Hướng Dẫn Viết Thư Xin Lỗi Bằng Tiếng Anh đơn Giản

Bạn đang muốn viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh nhưng lại không biết nên bắt đầu từ đâu và làm sao để có thể thể hiện được sự ăn năn hối tiếc của bạn một cách sâu sắc nhất? Đừng lo lắng, bài viết này là dành cho bạn. 4Life English Center (e4Life.vn) sẽ hướng dẫn bạn. Hãy cùng tham khảo nhé!

1. Cấu trúc thư xin lỗi bằng tiếng Anh

1.1. Address and Salutation – Địa chỉ và lời chào

Là một phần không thể thiếu đối với bất kì một bức thư nào, nội dung phần mở đầu sẽ là địa chỉ và lời chào.

• Được viết ở góc trái đầu trang thư đó là địa chỉ của người nhận thư. Còn đối với địa chỉ của người gửi thì sẽ được viết ở góc phải đầu thư.
• Ngay dưới phần địa chỉ sẽ là lời chào. Nếu như người nhận là một người thân quen thì mở đầu sẽ là Dear [name]. Còn đối với trường hợp như bạn không biết rõ về tên người nhận đối với những dạng thư gửi hàng loạt thì bạn nên viết Dear [Mr/Ms]. Hoặc kết hợp giữa [Mr/Mrs] và [name] sẽ dành cho lối viết trang trpjng và bạn đồng thời biết tên người nhận.

1.2. Introduction – Phần mở đầu

Đối với một cấu trúc viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh tiêu  chuẩn thì ở phần mở đầu, bạn sẽ viết một câu bày tỏ sự xin lỗi chân thành. Tiếp đó bạn nêu lý do mà bạn muốn gửi lời xin lỗi hoặc trả lời vì sao bạn lại viết bức thư này.

Ví dụ ở phần mở đầu, bạn có thể viết như sau : “I wanted to write you a letter to apologize for what i did ______” ( Tôi muốn viết tới bạn một lá thư để xin lỗi bạn vì những gì tôi đã làm ______). Hoặc là “Please accept my sincere apology for ______” ( Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân này của tôi vì _______). Sau đó, bạn có trình bày lý do của bạn về bức thư này.

1.3. Body – Phần thân bức thư

Chia sẻ cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, ở phần thân bức thư bạn sẽ cần phải trình bày khá là nhiều nội dung. Ở đây sẽ bao gồm việc trình bày về sự việc bạn muốn xin lỗi, sự ăn năn hối tiếc của bạn về sự việc đã xảy ra, thể hiện quan điểm của bạn về sự việc và đưa ra suy nghĩ của bạn về việc khắc phục lỗi lầm.

1.3.1. Trình bày sự việc cần xin lỗi

Khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, bạn nên trình bày một cách rõ ràng và súc tích về sự việc đã xảy ra. Hãy cố gắng thể hiện sự chân thật trong từng chi tiết. Và kèm theo đó là những từ ngữ thể hiện cảm xúc hối tiếc, ăn năn của bạn.

Ví dụ bạn có thể mở đầu bằng câu: “What I did last weekend was horribly, inappropriate, disrespectful, and wildly selfish._____”( Những gì mình đã làm vào cuối tuần trước thật là sai lầm, khủng khiếp, thiếu tôn trọng và cực kỳ ích kỷ._____)

1.3.2. Thể hiện sự nuối tiếc của bạn

Ở phần này bạn nên thể hiện thật rõ ràng rằng bạn thực sự cảm thấy hối hận và nuối tiếc như thế nào đối với chuyện đã xảy ra.

Ví dụ, bạn có thể viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh như sau:

“This is really a terrible thing for me to have done to you after how warmly you have helped me since I started working here. You have not only shown your beautiful, warm care to me as a friend, but you have also shown me support and kindness that I never could have possibly expected. To hurt you in this way was an insult to everything that you have done for me and I really hate myself for that”

” Đó thật sự là một điều tồi tệ của tôi đã làm với bạn sau những gì bạn đã giúp đỡ tôi từ khi tôi mới bắt đầu làm việc ở đây. Bạn không chỉ thể hiện vẻ đẹp của mình, quan tâm tới tôi như một người bạn, mà bạn còn cho tôi sự ủng hộ và tử tế mà tôi không bao giờ có thể có thể tưởng tượng được. Làm bạn tổn thương theo cách này là sự xúc phạm đến mọi thứ bạn đã dành cho tôi và tôi thật sự ghét bản thân mình vì điều đó.”

1.3.3. Trình bày quan điểm của bạn

Không thực sự cần phải có ở trong nội dung bức thư nhưng bạn cũng có thể nhìn nhận hoàn cảnh để thêm vào. Có thể rằng sự việc xảy ra không hoàn toàn là do lỗi của bạn. Nhưng theo cơ bản về một cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh hiệu quả thì bạn vẫn nên giữ một giọng văn khách quan và thể hiện được sự hối tiếc của mình.

