Hướng Dẫn Lập Bảng Chấm Công Cá Nhân Chỉ Trong 5 Phút

Bảng chấm công cá nhân là bảng chấm công ghi lại giờ làm việc của từng nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quản lý thời gian và lương thưởng cho người lao động. Trong bài viết này, các nhà quản trị hãy cùng HappyTime khám phá ngay 13 mẫu bảng chấm công Excel dành cho cá nhân dễ tùy biến để sử dụng nhất!

Mục lục

• 1 Tải 13 mẫu bảng chấm công cá nhân trên Excel
  • 1.1 Bảng chấm công hàng ngày cá nhân cơ bản nhất
  • 1.2 Bảng chấm công sáng chiều
  • 1.3 Bảng chấm công làm thêm giờ hàng ngày
  • 1.4 Bảng chấm công đi muộn về sớm
  • 1.5 Bảng chấm công có giờ nghỉ giữa ca
  • 1.6 Bảng chấm công cá nhân theo dự án
  • 1.7 Bảng chấm công có ngày nghỉ
  • 1.8 Bảng chấm công chia ca sáng chiều tối
  • 1.9 Bảng chấm công tăng ca thường xuyên
  • 1.10 Bảng chấm công theo dự án đã cố định giờ làm
  • 1.11 Bảng chấm công cá nhân theo khu vực làm việc
  • 1.12 Bảng chấm công cá nhân cho giáo viên
  • 1.13 Bảng chấm công cá nhân kèm tính lương
• 2 Ưu điểm và nhược điểm khi dùng mẫu bảng chấm công cá nhân
  • 2.1 Ưu điểm
  • 2.2 Nhược điểm
• 3 Tải bảng chấm công cá nhân tiện lợi với phần mềm HappyTime

Tải 13 mẫu bảng chấm công cá nhân trên Excel

Sau đây là 13 mẫu chấm công từ cơ bản đến phức tạp, với các cấu trúc khác nhau và sử dụng chuyên cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau.

Bảng chấm công hàng ngày cá nhân cơ bản nhất

Bảng chấm công cá nhân cơ bản ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc trong ngày, từ đó tính ra được số giờ làm trong ngày bằng cách lấy giờ ra trừ đi giờ vào. Bảng chấm công này áp dụng cho mọi nhân viên văn phòng có giờ làm cố định, làm căn cứ để tính lương và giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tình trạng làm việc của nhân viên.

DOWNLOAD

Bảng chấm công sáng chiều

Bảng chấm công sáng chiều rất phổ biến ở các công ty thuê cả nhân sự fulltime, partime và thực tập sinh, có chia ca làm sáng/chiều. Với bảng chấm công này, nhân viên fulltime cần chấm công 4 lần/ngày, 1 lần lúc đến làm buổi sáng, 1 lần trước giờ nghỉ trưa, 1 lần lúc vào giờ làm buổi chiều, 1 lần khi tan làm. Các nhân sự làm bán thời gian làm ca nào thì chấm công ca đó. Bảng chấm công này giúp bộ phận nhân sự theo dõi ca làm của nhân viên chính xác và dễ dàng hơn.

DOWNLOAD

Bảng chấm công làm thêm giờ hàng ngày

Bảng chấm công có giờ làm thêm phù hợp với các doanh nghiệp thường xuyên cho nhân viên tăng ca. Dựa vào bảng công này, nhà quản trị có thể tính toán mức lương thực nhận cho nhân viên được chính xác và minh bạch hơn. Vì lương tăng ca thường cao hơn lương làm giờ hành chính và không bị tính thuế nên phải trình bày tách bạch trên bảng chấm công.

Với bảng chấm công này, số giờ làm việc trong ngày sẽ được tính bằng cách lấy giờ ra trừ giờ vào. Giờ bình thường và giờ làm thêm cũng được tính dựa trên giờ làm hành chính trong ngày. Giả sử giờ làm hành chính là 8 tiếng/ngày thì giờ làm thêm bằng số giờ làm việc của ngày đó trừ đi 8 tiếng. Còn giờ làm bình thường chính là số giờ làm việc trong ngày đó nếu không tăng ca.

DOWNLOAD

Bảng chấm công đi muộn về sớm

Với phiếu chấm công cá nhân theo giờ, có tính giờ đi muộn, về sớm, nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình chuyên cần của người lao động. Bảng chấm công đi muộn về sớm áp dụng cho các công ty có mức lương thưởng chuyên cần cho nhân viên (với điều kiện không có ngày nào đi muộn về sớm trong tháng chẳng hạn).

