Kaizen Là Gì? Đặc điểm, Lợi ích, Nguyên Tắc Và Tất Tần Tật Những điều ...

Kaizen là gì? Có lẽ một thuật ngữ này không lạ với nhiều nhà quản trị sản xuất nhưng liệu những thông tin về Kaizen đã đầy đủ hay chưa. Với nhiều người thì Kaizen thì khá mới mẻ, bạn là người đang quan tâm đến Kaizen bởi được biết nó là một triết lý kinh doanh hiệu quả bạn muốn hiểu hơn về nó. Vậy thực sự Kaizen là gì? Lợi ích mà nó mang lại là gì? Kaizen được thực hiện ra sao và có gì đặc biệt mà gọi nó là một triết lí?

Kaizen chính là sự cải tiến áp dụng trên từng quá trình, nhưng cải tiến nhỏ và được thực hiện liên tục, để nhằm đạt được kết quả về lâu dài. Kaizen là triết lý của người Nhật, hàng loạt thương hiệu của Nhật nổi tiếng trên thế giới là vì vậy. Bạn muốn biết nhiều hơn về Kaizen thì chúng tôi sẽ chia sẻ cụ thể ở bài viết dưới đây cho bạn.

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ trong lĩnh vực kinh tế xuất phát từ người Nhật thay đổi để tốt hơn hoặc cải tiến liên tục. 

Trong tiếng Anh thuật ngữ này là ongoing improvement hoặc continuous improvement, còn trong tiếng Trung, Kaizen phát âm là Gansai cũng có nghĩa tương tự là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”. Kaizen được định nghĩa: “Kaizen có nghĩa là cải tiến.Hơn nữa, Kaizen còn có nghĩa là cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và môi trường làm việc. Khi Kaizen được áp dụng vào nơi làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan tới tất cả mọi người – ban lãnh đạo cũng như mọi nhân viên.

Kaizen được nhắc tới như một triết lý kinh doanh, phương pháp quản lý hữu hiệu làm nên thành công của đa số các công ty Nhật Bản. Điều đặc biệt là những cải tiến trong Kaizen là những cải tiến nhỏ, mang tính chất tăng dần nhưng quá trình Kaizen mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài.

Đặc điểm của Kaizen

– Kaizen là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc, cải tiến nhỏ

– Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí

– Kaizen được triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của ban lãnh đạo

– Nhấn mạnh vào hoạt động nhóm

– với Kaizen thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu nhất

– Kaizen được tiếp cận theo quá trình và một khi các quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến và khi kết quả không đạt được, thì đó là sự sai lỗi của quá trình. Lúc này người quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi. 

Đối tượng áp dụng của Kaizen

Kaizen được áp dụng cho mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy hoạt động cải tiến để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc chứ không giới hạn đối tượng áp dụng.

Lợi ích của Kaizen mang lại

Lợi ích hữu hình

Lợi ích hữu hình là những lợi ích thể hiện rõ ràng mà chúng ta có thể thấy được nó hiện ra bên ngoài. Với Kaizen tích lũy từng cải tiến nhỏ trong quá trình thực hiện trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể như: Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp hay giảm số lượng hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi và vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,…

Lợi ích vô hình

Lợi ích vô hình là lợi ích chúng ta không thấy hiện ra bên ngoài cụ thể:

– Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả

– Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ

– Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết

Chúng ta sẽ cùng xem người Nhật đã áp dụng Kaizen với lợi ích ra sao qua ví dụ:

Người Nhật rất thích ăn cá tươi nhưng thực tế biển gần bờ đã dần hết cá và đương nhiên để đáp ứng nhu cầu, buộc người Nhật phải chuyển sang đóng tàu to hơn và chuyển sang đánh bắt xa bờ nhưng lại xuất hiện vấn đề về chất lượng cá do thời gian vận chuyển càng nhiều khi xa bờ để mang cá về. Trong khi Người Nhật không thích cá ươn.

