Hướng Dẫn Soạn Và Gửi Email Mới Bằng Microsoft Outlook - Business

Email là một phần quan trọng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta. Theo các thống kê từ công ty nghiên cứu thị trường Radicati Group, có hơn 2,6 tỷ người dùng email trên thế giới. Bạn có thể là một trong số họ.

Bạn có nhiều sự lựa chọn cho các dịch vụ email. Một phần mềm email phổ biến là Microsoft Outlook. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với Outlook và bạn chưa bao giờ sử dụng nó trước đây, bạn có thể tự hỏi rằng làm thế nào để gửi một email.

Cho dù bạn là người mới sử dụng Outlook hoặc chỉ cần hiểu biết thêm, hướng dẫn này có thể giúp bạn điều đó. Trong đó, bạn sẽ học cách soạn email và gửi nó đi. Chúng tôi cũng sẽ trình bày một số vấn đề cơ bản về email như định dạng thư và cách đính kèm tệp vào email.

Hướng dẫn về Hộp thư đến Zero Mastery (Tải eBook miễn phí)

Trước khi tiếp tục học cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery (Tạm dịch: Hướng dẫn Tối ưu hóa Hộp thư đến Zero Mastery). Ebook này bao gồm các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hiệu quả nhất để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.

Bây giờ chúng ta hãy tham khảo về cách soạn email với Outlook.

Hướng dẫn soạn email với Outlook (Video)

Trong screencast trên tìm hiểu về cách soạn một email trong MS Outlook và gửi nó đi. Hoặc, đọc tiếp để về các hướng dẫn bằng văn bản một cách toàn diện để giúp bạn tạo thư email đầu tiên.

Bước 1. Mở Microsoft Outlook

Trước khi bạn có thể học cách gửi email bằng Outlook, trước tiên bạn cần mở nó ra.

Vậy thì hãy mở Microsoft Outlook trên máy tính của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng Outlook. Microsoft Outlook mở ra:

Quan trọng: Microsoft có một vài phiên bản Outlook có sẵn. Diện mạo hiển thị trên màn hình và các chức năng của bạn có thể hơi phụ thuộc vào phiên bản mà bạn đang sử dụng và cách nó được định cấu hình.

Bạn sẽ nhận thấy Outlook tự động mở ra Hộp thư đến (Inbox) của bạn. Vì đây là tài khoản Outlook mới, nên chúng tôi không có nhiều thư email đến.

Cũng lưu ý rằng phần chính của các tùy chọn menu bên dưới các tùy chọn tab được gọi là Ribbon.

Bước 2. Tạo một thư Outlook mới

Bước tiếp theo để gửi thư đầu tiên của bạn với MS Outlook là tìm hiểu về cách tạo một email mới.

Để tạo một email mới của Microsoft Outlook, nhấp vào tùy chọn New Email ở phía bên trái của Ribbon trong tab Home. Cửa sổ New Messages xuất hiện trong tab Message:

Bước 3. Điền vào Thông tin Tiêu đề

Điều đầu tiên bạncần hưc hiện để điền vào cửa sổ New Messages là thông tin tiêu đề email. Nó bao gồm các trường sau:

• From có mũi tên hướng xuống. Trường này chứa địa chỉ email mà bạn đang gửi thư email từ. (Lưu ý: Nếu tài khoản Outlook của bạn chỉ được đính kèm với một tài khoản email, trường này sẽ không xuất hiện.)
• To. Trường To này chứa địa chỉ email hoặc các địa chỉ mà bạn đang gửi thư email tới.
• Cc. Trong trường này bạn có thể bao gồm những người nhận email bổ sung.
• Subject. Trường Subject chứa một mô tả ngắn gọn về chủ đề email của bạn.

1. Hướng dẫn điền Thông tin Tiêu đề Email (To, From, và Subject)

Để bắt đầu, đảm bảo thông tin trong trường From là chính xác. Trường này mặc định là địa chỉ email hiện tại bạn đang sử dụng với Microsoft Outlook. Nếu bạn sử dụng nhiều địa chỉ email với Microsoft Outlook, bạn sẽ thấy một mũi tên hướng xuống bên phải của từ From. Mũi tên này cho phép bạn chuyển trường From thành địa chỉ email khác nếu bạn nhấp chuột vào nó. Dưới đây là điều xảy ra khi bạn nhấp vào mũi tên hướng xuống:

Tiếp theo, bạn muốn xác định người mà bạn sẽ gửi thư email bằng cách sử dụng trường To. Bạn có thể làm điều này theo một trong hai cách sau:

1. Nhập địa chỉ email trong trường To. Nếu có nhiều địa chỉ email, hãy sử dụng dấu phẩy để tách chúng ra.
2. Nhấp vào trường To để tìm kiếm địa chỉ liên hệ email của bạn. Chọn các số liên hệ mà bạn muốn gửi tin nhắn từ hộp thoại Select Names: Contacts.

Dưới đây là hộp thoại Select Names: Contacts

Bạn cũng cần điền vào trường Subject trước khi gửi thư email của bạn. Trong trường này, nhập vào mô tả ngắn về email đó. Hướng dẫn dưới đây thảo luận về các dòng chủ đề email, tuy nhiên cũng có rất nhiều nguyên tắc được áp dụng cho các email khác:

• Email Marketing How to Write Great Subject Lines for Your Marketing Emails David Masters

2. Hướng dẫn tạo bản sao đến một người nào đó trên MS Outlook (Cc, Bcc)

Bạn không phải tạo bản sao đến bất cứ ai về email của bạn để gửi nó đi, nhưng MS Outlook cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo bản hoặc tạo bản sao tạm đến người nhận bổ sung nếu bạn muốn.

Những liên hệ được tạo bản sao (Cc) trong một thư email thường không được mong đợi để phản hồi. Họ chỉ nhận thư đó cho mục đích biết thông tin. Ví dụ: bạn có thể tạo bản sao đến sếp của mình về một bản ghi nhớ quan trọng.

Những liên hệ được tạo bản sao tạm (Bcc) trong thư email không được hiển thị cho những người nhận được thư thấy. Họ cũng không mong đợi để phản hồi. Bạn có thể sẽ muốn sử dụng tuỳ chọn này nếu bạn cần giữ sự riêng tư về thông tin email của người nhận.

Để sao chép người nhận vào email của bạn, hãy nhập các địa chỉ email của họ vào trường Cc hoặc nhấp chuột vào trường Cc để chọn liên hệ từ hộp thoại Select Names: Contacts.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng hộp thoại Select Names: Contacts để chỉ rõ người nhận sẽ được tạo bản sao tạm cho thư đó. Thay vì nhấp vào trường To hoặc Cc trên hộp thoại, hãy sử dụng trường Bcc.

Bước 4. Soạn một lá thư mới với MS Outlook

Khi bạn đã điền thông tin tiêu đề email, bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu về cách soạn email. Đây là nội dung thư của bạn.

Đơn giản chỉ cần nhập tin nhắn vào hộp bên dưới thông tin tiêu đề:

Để cho lời khuyên về cách viết email hiệu quả, hãy xem lại các hướng dẫn sau:

• Email How to Properly Write a Formal Email (That Gets Results) Laura Spencer
• Email How to Write a More Effective Email (15+ Best Tips & Tricks) Laura Spencer
• Email How to Master Proper Business Email Format - and Avoid Professional Disaster Laura Spencer

Một khi bạn đã viết tin nhắn của mình, bạn chưa làm xong đâu. Để tối đa hóa hiệu quả của nó, bạn nên sử dụng một số tính năng định dạng của Outlook. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những điều sau:

1. Hướng dẫn định dạng tin nhắn của bạn.

Microsoft Outlook hỗ trợ các công cụ định dạng văn bản cơ bản phổ biến cho các sản phẩm khác của Microsoft. Bạn có thể tìm thấy chúng trên Ribbon trong tab Format Text:

Dưới đây là tóm tắt một số các tính năng định dạng mà Microsoft Outlook có sẵn:

• phông chữ
• kích thước
• in đậm
• in nghiêng
• gạch dưới
• màu phông chữ
• căn chỉnh font chữ
• danh sách được đánh số
• danh sách có dấu đầu dòng
• thụt lề ít hơn
• thụt lề ra thêm
• trích dẫn
• hủy bỏ định dạng
• gạch ngang giữa chữ
• nét gạch đôi giữa chữ
• viết bên trên dòng
• viết bên dưới dòng
• Chữ in hoa nhỏ
• Chữ in hoa lớn
• ẩn chữ

Lưu ý: Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều tùy chọn những định dạng này trên tab Message trong phần Formatting của ribbon.

Để sử dụng một trong những công cụ định dạng, hãy chọn đoạn văn bản bạn muốn định dạng bằng con trỏ. Sau đó, nhấp chuột vào tùy chọn định dạng trong ribbon mà bạn muốn áp dụng cho văn bản đó.

Trong ví dụ dưới đây, tôi đã áp dụng chữ nghiêng và một danh sách đánh số vào văn bản:

Cảnh báo: Outlook sử dụng HTML để tạo hầu hết các tùy chọn định dạng văn bản. Nếu người nhận thư đó đang sử dụng hệ thống email chỉ hỗ trợ Plain Text, họ sẽ không thể nhìn thấy định dạng mà bạn đã áp dụng.

