Hướng Dẫn Tạo Bảng Chấm Công Cho Người Không Thành Thạo Excel

Sự cần thiết của bảng chấm công

Lương, thưởng của nhân viên chính là một phần của chi phí nhân sự, trực tiếp ảnh hưởng cán cân thu-chi của mọi doanh nghiệp.

Bảng chấm công là loại văn bản dùng để theo dõi ngày công thực tế mà nhân viên đã làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng, tăng ca,… – làm căn cứ tính lương cho người lao động được đầy đủ và chính xác nhất. Đây cũng là phương thức giúp nhà quản trị theo dõi tình hình đi làm của nhân viên một cách sát sao.

Thông thường, Tổ trưởng/ Trưởng phòng sẽ tổng hợp các bảng chấm công của tất cả nhân viên trong bộ phận sau mỗi tháng, chuyển thông tin và cùng thảo luận với bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán để tiến hành tính lương thưởng hằng tháng. Thông tin này đồng thời cũng được lưu trữ để tham chiếu cho việc tính phúc lợi cuối quý/ năm.

Xem thêm: Mẫu quản lý công việc bằng Excel hữu dụng nhất

Các đơn vị thường dùng trong bảng chấm công

Tùy theo quy định của công ty, tính chất công việc mà nhân viên đang đảm nhận sẽ áp dụng đơn vị tính công tương ứng phù hợp.

Dưới đây là 3 đơn vị tính công phổ biến nhất:

1. Chấm công theo ngày

Mỗi nhân viên - người lao động làm việc tại doanh nghiệp sẽ thực hiện “check-in” trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc mỗi ca làm việc trong ngày. Thường bảng mỗi ngày sẽ có 2-3 ca làm việc.

2. Chấm công theo giờ

Trường hợp người lao động làm việc theo giờ thì áp dụng chấm công theo giờ - làm bao nhiêu tiếng thì khi chấm sẽ ghi số giờ công thực.

3. Chấm công nghỉ bù hoặc tăng ca

Nghỉ bù là người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm – khi đó, họ được chấm nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.

Cách tạo bảng chấm công nhân viên trên Excel

Dưới đây là biểu mẫu chấm công tiêu chuẩn, được nhiều doanh nghiệp sử dụng để chấm công và làm căn cứ tính lương hàng tháng cho nhân viên bởi đáp ứng được tiêu chí: cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện nhưng vẫn đảm bảo thể hiện rõ và đầy đủ các mục thông tin thiết yếu:

Bảng này có thể được tạo dễ dàng trên Excel gồm các cột:

- Cột A: ghi số thứ tự số nhân viên hiện có trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm

- Cột B: ghi tên từng nhân viên hiện làm việc trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm

- Cột C: ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc, chức vụ tương ứng của từng nhân viên trong cột B

- Cột 1-31: ghi các ngày trong tháng chấm công, từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng đó

- Cột 32: ghi tổng số công thực của từng nhân viên trong tháng

- Cột 33: ghi tổng số ngày nghỉ không lương của từng nhân viên trong tháng

- Cột 34: ghi tổng số ngày nghỉ lễ hưởng 100% lương của từng nhân viên trong tháng

- Cột 35: ghi tổng số ngày nghỉ phép hưởng …% lương của từng nhân viên trong tháng

- Cột 36: ghi tổng số công hưởng lương (đã cộng phép nếu có) của từng nhân viên trong tháng

Hàng ngày, người được phân công phụ trách chấm công sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng nhân viên – ghi vào ngày tương ứng trong các cột theo đúng ký hiệu quy định.

Tương ứng với mỗi ô và thực tế ngày công của nhân viên – người phụ trách chấm công sẽ dùng 1 ký hiệu quy định để hiển thị công.

Ví dụ:

- Đi làm đủ ca ghi “1” – nghỉ ốm ghi “Ô” – nghỉ thai sản ghi “TS” – nghỉ lễ ghi “NL”…

- Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian khác nhau thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc làm nhiều thời gian nhất. Ví dụ, nếu anh A ngày đó họp 5 giờ, làm việc 3 giờ thì chấm công là “H” tức hội họp.

- Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc thực hiện trước.

Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận tiến hành ký vào bảng chấm công – chuyển cho bộ phận kế toán (kèm các loại giấy tờ liên quan) kiểm tra, đối chiếu để quy ra công tính lương cho người lao động.

Xem thêm: Hướng dẫn làm Bảng tính lương excel

Tanca - Phần mềm chấm công số 1 Việt Nam

Tanca đưa ra các giải pháp chấm công toàn diện cho doanh nghiệp. Mọi mô hình kinh doanh đều có thể sử dụng các giải pháp chấm công trực tuyến thông minh của Tanca.

Nhân viên có thể chấm công ngay trên điện thoại thông qua GPS, Wifi. Họ cũng có thể được chấm công tự động nhờ Camera AI. Tanca cũng đồng bộ được với máy chấm công, nếu công ty bạn vẫn đang sử dụng máy chấm công.

Với bảng chấm công của Tanca, bạn sẽ biết ngay lập tức thời gian Vào/Ra của nhân viên, vị trí nhân viên chấm công hay dự án, chi nhánh mà nhân viên chấm công. Bạn cũng có thể biết ngay số giờ hay số Công mà nhân viên đã làm trong tháng. Hệ thống cũng cho biết số tiếng mà nhân viên đi trể hay về sớm, số phép mà nhân viên đã nghỉ hay số lần mà nhân viên đi ra ngoài.

Chỉ duy nhất trên Tanca bạn có thể nắm ngay các thông tin này theo thời gian thực và bạn có thể xuất mọi file Excel theo chuẩn mà bạn muốn.

Xem thêm: 7 phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu