Hướng Dẫn Sử Dụng Autofill Trên Excel 2010, 2013, 2016

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về cách sử dụng Autofill trên Excel. Với công cụ này, bạn sẽ có thể tự động điền các chuỗi số, ngày tháng hay các dữ liệu khác cũng như tạo và dùng danh sách tùy chọn trong Excel, cùng đón đọc nhé!

Nội dung bài viết

Toggle

• SỬ DỤNG TÙY CHỌN AUTOFILL ĐỂ ĐIỀN VÀO MỘT DÃY TRONG EXCEL 2010-2016:
• TẤT CẢ TUỲ CHỌN AUTOFILL – CÁCH TỐI ƯU HÓA FILL HANDLE:
• SỬ DỤNG AUTOFILL ĐỂ LẶP LẠI CHUỖI:
• AUTOFILL THEO CHIỀU DỌC VÀ THEO CHIỀU NGANG
• AUTOFILL NHIỀU HÀNG VÀ CỘT
• CHÈN Ô TRỐNG KHI ĐIỀN CHUỖI:
• SỬ DỤNG DANH SÁCH AUTOFILL OPTIONS ĐỂ ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU ĐƯỢC NHẬP VÀO
• EXCEL – AUTOFILL CÔNG THỨC:

SỬ DỤNG TÙY CHỌN AUTOFILL ĐỂ ĐIỀN VÀO MỘT DÃY TRONG EXCEL 2010-2016:

Với chức năng tự động điền trong Excel sẽ giúp bạn thực hiện sao chép cùng một giá trị xuống hoặc là điền một chuỗi số hay giá trị văn bản. Đây được xem là một phần không thể thay thế của tuỳ chọn Autofill.

Chức năng này hiển thị với biểu tượng là một hình vuông nhỏ nằm ở góc phải bên dưới ô hoặc là vùng dữ liệu được chọn (fill handle)  Thao tác thực hiện rất đơn giản. Bất kì lúc nào bạn muốn điền chuỗi giá trị vào các ô liền kề, hãy bấm vào hình vuông nói trên và con trỏ chuột lúc này sẽ hiển thị thành dấu thập màu đen (+), tiến hành kéo chuột theo chiều dọc hoặc là chiều ngang.

Lúc bạn thả chuột, bạn sẽ nhìn thấy các ô đã chọn lần lượt được điền giá trị dựa trên mẫu bạn chỉ định. Giả sử, bạn cần tiếp tục một dãy số, trước tiên hãy nhập hai giá trị đầu tiên vào 2 ô bắt đầu và tiền hành kéo fill handle để sao chép dữ liệu sang vùng được chỉ định. Chức năng tự động điền cũng có thể áp dụng cho bất cứ dãy số số học nào mà những số trong dãy cách nhau cùng lượng đơn vị. Ví dụ như 3, 9, 15… (cách nhau 6 đơn vị) Ngoài ra, tính năng này còn được dùng cho các ô tính không liên quan với nhau về mặt số học, như ví dụ bên dưới đây.

TẤT CẢ TUỲ CHỌN AUTOFILL – CÁCH TỐI ƯU HÓA FILL HANDLE:

NHẤN ĐÚP CHUỘT ĐỂ TỰ ĐỘNG ĐIỀN VÙNG DỮ LIỆU LỚN

Giả sử như bạn có một cơ sở dữ liệu khổng lồ, một danh sách họ và tên, bạn đang cần chỉ định một con số cho mỗi tên.

Rất đơn giản, bạn có thể hoàn thành thao tác nhanh chóng bằng cách nhập vào hai số đầu tiên, sau đó nhấn đúp chuột vào fill handle. Chú ý: Cách này chỉ áp dụng có hiệu quả trong trường hợp sau. Nếu như vùng dữ liệu đang cần tự động điền nằm kế những cột có chứa dữ liệu, Excel lúc này sẽ xem xét cột liền kề để xác định được ô cuối cùng trong vùng dữ liệu cần được điền.

Lưu ý là nó sẽ điền dựa theo cột dài nhất trong trường hợp cột bên cạnh vùng dữ liệu trống cần điền có chứa giá trị.

EXCEL – ĐIỀN VÀO MỘT CHUỖI GIÁ TRỊ DẠNG TEXT:

Autofill cũng có thể sao chép dữ liệu mang giá trị number hoặc là text.

TẠO DANH SÁCH TÙY CHỌN BẰNG AUTOFILL:

Nếu như nội dung điền vào các ô tính là tương tự nhau, bạn có thể thực hiện lưu nó thành danh sách tùy chọn và sau đó để Excel tự động điền các giá trị trong danh sách này vào các ô tính, các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tiến hành nhập tiêu đề và hoàn thanh danh sách. Chú ý. Một danh sách tùy chọn có thể chứa giá trị text hoặc là giá trị text cùng với giá trị số. Nếu như bạn cần danh sách chỉ có chứa giá trị số, hãy tiến hành tạo danh sách số nhưng có định dạng kiểu text.

Bước 2: Tiến hành chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo.

Bước 3: Trong Excel 2003, đi đến Tools > Options > Custom lists Trong Excel 2007, hãy nhấn chọn nút Office > Excel options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống cho đến khi bạn nhìn thấy Edit Custom Lists… trong phần General. Với Excel 2010-2013, hãy nhấn chọn File > Options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống phần General để tìm nút Edit Custom Lists…  Bước 4: Khi bạn đã thực hiện chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo, lúc này bạn có thể thấy được địa chỉ của nó trong phần Import list from cells…  Bước 5: Nhấn nút Import để nhìn thấy nội dung danh sách tùy chọn của bạn tại cửa sổ Custom lists. Bước 6: Cuối cùng, hãy nhấn OK > OK để thực hiện lưu danh sách. Trong trường hợp bạn cần tự động điền danh sách này, hãy thực hiện gõ tiêu đề của danh sách vào ô tính cần điền, Excel lúc này sẽ tự động điền các giá trị từ danh sách khi bạn fill handle vùng dữ liệu mà bạn muốn.