2. Hướng dẫn loại bỏ định dạng văn bản trong Microsoft Outlook

MS Outlook cũng cho phép bạn loại bỏ định dạng văn bản một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể muốn làm điều này nếu bạn cần gửi một thư với định dạng Plain Text. Đây là một ví dụ:

Để xóa định dạng văn bản, hãy chọn văn bản mà bạn không muốn định dạng và nhấp vào biểu tượng Clear All Formatting trong Ribbon. Định dạng đó sẽ được loại bỏ.

3. Hướng dẫn đính kèm một tập tin hoặc một mục vào một thư email MS Outlook Messag

Bạn có thể dễ dàng đính kèm tệp hoặc một mục vào thư của mình bằng cách sử dụng biểu tượng Attach File hoặc biểu tượng Attach Item. Các biểu tượng này xuất hiện trên tab Message:

Hoặc trên tab Insert bạn sẽ tìm thấy biểu tượng Attach File và biểu tượng Outlook Item:

Để đính kèm một tệp hoặc mục vào thư của bạn, hãy đặt con trỏ vào tin nhắn đó. Nhấp vào biểu tượng và chọn mục sẽ được đính kèm từ máy PC của bạn hoặc từ danh sách xuất hiện. Mục đó sẽ được đính kèm bên dưới dòng Subject:

4. Hướng dẫn chèn một liên kết vào một thư email trong MS Outlook

Bạn cũng có thể chèn một liên kết vào email của bạn từ tab Insert bằng cách sử dụng biểu tượng Link.

Đặt con trỏ của bạn vào thư mà bạn muốn thêm liên kết. Nhấp vào biểu tượng Link. Hộp thoại Insert Hyperlink hiển thị:

Nhập URL của liên kết mà bạn muốn đưa vào trường Address. Nếu văn bản mà bạn muốn hiển thị không phải là URL, hãy nhập văn bản vào trường Text to display. Nhấp OK. Liên kết đó sẽ được chèn vào nội dung thư của bạn:

Cảnh báo: Outlook sử dụng HTML để chèn một liên kết. Nếu người nhận thư đang sử dụng hệ thống email chỉ hỗ trợ Plain Text, họ sẽ không thể thấy liên kết mà bạn đã đưa vào.

5. Hướng dẫn thêm hình ảnh vào thư trong Outlook

Bạn cũng có thể thêm ảnh hoặc hình đồ hoạ vào phần nội dung của thư từ tab Insert bằng cách sử dụng các biểu tượng Pictures hoặc Online Picture. Đây là hộp thoại Insert Picture:

Một cách khác để chèn một hình ảnh vào thư Outlook của bạn là thông qua biểu tượng Online (bên cạnh biểu tượng Pictures). Biểu tượng này cho phép bạn chọn một hình ảnh từ máy tính của bạn để chèn vào email của bạn. Biểu tượng Online mở ra một tìm kiếm hình ảnh của Bing.

Cảnh báo: Nhiều hình ảnh trực tuyến có bản quyền. Hãy chắc chắn kiểm tra thông tin bản quyền cho bất kỳ hình ảnh nào trước khi sử dụng nó.

Để thêm vào một hình ảnh, hãy đặt con trỏ chuột vào nơi bạn muốn hình ảnh xuất hiện trong thư. Nhấp vào biểu tượng đó và chọn hình ảnh. Hình ảnh đã chọn xuất hiện trong email của bạn:

Cảnh báo: Outlook sử dụng HTML để hiển thị hình ảnh trong thư email. Nếu người nhận tin nhắn đang sử dụng một hệ thống email chỉ hỗ trợ Plain Text, họ sẽ không thể thấy hình ảnh đó trong tin nhắn của bạn.

Lưu ý: Hình ảnh xuất hiện với kích thước ban đầu. Kéo các cạnh của hình ảnh đó để thay đổi kích thước của nó.

Tab Format có thể tự động mở và bạn có thể định dạng hình ảnh mà bạn vừa thêm vào.

6. Hướng dẫn thêm một chữ ký bằng hình ảnh

Một cách để làm cho email của bạn chuyên nghiệp hơn là thêm một mẫu chữ ký chuyên nghiệp. Mẫu chữ ký chuyên nghiệp có sẵn trên Envato Elements và Envato GraphicRiver.

Để thêm một hình ảnh chữ ký chuyên nghiệp từ một mẫu, nhấp vào biểu tượng Signature từ tab Message. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào Signatures. Hộp thoại Signatures and Stationery xuất hiện:

Nếu bạn có nhiều tài khoản email đính kèm với email Microsoft Outlook của mình, bạn sẽ phải sử dụng trường Select signature to edit để chọn chữ ký mà bạn sẽ chỉnh sửa.

Nhấp vào ô bên dưới Edit signature và nhấp vào biểu tượng Insert Picture. Chọn ảnh của bạn từ hộp thoại Insert Picture và nhấp vào nút OK. Chữ ký sẽ được tự động thêm vào tất cả các email gửi đi.