Và người ta đã áp dụng Kaizen: Các công ty đánh bắt lắp đặt tủ đông lạnh trên tàu đánh cá, cá được làm đông ngay khi vừa vớt lên. Tủ đông lạnh giúp tàu đi xa hơn và đánh bắt lâu hơn.

Không chỉ dừng lại ở vấn đề đó vấn đề mới xuất hiện tiếp đó chính là vị thịt cá đông lạnh không thể như cá tươi sống, điều này làm cá đông lạnh bị sụt giá có nguy cơ thua lỗ. Người ta tiếp tục áp dụng Kaizen: Các bể nuôi được đưa lên tàu, để khi họ bắt cá lên là có thể nhốt vào bể để giữ cá còn sống.

Nhưng đâu chỉ vậy vấn đề lại tiếp tục là khách hàng nhận sự khác biệt rằng cá bị nhốt trong nhiều ngày thịt của chúng mất đi vị tươi ngon và các chủ tàu đã quyết định thả thêm một con cá mập nhỏ vào bể nuôi trên tàu. Con cá mập này sẽ ăn một số cá trong đó, số cá còn lại vẫn sống khoẻ và thịt vẫn rất thơm ngon khi vào đến bờ. Vấn đề đã được giải quyết.

Qua đó có thể thấy rằng:

+ Kaizen tạo ra một dòng chảy liên tục các ý tưởng cải thiện công việc mỗi ngày. Một ý tưởng Kaizen chỉ là một cải thiện nhỏ, nhưng một rừng ý tưởng sẽ tạo ra một chuyển biến lớn nhưng nó phải liên tục.

+ Nhân viên được trao quyền chủ động trong công việc. Các ý tưởng đề xuất của họ được nhà quản lý xem xét, phản hồi và đánh giá cao. Chính điều này giúp họ cảm thấy tự hào hơn và có động lực hơn trong công việc.

+ Kaizen thúc đẩy một môi trường làm việc hợp tác, đề cao tinh thần đồng đội, làm việc cùng nhau nhằm đạt mục tiêu chung.

Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen là gì?

Ưu điểm của Kaizen

– Tập trung vào cải tiến nhỏ dần dần, nên Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi lớn, khác hoàn toàn với những nỗ lực lớn có thể bị từ bỏ do xu hướng kích động sự chống lại và từ bỏ thay đổi.

– Kaizen khuyến khích sự xem xét kỹ lưỡng các quy trình để những sai lầm và lãng phí có thể được giảm bớt

– Nhu cầu kiểm tra được giảm bớt, vì lỗi đã giảm sau mỗi lần thay đổi khi gặp lỗi

– Tinh thần làm việc của nhân viên tăng lên vì kaizen mang lại cảm giác về giá trị và mục đích

-Tinh thần làm việc theo nhóm tăng khi nhân viên có thể nghĩ vượt ra ngoài các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.

– Tập trung khách hàng tăng lên khi nhận thức yêu cầu của khách hàng được nâng lên

– Các hệ thống được đưa ra để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả ngắn hạn và dài hạn

Nhược điểm Kaizen:

– Kaizen với các công ty có văn hóa theo chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín, muốn áp dụng nó trước tiên có thể phải cần tập trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.

– Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra một sự phấn khích nông cạn và ngắn ngủi và do đó nó có thể làm chậm lại những sự thay đổi tiếp theo vì mãi phấn khích với cái trước, nguy cơ bị bỏ rơi trước đó rất lâu.

10 nguyên tắc của triết lý Kaizen

Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc không hề thay đổi được đặt hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đại. 

Trong Kaizen khi áp dụng vào kinh doanh cũng tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc này cho dù các công cụ Kaizen chỉ chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng rõ ràng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng.

Trong quá trình này người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị gạt bỏ ra một bên.

Không ngừng cải tiến

Kaizen áp dụng theo từng quá trình, là sự cải tiến thay đổi nhỏ liên tục đến khi đạt được mức tối ưu nhất, nên theo đó hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp.

Nguyên tắc này đã cải tiến thói quen của nhân viên thường chuyển ngay sang một công việc mới khác ngay sau khi thành công một nhiệm vụ nào đó. Hay các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm, chi phí hiện tại trong tương lai đến một thời gian nào đó không còn phù hợp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Có thể thấy rõ nguyên tắc này đem đến lợi ích ra sao cho các nhà máy tại Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới hay những nhãn hiệu điện tử mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục. Thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay. Ở đây các nhà sản xuất luôn tận dụng những cơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hóa sản phẩm, cung cấp đến người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn mới. 

Quá trình đánh giá và Kaizen cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã gặt hái được những sản phẩm và thương hiệu hàng đầu thế giới như Sony, Honda, Toyota,…

Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

Ở đây chính là xây dựng phương châm làm việc “lỗi thì do tôi, thành công do tập thể”, quy trách nhiệm đúng đắn, phù hợp từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao 

Tuyệt đối  không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình.

Trước công chúng hay chính là trước khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường “văn hoá không đổ lỗi”, không nên báo cáo cáo, xin lỗi công chúng, khách hàng vì nhiều lý do khác nhau vì những lý do không chính đáng như: trời mưa, trời nắng, điều kiện kỹ thuật, điều kiện của ta còn nghèo nàn… 

Cần nhận trách nhiệm về chính mình. Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốt nhất có thể, để mỗi ngày uy tín càng lớn hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường.

Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Thúc đẩy môi trường văn hoá mở ở đây là sự cởi mở, nó là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất. Xây dựng một môi trường văn hoá mở, văn hoá không đổ lỗi, nhân viên trong công ty dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêu đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ. Nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)

Khuyến khích và tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm được phân quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả. 

Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến theo nhóm. Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.

Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Các dự án được lập kế hoạch và thực hiện trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty theo nguyên tắc này

Điển hình có thể thấy rõ là tập đoàn Boeing đã kết hợp các bộ phận trong nội bộ công ty liên kết với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng sản xuất thế hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân và cánh máy bay. Kết quả đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing là không chỉ có chu kỳ sản xuất và chi phí được giảm xuống đáng kể so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747 mà còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công; và rõ ràng là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty.

Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Ở đây là tích cực xây dựng các mối quan hệ tốt không có kẻ thù hay những quan hệ đối đầu, không khuyến khích cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng một yếu tố kết quả công việc. Quan tâm đến kỹ năng giao tiếp cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo dành cho những người quản lý và lãnh đạo, bởi đó là những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất.

Để ý và tập trung tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài trong công ty.

Rèn luyện ý thức kỷ luật sự tự giác

Ý thức kỷ luật sự tự giác đã hình thành một cách tự nhiên trong con người Nhật bản thông qua giáo dục: nhà trường, nhà thờ và các tổ chức xã hội. Họ thường tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội để bản thân luôn cảm nhận được thoải mái, đồng thời khẳng định sự đầy đủ và sức mạnh bên trong của mỗi người, khả năng họ hi sinh bản thân để mong có được sự đồng nhất với đồng nghiệp và để phù hợp với cương lĩnh của công ty. Họ luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, sẵn sàng đặt công ty, nhóm hay trưởng nhóm lên trên bản thân và gia đình.

Thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại, thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng. 

Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạt được mục tiêu cao nhất.

Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

Triết lý Kaizen thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên thông qua tổng hợp các phương pháp:

– Đào tạo đa kỹ năng

– Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc

– Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc

– Phân quyền cụ thể.

– Phát huy khả năng làm việc chủ động và kỹ năng ra quyết định.

– Khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực: dữ liệu thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…

– Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ra ý kiến phản hồi.

– Luân chuyển công việc

– Khen ngợi

Chu kỳ hoạt động của Kaizen

Chu kỳ Kaizen để cải tiến liên tục:

Tạo ra văn hóa cải tiến liên tục là trong đó tất cả nhân viên đều tích cực tham gia vào việc cải thiện, thay đổi công ty. Nuôi dưỡng văn hóa này bằng cách tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực cụ thể của công ty.

– Nhận nhân viên tham gia: Tìm kiếm sự tham gia của nhân viên như thu thập sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề.

– Tìm vấn đề: Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên, thu thập danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng từ đó tạo một danh sách rút gọn nếu có quá nhiều vấn đề.

– Tạo một giải pháp: Khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo, chọn một giải pháp chiến thắng hoặc giải pháp từ các ý tưởng được trình bày.

– Kiểm tra giải pháp: Thực hiện giải pháp chiến thắng đã chọn, với tất cả mọi người tham gia triển khai.

– Phân tích kết quả: Trong các khoảng thời gian khác nhau, tiến hành kiểm tra tiến độ, với các kế hoạch cụ thể về việc ai sẽ là điểm liên lạc và cách tốt nhất để giữ cho các công nhân mặt đất tham gia. Xác định mức độ thành công của sự thay đổi.

– Chuẩn hóa: Nếu kết quả là tích cực, áp dụng giải pháp cho toàn tổ chức

– Lặp lại chu kỳ hằng ngày: Các bước này nên lặp lại liên tục, với các giải pháp mới được thử nghiệm khi danh sách các vấn đề phù hợp hoặc mới được giải quyết.

Các bước cơ bản để tiến hành Kaizen

Bước 1: Lựa chọn phạm vi, quy mô áp dụng Kaizen

Cần xem xét những dây chuyền sản xuất hay những bộ phận chuyên môn nào thực sự cần đến cải tiến và áp dụng khả thi triết lý Kaizen. Có thể áp dụng thử Kaizen tại một điểm nhất định, khi thấy hiệu quả hãy mở rộng phạm vi tới các đội nhóm, ban phòng rồi trong phát triển mô hình kinh doanh. 

Bước 2: Tìm hiểu đúng tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Đánh giá chính xác nhất tình trạng thực tế của doanh nghiệp, để tập trung thực hiện thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh diễn ra hiện tượng nhầm lẫn, thực hiện dở dang do các lỗi: nhìn nhận không đúng vấn đề, quá sức, thiếu nguồn lực, chuyên môn…

Bước 3: Phân tích dữ kiện thu thập để xác định nguyên nhân

Sau khi đánh giá doanh nghiệp theo định hướng Kaizen, ban lãnh đạo cần ngồi lại để tìm hiểu các nguyên nhân gốc rễ về vấn đề đang gặp phải. 

Nên đặt các câu hỏi cụ thể như: Lý do lớn nhất là do đâu? Sai sót còn tồn đọng tại vị trí nào?… trong quá trình giải đáp, sẽ giúp đưa ra các nhận định đúng đắn nhất.

Khi thực thi Kaizen, ban quản trị cần ngồi lại phân tích những dữ liệu về sai sót để xử lý kịp thời.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện

Lỗi ở đâu cần cải tiến ngay chỗ đó. Khi đã xác định được nguyên nhân sâu xa của vấn đề, với kỹ năng lãnh đạo tốt, hãy đề xuất các biện pháp thích hợp và nên lưu ý rằng những đề xuất này, cần dựa trên các dữ liệu đã thu thập được, tốt hơn hết là những kết quả bằng con số.

Bước 5: Thực hiện biện pháp

Đây chính là thời điểm tiến hành triết lý Kaizen, nghiêm túc theo đúng định hướng đã có. Trong quá trình tiến hành thực hiện Kaizen, các cấp bộ liên quan cần thường xuyên kiểm tra, giám sát việc áp dụng đúng Kaizen vào thực tế hoạt động doanh nghiệp. 

Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện Kaizen

Measurable (có thể đo lường chính xác) là một trong 5 mục đích chính của SMART, đồng thời là yếu tố then chốt để chọn giải pháp Kaizen hợp lý. 

