Hướng Dẫn Quy Trình Khóa Sổ Và Lập Báo Cáo Tài Chính Cuối Kỳ (theo ...

Nội dung chính

• I. Thực hiện bút toán khóa sổ cuối kỳ
  • 1. Thực hiện và phối hợp bộ phận liên quan chốt phát sinh giao dịch trong kỳ
  • 2. Rà soát các phần hành chi tiết và các bút toán tổng hợp
  • 3. Đối chiếu và phân loại số dư tài khoản
• II. Phân tích biến động tài khoản, phân tích doanh thu/chi phí

Hướng dẫn quy trình khóa sổ và lập BCTC cuối kỳ (theo tháng)

Các bút toán cuối kỳ là công việc bắt buộc mọi kế toán phải làm. Nhưng thực hiện các bút toán cuối kỳ sao cho đúng, cho khoa học rõ ràng?

Các bút toán cuối kỳ (tháng): là những bút toán cuối kỳ (tháng), kế toán phải thực hiện để ghi vào sổ sách kế toán đầy đủ trước khi lập Báo cáo tài chính. Theo đó các bút toán cuối kỳ (tháng) bao gồm những bút toán sau:

+ Xem xét, kiểm tra bảng tính lương và các khoản trích theo lương.

+ Kiểm tra chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn, trích khấu hao tài sản cố định. + Kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định, kiểm kê quỹ tiền mặt… Và xử lý chênh lệch thừa và thiếu khi kiểm kê + Tập hợp chi phí và tính giá thành.

+ Đối chiếu công nợ xem có chênh lệch để điều chỉnh kịp thời, cấn trừ công nợ.

+ Lên ngân hàng in sổ phụ ngân hàng (Và lấy giấy báo nợ, báo có) đối chiếu số dư cuối kỳ. Trên sổ phụ tài khoản theo từng ngân hàng. Với số dư cuối kỳ trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng. + Trích lập dự phòng nếu có. + Trích trước chi phí.…..

Bài viết dưới là tổng hợp chi tiết công việc kế toán cần làm khóa sổ cuối kỳ và lập BCTC

I. Thực hiện bút toán khóa sổ cuối kỳ

1. Thực hiện và phối hợp bộ phận liên quan chốt phát sinh giao dịch trong kỳ

Về công tác kiểm kê

– Kế toán viên/ thủ quỹ thực hiện kiểm kê quỹ vào ngày T hàng tháng, trường hợp việc kiểm quỹ không thực hiện vào cuối ngày T, kế toán phải đối chiếu tồn quỹ theo biên bản kiểm kê với số dư số sách tại ngày T và điều chỉnh sổ sách nếu có chênh lệch thừa/thiếu và xử lý vi phạm nếu có.

– Kế toán viên/ thủ kho thực hiện kiểm kê kho vào ngày T hàng tháng, hoặc ngày xác định tùy theo kế hoạch kiểm kê của từng công ty. Trường hợp việc kiểm kê kho thực hiện trước hoặc sau ngày T, kế toán cần đối chiếu tiếp số liệu tồn kho theo biên bản kiểm kê với với số dư trên sổ sách tại ngày lập báo cáo và giải thích cho nguyên nhân chênh lệch (do nhập xuất từ ngày kiểm kê đến ngày lập báo cáo và ngược lại) + điều chỉnh chênh lệch thừa/thiếu và xử lý vi phạm nếu có.

– Kế toán trưởng thu thập thông tin: Thông báo cho các Phòng ban yêu cầu gửi chứng từ thanh toán/hóa đơn/hợp đồng cho Phòng kế toán trước thời điểm đóng sổ để đảm bảo ghi nhận doanh thu/chi phí đầy đủ, kịp thời. Thường thực hiện vào ngày 25 hàng tháng.

2. Rà soát các phần hành chi tiết và các bút toán tổng hợp

– Kế toán viên thực hiện rà soát các phần hành chi tiết, vào ngày 25 hàng tháng, việc hạch toán và rà soát nên được thực hiện “cuốn chiếu” khi phát sinh nghiệp vụ.

– Kế toán viên rà soát các bút toán hạch toán trích trước: các chi phí chưa trả (điện, nước, thuê mặt bằng, lương…), chi phí lãi vay, đánh giá chênh lệch tỉ giá đối với các khoản phải thu/phải trả/khoản vay có gốc ngoại tệ, vào ngày T hàng tháng.

Sử dụng thông tin do các bộ phận cung cấp và các chi phí phát sinh thường xuyên nhưng chưa nhận được hóa đơn để trích trước chi phí. Đối với các công ty chủ đầu tư, cần trích trước chi phí xây dựng căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng đã thực hiện của nhà thầu nhưng chưa nhận được hóa đơn (chỉ áp dụng cho BCTC hàng quý).