Bài viết dưới đây chứa một số thông tin bổ sung về các mẫu chữ ký:

• Email 9 Professional Email Signature Tips—With Best Template Examples Laura Spencer

Bước 5. Kiểm tra lại tin nhắn của bạn

Khi bạn đã hoàn thành lá thư của mình, hãy kiểm tra cẩn thận để đảm bảo không có lỗi hoặc lỗi chính tả. Những sai lầm trong một email công việc hoặc cá nhân có thể gây ấn tượng xấu. Dưới đây là một số phạm vi mà bạn nên kiểm tra:

1. Hoàn thiện. Email có nêu được tất cả các thông tin dự định? Nếu có yêu cầu hành động, người nhận có hiểu phải làm gì không? Mục đích của lá thư đó có rõ ràng và dễ hiểu không?
2. Âm điệu. Người đọc rất dễ dàng hiểu lầm về âm điệu trong lá thư của bạn. Nếu có thể, bạn nên có một người bạn hoặc đồng nghiệp đọc qua lá thư đó. Hãy hỏi họ xem liệu lá thư đó có làm cho bạn có vẻ như đang tức giận hoặc khó chịu hay không. Nếu họ cảm thấy như vậy, hãy sửa lại lá thư của bạn.
3. Chức năng phát hiện lỗi chính tả và ngữ pháp. Trong tab Review, có một biểu tượng Spelling and Grammar. Sử dụng công cụ kiểm tra này để tìm kiếm những lỗi sai nhưng hãy nhớ rằng công cụ kiểm tra này đôi khi bỏ lỡ các lỗi sử dụng từ. Vì vậy, bạn cũng nên đọc lại email của bạn.
4. Độ chính xác. Các chi tiết trong thông tin của bạn có chính xác không? Kiểm tra lại chính tả của tên người và sự vật. Nếu có số điện thoại hoặc địa chỉ, đảm bảo rằng nó là đúng. Chú ý đặc biệt đến các số thập phân trong các con số, đặc biệt nếu chúng liên quan đến số liệu của tiền tệ.
5. Định dạng. Định dạng thích hợp có thể làm cho email của bạn dễ đọc hơn. Hãy chắc chắn tận dụng các tính năng định dạng như in đậm, in nghiêng, danh sách đánh số hoặc đánh dấu đầu dòng.
6. Tệp đính kèm. Nếu thư của bạn được bao gồm các tập tin đính kèm, thì các tập tin đó đã thực sự gắn liền với thư đó hay chưa? Nếu chưa, hãy đính kèm chúng vào ngay bây giờ.

Bước 6. Gửi thư Email Outlook của bạn

Khi bạn đã kiểm tra cẩn thận thư email của mình, bạn đã sẵn sàng gửi nó. Nhấp vào nút Send ở phía trên bên trái của cửa sổ New Message. Tin nhắn của bạn đã được gửi đi.

Nếu bạn quyết định không gửi thư của mình, bạn có các tùy chọn khác. Bạn có thể:

• Hủy thư.
• Lưu thư như là một bản nháp

Đây là hướng dẫn về cách thực hiện cả hai điều đó:

1. Hướng dẫn lưu một tin nhắn nháp

Để lưu một lá thư làm bản nháp, hãy chuyển đến tab File. Nhấp vào tùy chọn Save. Thư chưa lưu sẽ được lưu vào thư mục Drafts của bạn.

Lần tiếp theo khi mở email, bạn hãy nhấp vào thư mục Drafts. Nhấp đôi chuột vào tin nhắn của bạn để mở nó.

2. Hướng dẫn hủy một email trong Microsoft Outlook

Nếu bạn thực sự không muốn gửi lá thư chưa gửi của mình, bạn có thể chọn để không lưu nó. Đơn giản chỉ cần nhấp vào X ở góc trên bên phải của cửa sổ New Message để đóng nó lại. Hệ thống đó sẽ nhắc nhở: Want to save your changes? (Bạn muốn lưu các thay đổi của mình?) Nhấp vào nút No.

Cửa sổ New Message đóng lại và bản nháp email của bạn sẽ bị xóa.

Tham khảo thêm những lời khuyên và chiến lược hữu ích dành cho email

Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts + Business và tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ebook này bao gồm các chiến lược và thủ thuật hay nhất về tổ chức hộp thư đến để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.

Phần kết luận

Bây giờ bạn đã biết được cách gửi một email với Microsoft Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu sử dụng Outlook. Bạn cũng đã biết được một số khái niệm cơ bản của Outlook như định dạng thư, cách lưu thư để gửi sau và cách đính kèm tệp vào email. Hãy tiếp tục tiến lên. Gửi lá thư đầu tiên trong Outlook ngay hôm nay nào!