Nên xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel vô cùng đơn giản

SỬ DỤNG AUTOFILL ĐỂ LẶP LẠI CHUỖI:

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng fill handle để thực hiện nhập lại chuỗi giá trị. Ví dụ như bạn cần lặp lại những giá trị YES, NO, TRUE, FALSE. Trước tiên, bạn thực hiện gõ thủ công tất cả các giá trị này để đưa mẫu cho Excel. Tiếp đó fill handle sang các ô cần thiết.

AUTOFILL THEO CHIỀU DỌC VÀ THEO CHIỀU NGANG

Autofill thường được dùng để tự động điền các ô trong một cột. Tuy nhiên, tính năng này đôi lúc cũng có thể áp dụng cho việc điền những ô theo chiều ngang, qua trái hoặc là lên trên. Lúc này bạn chỉ cần chọn ô tính có chứa giá trị và fill handle nó theo hướng mà bạn mong muốn.

AUTOFILL NHIỀU HÀNG VÀ CỘT

Autofill có thể tự động tiến hành điền dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Nếu như bạn chọn hai, ba hoặc nhiều ô tính hơn, fill handle cũng sẽ giúp bạn tự động điền tất cả chúng.

CHÈN Ô TRỐNG KHI ĐIỀN CHUỖI:

Bạn cũng có thể tạo ra chuỗi giá trị có chứa ô trống như hình minh họa bên dưới đây.

SỬ DỤNG DANH SÁCH AUTOFILL OPTIONS ĐỂ ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU ĐƯỢC NHẬP VÀO

Bạn có thể thực hiện thiết lập cài đặt với danh sách Autofill Options để cho ra kết quả chính xác. Sẽ có hai cách để tạo ra danh sách này. Cách 1: Tiến hành nhấp phải vào góc vùng sẽ kéo, sau đó kéo thả chuột, danh sách các tùy chọn sẽ tự động xuất hiện như hình minh họa dưới đây.

• Copy Cells: giúp tự động điền vào vùng dữ liệu các giá trị giống nhau.
• Fill Series: hỗ trợ điền các giá trị khác nhau vào một hoặc nhiều ô tính. Autofill lúc này sẽ điền vào vùng dữ liệu dựa trên những mẫu có sẵn.
• Fill Formatting Only: với tùy chọn này sẽ giúp sao chép định dạng từ ô tính đã được chọn, sau đó bạn chỉ việc nhập các giá trị vào ô tính là được
• Fill Without Formatting: chỉ sao chép giá trị. Ví dụ như nếu ô tính bắt đầu có nền đỏ thì tùy chọn sẽ không thực hiện sao chép màu nền đó sang ô mới.
• Fill Days/Weekdays/Months/Years: Nếu ô bắt đầu có chứa giá trị ngày, thứ, tháng, năm, thì lúc này bạn có thể nhanh chóng thực hiện điền vào vùng dữ liệu bằng việc nhấp vào một trong các tùy chọn.
• Linear Trend : có tác dụng tạo ra các dãy số liền kề hoặc là dãy số phù hợp nhất với dữ liệu đã có.
• Growth Trend: giúp tạo ra một dãy số tăng theo quy tắc số học.
• Flash Fill: giúp bạn nhập được nhiều thông tin lặp lại và có cùng định dạng.
• Series …: lựa chọn này sẽ giúp mở hộp thoại Series cùng với nhiều lựa chọn mở rộng.

Cách 2: Một cách khác để có thể tạo danh sách đó là tiến hành nhấp vào fill handle, kéo thả chuột, tiếp đó nhấp vào biểu tượng Autofill Options. Lúc này, danh sách tùy chọn Autofill sẽ được hiện ra. Danh sách này chỉ có chứa một số tùy chọn đã đề cập ở trên.

EXCEL – AUTOFILL CÔNG THỨC:

Tự động điền công thức là quá trình khá giống với quá trình sao chép các giá trị xuống, tương tự như việc kéo thả fill handle.

Lúc này bạn sẽ tìm thấy một số mẹo cùng với thủ thuật hữu ích ở một trong những bài viết trước đây mà chúng tôi đã đề cập. Flash fill trong Excel 2013, 2016 Nếu bạn dùng Office 2013, 2016, hãy thử với Flash Fill, đây là một tính năng mới được giới thiệu trong phiên bản Excel gần đây nhất Nói một cách ngắn gọn, Flash Fill nghiên cứu dữ liệu bạn nhập vào và định dạng được dùng, kiểm tra liệu dữ liệu đó đã xuất hiện trong trang tính hay chưa.

Nếu Flash Fill nhận biết được các giá trị này, nó sẽ chọn và đề xuất cho bạn một danh sách dựa trên chúng. Lúc này, bạn có thể nhấn Enter để dán chúng hoặc là bỏ qua. Hãy xem các thao tác chi tiết hơn trong hình dưới đây. Flash Fill cho phép bạn định dạng tên, ngày sinh hay số điện thoại chỉ bằng một cú click chuột. Bạn thực hiện gõ vào dữ liệu đầu tiên để Excel có thể nhận dạng được và sử dụng.

Bài viết này sẽ kết thúc tại đây, trong phần tiếp theo chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng tính năng hữu ích này.

3.5/5 - (2 bình chọn)