Hướng Dẫn Sử Dụng Công Cụ Flash Fill Trong Microsoft Excel

Công cụ Flash Fill được đưa vào trong Excel từ phiên bản 2013 trở về sau. Đây là một công cụ rất hữu ích, giúp bạn xử lý dữ liệu theo mẫu bạn định sẵn và hoàn thành nhanh bảng tính dữ liệu Excel.

Trong nhiều trường hợp xử lý văn bản như tách (văn bản, số) hay gộp có thể bạn sẽ viết các hàm xử lý văn bản tự động, hay thực hiện quả nhiều bước mới ra được kết quả mong muốn. Thay vào đó, công cụ Flash Fill cũng có thể giúp bạn giải quyết được các tác vụ trên mà không phải sử dụng hàm hay quá nhiều thao tác.

Một số ứng dụng công cụ Flash Fill trong Excel

1. Tách họ/ tên đệm/ tên

Flash Fill sẽ thực hiện khi nhận diện được mẫu dữ liệu bạn định sẵn. Nếu mẫu bạn cần không nhận diện được thì Flash Fill sẽ trả về kết quả sai hoặc lỗi.

Trong ví dụ này, mình sẽ thực hiện tách họ/ tên đệm/ tên từ mẫu ở cột A.

Đầu tiên để tách được họ, bạn cần nhập trước họ ở cột kế bên của mẫu và sau đó chọn vào tab Data và chọn Flash Fill thì Excel sẽ tự động tách họ từ mẫu.

Cũng tương tự khi tách tên đệm/ tên, bạn cũng cần nhập trước mẫu và Flash Fill sẽ tự động tách.

2. Gộp họ/ tên đệm/ tên thành một

Khác với ví dụ trên, ở ví dụ này mình sẽ gộp dữ liệu rời rạc lại thành một.

Đối với các trường hợp bạn cần thay đổi vị trí của văn bản, ví dụ như thay đổi vị trí là đưa tên lên trước họ thì bạn sẽ tạo trước một mẫu từ các dữ liệu cùng hàng và Flash Fill sẽ tự động điền đầy dữ liệu vào các ô theo mẫu bạn tạo.

Sau khi thực hiện, bạn sẽ có kết quả như sau.

3.Tách số trong một chuổi văn bản

Khi bạn cần tách 1 chuổi các ký tự liên tiếp nhau là số thì Flash Fill sẽ là công cụ rất hữu hiệu trong trường hợp này. Bạn chỉ nhập nhập mẫu đầu tiên để xác định và chạy Flash Fill để tách chuổi số trong văn bản bất kể độ dài khác nhau.

4. Ứng dụng Flash Fill để tách ngày/ tháng/ năm

Ngoài áp dụng để xử lý dữ liệu thuộc định dạng văn bản, bạn có thể sử dụng Flash Fill để tách số từ thời gian, ngày – tháng – năm.

Kết quả mà công cụ Flash Fill trả về là cố định, ở định dạng văn bản và kết quả này sẽ không thay đổi nếu bạn thay đổi dữ liệu ban đầu. Vì vậy bạn nên sử dụng để xử lý đối với các loại dữ liệu cố định về mẫu.

OK! Tuy vẫn có những hạn chế nhưng trong nhiều trường hợp Flash Fille là công cụ có thể giảm tải rất nhiều các hàm xử lý văn bản trong Excel và rút ngắn khá nhiều thời gian xử lý dữ liệu của bạn.

Chúc các bạn thành công!