Trong trường hợp công ty còn áp dụng cả giờ làm thêm thì cần điều chỉnh lại biểu mẫu bên dưới, thêm cột giờ làm tăng ca để tính lương được chính xác nhất. Tránh tranh chấp về lương khi giờ tăng ca và giờ đi muộn về sớm chồng chéo nhau.

DOWNLOAD

Bảng chấm công có giờ nghỉ giữa ca

Bảng chấm công có giờ nghỉ giữa ca phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, thuê công nhân làm ca kíp (sáng, chiều, tối, đêm), hoặc các vị trí cần chia ca như telesales, kinh doanh, kinh doanh thị trường, quản lý cửa hàng, quản lý lớp học. Thông thường số giờ làm hành chính trong ngày của các bộ phận này vẫn cố định là 8 tiếng, nhưng được phép chọn ca làm hoặc phải luân phiên đổi ca cho nhau. Không cố định giờ nghỉ giải lao, thuận tiện lúc nào nghỉ lúc đó để ăn uống, sau đó lại vào làm, miễn sao số giờ làm việc đủ 8 tiếng.

DOWNLOAD

Bảng chấm công cá nhân theo dự án

Bảng chấm công cá nhân theo dự án bao gồm quãng thời gian dự án kéo dài, thông tin về các công việc thuộc dự án mà một nhân viên cần làm, số giờ làm việc trong ngày để hoàn thành dự án đó và thù lao cho mỗi đầu mục công việc thuộc các dự án. Bảng chấm công này phù hợp với các đội nhóm freelancer, các công ty cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm trọn gói cho khách hàng như tổ chức sự kiện, marketing, thiết kế nội thất/nhà ở, v.vv..

Ở bảng chấm công này, cần có thêm số giờ tăng ca và giờ làm việc bình thường để tính lương trong trường hợp lương tăng ca cao hơn lương làm giờ hành chính. Mức lương này công ty sẽ chi trả cho nhân viên. Còn thù lao cho mỗi đầu mục công việc sẽ được trích % từ doanh thu theo dự án hoặc theo sự cam kết ngay từ đầu giữa công ty và người lao động.

DOWNLOAD

Bảng chấm công có ngày nghỉ

Bảng chấm công cung cấp đầy đủ thông tin ngày nghỉ cho nhân viên là bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay, được áp dụng ở hầu hết mọi doanh nghiệp và là cơ sở tính lương chính xác nhất. Do có những ngày nghỉ trong tháng nhân viên vẫn được hưởng lương bình thường, thì cần ghi nhận để nhân viên đảm bảo quyền lợi của họ theo quy định của pháp luật.

Với bảng chấm công có ngày nghỉ, cần bổ sung thêm phụ lục các ký hiệu cho biết lý do nghỉ. Dựa vào đó, nhà quản trị sẽ áp dụng công thức tính lương cho nhân viên chính xác nhất. Có phép sẽ được hưởng lương (nửa ngày cũng được hưởng), không phép thì không hưởng lương. Các lý do liên quan đến sức khỏe, thai sản, tai nạn sẽ cung cấp thêm trợ cấp cho nhân viên.

DOWNLOAD

Bảng chấm công chia ca sáng chiều tối

Bảng chấm công chia ca sáng – chiều – tối phù hợp với các trung tâm ngoại ngữ, đơn vị giáo dục tại chỗ, giảng viên, giáo viên, v.vv.. do không bắt buộc nhân viên phải làm hai ca liên tiếp hay phải làm fulltime. Ở bảng chấm công này, nhân viên phải chấm công ở đầu và cuối mỗi ca để được ghi nhận số giờ làm, căn cứ vào đó tính đủ số lương được nhận.

DOWNLOAD

Bảng chấm công tăng ca thường xuyên

Bảng chấm công tăng ca này được thiết kế dựa trên Mẫu C09-HD theo thông tư 107, tách bạch hẳn những ngày làm thêm và giờ làm thêm ra các cột riêng để thuận tiện tính lương tăng ca cho chính xác. Bảng chấm công này thường được áp dụng trong các khu công nghiệp, xí nghiệp sản xuất có công nhân làm việc với tần suất lớn, thường xuyên tăng ca cả ngày nghỉ và làm cả ca đêm.

Ở mẫu chấm công này, để tiết kiệm diện tích in ấn, bộ phận nhân sự có thể điều chỉnh lại các đề mục thông tin về một cột, để mỗi ngày công được trình bày ở một hàng. Nếu biến tấu thành bảng chấm công cho toàn công ty thì chỉ cần bổ sung thêm cột tên và thêm hàng cho mỗi nhân viên là được.