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để tránh sai sót

Khi xác nhận kết quả, hãy xem xét còn những nhược điểm, sai sót nào trong quá trình áp dụng thực tế Kaizen. Việc cần làm là bạn phải nhanh chóng sửa chữa, cải tiến, tối ưu lại những sai lệch đó.

Bước 8: Xem xét các quá trình và chuẩn bị cho dự án tiếp theo

Trong quá trình thực hiện triết lý Kaizen, nên kiên nhẫn thực hiện từng bước nhỏ, rút ra kinh nghiệm sau mỗi hoạt động, đừng quá nôn nóng nhận được kết quả từ Kaizen, tránh những thất bại đáng tiếc.

Các chương trình KAIZEN cơ bản:

– Chương trình 5S: là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

– Chương trình KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ. Quy mô của hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửi hàng năm. 

– Chương trình QCC (Quality Control Circles): Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau và Kaizen trong nơi làm việc.

– Chương trình JIT (Just In Time): Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Đó chính là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ Thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.

Những lưu ý cho doanh nghiệp khi tiến hành Kaizen

Chương trình 5s được áp dụng rộng rãi

Chương trình 5s là những phong cách lãnh đạo, sắp xếp quá trình làm việc và cũng là các quy tắc về tính tự giác của con người. 

Kaizen 5s được phát minh bởi người Nhật, khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5s được dịch theo nhiều ngôn ngữ khác nhau nhưng vẫn giữ ý nghĩa cơ bản của nỏ, và đều bắt đầu bằng chữ “S” gồm:

+ Seiri: Phân loại, sàng lọc kỹ lưỡng, chọn ra những vật dụng hữu ích và loại bỏ những thứ không cần đến trong công việc

+ Seiton: Sắp xếp các điều cần thiết, còn lại theo hướng dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại 

+ Seiso: Dọn dẹp sạch sẽ và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, cải thiện môi trường tốt nhất

+ Seiketsu: Săn sóc bài bản các mục tiêu Kaizen, chứ không xây dựng theo ngẫu hứng

+ Shitsuke: Giáo dục, hình thành thói quen sẵn sàng tham gia chương trình 5s đối với tất cả nhân viên trong doanh nghiệp

Thay đổi cái nhìn về khái niệm “được việc”

Mục tiêu chính của Kaizen là giúp nhân viên làm việc nhẹ nhàng, giảm áp lực xuống mức thấp nhất và nâng cao hiệu quả công việc. Vậy nên, khái niệm “được việc” không phải là cố gắng đến kiệt sức, làm việc không biết mệt mỏi, mà các nhân viên cần tìm ra cách làm việc thông minh nhất.

Xác định rõ ràng thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen

Theo đúng triết lý kinh doanh Kaizen, thì quá trình cải tiến là liên tục không ngừng nghỉ nên vì vậy mà cần  áp dụng Kaizen vào những thời điểm phù hợp. 

Nếu doanh nghiệp đang khủng hoảng, Kaizen là chiến lược bắt buộc, nhưng phải biết phân tích thị trường, xác định đúng thời điểm doanh nghiệp tăng trưởng tốt, triết lý kinh doanh Kaizen chắc chắn sẽ làm nên đột phá cho tổ chức hay doanh nghiệp.

Qua bài viết giờ thì bạn đã hiểu Kaizen là gì? Có thể biết đặc điểm, ưu điểm và lợi ích mà Kaizen đem lại ra sao. Kaizen nó là một sự kiên trì, bền bỉ thay đổi nhỏ dần dần không hề vội vàng mà lợi ích đem lại là rất lớn. Kaizen là đóng góp của nhiều cá nhân thành một lợi ích lớn của tập thể. Bạn có thể hiểu tại sao văn hóa trong môi trường làm việc, trong gia đình, trong cách sống hay cách sinh hoạt của người Nhật đáng học hỏi là vì vậy. Bạn hãy bắt đầu có những hình dung về áp dụng Kaizen cho bản thân trong công việc hay cuộc sống cá nhân thôi.