Ví dụ: “I hope you understand that that was never my intention. While I can’t truly know how this feels to you, I can certainly understand that what I did was one of the worst things I could possibly have done to you.” ( Mình hy vọng bạn hiểu rằng tôi không bao giờ có ý định đó. Mặc dù tôi không thể thật sự biết cảm giác ấy đối với bạn như thế nào, tôi có thể chắc chắn rằng những gì tôi đã làm là những điều tồi tệ nhất tôi đã gây ra cho bạn.)

1.3.4. Đưa ra giải pháp để khắc phục

Sẽ thuyết phục người nhận chấp nhận lời xin lỗi của bạn hơn nếu như bạn có thể cho họ thấy rằng bạn có thể xử lý hay khắc phục những tổn hại mà bạn đã gây ra như thế nào. Như vậy, họ sẽ cảm nhận được sự chân thành và cố gắng của bạn. Họ sẽ cho rằng bạn đã thực sự hiểu vấn đề, có sự quan tâm và có trách nhiệm.

1.4. The end of the letter – Phần kết thư

Về cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh hay bất kì một bức thư nào khác thì luôn có mở đầu thư và kết thư. Ở phần kết thư, bạn sẽ viết một lời hứa về những gì về bạn đã thể hiện. Sau đó thì bạn nên ký tên và cung cấp thông tin để người nhận liên lạc ( nếu cần).

2. Một số lưu ý khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh

• Khi viết thư xin lỗi bẳng tiếng Anh, bạn cần thể hiện sự chân thành rằng bạn đã thực sự ăn năn hối lỗi. Bạn nên gạt đi cái tôi và sự kiêu căng của mình.
• Tùy theo từng hoàn cảnh và đối tượng mà bạn sử dựng từ ngữ và giọng văn phù hợp.
• Dám nhận lỗi và thể hiện được tinh thần trách nhiệm của bạn thông qua bức thư
• Cố gắng đừng viết quá ngắn nhưng cũng đừng kể lan man. Viết đúng, đủ nội dung.

3. Một số từ và cụm từ có thể dùng trong thư xin lỗi bằng tiếng Anh

3.1. Dùng để diễn đạt lời xin lỗi

Về cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, bạn nên sử dụng những từ/cụm từ như:

• I apologize for…
• Please accept my sincere apology for….
• I am deeply sorry for….
• I really owe you an apology for…..
• I’m sorry about…….

3.2. Dùng để nêu lí do

Viết những từ ngữ xin lỗi bằng tiếng Anh như:

because, due to,….

3.3. Dùng để đưa ra lời đề nghị hay cam kết của bản thân

• I would like to…………
• I hope………………….
• I promise……………….
• We are happy to offer you………………
• I look forward to Could we make another………….?

4. Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

4.1. Mẫu thư 1

Dear Mrs. Smith

Thank you for writing to us here at the Anytown Hotel. We are sorry to hear that your stay at our establishment did not meet your expectations.

As the manager of the Anytown Grill, I would like to sincerely apologize for the negative experience you had at our restaurant. Having read your letter, I am appalled by the treatment you experienced. This does not reflect the high standards we hold here at the Anytown Grill.

We are sorry to have inconvenienced you on your visit to Anytown. Your complaint has inspired us to re-train the staffs. Now, all employees have been reminded that the appropriate procedure in this situation.

Unfortunately, your description of this server did not include a name, so we are not provided enough information to identify her. We have, however, addressed all the staffs in the restaurant.

Please accept our most sincere apologies. Given the unfortunate experience you had here at the Anytown Hotel, we would like to extend to you this $100 voucher for your next stay at our establishment. We hope that your next stay with us will better meet our standard of excellence.

On behalf of everyone at the Anytown Grill, I would like to extend to you this $20 gift card to make up for your experience at our facility. We hope to see you in our restaurant again soon so we can show you what service really means to us.

Sincerely,

4.2. Mẫu thư 2

Dear, Mr. Smith

On behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training. I take full responsibility for her unprofessional behavior. Please be assured that this type of situation will never happen again. On behalf of our company, I would like to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company. I hope you will accept this gesture of apology

Yours in service, Nguyen Van A

HR Manager

ABC Trading Company Limited

27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

Trên đây là cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh bao gồm hướng dẫ về cấu trúc, những lưu ý và những bài viết mẫu để bạn có thể tham khảo. 4Life English Center (e4Life.vn) hy vọng nội dung bài viết sẽ hữu ích với bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm!

Tham khảo thêm:

• Hướng dẫn viết thư bằng tiếng Anh dễ gây ấn tượng
• 85+ Câu xin lỗi bằng tiếng Anh lịch thiệp nhất