– Kế toán viên tính và hạch toán các bút toán khấu hao tài sản cố định và phân bổ chi phí trả trước, vào ngày T hàng tháng.

– Kế toán viên trích lập dự phòng nợ khó đòi vào ngày 25 hàng tháng, và đưa qua cho kế toán tổng hợp kiểm tra. Trích lập dự phòng theo Thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính.

– Kế toán viên trích lập dự phòng hàng tồn kho chậm luân chuyển, hàng hỏng… nếu có, thực hiện vào ngày T hàng tháng.

– Kế toán tổng hợp rà soát lại các bút toán trong kỳ, chỉnh sửa lại số liệu do sai sót trong hạch toán nếu có.

– Kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí cuối kỳ, vào ngày T+3 hàng tháng.

3. Đối chiếu và phân loại số dư tài khoản

– Kế toán viên đối chiếu các tài khoản tiền vào ngày T+2 hàng tháng, tiền mặt cần đối chiếu với biên bản kiểm kê quỹ; tiền gửi ngân hàng cần đối chiếu với sổ phụ ngân hàng Phân loại thành tiền (gồm TM + TGNH) và tương đương tiền (các HĐTG có thời hạn < 3 tháng).

Nguyên tắc của các tài khoản tiền (111,112) cuối kì là không âm tại bất cứ thời điểm nào trong năm. Số liệu cuối năm phải khớp với số dư trong biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (với tài khoản 111) và với sao kê ngân hàng (với tài khoản 112).

Đối với các tài khoản có số dư gốc bằng ngoại tệ, Công ty cần thực hiện đánh giá lại số dư sử dụng số nguyên tệ”.

– Kế toán viên đối chiếu các khoản công nợ phải trả, vào ngày T+4 hàng tháng, cần có chi tiết số dư công nợ phải trả của từng đối tượng; Việc đối chiếu số dư công nợ phải trả với khách hàng/nhà cung cấp cần được thực hiện tối thiểu 2 lần/năm cho kỳ báo cáo kết thúc vào 30/06 và 31/12 hàng năm. Phân loại thành công nợ ngắn hạn (<12 tháng) và dài hạn (>12 tháng).

Đối với tài khoản 331, Công ty cần bóc tách cẩn thận và chính xác những khoản tạm ứng cho nhà cung cấp và phải trả người bán trước khi đóng báo cáo. Thực hiện đối chiếu lại số liệu đã bóc tách với danh mục công nợ đã chốt và đối chiếu với các nhà cung cấp tại thời điểm kết thúc năm tài chính. Phòng kế toán phải yêu cầu các phòng ban chuyển chứng từ về phòng kế toán kịp thời để tránh việc ghi nhận thiếu công nợ.

Đối với tài khoản 338 trong trường hợp có số dư bên nợ do số đã trả nhiều hơn số phải trả thì sẽ phải phân loại sang phải thu khác hoặc chi phí khác.

– Kế toán viên đối chiếu các khoản hàng tồn kho vào ngày T+4 hàng tháng, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với biên bản kiểm kê hàng tồn kho thực tế hàng tháng/quý/năm. Đối chiếu sổ tài khoản và bảng tổng hợp Nhập xuất tồn.

– Kế toán viên kiểm tra các khoản tài sản, chi phí trả trước vào ngày T+4 hàng tháng. Kiểm tra bảng phân bổ tài sản, việc đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với biên bản kiểm kê tài sản được thực hiện ít nhất 1 lần/năm dựa trên kết quả kiểm kê tài sản. Kiểm tra việc phân bổ chi phí trả trước.

– Các tài khoản chi phí nhân viên và phải trả lương được thực hiện vào ngày T+4 hàng tháng. Cần có bảng tính toán, theo dõi chi tiết các nghĩa vụ phải trả nhân viên.

II. Phân tích biến động tài khoản, phân tích doanh thu/chi phí

Kế toán tổng hợp phân tích tính hợp lý các biến động tài khoản của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo Kết quả Kinh doanh với hoạt động trong kỳ của Công ty. Được thực hiện vào ngày T+4 hàng tháng.

Trên đây là quy trình chốt sổ và lập báo cáo tài chính cuối kỳ (theo tháng), bạn có thể tham khảo để cải tiến công việc mình được tốt hơn, nhanh hơn và khoa học hơn, ngoài ra đây là một phần trích nhỏ trong khóa học thuế chuyên sâu và phân tích báo cáo tài chính do chuyên gia Big 4 giảng dạy, bạn có thể tham khảo thêm 20 bài viết hay về báo cáo tài chính.

Bạn có thể tham khảo thêm những lưu ý thực hiện xác định thuế nhà thầu nước ngoài: