Hướng Dẫn Xây Dựng Khung Năng Lực Nhân Sự Dễ Hiểu!

Năng lực, như mình đã nêu trong biết viết "ASK - Mô hình đánh giá năng lực nhân sự công bằng, và hơn thế!", là khả năng một người hoàn thành công việc. Nó được đánh giá thông qua kiến thức, kỹ năng và thái độ. Và Năng lực phải gắn với công việc cụ thể.

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực gắn với vị trí việc làm, dùng để mô tả vị trí việc làm, khung năng lực cho vị trí trưởng phòng marketing chẳng hạn.

“Khung năng lực là bảng mô tả tổ hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm một cá nhân cần để hoàn thành tốt công việc”.

Khung năng lực là tập con (thành phần) của bộ Từ điển năng lực trong tổ chức.

Từ điển năng lực là tập hợp tất cả các năng lực (Bao gồm kiến thức, thái độ, kỹ năng) được chuẩn hóa và áp dụng cho các chức danh công việc tại tổ chức, nó được xây dựng phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù của tổ chức.

Hiện nay các bộ từ điển năng lực đa phần được tham khảo từ bộ từ điển năng lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary) và bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD - Anh Quốc)

Kết cấu của khung năng lực

Khung năng lực thường gồm 3 nhóm chính sau:

Nhóm năng lực chung / cốt lõi: gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Các năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược, giá trị cốt lõi của công ty.Năng lực khối / chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần để hoàn thành một công việc, mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.

Ba bước xây dựng khung năng lực

Chuẩn hóa về mặt tổ chức

Bước đầu tiên là chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh. Mỗi vị trí đều phải được mô tả rõ ràng chức năng và nhiệm vụ. Lý do là các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Vì vậy khi hệ thống tổ chức chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết.

Ở bước này, bạn phải có trong tay bản mô tả chi tiết từng vị trí công việc trong doanh nghiệp.

Xây dựng từ điển năng lực

Sau khi xác định xong hệ thống chức danh và mô tả vị trí công việc. Có 2 phương pháp doanh nghiệp có thể lựa chọn là: tự xây dựng bộ khung năng lực hoặc lựa chọn bộ khung năng lực có sẵn. Như nêu trên, một bộ khung năng lực thông thường gồm 3 nhóm năng lực: (1) Nhóm năng lực chung / cốt lõi; (2) Nhóm năng lực khối / chuyên môn; (3) Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo.

Bước tiếp theo, bạn cần định nghĩa, phân chia cấp độ cho từng năng lực và tập hợp tất cả năng lực thành từ điển năng lực. Hoặc bạn có thể sử dụng các bộ năng lực dựng sẵn như: từ điển năng lực Đại học Harvard, bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương quốc Anh phát triển… và điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Xác định loại năng lực và cấp độ

Sau khi có được bộ từ điển năng lực với đầy đủ định nghĩa và mô tả các cấp độ, bước tiếp theo cần làm là xác định loại năng lực và cấp độ tương ứng cho từng vị trí công việc.

Có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, cách làm đơn giản nhất là thực hiện khảo sát và thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với công việc cụ thể.

Quá trình xác định khung năng lực phải bám sát vào chức năng nhiệm vụ. Khung năng lực của mỗi chức danh phải đảm bảo phù hợp và đóng góp vào hiệu quả công việc.

Dựa vào bản mô tả công việc, bạn đánh giá trọng số và mức độ yêu cầu cho từng vị trí.

Kết thúc giai đoạn này, mỗi công việc trong doanh nghiệp (trừ các công việc đơn giản) đều gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng. Đây chính là khung năng lực cho từng vị trí công việc.

Hiện nay, trên thị trường có những công cụ hỗ trợ xây dựng khung năng lực như digiiCAT, iHCM, 3s HMR, ...

VD: Khung năng lực trưởng phòng marketing

Bước 1: Mô tả vị trí công việc

Chẳng hạn đối với vị trí Trưởng phòng marketing thì yêu cầu công việc là:

• Tổ chức thực hiện theo các chương trình kế hoạch marketing, kế hoạch quảng cáo, chương trình khuyến mãi. Theo dõi việc thực hiện và báo cáo kết quả.
• Phát hiện các cơ hội marketing bằng cách nghiên cứu và phân tích các dữ liệu bán hàng và thị trường.
• Thực hiện các chiến dịch thông tin và quảng cáo.
• Bảo vệ giá trị của tổ chức bằng cách giữ bí mật các thông tin marketing.
• Cập nhật kiến thức ngành nghề bằng cách tham dự các buổi hội thảo đào tạo; xem các ấn phẩm chuyên ngành; thiết lập mạng lưới quan hệ cá nhân, gia nhập vào tổ chức chuyên nghiệp của ngành nghề.
• Đạt được các nhiệm vụ của tổ chức và nhiệm vụ marketing bằng cách hoàn thành các mục tiêu liên quan khi có yêu cầu.
• Mở rộng kênh phân phối sản phẩm.
• Đạt được các mục tiêu kinh doanh và Marketing bằng cách đóng góp các thông tin và các đề xuất về hoạt động kinh doanh và Marketing cho các tổng kết và kế hoạch chiến lược.
• Đạt được các mục tiêu tài chính của hoạt động kinh doanh và tiếp thị bằng cách dự đoán nhu cầu, theo dõi ngân sách hàng năm; lập kế hoạch chi tiêu; phân tích các biến động; khởi xướng các hành động khắc phục.
• Dự đoán và triển khai hạn ngạch doanh thu hàng năm. Phân tích xu hướng và kết quả; thiết lập chiến lược định giá; đề xuất giá bán, cạnh tranh.
• Lập kế hoạch, triển khai, thực hiện và đánh giá việc quảng cáo, mua hàng, và các chương trình khuyến mãi; triển khai các kế hoạch hành động bán hàng theo từng chủng loại sản phẩm.
• Duy trì mối quan hệ với các khách hàng lớn bằng cách thường xuyên có cuộc thăm viếng khách hàng; khám phá các nhu cầu đặc thù, dự đoán các cơ hội mới.

Bước 2: Tạo từ điển năng lực

Ở ví dụ này, chứng ta coi như sử dụng bộ từ điển năng lực có sẵn.

Bước 3: Xây dựng khung năng lực

Dựa trên mô tả công việc, bạn xác định các năng lực cần thiết để một người có thể đảm nhiệm vị trí Trưởng phòng marketing.

Tùy thuộc vào giá trị cốt lỗi, mục tiêu của doanh nghiệp mà bạn có thể tùy quyết năng lực nào quan trọng hơn và yêu cầu ở mức độ cao thấp. Chỉ đơn giản vậy là bạn đã có khung năng lực "độc quyền" cho doanh nghiệp của bạn.

Kết

Khung năng lực đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, được áp dụng trong quản lý, đào tạo nhân sự, cơ cấu tuyển dụng và đánh giá nhân viên.

Doanh nghiệp bạn cũng có thể xây dựng bộ khung năng lực, thậm chí một hệ thống Elearning để đào tạo nội bộ một cách chuyên nghiệp với nền tảng Noova. Bạn có thể tham khảo tại đây:

Noova Nền tảng xây dựng hệ thống đào tạo nội bộNoova Nền tảng giúp doanh nghiệp tạo và xây dựng hệ thống E-Learning cho đào tạo và phát triển nhân sự