Hướng Dẫn Tạo Work Breakdown Structure (WBS) (2022) - PMA

Cập nhật lần cuối vào 31/05/2024 bởi Phạm Mạnh Cường

Người quản lý muốn dự án dẫn đến thành công cần phải nắm bắt được nhiều kỹ năng. Trong đó cần phải biết đến khái niệm về Work Breakdown Structure (WBS) để hỗ trợ trong vấn đề phân tích và kiểm soát dự án.

1. WBS là gì?
2. Có những cách nào để biểu diễn (trực quan) WBS?
   1. Danh sách
   2. Biểu đồ
   3. Đồ thị
3. Có những thành phần quan trọng nào trong WBS?
4. Lợi ích của WBS với các bên liên quan là gì?
5. Có những cách nào để phân rã WBS?
6. Khi phân rã WBS cần tuân theo những nguyên tắc nào?
   1. Kết quả chuyển giao
   2. Không trùng lặp
   3. Theo luật 100%
   4. Mức độ chi tiết phù hợp
7. Ví dụ về phân rã WBS và cách nguyên tắc
8. Làm thế nào để tạo ra WBS?
   1. Xác định phạm vi dự án, mục tiêu
   2. Xác định các giai đoạn dự án và tài khoản kiểm soát
   3. Liệt kê kết quả chuyển giao
   4. Phân cấp mức độ của WBS
   5. Chọn người sở hữu công việc
9. Những tips để tạo ra WBS hiệu quả nhất
10. Kết luận

WBS là gì?

Cấu trúc chia nhỏ công việc- Work Breakdown Structure là biểu đồ để chia nhỏ phạm vi dự án và trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.

Phân rã WBS là quá trình chia nhỏ dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Có những cách nào để biểu diễn (trực quan) WBS?

Danh sách

Được xem là dạng phác thảo, đây là danh sách các gói công việc, các nhiệm vụ và các kết quả chuyển giao.

Đây có lẽ là phương pháp đơn giản nhất để làm WBS.

Biểu đồ

Phiên bản phổ biến nhất của WBS.

Cấu trúc cây của biểu đồ WBS là một biểu đồ tổ chức có tất cả các thành phần WBS trong danh sách (các giai đoạn, các kết quả chuyển giao, các nhiệm vụ và các gói công việc), nhưng đại diện cho quy trình hoặc sự phát triển được mô tả bởi sơ đồ.

Đồ thị

Đồ thị Gantt có bao gồm cả bảng và thời gian biểu (timeline).

Đồ thị Gantt là một WBS mà có thể làm nhiều hơn một danh sách nhiệm vụ hoặc một biểu đồ cây.

Với biểu đồ Gantt, ta có thể kết nối các sự phụ thuộc, các mốc thời gian quan trọng, thậm chí đường căn cứ.

Đây là phiên bản phổ biến nhất trong phần mềm quản lý dự án.

Có những thành phần quan trọng nào trong WBS?

• Các kết quả chuyển giao (Project Deliverables)
  • Các kết quả chuyển giao là đầu ra của những nhiệm vụ dự án và gói công việc
• Gói công việc (Work Packages)
  • PMI định nghĩa gói công việc trong PMBOK là “mức độ thấp nhất của WBS”. Đó là vì các gói công việc là một nhóm các nhiệm vụ liên quan nhỏ được giao cho thành viên của team hoặc phòng ban. Với tư cách là quản lý dự án, ta có thể ước tính được các chi phí và khoảng thời gian của các gói công việc, biến các gói công việc này thành một thành phần WBS cơ bản.
• Nhiệm vụ (Tasks)
  • Các nhiệm vụ sẽ tạo nên các gói công việc và phạm vi dự án
  • WBS sẽ giúp xác định các yêu cầu, hiện trạng, đặc điểm, người làm nhiệm vụ, mức độ phụ độ và khoảng thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ
• Từ điển WBS (WBS Dictionary)
  • Định nghĩa các thành phần của WBS.
  • Là một thành phần quan trọng của WBS vì từ điển cho phép các bên tham gia dự án và các bên liên quan hiểu rõ các thuật ngữ của WBS.
• Các cấp độ WBS (WBS Levels )
  • Các cấp độ WBS quyết định phân cấp của các thành phần của WBS
  • Phần lớn WBS có 3 cấp độ thể hiện kết quả chuyển giao chính, các điểm kiểm soát, các kết quả chuyển giao và các gói công việc
• Điểm kiểm soát (Control Accounts)
  • Điểm kiểm soát được sử dụng để nhóm và đánh giá hiện trạng các gói công việc.
  • Điểm kiểm soát được dùng để kiểm soát các phần của phạm vi dự án.

Lợi ích của WBS với các bên liên quan là gì?

Những nhà quản lý dự án sử dụng WBS để có một cái nhìn rõ ràng, có tổ chức về công việc của dự án và các thành phần công việc nhỏ hơn.

Những đội có hưởng lợi từ việc sử dụng WBS:

• Các nhóm gặp mặt khách hàng: Account director phụ thuộc vào WBS để thể hiện quá trình với khách hàng. Một WBS là một “kim chỉ nam” cho các sản phẩm và các điểm mốc của dự án.
• Các nhóm sáng tạo: WBS là một bản hướng dẫn để các ý tưởng trôi chảy liên tục.
• Nhóm chạy dự án từ xa và nhóm nội bộ: WBS giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ đang làm gì và khi nào trong dự án.
• Nhóm kỹ thuật: Các nhóm kỹ thuật có thể sử dụng WBS như là lộ trình cho việc hoàn thành nhiệm vụ. Các nhóm thường hoạt động với lộ trình trực quan hoặc các loại cấu trúc khác của các mốc thời gian quan trọng của dự án.

Có những cách nào để phân rã WBS?

Có hai cách phân rã WBS là:

1. WBS dựa trên kết quả chuyển giao
   • WBS dựa trên kết quả chuyển giao đầu tiên sẽ chia dự án thành các phần chính của dự án như là các điểm kiểm soát, rồi chia các phần chính thành các điểm chuyển giao dự án và các gói công việc (work package).
2. WBS dựa trên giai đoạn.
   • Thể hiện kết quả chuyển giao trên cùng, với mức độ WBS được chia thành 5 giai đoạn của dự án (ban đầu, lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng).
   • Các dự án được chia chia thành các kết quả chuyển giao và các gói công việc.

Các nhà quản lý chọn loại WBS thuộc vào việc chia dự án theo thời gian hoặc phạm vi dự án.

Khi phân rã WBS cần tuân theo những nguyên tắc nào?

Các nguyên tắc sau cần được tuân theo

Kết quả chuyển giao

Nghĩ về cái gì chứ không phải như thế nào.Tập trung vào kết quả chuyển giao, không phải phương pháp. Nói cách khác là tập trung kết quả chứ không phải hành động

Mục đích chính của WBS là xác định kết quả chuyển giao chính về những thành phần nhỏ để hình thành lên đó. Nếu như kết quả chuyển giao không phải là sản phẩm thì phải cung cấp kết quả rõ ràng và đo lường được.

Khi bạn tập trung vào kết quả chuyển giao, đội nhóm hoặc cá nhân sẽ biết chính xác những gì phải đạt được và công việc trông như thế nào.

Nếu như quản lý ít có xu hướng thêm mục tiêu bên ngoài phạm vi dự án, có thể sẽ là trường hợp khi họ tạo nên danh sách công việc.

Khi mà thành viên đội tập trung vào kết quả chuyển giao, hơn là kiểm tra danh sách việc phải làm, họ được khích lệ để sử dụng chiến lược và xử lý vấn đề để thúc đẩy sự đổi mới.

Không trùng lặp

Không thực hiện các nhiệm vụ trong WBS trùng lặp trong định nghĩa phạm vi.

Điều này có thể có hai kết quả có thể xảy ra: nó sẽ nhân đôi những nỗ lực của nhóm bạn và tạo ra sự nhầm lẫn xung quanh trách nhiệm, nỗ lực và kế toán.

Từ điển cấu trúc chia nhỏ công việc miêu tả mỗi phần chi tiết có thể tránh sự độc quyền chung.

Theo luật 100%

Để loại bỏ công việc không đóng góp cho kết quả chuyển giao, đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên trong WBS, cho dù thời gian, tiền bạc hay yếu tố khác, tăng tới 100 phần trăm.

Mức độ chi tiết phù hợp

Nhìn chung các gói công việc nên cung cấp công việc mà có thể được hoàn thành bởi các đội hoặc thành viên đội trong quá trình báo cáo.

Nếu các cuộc họp trạng thái là hàng tuần, thì công việc phải được hoàn thành trong vòng một tuần.

Dưới đây là các yếu tố khác cần xem xét trong việc xác định mức độ chi tiết trong các yếu tố:

Nếu đội nhóm ít có kinh nghiệm và cần giám sát nhiều hơn, hãy làm cho các gói công việc nhỏ hơn và ngắn hơn.

Nếu bạn có kết quả chuyển giao mà mất nhiều thời hơn để hoàn thành hoặc tốn phí hơn những gì đã định ra, chia nhỏ dự án thành các kết quả chuyển giao nhỏ với thời gian ít hơn. Khi báo cáo thường xuyên, bạn có thể nhận biết vấn đề và đối mặt sớm hơn.