DOWNLOAD

Bảng chấm công theo dự án đã cố định giờ làm

Trong trường hợp các dự án được giao khoán cho nhân viên, và nhân viên cần phân bổ thời gian cho mỗi dự án nhằm hoàn thành deadline thì nên tận dụng bảng chấm công này. Bảng chấm công theo dự án cố định thời gian không chỉ có chức năng quản lý thời gian làm việc của từng cá nhân, mà còn giúp các cá nhân phân chia thời gian và tự thúc đẩy bản thân làm việc sao cho hiệu quả. Bảng chấm công này cũng thường được tính hàng tuần, để đảm bảo theo sát tiến độ của các dự án đã nhận từ khách hàng.

Bảng chấm công theo dự án cố định giờ làm thế này cũng phù hợp với các freelancer, người làm tự do, hoặc các đội nhóm freelance.

DOWNLOAD

Bảng chấm công cá nhân theo khu vực làm việc

Các công ty có bộ phận sale thị trường (đi kinh doanh bên ngoài văn phòng) cần quản lý nhân viên bằng cách chấm công kèm định vị trong khu vực làm việc. Điều này nhằm hạn chế tình trạng gian lận thời gian làm việc, làm việc tư trong việc công. Khi quản lý thời gian và địa điểm làm việc của nhân viên được hiệu quả thì cũng đảm bảo được hiệu quả kinh doanh. Với trường hợp này, các doanh nghiệp có thể sử dụng bảng chấm công cá nhân theo khu vực làm việc để theo dõi nhân viên của mình.

DOWNLOAD

Bảng chấm công cá nhân cho giáo viên

Đối với giáo viên, bảng chấm công cần thể hiện rõ các thông tin như ca dạy, lớp phụ trách, thời lượng bài học, thậm chí thêm cả thông tin người hỗ trợ (trợ giảng). Bảng chấm công cho giáo viên này sẽ được áp dụng tại các trường học chính thống (không phải trung tâm đào tạo), khi giáo viên cần giảng dạy cả ngày hoặc tham gia các hoạt động quản lý xen kẽ khác.

DOWNLOAD

Bảng chấm công cá nhân kèm tính lương

Để tiết kiệm thời gian cho nhân viên đối chiếu tình hình làm việc trong tháng, các nhà quản trị có thể gửi bảng chấm công cá nhân kèm với cột tính lương. Thông qua bảng chấm công này, nhân viên có thể nắm được ngay mức lương dự kiến được nhận trong tháng đã làm việc. Và nhà quản trị cũng có thể ước lượng ngân sách cần chi cho hạng mục lương trong tháng đó.

DOWNLOAD

>>> Xem thêm: Tổng Hợp Các Loại Bảng Chấm Công Trực Quan Và Thông Dụng Hiện Nay

Ưu điểm và nhược điểm khi dùng mẫu bảng chấm công cá nhân

Sử dụng mẫu lịch chấm công cá nhân trên Excel mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp và cũng tồn tại những trở ngại.

Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian: Bộ phận nhân sự có thể tận dụng ngay các mẫu bảng chấm công cá nhân miễn phí có trên mạng Internet, không cần tạo bảng lại từ đầu, từ đó có thời gian để tập trung cho các hoạt động khác.
• Dễ sử dụng: Bảng chấm công cá nhân có cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, dễ dùng và dễ chỉnh sửa. Các nhà quản lý có thể điều chỉnh lại biểu mẫu cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp mình.
• Tiết kiệm chi phí: Bảng chấm công cá nhân Excel hoàn toàn miễn phí. Dù tải về từ trên mạng hay tự tạo bảng mới thì đều không bị tính phí.

Nhược điểm

• Chưa tối ưu được theo từng nhu cầu cụ thể: Các bảng chấm công miễn phí trên mạng thường có cấu trúc tổng quát, đơn giản, chưa đáp ứng được nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể.
• Thiếu tính chính xác: Bộ phận nhân sự cần nhập liệu thủ công giờ chấm công của nhân viên vào trong file Excel, nên đôi khi khó tránh được sai sót dữ liệu.
• Thiếu tính bảo mật: Bất cứ ai trong doanh nghiệp có được bản mềm bảng chấm công cá nhân Excel đều có thể biết rõ tình trạng làm việc, thậm chí cả mức lương của người khác. Nếu công ty có quy định bảo mật mức lương thì file Excel khó có thể thực hiện tốt vai trò.
• Khó tổng hợp, tìm kiếm và lọc thông tin: Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp có một bản chấm công riêng. Bộ phận nhân sự phải lưu trữ từng file cá nhân đó vào trong một thư mục tổng. Đến khi cần tổng hợp thông tin lại phải mở từng file một ra, rất bất tiện.

