm vi được đặt tên và sẽ đưa ra kết quả lỗi nếu không tìm thấy nó.
• Khi sao chép và dán một công thức, các quy tắc thông thường khi cập nhật giá trị phạm vi ô vẫn được áp dụng. Nói cách khác, nếu bạn có một danh sách dữ liệu cố định thì hãy đảm bảo cố định phạm vi ô bằng ký hiệu đô la (ví dụ: $A$2:$B$8 thay vì A2:B8). Nếu không, công thức sẽ xuất hiện khoảng thừa trống tùy thuộc vào vị trí bạn dán chúng.
• Nếu phân loại danh sách, các bạn nhớ xem lại các tra cứu trong dữ liệu đã phân loại lại. Việc xáo trộn hàng có thể dẫn tới kết quả không chính xác nếu đặt trạng thái công thức được phân loại là TRUE.

Lời kết.

Trên đây tip.com.vn đã giới thiệu cho các bạn cách dùng hàm VLOOKUP trong Google Sheets một cách chi tiết từ cơ bản đến nâng cao. Nếu có gì thắc mắc hay chưa hiểu các bạn hãy comment bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công.