Cuối cùng, thì xem xét những nguyên lý quan trọng:

• Tạo ra các mục công việc ở giai đoạn đầu của dự án nhưng cho phép những đề mục mới được đưa ra nếu như cần trong suốt dự án.
• Đảm bảo kết quả chuyển giao đồng nhất với tiêu chuẩn.
• Đừng lo lắng nếu như cấu trúc không công bằng, nhiều công việc nhiều kết quả chuyển giao chi tiết hơn những cái khác.
• Đảm bảo các đề mục không được liệt kê tuần tự.
• Nếu như kết quả chuyển giao chưa được biết, quản lý có thể đưa nhiều thông tin mà họ biết rõ nhất có thể rồi cập nhập lên một thư mục mà họ có thể biết được chi tiết.

Ví dụ về phân rã WBS và cách nguyên tắc

Các nguyên tắc tạo WBS được áp dụng trong ví dụ xây nhà như sau:

• Dự án xây nhà được chia thành ba phần lớn: móng, ngoại thất, nội thất
• Các phần lớn này được chia thành nhỏ hơn nữa thành một hoặc hai phần nhỏ (tối đa là được chia thành 3 phần).
• Công sức cần để xây nhà là 100% cần được phân chia đều ra các gói (package).
• Không có công việc bị trùng lặp trong biểu đồ.
• Để làm biểu đồ chi tiết hơn, có thể thêm vào chi phí của mỗi gói (package) và chi phí mỗi team có thể sử dụng).

Làm thế nào để tạo ra WBS?

Bạn nên đi theo các bước sau:

Xác định phạm vi dự án, mục tiêu

Mục tiêu dự án cần đặt ra các quy tắc để xác định phạm vi dự án.

Phạm vi dự án, các thành viên trong nhóm, mục tiêu nên được ghi lại trên điều lệ dự án.

Xác định các giai đoạn dự án và tài khoản kiểm soát

Chia nhỏ phạm vi dự án lớn hơn thành một loạt các giai đoạn sẽ đưa nó từ giai đoạn khởi sự đến khi hoàn thành.

Quản lý cũng có thể tạo điểm kiểm soát, cái mà chia các loại nhiệm vụ cho các lĩnh vực công việc khác nhau mà quản lý theo dõi.

Liệt kê kết quả chuyển giao

Liệt kê ra tất cả và chú thích công việc cần cho kết quả chuyển giao dự án để phân phối thành công

Phân cấp mức độ của WBS

Những mức độ của WBS được đưa ra bởi học viện quản lý dự án trong phần nội dung của sách PMBOK.

Nhà quản lý cần bắt đầu tại quá trình cuối cùng của dự án – kết quả chuyển giao và nghĩ về kết quả chuyển giao và gói công việc cần để bắt đầu từ ban đầu.

Đặt kết quả chuyển giao từ đầu và chia nhỏ ra mỗi phần và phân nhóm mà cần thiết để phân bố chúng.

Nhóm những phần này lại thành gói công việc.

Chọn người sở hữu công việc

Với những công việc được đặt ra, hãy phân nó cho đội dự án.

Cung cấp các thành viên trong đội dự án với các công cụ, nguồn lực và thẩm quyền mà họ cần để công việc được hoàn thành.

Những tips để tạo ra WBS hiệu quả nhất

Một cấu trúc chia nhỏ công việc hiệu quả không thể được làm rõ qua một đêm hoặc chỉ bởi một người. WBS nên linh hoạt và phù hợp với các dự án, những tips sau đây sẽ giúp quản lý dự án và tổ chức tạo ra WBS hiệu quả nhất:

• Làm rõ mọi thứ cần tạo lập và chuyển giao trong dự án bao gồm kết quả chuyển giao và mốc dự án.
• Tổ chức session giúp có nhiều ý tưởng ở giữa các phòng ban liên quan tới dự án.
• Nếu có thể, hãy cho phép đổi sử dụng những công cụ không hiện đại lắm như bảng trắng, tờ giấy note v.v. để xác định rõ kết quả quyển giao, gói công việc v.v.
• Dễ dàng truy cập từ các nền tảng khác nhau để các thành viên có thể dễ dàng truy cập, dù họ ở đâu hay dùng thiết bị nào.
• Tận những các công cụ hỗ trợ trí não lên ý tưởng và vạch rõ chúng.
• Sử dụng cấu trúc tiêu chuẩn để cung cấp thông tin miêu tả cho mỗi thành phần WBS trong từ biển WBS để đảm bảo sự đồng nhất.

Kết luận

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ trực quan để xác định và theo dõi một dự án có thể thực hiện được và tất cả các thành phần nhỏ cần thiết để tạo ra nó.

Với WBS, bạn có thể tập trung vào những gì bạn cần hoàn thành khi tiến tới thời hạn của dự án.

Trên đây là những kiến thức về Work Breakdown Structure được trích xuất từ khóa luyện thi chứng chỉ PMP của PMA. Hi vọng những nội dung này sẽ giúp ích cho bạn trong quản lý dự án.