Dựa vào những ưu nhược điểm này, có thể thấy bảng chấm công miễn phí cho nhân viên ở trên mạng chỉ là một giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân sự ít và nguồn tài chính hạn chế. Về lâu dài, nếu có nhu cầu mở rộng kinh doanh, gia tăng số lượng nhân sự thì một phần mềm chấm công chuyên nghiệp lại mang đến những lợi ích thiết thực hơn!

>>> Xem thêm: Top 5 Phần Mềm Chấm Công Miễn Phí Trên Điện Thoại Nên Sử Dụng

Tải bảng chấm công cá nhân tiện lợi với phần mềm HappyTime

Phần mềm HappyTime là một Nền tảng quản trị và gia tăng trải nghiệm cho nhân viên. Trong đó, tính năng chấm công online, tải bảng công tiện lợi ngay trên ứng dụng di động và dashboard của hệ thống HappyTime đã và đang hỗ trợ các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa nguồn lực trong quản lý chấm công và quản trị nhân sự. 

Tính năng quản lý chấm công của HappyTime có thể thực hiện hoàn hảo các chức năng như:

• Tự động hóa quy trình chấm công trên ứng dụng di động, thu thập dữ liệu chấm công chỉ với một chạm, cho phép nhân viên chấm công bằng wifi nội bộ, GPS, QR code và FaceID.
• Tự động đồng bộ hóa dữ liệu với các thiết bị chấm công hiện có trên thị trường, như máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ từ, chấm công bằng phương pháp nhận diện khuôn mặt, v.vv..
• Không giới hạn số lượng nhân sự, số lượng chi nhánh của một công ty đăng ký dịch vụ chấm công trên hệ thống.
• Phân quyền quản lý và bảo vệ dữ liệu với các công nghệ mã hóa cao cấp.
• Cho phép tạo khung giờ chấm công linh hoạt cho từng phòng ban, bộ phận khác nhau.
• Cung cấp bảng báo cáo chấm công chi tiết, có đi kèm phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Xuất bảng chấm công cá nhân cho nhân viên dưới dạng file Excel.
• Cho phép lọc và thiết lập các trường thông tin có trong bảng chấm công để xuất ra file phù hợp nhất với nhu cầu quản trị.

Với những chức năng hấp dẫn này, HappyTime mang lại nhiều giá trị cho cả doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và đội ngũ nhân viên của các doanh nghiệp:

• Có thể đáp ứng được mọi quy mô doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, có nhiều chi nhánh hay chỉ một trụ sở.
• Đáp ứng tốt hình thức quản trị đa dạng của mọi tổ chức kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau, cho dù là với nhân viên làm việc tại văn phòng hay làm việc ngoài văn phòng trong giờ hành chính.
• Tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận nhân sự, tránh các rủi ro thất thoát hoặc sai lệch thông tin, góp phần giúp quản trị nhân viên một cách bài bản, khoa học và sát sao hơn.
• Là cơ sở để tính lương cho nhân viên một cách chính xác, minh bạch và tiện lợi.
• Mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên mỗi ngày có mặt tại công ty, không còn lo quên chấm công, chậm chấm công vì đã có HappyTime nhắc chấm công mỗi ngày.

TRẢI NGHIỆM HAPPYTIME MIỄN PHÍ

Hy vọng rằng với các mẫu bảng chấm công cá nhân Excel được chia sẻ trên đây, các doanh nghiệp và nhà quản trị có thể tối giản đôi chút công việc quản lý nhân sự tại công ty mình. Trong trường hợp cần xuất ra các bảng chấm công chi tiết và chuyên sâu nhất, doanh nghiệp bạn nên trải nghiệm thử phần mềm HappyTime, ứng dụng công nghệ tiên tiến nhất để mang lại giải pháp chấm công toàn vẹn!

HappyTime tự hào là nền tảng quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên hàng đầu Việt Nam, thuộc hệ sinh thái HR Tech của Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam. Với HappyTime, doanh nghiệp và người làm nhân sự có thể dễ dàng giải quyết các bài toán khó nhằn về: Số hoá chấm công, tính công, lương, quản lý đơn từ, hồ sơ nhân sự,… Bên cạnh đó, ứng dụng HappyTime còn được tích hợp thêm những hoạt động Gamification nhằm tăng cường tương tác giữa doanh nghiệp và nhân viên, từ đó tối đa hoá trải nghiệm, thắt chặt sợi dây gắn kết với người lao động tại nơi làm việc.